Projektmanagement-Tools – 50 Anbieter im Vergleich

Die wichtigsten Projektmanagement-Tools im Vergleich

Mit Hilfe unterschiedlicher Filter, User-Bewertungen und der Meinung der OMT-Club-Mitglieder versuchen wir Dir die Entscheidung für das richtige Projektmanagement-Tool zu vereinfachen.

 

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awork

von HQLabs

awork ist die smarte Lösung für die Arbeitsorganisation von Teams, die kollaborativ produktiver arbeiten wollen. awork ist sowohl Projektmanagement- als auch Zeiterfassungstool. Das moderne Design und die intuitive Benutzeroberfläche sind zentraler Bestandteil von awork. Es bündelt alle Projekte und Aufgaben an einem Ort – in klassischen To-Do-Listen, agil auf einem Kanban-Board oder visuell mit der Timeline. Zu den wichtigsten Funktionen gehören die projektübergreifende Teamplanung, smarte Benachrichtigungen, individuelle Zeitauswertung, der Autopilot für Projekte, automatische Briefings, custom Dashboard-Widgets und die Echtzeit-Kollaboration im Team und mit Gästen (z.B. Partner, Kunden oder Freelancer). awork bietet eine mobile App für iOS und Android und zahlreiche Integrationen für verbreitete Anwendungen wie MS Teams, Slack, Abrechnungstools, Microsoft-, Google- und iCloud-Kalender. awork ist komplett DSGVO-konform und wird in zertifizierten Rechenzentren mit deutschem Server-Standort gehostet. Mehr als 10.000 Teams nutzen awork, um Pläne in die Tat umzusetzen – mit absoluter Transparenz bei jedem Schritt.

https://www.awork.io/impressum/

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Miro

von Miro

4,8/5 (6)

Diagrammen erstellen

Dokumenten-Management

Echtzeit Bearbeitung

Miro ist ein “unendliches” Online-Whiteboard. Teams können damit in Echtzeit und asynchron arbeiten. Besprechungen und Brainstormings funktionieren, als wenn alle im selben Raum wären – und doch sitzen alle im Home Office.

Mit dem Board können agile Arbeitsabläufe dargestellt und Strategien visualisiert werden. Die Oberfläche ist dabei intuitiv und leicht zu bedienen. Verschiedene Vorlagen und Integrationen runden das Bild ab: Es gibt ein Mindmap-Tool, überdies können verschiedene Projekt Management Tools wie Asana mit dem Board verknüpft werden.

Auf notwendige Unterlagen und Dokumente kann direkt vom Whiteboard aus zugegriffen werden, so können zum Beispiel Google Docs Dokumente in Miro bearbeitet werden. Sogar Wireframes können erstellt werden. Es scheint, als gebe es für jeden kollaborativen Anwendungsfall eine Lösung. Sogar externe Personen können zur Zusammenarbeit eingeladen werden. Damit lassen sich (online) Workshops mit Kunden oder Seminare interaktiv gestalten.

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Das HQ

von HQLabs GmbH

4,8/5 (5)

Brave Preis-Kommunikation

Zeiterfassung auch per App

Projekt-Management

Das HQ ist die modernste Agentursoftware für das Projektgeschäft. Die cloud-basierte Komplettlösung bringt Ordnung und Struktur in den Agenturalltag. Das HQ bildet den gesamten Geschäftsprozess übersichtlich an einem zentralen Ort ab – vom ersten Kundenkontakt bis zur Abrechnung. Die intuitive Funktionalität und weitreichende Individualisierbarkeit sind zentraler Bestandteil des HQ. Zu den wichtigsten Funktionen gehören Zeiterfassung, CRM, Projekt- und Ressourcenplanung, Belegwesen, Kostenerfassung und Finanzkalkulation. Systematische Erweiterungen schaffen eine hohe Benutzerfreundlichkeit über alle Anwendungen hinweg. Das HQ ist durch den Einsatz aktueller Web-Technologien und Sicherheitsstandards DSGVO-konform und wird auf zertifizierten Servern in Deutschland gehostet.

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Trello

von ATLASSIAN

4,5/5 (18)

Endlose Listen

Einfacher Datenexport

Benutzerdefinierte Felder

Das Projektmanagement-Tool des australischen Softwareanbieters Atlassian ermöglicht Nutzern flexible Herangehensweisen an das Projektmanagement im Team. Sowohl simple To-do-Listen als auch die Organisationsformen Scrum und Kanban lassen sich mit Trello umsetzen. Das Herzstück dieser Software besteht aus den Boards, die jeweils ein Projekt oder eine Projektphase darstellen.

Innerhalb dieser Boards lassen sich Aufgaben in Listenform definieren, deren Teilschritte wiederum in Karteikarten-Form darstellbar sind. Per Drag-and-drop können die Karten zwischen den Listen oder Boards verschoben werden. Die Grundfunktionen sind bereits in der kostenlosen Basisversion im vollen Umfang nutzbar. Dank App übrigens nicht nur auf dem Desktop. Die Upgrades bieten mehr Schnittstellen zu den Plug-ins sowie verbesserte Sicherheit und Kundenservice. Die Schlichtheit der Benutzeroberfläche macht dieses Tool auch für Einsteiger leicht verständlich. Das Angebot an Schnittstellen zur Integration anderer Dienste wie z.B. Dropbox oder Google Mail ist umfangreich.

Komplexere Projekte in Trello zu managen funktioniert nur bedingt. Zu leicht verliert der Nutzer den roten Faden und die Gefahr sich zu verzetteln ist riesig. Auch die fehlende Funktion zur Realtime-Kommunikation bemängeln viele Anwender von Trello.

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Asana

von asana

4,6/5 (17)

Kostenmanagement

Formbare Vorlagen

Kundenportal

Hinter diesem Projektmanagement-Tool steckt Facebook-Mitgründer Dustin Moskovitz. Sein Ziel war es, die Produktivität der Facebook-Mitarbeiter deutlich zu erhöhen. Asana arrangiert Projekte innerhalb von Organisationen und Workspaces, die wiederum durch Aufgaben und Unteraufgaben gespeist werden. Alle Teammitglieder, die sich mit der E-Mail-Adresse einer Firma anmelden, werden automatisch derselben Organisation zugeordnet. Von dort aus können anschließend einzelne Teams gebildet werden. Einzelpersonen oder Nutzer mit einer Freemail-Adresse wie etwa Google-Mail erhalten direkt einen Workspace.

Asana ist vor allem für Teams spannend, die nach der Methode »Getting Things Done« arbeiten möchten. Das Projektmanagement-Tool Asana gewährt Einsteigern eine 30-tägige Testphase für Asana Premium. Business und Enterprise-Lösungen für Firmen bieten verbesserten Support und individuelle Lösungen wie die Möglichkeit zum Datenexport. Der Vorteil bei Asana liegt eindeutig im unkomplizierten Schnellstart eines ausgereiften Projektmanagement-Tools. Seine Komplexität ist jedoch nichts für Anfänger, die sich erstmals mit jener Software-Kategorie befassen.

Größtes Defizit von Asana ist dagegen die fehlende Offline-Funktion. Ohne Internetzugang läuft bei diesem Projektmanagement-Tool nichts. D.h. bist Du nicht mit dem Internet verbunden, kommst Du nicht an Deine Daten.

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Jira Core

von Atlassian

Wissensmanagement

Entwicklungs-Workflow

Continuous Integration und Deployment

Speziell für Software-Entwickler wurde dieses Programm ursprünglich zugeschnitten. Mit Jira Core lässt sich der gesamte Workflow einer Softwareschmiede von der Ideenphase über die Kreation bis zum Support abbilden. Anwender können aus einem Pool von über 800 Erweiterungen, sogenannten Add-Ons, schöpfen und das Projektmanagement-Tool aus dem Hause Atlassian (u.a. Trello) nach ihren Wünschen konfigurieren.

Im Mittelpunkt steht dabei immer die Zusammenarbeit einzelner Mitarbeiter im Team. Für kleine Organisationen ist Jira Core eher nicht geeignet.

Um Jira Core vollumfänglich nutzen zu können, muss die Enterprise-Lösung abonniert werden. Nur dann können die Add-Ons installiert werden. Jedoch lässt sich Atlassian jeden einzelnen Baustein extra bezahlen. Je mehr Tools in Jira Core integriert werden, umso teurer wird es. Das sprengt blitzartig das zur Verfügung stehende Budget kleinerer Teams. Zumindest können Neueinsteiger Jira Core sieben Tage lang intensiv kostenlos testen. Ein Pluspunkt ist außerdem die Möglichkeit, die Software auch auf dem eigenen Server als on-premise Lösung zu betreiben.

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MeisterTask

von MeisterLabs

4,8/5 (2)

Mehrere Checklisten

Zeiterfassung

Intelligente Arbeit

Noch ein Produkt aus Deutschland: MeisterTask nimmt für sich selbst in Anspruch, das intuitivste Projekt- und Taskmanagement-Tool im Web zu sein. Die Software ist nach dem Kanban-System organisiert. Es geht also darum, Dinge in einer Liste zu notieren und anschließend abzuarbeiten.

Mit der App-Lösung können Einträge vom Nutzer kinderleicht sowohl auf dem Desktop als auch auf dem Smartphone vorgenommen werden. Der Tagesablauf lässt sich auf einen Blick übersichtlich darstellen. Einzigartig ist die Verknüpfung mit der Mindmapping-App MindMeister. Visuelle Projektpläne fügen sich so nahtlos in MeisterTask als Aufgabenplan ein. Einzelne Aufgaben können im Team delegiert werden. Die Basisversion, vor allem fürs Taskmanagement ausreichend, ist dauerhaft gratis.

Wer die komplette Leistungsfähigkeit von MeisterTask nutzen möchte, also Projektgruppen erstellen, Prozesse automatisieren und Statistiken erhalten will, benötigt den erschwinglichen Pro-Account. Damit lässt sich auch die Schnittstelle zu anderen Programmen öffnen. Da MeisterTask ein Unternehmen aus der Nähe von München ist, stehen die Server in einem deutschen Rechenzentrum. Damit ist diese Softwarelösung als eine der wenigen Projektmanagement-Tools 100 Prozent DSGVO-Konform.

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Microsoft Teams

von Microsoft

4,6/5 (5)

Teamarbeit ohne Grenzen

Videokonferenzen

Individuelle Hintergründe

Teamarbeit ist eine sehr wichtige Komponente bei dem Projekt Management. Das haben auch die Hersteller von Microsoft eingesehen und stellen somit Microsoft Teams zur Verfügung. Somit lassen sich Themen miteinander verknüpfen und es wird verhindert, dass wichtige Daten übersehen werden. Genau wie bestimmte andere Projektmanagement-Tools , basiert dieses Tool auf Teamarbeit. Es handelt sich um einen Arbeitsraum, der auf der Basis eines Chats funktioniert. Dieser Chat ist der Knoten für die gesamte Arbeit des Teams. Einerseits gibt es die Möglichkeit, ein Projekt in einen bestimmten Kanal einzufügen. Dieses Projekt wird dann als Tab betrachtet und lässt sich einfach öffnen. Somit kann jeder neue Aufgaben erstellen und sie an die anderen verschicken. Zudem gibt es auch die Möglichkeiten, eine Liste mit den Aufgaben zu erstellen, ihnen Details zuzufügen und somit die Aufgabe als Teilaufgabe zu betrachten. Da das Team ständig in Kontakt bleibt, werden keine Daten oder wichtige Informationen übersehen.

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ActiveCollab

von ActiveCollab

2,4/5 (1)

Werkzeuge zur Zusammenarbeit

Berichterstattung

Dokumente als Anhänge

Die Kundenliste von ActiveCollab kann sich sehen lassen. Microsoft, die Nasa oder auch die Deutsche Telekom gehören neben anderen zu den aktiven Anwendern dieses Projektmanagement-Tools. Die Firma wirbt damit, dass ihre Software auf intuitive Art und Weise benutzt werden kann, um Arbeitsabläufe im Team zu planen und zu organisieren. Das geschieht mittels Drag-and-drop in Listen und Zeitplänen, die auf eingängige Art und Weise angeordnet werden können. ActiveCollab stellt App-Lösungen für den Desktop und das Smartphone zur Verfügung. So können Nutzer jederzeit von jedem Ort aus auf die Software zugreifen. Schnittstellen zu Basecamp, Asana, Trello und Wrike erleichtern den Umstieg von bzw. die Kollaboration mit diesen Plattformen. Ein besonderes Feature in ActiveCollab sind die Payment-Gateways. Diese ermöglichen es dem Projektmanager, Zahlungen für die Arbeit an einzelnen Projekten direkt vom Kunden über PayPal oder Stripe zu empfangen. Die Preisgestaltung bei ActiveCollab ist genauso simpel gehalten wie die hohe Bedienfreundlichkeit des Tools. Pro Nutzer wird eine Lizenzgebühr abgerechnet. Für jährliche Zahlungen gibt es einen Rabatt von 15 Prozent.

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Teamwork

von Teamwork

4,4/5 (1)

Erstklassige Plattform

Panoramaansicht der Aufgaben

Mobiler Zugriff

Die Agentursoftware teamwork ist ein sehr vielseitiges und praxisorientiertes Produkt. Die Benutzerfreundlichkeit wird durch youtube Videos unterstützt und es gibt für alle verschiedenen Anwendungen eine Demoversion, die sehr leicht zu handhaben ist.

Man hat die Möglichkeit Mitarbeiter bzw. Teammitglieder mittels Emailadresse hinzuzufügen und jedes Projekt einzeln zu steuern. Ein sehr großer Pluspunkt ist der Teamchat, in dem Firmen- oder Projektintern kommuniziert werden kann. Im jeweiligen Projekt können Mitarbeiter Dokumente, Bilder und Videos hochladen.

Die Preiskalkulation kann direkt mit teamwork vereinbart werden. Ansonsten sind die Pakete je nach Bedarf geschnürt.

Zusätzlich bietet die Software Teamwork einen 24/7 Support an und ein direkter Chat auf der Homepage soll immer für Klarheit sorgen. Auch einen Blog, Webinars und EBooks zur Unterstützung lassen keine Lücken offen.

Teamwork hilft durch seine Strukturiertheit bei der Planung und Content Erstellung. Man kann für jedes Projekt den Timer laufen lassen, um am Schluss eine Zeitabrechnung zu haben. Als Vorbereitung für die Buchhaltung kann man jede Eingangs- und Ausgangsrechnung dem Projekt zuordnen. Ein eigener Kalender, der für alle Mitglieder ersichtlich sein kann, hilft Planungen zu erstellen. Events und Aktivitäten können geplant werden und den zuständigen Usern zugeordnet werden.

Auf der Startseite der Oberfläche erscheint auch gleich eine eigene Taskliste, somit steht der Aufgabenverteilung in ihrem Unternehmen nichts mehr im Weg. Die Software Teamwork ist sehr benutzerfreundlich und variabel einsetzbar.

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Microsoft Planner

von Microsoft

Aufgabenverwaltung mit Planner und Microsoft 365

Arbeiten statt suchen

Aufgaben im Team verwalten

Mit Office 365 werden nicht nur Texte und Präsentationen erstellt, sondern auch Plane und TO-DO Listen verwaltet. Der Microsoft Planner gehört zu den beliebtesten Projektmanagement-Tool s und eignet sich perfekt für das Erstellen einer gemeinsamen Arbeitsfläche. Für ein Team von mehreren Mitarbeitern ist diese Arbeitsfläche perfekt geeignet. Sie gibt die Möglichkeit, eine Statusübersicht zu haben, sowie den Zugang zu einer Dateiablage. Diese Dateiablage ist für alle Mitarbeiter sichtbar, sodass jeder einen Zugang hat. Mit Microsoft Planner lässt sich die Aufgabenverwaltung einfacher erledigen. Jeder Mitarbeiter bekommt auf diese Art und Weise die Einsicht in seine Termine, aber auch in wichtige Informationen über bestimmte Projekte. Die Verantwortungen und die Ressourcen, die zur Verfügung stehen, lassen sich einfacher durch Microsoft Planner in den Griff bekommen. Wenn Fortschritte gezeigt werden sollen, dann kann das einfach mithilfe von Diagrammen erledigt werden. Die zahlreichen Funktionen, die dieses Tool anbietet, sind eine große Hilfe für jedes Projekt und für jeden Projekt Manager.

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Wrike

von Wrike

4,3/5 (2)

Echtzeit Berichte

Leichteres Planen

Prozess-Management

Vor allem große Namen wie Google, Hootsuite oder L’OReal stehen auf der Kundenliste von Wrike. Das Unternehmen aus Mountain View gehört mit seiner Software zu den Pionieren moderner Projektmanagement-Tools. Dementsprechend leistungsfähig ist das Portfolio der Software. Im Unterschied zu anderen Projektmanagement-Tools organisiert Wrike Projekte in Ordnern. Per Drag-and-drop kann der Nutzer seine tägliche Aufgabenroutine anordnen. Wrike bietet neben der Liste auch ein Kanban-Board sowie Übersichten zur Arbeitsauslastung einzelner Mitarbeiter im Team. Die integrierte Suchfunktion lässt detaillierte Angaben zu. So behalten die einzelnen Teammitglieder auch bei mehreren Projekten den Durchblick. Weitere Pluspunkte von Wrike sind die Statusaktualisierung in Echtzeit und die hohe Kompatibilität mit anderen Diensten. Weil auch Zapier dazu zählt, ein Programm, mit dem man diverse Web-Apps verknüpfen kann, erweitert sich das Angebot der integrierbaren Dienste erheblich. Wrike kann auch als App auf dem Desktop bzw. Smartphone installiert werden und lässt sich dadurch schnell und einfach starten. Für Teams bis zu fünf Nutzern ist Wrike in eingeschränktem Maße kostenlos. Der komplette Funktionsumfang steht ab der Stufe »Professional« zur Verfügung.

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Teamleader

von Teamleader

Schnelle online Zahlungen

Schlichte Nutzbarkeit

Erfolgreiche Prozesse

Teamleader ist ein CRM-System mit einer Ausrichtung auf KMUs. Es hat hier ein klares Konzept, welches bei kleinen und mittelständischen Unternehmen alle Bereiche einer Unternehmenssoftware abdecken soll.

Teamleader ist modular aufgebaut und bietet im Basispaket bei zwei Benutzern folgende Module an:

  • CRM und Angebote
  • Zeiterfassung
  • Leadmanagement
  • Kalenderverwaltung

Wer alle Features von Teamleader nutzen will und eine bestimmte Summe zahlt, erhält dann zusätzlich folgende Module:

  • Rechnungsstellung
  • Projekte
  • Supporttickets

Die Mindestanzahl von zwei Benutzern wird immer vorausgesetzt. Man kann aber noch beliebig viele Nutzer dazu buchen. Jeder zusätzliche Nutzer kostet – egal in welchem Paket. Wenn man nicht jährlich im Voraus, sondern monatlich zahlen möchte, erhöhen sich die Preise nochmals um 15%.

Teamleader wird ausschließlich in der Cloud angeboten. Der Start ist für KMUs schnell und unkompliziert möglich, da die Software sehr intuitiv aufgebaut ist.

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TeamGrid

von TeamGrid

Verfolgung der Finanzen

Verwaltung der Aufgaben

Klare Aufgabenverwaltung

Die für Agenturen aller Art entwickelte Agentursoftware TeamGrid wird vollständig über den Browser bedient und ist nur in der Cloud verfügbar. Ein selbstständiges Hosting als lokale Installation auf einem eigenen Server wird nicht angeboten.
TeamGrid versteht sich als Full-Service Agentursoftware, die alle relevanten Bereiche der Agenturarbeit abdecken soll. TeamGrid selbst wird in drei verschiedenen Lizenzmodellen angeboten, die einen sehr unterschiedlichen Funktionsumfang bieten. So werden die Bedürfnisse von Freelancern, KMUs sowie Enterprise-Kunden gleichermaßen berücksichtigt. Der Interessent kann sich zwischen drei Laufzeitmodellen entscheiden:

  • 3-Monatsabonnement
  • Jahresabonnement
  • 2-Jahresabonnement

 

Hier die drei verschiedenen Modelle und deren Funktionsumfang im Überblick (die Preise sind für das Jahresabonnement angegeben):

Modell Starter:

Aufgaben App: Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung, Kommentare, Datei Uploads, Checklisten

Projekte App: Aufgabenverwaltung

Notizen App: Notizen erstellen

Allgemeines: Benachrichtigungs-Center

 

Modell Professional: 

Aufgaben App: Aufwandsschätzung

Projekte App: Projekt-Budgetierung, Rechteverwaltung, Slack-Anbindung

Analytics App: Zeiteinträge Auswertung, Report-Export

Kontakte App: Adressbuch

Allgemeines: Benutzerrollen, Restful-API mit WebHooks, Zeitzonen-Monitoring, Gruppenverwaltung

Integrationen: Slack-Integration

 

Modell Professional:

Projekte App: Umsatz- und Kostenanalyse, Kundenzuordnung, Kundenzugänge

Analytics App: Echtzeit-Umsatzanalyse, Echtzeit-Kostenanalyse, Echtzeit-Profitabilitätsanalyse

Zeitplanung App: Timeline, Automatische Zeitplanung, Urlaubsplanung, Auslastungsplanung

Telefonie App: Anbindung an sipgate und Placetel, Anrufmonitoring, Dynamische Gesprächsnotizen, InApp-Gesprächsaufbau

Kontakte App: Kundenbudgets

Allgemeines: Leistungen mit Stundensätzen

Integrationen: Zapier-Integration

Wie sich gut erkennen lässt, bietet TeamGrid eine sehr hohe Anzahl an Funktionen an. Somit ist TeamGrid im Markt der Agentursoftware eine gute Alternative, wenn es darum geht, eine möglichst hohe Funktionsvielfalt zu erhalten.

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Basecamp

von Basecamp

Project Management Tool

Für iOS, Android, Mac, und PC

Kostenlose Testversion

Basecamp ist eines der bekannten Urgesteine der Branche im Bereich Projektmanagement. Das Tool reduziert die Teamarbeit online auf das wesentliche: Kommunikation, Austausch von Dokumenten, Meilensteine und To-do Listen. Dies ist vor allem für Organisationen interessant, die stark Kommunikationsgetrieben agieren. Herzstück von Basecamp sind der Chat zur Live-Kommunikation, das Message Board, der Bereich zur Aufgabenplanung (To-do) und ein Kalender zur Terminierung. Basecamp kommt mit einem großzügig bemessenen Cloud-Speicher von 500 GB daher. Darum entfällt beim hochladen von Dateien die Integration von Diensten wie Google Drive oder Dropbox. Nachteilig ist die fehlende Möglichkeit zur statistischen Auswertung der gesetzten Meilensteine. Projektmanager erhalten mit Basecamp somit keine aussagekräftigen Kennzahlen zur Performance des Teams. Was vor allem für die Optimierung zukünftiger Projekte hinderlich ist. Weiterhin schlecht ist die begrenzte Übersichtlichkeit von Basecamp. Sollen viele Anwender das Projektmanagement-Tool benutzen, ist von Basecamp eher abzuraten. Der Fokus liegt hier ganz klar auf dem Austausch von Informationen. Komplexe Projekte werden in Basecamp schnell unübersichtlich. Beim Pricing ist Basecamp gegenüber dem Wettbewerb durchaus attraktiv. Pro Organisation berechnet Basecamp lediglich $99 pro Monat. Dafür sind sämtliche Features sowie 500 GB Cloudspeicher enthalten.

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Google Notizen

von Google

Hinzufügen von Notizen, Listen, Fotos

Notizzettelverwaltung

Kostenlos

Obwohl Google Notizen für unterschiedliche Zwecke verwendet werden können, eignen sie sich aber auch als Projektmanagement-Tool. Das liegt daran, dass sie viele Vorteile anbieten, die einem Manager eines Projektes von Vorteil sein können. Einerseits werden Funktionen für Listen, Erinnerungen, Bilder und Zusammenarbeit angeboten. Zweitens lässt sich die Kommunikation mit dem eigenen Team einfach gestalten.

Die Oberfläche bei Google Notizen ist sehr einfach gehalten, wobei sich ein guter Überblick erstellen kann. Einerseits werden unterschiedliche Farben zur Verfügung gestellt, sodass die Meetings einfacher zu erkennen sind. Zweitens lassen sich Listen erstellen, die wichtige Daten und Informationen beinhalten. Letztendlich gibt es auch die Möglichkeit, Bilder einzufügen, die eine bestimmte Aufgabe visualisieren können.

Die Kommunikation mit dem Team wird über E-Mails erledigt. Dabei muss derjenige, der eine Notiz erstellt, einfach auf das Bild eines Teammitgliedes klicken und ihm in der Mail den Link zusenden. Dieser bekommt dann über diesen Link einen direkten Zugriff zu den Informationen aus der Notiz.

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Redbooth

von Redbooth

Projektmanagement-Tool auf Kanban-Basis

Teamarbeit mit Skaleneffekten

Mobilfreundliches Projektmanagement

Redbooth, vormals Teambox, ist ein Projektmanagement-Tool auf Kanban-Basis. Sämtliche Aufgaben lassen sich auf Kanban-Tafeln zu To-do Listen anordnen. Auf jene Weise sehen Nutzer auf einen Blick, was bis dato erledigt werden muss. Zur besseren Übersicht lassen sich alle Aufgaben ferner in einem Kalender darstellen. Mit Projekt-Timelines visualisieren die Nutzer zudem den Status unterschiedlicher Projekte auf einen Click. Produktivitätsberichte stellen dem Projektmanager in detaillierten Auswertungen dar, wie effizient das eigene Team an den einzelnen Projekten arbeitet.

Ein besonderes Feature ist die Möglichkeit HD-Videokonferenzen mit Redbooth durchzuführen. So können rasch Teammeetings organisiert und umgesetzt werden. Auch über Städte- und Ländergrenzen hinweg. Die eigene App gewährt Nutzern den persönlichen Freiraum auch mobil auf dem Smartphone oder Tablet. Die Einsteigerversion nennt sich »Pro« und enthält die wesentlichen Features wie unbegrenzte Workspaces, Zeiterfassung und Videomeetings. Die nächstgrößere Business-Version ermöglicht zusätzlich erweiterte Unteraufgaben. Redbooth bietet Integrationen einiger wichtiger Programme wie Evernote, Google Mail, Dropbox oder Zapier.

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Microsoft Project

von Microsoft

Dokumenterstellung

Projekt- und Zeitplanung

Arbeitszeittabellen einreichen

Der Dino unter den Projektmanagement-Tool ist ganz klar Microsoft Project. Bereits im Jahr 1984 kam die erste Version zusammen mit MS-DOS auf den Softwaremarkt. Der Pionier ist ein echter Klassiker des Projektmanagements und Teil der MS-Office-Familie. Kein Wunder, das diese Software die meistbenutzte Projektmanagement-Software auf Windows PCs ist. Über die Jahre hat sich bei Microsoft Project denn auch nicht allzu viel verändert. Die Projektorganisation findet nach wie vor hauptsächlich in Tabellenform statt. Der Projektmanager kann bei Microsoft aus einem wahren Fundus an Vorlagen für sein Projekt schöpfen. Da ist für jeden Zweck das passende Sheet dabei. Echtzeit-Reportings erleichtern die Arbeit des Projektmanagers, um bei Bedarf frühzeitig in den Workflow eingreifen zu können. Wie alle Lösungen aus dem Hause Microsoft gibt es auch Microsoft Project wahlweise als on-premise oder Cloud-Lösung. Microsoft Project ist in den Editionen »Standard«, »Professional« oder »Premium« erhältlich. Das Live-Reporting für den Project-Manager ist nur bei »Professional« oder »Premium« erhältlich.

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Stackfield

von Stackfield GmbH

All-in-One Collaboration

Kommunikation über alle Kanäle

Erstklassiger Support

Bei Stackfield handelt es sich um eine cloudbasierte Projektmanagement- und Kollaborationslösung für Unternehmen aus Deutschland. Die Plattform eint alle Tools, die täglich zur Zusammenarbeit benötigt werden und verknüpft sie sinnvoll miteinander. Anders als andere Anbieter integriert Stackfield auch die Kommunikation als feste Komponente und stellt somit sicher, dass der Austausch im Team immer themenbezogen, d.h. mit direktem Bezug zu anderen Elementen (z.B. Aufgaben), stattfindet. Der Funktionsumfang umfasst unter anderem: Aufgaben- und Projektmanagement inkl. aller gängigen Projektansichten (Listen, Kanban, Gantt) und Tracking, Dateiverwaltung, Wiki-Seiten, Zeiterfassung, Audio- und Videokonferenzen mit Screen-Sharing-Option, Terminplanung wie auch themenspezifische Team Chats und Direktnachrichten (Privat- und Gruppenchats).

Anbietersitz und Serverstandort befinden sich in Deutschland, was DSGVO-Konformität zusichert. Die Sicherheitsstandards der Software gehen jedoch weit über die gesetzlichen Anforderungen hinaus, weshalb Stackfield auch häufig in sensiblen Branchen eingesetzt wird. Die clientseitige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sorgt dafür, dass selbst der Anbieter die Daten seiner Nutzer nicht einsehen kann. Ein detailliertes Rechtemanagement und erweiterte Sicherheitseinstellungen ermöglichen eine genaue Anpassung des Tools an die internen Compliance Richtlinien deines Unternehmens. Stackfield ist auch als On-Premise-Variante erhältlich.

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Podio

von CITRIX

Mobiler Zugriff

Unteraufgaben erstellen

Einfache Administration

Das zu Citrix Systems gehörende Projektmanagement-Tool Podio versteht sich als virtuelles Großraumbüro. Teams können in Podio sämtliche Prozesse der Zusammenarbeit innerhalb einer Organisation perfekt abbilden. Von der Konferenz über die Projektplanung bis zur Zusammenarbeit an einzelnen Aufgaben, Podio bietet die perfekte Plattform dafür. Die Projektansicht kann sich jeder Anwender individuell in Tabellen oder Kartenform auf dem Desktop anzeigen lassen. Jede Karte ist per Mausklick leicht verschiebbar und kann somit zwischen einzelnen Projekten neu angeordnet werden.

Besonders leicht fällt in Podio das Teilen von Dokumenten im Team, und das Delegieren von Aufgaben an einzelne Mitarbeiter. Eine Vielzahl von Erweiterungen wie zum Beispiel Google Drive, Evernote oder Microsoft Exchange ermöglichen die Integration von externen Dokumenten in Podio. Wer eine maßgeschneiderte externe Lösung für das eigene Projekt basteln möchte, freut sich über die integrierte API-Schnittstelle. Weitere Funktionen sind die Zeiterfassung und die Budgetplanung, die vom Projektmanager mit Podio leicht überwacht werden kann.

Alle Grundfunktionen lassen sich im Team bis zu fünf Leuten kostenlos testen. Das Basis- und Plus-Paket bietet jeweils angepasste Leistungen für einen Großteil der Anwender. Das Premium-Paket verkauft das Komplettpaket mit den erweiterten Features.

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Joinpoints

von Joinpoints GmbH

Workflow Management

Bedürfnisorientiert

Schnellere Kommunikation

Joinpionts wird unter den Projektmanagement-Tools als das Tool der neuen Generation beschrieben. Das hat natürlich auch seine Gründe. Diese Plattform gibt die Möglichkeit, einen Worfkflow zu erstellen, egal, um welche Abteilung es sich dabei handelt. Verschiedene Bereiche werden miteinander verbunden, sodass ein Überblick gewährleistet werden kann. Die Tasks werden somit verteilt und die Aufgaben zeitlich eingeordnet. Dieses Tool lässt auch Konzepte oder systematische Listen erstellen, wo man den Fortschritt beobachten kann. Alle wichtigen Dateien wie
-Pläne,
-Listen
– Bilder oder
-Daten

werden an einem Ort gespeichert und verwaltet. Dabei ist das Tool äußerst modern und einfach zu benutzen. Schließlich werden Menschen durch das Tool miteinander verbunden: Es wird ein Austausch von Informationen angeboten, sodass alle genau wissen, was ihr Job ist. Jobpoints kann für jede Firma und jede Abteilung benutzt werden, was eins seiner größten Vorteile ist.

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Zenkit

von Axonic Informationssysteme GmbH

Aufgabenverwaltung

Projektmanagement und Digitalisierung

Verschiedene Software-Produkte

Zenkit gehört zu den erfolgreichsten und umfangreichsten Projektmanagement-Tool s auf dem Markt. Einerseits lassen sich mit diesem Tool Projekte einfach verwalten, andererseits ist ein schneller und gründlicher Überblick über alle Funktionen, Aufgaben und Idee möglich. Somit werden alle Mitarbeiter auf den neusten Stand gebracht. Zenkit vereint die Features aller wichtigen Kits, sodass eine große Auswahl an Funktionen angeboten wird. Außerdem ist das Bedienen sehr einfach gestaltet, wobei alles auf einen Ort gespeichert wird. Somit hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, sich die Daten und Informationen anzusehen. Schließlich eignet sich das Tool für unterschiedliche Firmen und Zwecke, sodass auch Rechnungen erstellt werden können. Verschiedene Funktionen und Anschichten werden angeboten, sodass jeder Nutzer eine individuelle Datenbank und einen individuellen Plan erschaffen kann.

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Taskworld

von Taskworld™

Projektmanagement

Performance Reports

File Management

Taskworld überzeugt durch eine einfache Bedienung, aber auch durch eine hohe Anzahl an unterschiedlichen Funktionen, die das Planen einfacher machen. Anders als bei anderen Projektmanagement-Tool s , bietet Taskworld verschiedene Ebenen an, zwischen welchen zu wählen ist. Diese Ebene gehen von einer Metaebene, bis hin zu der kleinsten Ebene, die der Mitarbeiter darstellt. Somit wird jeder einzelne Bereich der Arbeit in Anspruch genommen. Taskworld bietet vorgefertigte Templates an, je nachdem, was erzielt werden sollte. Außerdem muss zu jeder Aufgabe eine Liste ausgefüllt werden, in der wichtige Daten stehen. Bilder, Videos, Diagramme und andere Funktionen sind miteinbezogen. Nachdem die Mitglieder verbunden sind, wird die Kommunikation mit ihnen vereinfacht. Auf diese Art und Weise gehen keine Daten verloren und es wird ein Workspace für alle Mitarbeiter geschaffen.

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Checklisten anlegen

Ideen aufzeichnen

Gedanken festhalten

Genau wie bei Google, bietet auch iPhone die Möglichkeit, Notizen zu erstellen. Diese Apple Notes gehören in die Kategorie der Projektmanagement-Tools und sind dazu da, einen einfacheren Überblick über die gesamte Situation zu gewährleisten. Die Notizen geben die Möglichkeit,

-Listen,
-Bilder und
Aufgaben zu erstellen,

um somit einfacher mit dem Projekt umgehen zu können. Diese Notizen können dann an andere Mitarbeiter gesendet werden, sodass diese auch informiert sind. Das wird durch die „Teilen“ Funktion ermöglicht. Mit dieser Funktion können auch andere Mitglieder am Kreieren einer Notiz teilnehmen und diese auch ansehen. Später kann sie dann auch zu den restlichen Mitgliedern geschickt werden. Auf diese Art und Weise ist eine einfache Kommunikation gewährleistet und es wird dafür gesorgt, dass keine Daten verloren gehen. Außerdem überzeugen Apple Notes auch durch ihr gutes Design und die Möglichkeit, unterschiedliche Farben zu benutzen. Somit wird eine einfache App zu einem gutem Projekt Management Tool.

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Notion

von Notion Labs

4,6/5 (1)

Web-, Desktop- und mobile Apps

Über 50 Startervorlagen

Datenbanken mit umfangreichen Eigenschaftstypen

Die Erklärung ist nicht ganz einfach. Notion ist mehr als eine weitere Notiz-App – dies wäre eindeutig eine Untertreibung. Aber es ist schwer zu begreifen, was Notion genau ist – besonders, wenn Du das Programm zum ersten Mal siehst. Der Grund: Das Tool hat enorm viele Einsatzmöglichkeiten. Das klare, schlanke Design täuscht über die wahren Fähigkeiten hinweg.

Am besten lässt sich das Programm als Organisationstool beschreiben – „All-in-one workspace“ ist die Selbstbeschreibung und die passt tatsächlich sehr gut. Notion kann – wenn Du es willst – als Deine Aufgabenverwaltung, Tools wie OneNote, Evernote, Trello oder auch Todoist komplett ersetzen. Daneben eignen sich die Pages auch als Wikis für Dein Unternehmen.

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Project Management Tool

Fehlerverfolgungsfunktion

Umfangreiches Service

Gitscrum gehört zu den neuen Projektmanagement-Tool s auf dem Markt und bietet trotzdem ein sehr umfangreiches Service an. Neben den üblichen Tools, die andere Programme aufweisen, bietet dieses Tool auch noch Zusatzfunktionen an. So gibt es zum Beispiel eine Fehlerverfolgungsfunktion, die Fehlerberichte erstellt und eine Zeiterfassungsfunktion, die die Stunden protokolliert. Es lässt sich somit ein einfacher Überblick erstellen. Ein zusätzlicher Vorteil dieses Tools liegt darin, dass es recht günstig ist, besonders wenn es mit anderen Tools verglichen wird. Trotzdem bietet es verschiedene Funktionen an, die das Planen und die Organisation einer Arbeitswoche oder sogar eines gesamten Jahres einfacher machen. Mit dem Tool lassen sich auch Seiten oder Speicher wie DropBox oder Google Drive verbinden, sodass jederzeit der Zugriff auf wichtige Daten angeboten wird. Gitscrum ist einfach gestaltet und bietet verschiedene Möglichkeiten an, mit denen man einen Plan einfacher erstellen kann.

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A-Plan

von braintool software gmbh

automatische Datensicherung

autom. Verknüpfungen

Darstellung der Arbeitszeiten in den Zeitbalken

A-Plan ist eine intuitive, einfach erlernbare Multi-Projektmanagement Software in der gleichzeitig mehrere Projekte von den Anwendern bearbeitet werden können. Die preiswerte Lösung deckt alle zentralen Funktionen des Projektmanagements für Unternehmen aller Größen in unterschiedlichsten Branchen ab.

Von der einfachen Terminplanung mit Gantt-Diagramm bis hin zu einer umfangreichen Projektverwaltung mit Ressourcenplanung, Kapazitätsauslastung, Kostenplanung und Soll-Ist-Vergleich mit Zeiterfassung bietet das PM-Werkzeug eine Vielzahl von Funktionen für unterschiedliche Einsatzfälle.

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Smartsheet

von Smartsheet.com

Aufgaben-Management

Team-Management

Workflow-Management

Smartsheet verbindet die Vorzüge einer Tabellenkalkulation wie Excel mit den Stärken eines Projektmanagement-Tools. Aufgaben und Projekte werden bei dieser Software in Tabellen organisiert. Zwischen einzelnen Tabellen springt der Nutzer genau wie bei Excel über einzelne Reiter per Mausklick hin und her. So lässt sich kinderleicht ein Projekt in mehreren Tabellen abbilden, die wiederum einzelne Aufgaben präsentieren. Die Kraft dieser Software liegt eindeutig in ihrer Flexibilität. Durch das Tabellensystem kann jede Organisation ihre Vorstellung von einem perfekten Workflow umsetzen. Als Unterstützung stellt Smartsheet eine Vielzahl von Vorlagen bereit. Dank der Benutzeroberfläche, die den MS-Office-Programmen ähnelt, finden sich auch Einsteiger mit diesem Projektmanagement-Tool schnell gut zurecht. Weiterhin sind viele Video-Tutorials verfügbar. Ein Manko ist die begrenzte Integration anderer Programme. Lediglich für Skype for Business, Outlook oder Evernote und einige ausgewählte Dienste bietet Smartsheet Schnittstellen. Für Interessenten ist die Software 30 Tage lang kostenlos. Danach muss eine Lizenz gekauft werden. Die günstige Einzellizenz bietet nur einen sehr eingeschränkten Funktionsumfang. Erst ab dem Abo »Business« lässt sich Smartsheet effektiv nutzen.

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Projectplace

von Planview, Inc.

Portfoliomanagement

Work-Management

14-tägige Testphase

Gantt und Kanban sind die beiden Formen, mit denen Projekte in Projectplace abgebildet werden. Aufgabenlisten lassen sich in private Aufgaben und Teamaufgaben unterteilen. Erstere sind nur für den Nutzer sichtbar. Die Fortschritte des Teams können in unterschiedlichen Diagrammen übersichtlich dargestellt werden. Besonders sinnvoll: In der Enterprise-Lösung lassen sich Projektvorlagen speichern. Beim Aufsetzen neuer Projekte wird es auf diese Weise möglich einiges an wertvoller Arbeitszeit einzusparen. Wie die meisten Projektmanagement-Tools bietet Projectplace auch eine Schnittstelle für Add-ons sowie eine App für die Nutzung der Software auf dem Smartphone. Da Projectplace bereits seit 1998 am Start ist, verfügt die Software über ein großes Portfolio an Bausteinen, die sich in das Projektmanagement-Tool einbetten lassen. Interessenten können auf der Webseite des Anbieters eine 14-tägige Testphase beantragen. Das Preismodell richtet sich anschließend nach der Größe der Firma und der Anzahl der Benutzer. Der Preis wird bei Projectplace stets auf die maßgeschneiderte Lösung für den Kunden berechnet. Als potenzieller Kunde muss der Projektmanager diesen bei der schwedischen Softwareschmiede Planview vorab erfragen und erhält dann ein individuelles Angebot als Kostenvoranschlag zugeschickt.

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5pm

von Disarea LLC

leistungsstarkes Projekt

Aufgabenmanagementtool

Verfügbar in 26 Sprachen

5pm, der Name ist Programm bei diesem Projektmanagement-Tool. Alle Aufgaben bis zum Feierabend nach der klassischen Getting-Things-Done Methode erledigt zu haben ist das Ziel dieser Software. 5pm unterteilt Projekte in Aufgaben und Aktivitäten und macht für jeden Benutzer die eigenen Aufgaben sichtbar. Auf einer Timeline wird im Gantt-Format der komplette Workflow visualisiert. Alle Mitglieder des Teams sind mit ihren Kontaktdaten hinterlegt und können im Chat in Echtzeit miteinander kommunizieren. Daten können sehr einfach aus CSV/Excel Microsoft Project oder Basecamp importiert werden. Die gesamte Google Suite und die Produkte der Office 365-Familie sind in 5pm integriert. Weitere Programme lassen sich anstandslos hinzufügen. Denn 5pm verfügt über eine Open API, mit der Entwickler ihre eigenen Add-ons programmieren können. Das Preismodell ist auf die Anzahl der Nutzer zugeschnitten. Das kostengünstigste Abonnement inkludiert bis zu fünf Anwender, die maximal zehn aktive Projekte in 5pm bearbeiten. Das Unternehmen gewährt Interessenten eine 14-tägige Testphase gratis.

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Copper Project

von Copperproject.com

All-in-one Online Project Management

Keine Kreditkarte

Wissensmanagement

Die Kompetenz von Copper Project liegt im Fokus auf dem Custormer-Relationship-Management (CRM). Vor allem im Bereich Sales ist dieses Tool daher von großem Nutzen. Sämtliche Kontakte lassen sich problemlos importieren und stehen dem Anwender auf Knopfdruck zur Verfügung. Der Workflow ist für alle Teammitglieder übersichtlich gestaltet und lässt sich per Drag-and-drop organisieren. Neben der klassischen Unterteilung von Projekten in Zwischenzielen und Aufgaben bietet dieses Projektmanagement-Tool einen Kalender sowie Budgetplanung. Ein Feature zur Rechnungsstellung ist ebenfalls enthalten. Eine Besonderheit von Copper Project ist die Integration der kompletten Google Suite. Weiterhin gibt es Schnittstellen zu Slack und Zapier. Mit Zapier ist es möglich, beliebige Programme in Copper Project zu integrieren. Das Preismodell ist in drei Kategorien unterteilt. Basic, Professional und Business. Während die ersten beiden Kategorien nur eingeschränkte Funktionsmöglichkeiten und begrenzten Cloud-Speicher bieten, ist Business auf Anwender zugeschnitten, die ernsthaft mit diesem Tool arbeiten möchten. Die kostenlose Testphase umfasst 14 Tage.

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Clarizen

von Clarizen

Projektmanagement

Workflow-Automatisierung

Kostenlose Testversion

Besonders flexibel in der Gestaltung der Benutzeroberfläche ist das Projektmanagement-Tool Clarizen. Bis zu sechs unterschiedliche Ansichten sind darstellbar. Zudem können Nutzer aus einer Vielzahl von Projekt-Vorlagen auswählen. Die Übersichtlichkeit von Clarizen macht es den Endanwendern leicht, dieses Tool in ihrem Arbeitsalltag anzuwenden. Mit Clarizen können Projektmanager nicht nur einzelne Projekte und Prozesse steuern. Auch Ressourcen und Budgets lassen sich mit dieser Software sehr einfach verwalten. Eine große Anzahl von Reportings geben dem Projektmanager den Überblick über sämtliche definierte Ziele. Clarizen ist bereits seit 2006 auf dem Markt. Daher ist die Software mit vielen unentbehrlichen Programmen aus dem Geschäftsalltag kompatibel. Outlook, Google Drive, Salesforce sind nur einige von ihnen. Ein Wort zum Preismodell: Clarizen bietet für sein Projektmanagement-Tool verschiedene Stufen an. Unterschieden wird zwischen Unlimited und Enterprise. Der Preis pro Nutzer ist individuell und wird bei Clarizen auf Anfrage auf den Bedarf des Kunden zugeschnitten berechnet. Eine Testphase von 30 Tagen kann vorab persönlich angefragt werden.

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Projektron BCS

von Projektron GmbH

Webbasiert

Termine einhalten

Qualifizierte Berater

Auf der Suche nach einer Lösung die Organisationsprozesse projektübergreifend abbilden kann, sollten sich Anwender die Lösung Projektron BCS einmal genauer ansehen. Das Projektmanagement-Tool der Berliner Projektron GmbH kann mit der Scrum-Methode oder dem Ticket-System betrieben werden. Darüber hinaus ist Projektron BCS ergänzend auch für das CRM und das Bewerbermanagement einsetzbar. Insbesondere das Scrum-Modul ist für die Projektplanung essenziell. Zeit und Aufwand werden definiert. Die Software unterstützt den Projektmanager dabei mit Vorlagen, die angepasst werden können. Die umfangreiche Referenzliste zahlreicher deutscher Unternehmen wie zum Beispiel E.ON oder die Hansemerkur-Versicherungsgruppe sprechen für das seit 1999 am Markt agierende Unternehmen.
Das Preismodell gestaltet sich nach der Anzahl der Benutzer, die sich innerhalb von 24 Stunden in der Software anmelden. Das ist ein faires Preismodell, bei dem die Lizenzen von nur gelegentlich an einem Projekt arbeitenden Teammitgliedern einer Organisation gebündelt werden. Projektron BCS lässt sich in einer Testphase auch kostenlos nutzen. Der Zugang dazu muss bei den Berlinern angefragt werden.

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factro

von Schuchert Managementberatung

5,0/5 (1)

Projekte und Aufgaben managen

Deadline Ampel

Checklisten

Wer aus Gründen des Datenschutzes auf der Suche nach einem DSGVO-Konformen Projektmanagement-Tool ist, sollte sich factro ansehen. Das Unternehmen aus Bochum bietet mit seiner Cloud-Lösung eine Software irgendwo zwischen Trello und Microsoft Project, die auf in Deutschland gehosteten Servern läuft. Die Stärke von factro ist die hohe Benutzerfreundlichkeit, die auch Anfängern einen zügigen Einstieg mit diesem Projektmanagement-Tool ermöglicht. Herzstück der Software ist der Projektstrukturbaum, indem einzelne Aufgaben per Mausklick zu Aufgabenpaketen geschnürt werden können. Auch ein Kanban-Board ist bei factro enthalten. Mit dem individuellen Kalender und einem Team-Kalender behalten alle Mitglieder ihre Fristen im Blick. Factro lässt sich, sofern ein Internetzugang besteht, direkt aus dem Browser öffnen und kann via App auch im Smartphone genutzt werden. Die Grundfunktion ist für bis zu zehn Nutzer kostenlos in der Basic Cloud verfügbar. Wer projektübergreifend arbeiten möchte, benötigt indes die Business Cloud. Seit dem Major-Release steht zudem eine offene REST-API zur Verfügung, sodass factro mit anderen Tools zum Datenaustausch vernetzt werden kann. Beim Pricing ist factro besonders fair. Wer factro monatlich bezahlt, kann die Software auch monatlich kündigen.

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Planio

von Planio GmbH

Aufgabenverwaltung

Dateiverwaltung

Mobile & Add-ons

Planio ist eine integrierte All-In-One Lösung für Projektmanagement und Online-Kollaboration. Die Gründer waren im Jahr 2009 auf der Suche nach einem Projektmanagement-Tool und bemerkten die fehlende Flexibilität der zur Verfügung stehenden Software; daraus entstand Planio. Planio verbindet vieles was Projektmanager brauchen, um erfolgreiche Projekte zu leiten. Alles, was Teams benötigen, ist immer zur Hand, von Dokumenten und Dateien bis hin zu Code.

Basierend auf der Open-Source Software Redmine, beinhaltet Planio eine ausgewählte Anzahl an Extras in allen Tarifen kostenlos, wie zum Beispiel Agile Projektmanagement, Time Tracking und Integrierte Git- und SVN-Repos. Zusammen mit den Planio Pro Features Help Desk, Team Chat und Planio Storage schafft es eine robuste Plattform für produktive Zusammenarbeit.

Als inhabergeführtes Berliner Unternehmen legt Planio einen starken Fokus auf Datenschutz und Datensicherheit. Alle Kundendaten liegen auf mehrfach redundant ausgelegten Systemen sicher und Planio erfüllt selbstverständlich die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

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Airtable

von Airtable

Kontaktmanagement

Verfolgung von Interaktionen

Moderne Datenbank

Einen neuen Ansatz in der Form der Zusammenarbeit einzelner Mitglieder eines Teams fand die Firma Airtable aus San Francisco. Airtable ermöglicht Anwendern eine flexible Darstellung ihrer Aufgabenansicht. Als Tabelle, Kalender, Galerie oder Kanban-Board. Dabei unterteilt das Projektmanagement-Tool die Aufgaben nach Prioritäten. Aufgaben mit hoher Priorität stehen oben und können per Mausklick als erledigt abgehakt werden. Aufgaben lassen sich per Drag-and-drop anderen Teammitgliedern zuordnen. Airtable integriert eine große Zahl an externen Tools. Von Facebook über Twitter bis zu Gmail und Wunderlist können Notizen, Aufgaben oder E-Mails sehr leicht in Airtable dargestellt werden. Besonders überzeugt Airtable bei der Darstellung sämtlicher Inhalte als sogenannte »Blocks«. Diese fortlaufenden Content-Blöcke könne auch im Airtable Universe geteilt werden. Vorlagen erleichtern Projektmanagern das Anlegen neuer Organisationsprozesse. Herausragend: Airtable erstellt automatisch von allen Inhalten einen Snap-Shot, der jederzeit abgerufen werden kann. Die Historie einzelner Arbeitsschritte ist somit für den Projektmanager per Mausklick nachvollziehbar. Auch bei abgeschlossenen Projekten. Die Grundfunktionen von Airtable sind unbegrenzt kostenlos benutzbar. Wer mehr Features benötigt setzt auf die immer noch kostengünstigen Plus- oder Pro-Versionen.

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AceProject

von Websystems Inc.

Aufgabenverwaltung

Arbeitszeittabellen

Dokumentenmanagement

Projektmanagement organisiert in Listen und Zeitplänen, das bietet die cloudbasierte Software AceProject. Dank der API-Schnittstelle genießt der Anwender größtmögliche Flexibilität. Beispielsweise lassen sich auf diese Weise Excel-Tabellen problemlos in AceProject hochladen. Aber auch weitere Add-Ons oder gar eigene Lösungen können mit AceProject verknüpft werden. Die Software bietet darüber hinaus alles was eine solide Projektmanagement-Software benötigt: Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung der einzelnen Aufgabenschritte und ein Chat-Tool zur Live-Kommunikation im Team. Die grafische Umsetzung der Software mutet im Vergleich zum Wettbewerb jedoch etwas bieder rund monoton an. Wer jedoch ein klassisches Projektmanagement-Tool benötigt, kann mit AceProject durchaus glücklich werden. Kleine Teams bis zu drei Anwendern, nutzen die Software dauerhaft gratis. Das lohnt sich vor allem dann, wenn nur die Standard-Funktionen der Software zum Einsatz kommen sollen. Danach unterteilt sich die Nutzeranzahl in bis zu zehn Mitarbeiter (Standard), 30 Anwender (Advanced), bis zu 100 Anwender (Silver) und unlimitiert (Gold). Die API-Schnittstelle und tägliche Sicherheitsbackups sind jedoch erst ab der Standard-Variante im Preis enthalten.

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Bitrix24

von Bitrix24

Performance Monitor

Dokumentenverwaltung

Projektmanagement

Das Projektmanagement-Tool Bitrix24 ist sowohl als cloudbasierte Lösung als auch zur Installation on-premise auf dem eigenen Server verfügbar. Schwerpunkte von Bitrix24 sind die interne Projektkommunikation und das Customer-Relationship-Management. Die Aufgabenverwaltung wird nach der Methodik des Kanban organisiert. Auf einen Blick sieht der Nutzer die einzelnen Karten, die dem jeweiligen Status »neu«, »in Arbeit« oder »erledigt« zugeordnet sind. In einer Timeline kann der Projektmanager die Projektplanung steuern und durch Gantt-Diagramme auch auswerten. Bitrix24 stellt zur Kommunikation im Team, einen Team-Chat, Videokonferenzen und Dokumentenmanagement zur Verfügung. Ergänzend können aus dem CRM Angebote, Rechnungen und eingegangene Zahlungen mit dem Projektmanagement verknüpft werden. Erweiterungen von Tools wie Slack, Zapier und MailChimp bereichern das Leistungsspektrum dieses Projektmanagement-Tools. Die Basisfunktionen sind für bis zu 12 Nutzer jederzeit kostenlos verfügbar. Die Tarife unterteilen sich weiterhin in »Plus« und »Standard« für Teams von 24 bis zu 50 Leuten. Umfangreichere Organisationen mit mehr als 50 Leuten buchen den unbegrenzten Professional-Tarif.

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Google Notizen

von Google

Offline-Bearbeitung

Video-Unterstützung

Gratisversion

Für Google Notizen gibt es gleich mehrere Google Chrome Erweiterungen. Darunter sogar eine gleichnamige. Mit einem Klick auf das Symbol in der Browserleiste können dringende und wichtige Gedanken und Notizen auf farbigen, virtuellen Zetteln festgehalten werden. Von hier aus können die Notizzettel außerdem mit Freunden und Kollegen geteilt werden.

Durch die Markierung mit verschiedenen Farben, bietet Google Notizen eine gute Übersicht über alle Notizen, sodass wichtige Einträge schnell und einfach gefunden werden können. Auch eine Erinnerungsfunktion ist hier integriert. Notieren sich Nutzer in Google Notizen einen wichtigen Termin, können sie sich gleich eine Erinnerung einstellen, sodass sie ihre Termine nicht verpassen. Eine hilfreiche Erweiterung, die sich sehr gut mit Google Kalender und Google Keep kombinieren lässt.

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Buffer

von Buffer

4,1/5 (2)

Content-Management

Verwaltung der Kosten

Analyse

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CoSchedule

von CoSchedule, LLC

Marketingkalender

Marketingprojekt optimieren

Workflow-Tools

Die Software CoSchedule ist ein wirkungsvolles Werkzeug zur Verbreitung von eigenen Inhalten auf unterschiedlichen sozialen Plattformen. Marketing-Kampagnen lassen sich mit CoSchedule detailliert planen und abstimmen. Dadurch erhöht sich die Wahrnehmbarkeit von Postings in der Timeline wie zum Beispiel bei Facebook oder Twitter. Denn durch die Effizienz von CoSchedule steigern auch kleine Teams, oder Solopreneure ihren Output an exzellentem Content.

Dank der Schnittstelle zu Mail Chimp oder Active Campaign lassen sich auch die eigenen E-Mail-Marketing-Kampagnen in CoSchedule integrieren. Dadurch kannst Du noch besser abstimmen, wann welcher Inhalt auf welchem Kanal zur Verfügung gestellt werden soll. CoSchedule automatisiert viele Funktionen und hilft so gerade kleineren Marketing-Teams größere- und aufwendigere Kampagnen steuern zu können. Die Integration von Analytics in CoSchedule sorgt für eine genaue Auswertung relevanter Daten zu Deinen Postings. Reichweite, Likes und Co. Deiner Beiträge bleiben mit CoSchedule kein verborgenes Geheimnis mehr.

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Contentbird

von Contentbird

4,5/5 (4)

SEO-Management

Redaktionskalender

Digitale Text-Inhalte

Das deutsche Online-Tool für alle SEOs funktioniert über eine Web-App. Es ist mehr als nur ein SEO-Tool wie viele anderen und inzwischen etabliert als Plattform für ausgefeiltes Content-Marketing. Weil hier alles dabei ist – SEO, Content und PR – eignet sich das Tool besonders für Selbstständige.

 

Es bietet alles, was SEO-Freunde sich wünschen: Keyword-Findung nach Themenfeldern, Keyword-Trendabgleich, Google-Ranking nach Keywords, Wettbewerbsvergleich inklusive Konkurrenzabbildung, ausführliche Analytics-Funktionen zum Ausbau des Erfolgs der Website sowie Überwachung von Links und Keyword-Rankings. So ist jederzeit eine Optimierung der Website möglich.

 

Die Keyword-Recherche gibt Input für neue Content-Ideen. Das Non-Plus-Ultra ist die systematische Planung von Content, die auch im Team möglich ist. Täglich werden aktuelle Backlink-Reports ausgespuckt.

 

Top:

  • exzellente Sichtbarkeit der einzelnen Fortschritte
  • praktische Textanalyse, eigene Artikel können super optimiert werden
  • integriertes CRM-System, das heißt: durch Aufbau von Verteilerlisten wird eine „Outreach-Funktion“ umgesetzt

 

  • übersichtliche Dashboards
  • sucht thematisch passende Websites, um den Bekanntheitsgrad der eigenen Inhalte zu erhöhen
  • viel Hilfe, zum Beispiel durch Live-Chat und erklärende Videos

 

Manko:

  • beansprucht etwas mehr Zeit zum Einarbeiten

 

Kosten:

Weil es so umfangreich und kompakt ist, ist Contentbird recht kostenintensiv. Für einen ersten Einblick gibt es immerhin eine kostenlose Testphase.

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Pocket

von Read It Later, Inc

Speichern Sie Artikel, Videos und Geschichten

10X Webby-Preisträger

Gratis Version

Bei Pocket werden die erwünschten Inhalte direkt aus dem Browser in der „Tasche“ zum späteren Lesen oder Verarbeiten gespeichert. Die Gratis-Version behält dabei nur die Links, die Premiumvariante sammelt ganze Texte oder Videos und gestaltet daraus die persönliche Bibliothek. Pocket funktioniert mit gängigen Browser, es gibt inzwischen auch schon eine Reihe von Apps damit.

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Evernote

von Evernote Corporation.

Präsentationsmodus

leistungsstarke Suchtools

Content-Management

Evernote räumt den Schreibtisch auf: Dort kann alles gespeichert werden und ist später wieder auffindbar, sogar handgeschriebene Notizen. Die Leistungsvarianten reichen von der Kostenlos-Variante für Privatpersonen und Einzelkämpfer bis zum komplexen System, über das ein ganzes Team auf die Sammlung Zugriff hat. Es lässt sich auch mit diversen Büroprogrammen koordinieren.

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Acrolinx

von Acrolinx GmbH.

Content trifft auf Strategie

Analysieren

Anpassen

Dieses Content Marketing-Tool prüft den erstellten Inhalt darauf, ob er der Strategie des Unternehmens entspricht, rechtliche Probleme nach sich ziehen könnte und seinen Zweck erfüllt. Dies soll helfen, weltweit jeweils die passenden Inhalte zu präsentieren – und bei Bedarf auch unterschiedliche.

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SAP

von SAP

SAP Business Technology Platform

Mit SAP konsistente Service-Erlebnisse schaffen

Testen und kaufen

Als eine der größten Softwareschmieden Europas kommt natürlich auch SAP nicht umhin, ein eigenes Projektmanagement-Tool auf dem Markt anzubieten. Das Ergebnis ist die Berliner Firma “Ruum by SAP”. Ruum bietet ein Projektmanagement-Tool vor allem für Salesteams, Human Relations, Supply Chain oder Marketing an. Die Projekte organisiert Ruum by SAP in Task-Listen, Timelines und Communitys. Via Statusmeldungen kann der Projektmanager die Fortschritte der einzelnen Teams nachvollziehen. Teams und Small Businesses arbeiten mit SAP Ruum immer gratis. Dafür erhalten sie 10 GB Cloudspeicher und die Nutzungsmöglichkeit der wesentlichen Funktionen in der Software. Organisationen, die das Potenzial des Projektmanagement-Tools von SAP unbeschränkt nutzen möchten, wie etwa der API-Zugang, das Microsoft Teams Plugin oder die Integrationen von anderer Software-Module von SAP benötigen die Enterprise-Lösung. Das Preismodell muss bei Ruum angefragt werden. Netter Schachzug: Non-Profit-Organisationen arbeiten mit Ruum by SAP im vollen Umfang kostenlos. Hierfür muss man sich als Non-Profit-Organisation einfach bei Ruum by SAP bewerben.

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Slack

von Slack Technologies, Inc.

4,7/5 (11)

Projektmanagement

Videokonferenzen

Dokumentenmanagement

Slack ist ein Team-basierter Messenger. Entwickelt wurde die Software im Jahr 2009, um als Chat-Tool für mittlerweile nicht mehr existierende Gaming-Technologie. Im Laufe der Zeit hat sich die Anwendung vom reinen Chat-Messenger zu einem Collaboration-Tool weiterentwickelt, dessen Ziel es ist, die Arbeit in Gruppe zu vereinfachen. Nachrichten können nicht nur nach Themen sortiert ausgetauscht werden, auch das Integrieren externer Apps und das Einbinden von Bots, ist möglich.

Slack ist in Channels eingeteilt, die von jedem Teammitglied selbstständig erstellt werden können und in denen sich mit den Kollegen ausgetauscht werden kann. Neben der Verfügbarkeit diverser Emoticons arbeiten die Chats problemlos mit Fotos und Dateien.

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Can Do

von Can Do

mehr als 50 Algorithmen

Überblick über alle Aufgaben

KI-Analyse

Entstanden aus der Idee, das Projekt- und Ressourcenmanagement zu revolutionieren

Bereits vor 20 Jahren sind wir angetreten, um mit unserer Software einen neuen Standard für Projekt- und Ressourcenmanagement auf Basis von Künstlicher Intelligenz zu setzen. Wir haben eine Lösung entwickelt, mit der man die Zukunft so präzise planen kann, als ob sie bereits heute Realität wäre: Dass alle Projekte so laufen, wie sie geplant sind. Dass jedes Team aus dem perfekten Skill-Mix besteht. Dass Risiken auf ein Minimum schrumpfen.

Genau das schafft Can Do: Es ist die einzige Software für Projektmanagement und Ressourcenplanung, bei der dich moderne Technologien wie KI cloudbasiert unterstützen und dir den entscheidenden Vorsprung gegenüber deinen Mitbewerbern verschafft.

Can Do sorgt dafür, dass Fehlplanungen und Kapazitätsengpässe der Vergangenheit angehören und dir mehr Zeit für das Wesentliche bleibt, so dass du gleichzeitig mehr Projekte in höherer Qualität erledigen kannst.

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Scompler

von Scompler Technologies

4,6/5 (1)

Informative Website

Erstellung der Strategien

Content-Analyse

Die neue Software Scompler will Euren Unternehmen dabei helfen, strategisches Content Marketing besser zu managen, und zwar den gesamten Prozess. Hierzu gehören neben der Strategie-Erstellung, dem Themen-Management und der Redaktionsplanung auch das Publishing und die Analyse.

Der Allrounder deckt alles ab, was zum strategischen Content Marketing dazugehört. Auch wenn die Planung von Themen und Beiträgen sowie deren Erstellung zunächst im Vordergrund stehen, ist die professionelle Performance-Analyse mindestens genauso wichtig und wird von dem Online Marketing Tool vollumfänglich unterstützt. Mit den Tools auf der kürzlich gestarteten Plattform von Scompler lassen sich derzeit Beiträge auf Facebook und Twitter publizieren. Die Publishingoption auf Pinterest und anderen Plattformen ist für das laufende Jahr vorgesehen.

Wegen der professionellen Ausrichtung des Tools wäre eine Möglichkeit zum Publishing in Karrierenetzwerken wie LinkedIn und XING für die Zukunft nicht nur wünschenswert, sondern auch überaus sinnvoll.

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Was ist Projektmanagement?

Der Begriff »Projektmanagement« benennt die Organisation und Durchführung verschiedener Projekte. Das Projektmanagement umfasst den gesamten Prozess von der Planung und Initiierung eines Projektes über dessen Steuerung und Kontrolle bis hin zum Projektabschluss. Der Projektmanager unterteilt das Projekt üblicherweise in sinnvolle Aufgabenpakete, überwacht den Fortschritt des Projektes sowie die Einhaltung des Budgets.

Wer sich noch nie mit Projektmanagement-Tools befasst hat, fühlt sich vom Angebot der verfügbaren Software vielleicht auf den ersten Blick erschlagen. Bei einer Vielzahl von angebotenen Features für unterschiedliche Bereiche verliert nicht nur der Einsteiger leicht den Überblick. Mit diesem Artikel wollen wir den Dschungel der Projektmanagement-Tools für Dich ein wenig lichten.

Ziel ist, es Dir Denkanstöße für den Einsatz von Software für das Projektmanagement zu geben und Dir außerdem die relevantesten Lösungen in der Branche kurz vorzustellen. Ganz ohne Programmierkenntnisse, für jeden Geldbeutel verfügbar, als Cloud-Lösung oder auf dem eigenen Server. Wir zeigen Dir die Fallstricke bei der Planung und Implementierung von Projektmanagement-Software auf. Damit Du am Ende dieses Artikels kompetent mitreden kannst.

Zudem haben wir Euch gefragt, welches Projektmanagement-Tool ihr verwendet. Das Ergebnis haben wir für Euch in einer Vergleich-Tabelle festgehalten und werden das in regelmäßigen Abständen aktualisieren.
Wenn Du das erste Mal auf dieser Seite bist, selbst ein Projektmanagement-Tool im Einsatz hast und Dich einbringen möchtest, laden wir Dich gerne ein unsere dauerhafte Umfrage mit Deiner Stimme weiter zu verbessern.

Wer sollte sich mit einem Projektmanagement-Tool auseinandersetzen?

Ein Projektmanagement-Tool ist für große und mittelständische Unternehmen gleichermaßen sinnvoll wie für Start-ups oder Freiberufler. Es kommt eben auf die Anforderungen in der Kollaboration an. Sollen komplette Abteilungen übergreifend mit der Software arbeiten oder nur einzelne Bereiche? Müssen externe Dienstleister oder Kunden einen Zugriff zur Software erhalten, oder läuft die Kommunikation ausschließlich intern?

Grundsätzlich erleichtert und optimiert ein Projektmanagement-Tool Prozesse im Unternehmen. Der Einsatz entsprechender Software ist somit vorrangig für alle Personen sinnvoll, die in einem definierten Rahmen ein oder mehrere Projekte mit einem Team an Mitarbeitern umsetzen möchten. Die Planung und Steuerung von Projektenkann natürlich auch mit herkömmlicher Bürosoftware durchgeführt werden. Der Vorteil einer vielleicht sogar cloudbasierten All-in-one Lösung liegt aber in der Konzentration aller Prozesse auf eine Lösung. Darum sollten sich alle Personen mit dem Einsatz eines Projektmanagement-Tools auseinandersetzen, die abteilungsübergreifend bzw. Teamübergreifend Prozesse umsetzen müssen und diese nicht nur genauer überwachen sondern auch effizienter gestalten wollen.

Projektmanagement Posteds an Whiteboard

Der Wille zur Optimierung im Einsatz von Budgets und Ressourcen ist eine gute Triebfeder für die Beschäftigung mit den dargebotenen Features einzelner Projektmanagement-Software.

Wie funktioniert eine Projektmanagement-Software?

Die Projektmanagement-Software vereint Funktionalitäten wie die Aufgabenverwaltung, die Kommunikation im Team, die Kostenkontrolle und die Zeiterfassung. Sie unterstützt den Projektmanager bei der Implementierung standardisierter Prozesse innerhalb eines Teams oder einer Organisation. So unterteilt der Projektmanager mithilfe der Software ein Projekt in sinnvolle Abschnitte, die von den Teilnehmern eines Teams mit Aufgabeneinheiten, sogenannten »To-do’s« gefüllt werden. Die Bewältigung von Aufgaben erfolgt meistens nach bestimmten Organisationsmethoden wie Kanban, Scrum oder der Wasserfall-Methodik.

Auch wenn moderne Projektmanagement-Software leistungsfähig ist, so ist sie jedoch niemals ein Ersatz für die Kompetenz des Projektmanagers. Projektmanagement-Software kann für unterschiedliche Branchen bzw. Zwecke maßgeschneiderte Lösungen bieten. Je nach Zielsetzung kann Projektmanagement-Software durch die Integration von Erweiterungen wie z.B. E-Mail-Diensten, Datei-Uploads oder Videokonferenz-Systemen an die Bedürfnisse der Organisation angepasst werden.

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Häufiger als je zuvor sitzen kreative Teams heutzutage im Homeoffice. Auch Hybrid-Lösungen, in denen einige Teammitglieder im Office und andere remote arbeiten, sind längst keine Seltenheit mehr. In solch verteilten ...

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Eine wichtige Funktion für den Projektmanager ist das Reporting. Spezielle Überwachungsfunktionen wie die Erfassung des Zeitaufwands, die buchhalterische Kontrolle des Projektbudgets sowie die Kontrolle des Projektfortschritts sind für den Projektmanager essenziell. Der Großteil der angebotenen Lösungen ist heutzutage cloudbasiert. Das bedeutet die Projektmanagement-Software läuft direkt auf dem Server des Herstellers. Dies hilft zum einen Kosten zu sparen, sie berührt indes Fragen des Datenschutzes.

Bestandteile eines Projektmanagement Tools

Gerade die US-amerikanischen Lösungen entsprechen nicht zwangsläufig den Anforderungen der strengen europäischen Datenschutzgesetze. Einige Anbieter offerieren deshalb die Möglichkeit, die Projektmanagement-Software auch auf dem eigenen Server on-premise zu installieren.

 

Die 5 beliebtesten Projektmanagement-Tools auf einen Blick

1. asana
2. Trello
3. MeisterTask
4. Jira Core
5. Miro

1. asana

Asana stammt aus der Feder von Facebook-Mitgründer Dustin Moskovitz. Zum Ziel setzte sich Moskovitz die Produktivität der Facebook-Mitarbeiter zu erhöhen.
Asana arbeitet dabei mit Projekten, die innerhalb einer Organisation ablaufen. Wer sich mit einer Firmenadresse anmeldet, wird automatisch derb gleichen Organisation zugeordnet.

Dort können verschiedene Projekte erstellt werden, in denen Aufgaben- und Unteraufgaben definiert werden können, auf denen ausgewählte Personen „getaggt“ werden, welche diese Aufgabe bearbeiten sollen.

Vorteile von asana
Asana lebt von seiner intuitiven Bedienung, die es auch Einsteigern ermöglicht, relativ schnell effektiv mit der Plattform zu arbeiten.

Es ist außerdem möglich, verschiedene andere Tools, etwa Microsoft Teams und Slack, zu integrieren und Tasks direkt aus eben Diesen, in asana anzulegen.

Nachteile von asana
Aufgaben können bei asana immer nur einem Mitarbeiter zugeordnet werden, außerdem sind einige Funktionen z.B. automatisierte Regeln, nur in höherpreisigen Paketen verfügbar.

asana Dashbaord

So sieht die Projektübersicht in asana aus

Highlights von Asana:

  • Projektübersicht
  • Kalender
  • Projektplanung
  • Boards

Fazit
Wer ein umfangreiches Projektmanagement-Tool sucht, bei dem mit einfacher Handhabung, Projekte geplant-, gesteuert- und umgesetzt werden können, der ist bei asana gut aufgehoben.

2. Trello

Die australischen Entwickler haben mit Trello eine Software entwickelt, die es dem Nutzer ermöglicht flexibel an das Thema Projektmanagement heranzugehen. Simple To-do-Listen lassen sich ebenso wie die Organisationsformen Kanban und Scrum umsetzen.

Hauptbestandteil des Tools sind die Boards, die jeweils ein Projekt respektive eine Projektphase abbilden.

Vorteile von Trello
Analog zu asana besticht auch Trello mit intuitiver Bedienbarkeit und durch seine Aufmachung sowie verschiedene Farben auch für visuelle Menschen ideal.

Trello ist universell einsetzbar, als Projektboard, Mini-CRM, zur Dokumentation von Meetings oder als Redaktionskalender – Trello ist ein wahrer Tausendsassa.

Nachteile von Trello
Komplexere Projekte in Trello zu managen funktioniert nur bedingt, da die Gefahr den roten zu verlieren zu groß ist.

Eine Drag and Drop Funktion, die es ermöglicht, Inhalte aus Trello in andere Systeme zu übertragen, gibt es ebenso wenig wie eine Kalenderintegration, die einen Überblick über mehrere Teams- und Boards gibt.

Trello Übersicht

Übersicht über die Teamaufgaben im Dashboard von Trello

Highlights von Trello:

  • Checklisten und Filter
  • Labeln von Karten
  • Filter nach Zuordnung
  • Fristen mit Erinnerungen

Fazit
Obgleich einige Funktionen von Trello durchaus ausbaufähig sind, handelt es sich um ein hilfreiches Tool, das dabei hilft, Aufgaben zu organisieren und so den Arbeitsalltag zu erleichtern.

Es gibt zwar viele Funktionen, allerdings sind diese zum Teil sehr komplex und es ist daher eine Herausforderung

3. Jira Core

Jira Core stammt ebenso wie Trello von den australischen Firma Atlassian. Über 8oo Add-Ons geben Dir die Möglichkeit, das Tool nach Deinen eigenen Meinungen zu konfigurieren, allerdings nur unter der Bedingung, dass die Enterprise-Version abgeschlossen wurde.

Vorteile von Jira Core
Die Reihe wird fortgeführt. Gleich den zuvor vorgestellten Tools, punktet Jira Core mit Übersichtlichkeit und leichter Einarbeitung für alle, die mit der Software noch nicht in Berührung. Zudem sind auch die bereits erwähnten Add-Ons ein Vorteil, da sie ermöglichen eigene Vorstellungen einfließen zu lassen.

Nachteile von Jira Core
Zentrales Thema ist der Preis, der schnell nach oben schnellt, gerade bei einem großen Team summieren sich die Rechnungen schnell.

Jira Core Workflow

So könnte ein Workflow bei Jira Core aussehen

Highlights von Jira Core:

  • Viele Integrationen
  • Leichtes Onboarding
  • Funktionen auf agiles Arbeiten ausgerichtet

Fazit
Jira Core unterstützt digitale Workflows, stellt Unternehmensprozesse transparent dar. Zwar bietet das Tool die meisten Funktionen in der Enterprise-Version, dennoch gibt es auch viele Integrationen, die es für kleinere Unternehmen interessant machen.

MeisterTask

Meister Task wird gemäß eigener Aussage „von Teams auf der ganzen Welt genutzt“ (MeisterTask Link), um Aufgaben zu gestalten und zu organisieren.

Ein interessantes und vielleicht sogar einmalig ist die Verknüpfung mit der Mindmapping-App MeisterTask.

Vorteile von MeisterTask
Die kostenlose Basisversion eignet sich optimal für Projektphasen mit Kunden, da diese eine geringe Einarbeitungszeit haben und das Ganze ohne Kosten für das Tool aufwenden zu müssen.

Lobend erwähnt wird zudem die individuelle Strukturierung der Aufgaben innerhalb von Projekten.

Nachteile von Meister Task
Neben fehlenden Projekt-Templates sind leider viele Funktionen nur in den Bezahlversionen verfügbar.

MeisterTask Übersicht

So präsentiert sich das Board von MeisterTask.

Highlights von MeisterTask:

  • Aufgaben individuell gestaltbar
  • Checklisten
  • Automatisierungen
  • Kundenkommunikation (über Kommentarfunktion)

Fazit
Auch wenn viele Funktionen kostenpflichtig sind, gilt es zu sagen, dass der Zukauf sich in moderaten Regionen bewegt und im Anschluss ein Tool zur transparenten Zusammenarbeit mit Kunden und auch intern im Team zur Verfügung steht.

Miro

Haben wir zuvor bereits Tools benannt, die leicht und intuitiv zu bedienen sind?

Wie auch immer: Miro gehört dazu und ermöglicht arbeiten in Echtzeit sowie asynchron und die Verknüpfung mit anderen Projektmanagement-Tools, etwa asana.

Vorteile von Miro
Miro ist analog zu Trello vielseitig einsetzbar u.a. als Whiteboard. Miro bildet das komplette Projektmanagement ab, visualisiert jede Idee und ist ein Muss für alle, die gerne kreativ arbeiten und ihre Pläne mit anderen teilen.

Viele Templates beispielsweise für Timer, Video und Chat sind ein weiterer Vorzug.

Nachteile von Miro
Wer Nachteile sucht, der muss hier schon sehr intensiv fahnden und wird schlussendlich, wenn überhaupt, den Preis als Kritikpunkt anführen können. Allerdings kann auch dieser entkräftet werden, da die Bezahlversionen durchaus kostenintensiv sind, diesen Preis aber mit ihrer Performance wett machen.

Miro "meetings und Workshop"

So sieht die Rubrik “Meetings und Workshop” in Miro aus

Highlights von Miro:

  • Visualisierung von Ideen & Projekten
  • Sticky Notes
  • Mindmapes
  • Whiteboard-Ersatz mit Karteikärtchen

Fazit
Miro ist ein universell einsetzbares Tool, das im Whiteboard-Design daherkommt, das in puncto kreatives Arbeiten kaum Grenzen kennt und für kreative und visuelle Menschen uneingeschränkt empfohlen werden kann.

Vorteile eines Projektmanagement-Tools

Die Implementierung eines Projektmanagement-Tools bietet glasklare Vorteile, die vor allem in der effektiveren Organisation der Arbeitsabläufe begründet ist. Denn die für jeden Mitarbeiter nachvollziehbare Strukturierung und Harmonisierung der Arbeitsabläufe führt zu einer effizienteren Arbeitsweise im gesamten Team. Somit spart die Organisation durch den Einsatz einer Projektmanagement-Software langfristig Kosten bei gleichbleibender Qualität der Leistungserbringung. Wie sieht diese Optimierung in den einzelnen Bereichen aus?

Im Controlling
Die Software ermöglicht dem Projektmanager, alle wesentlichen Informationen über den Stand der Dinge in einem Projekt in Echtzeit zu erhalten. Diese nutzt er als Entscheidungsgrundlage für die Projektsteuerung. Er kann somit aktiv eingreifen und das Risiko, gesetzte Projektziele zu verfehlen, deutlich reduzieren.

Im Team
Die Bereitstellung der Projektmanagement-Software in der Cloud und die dadurch ermöglichte Verfügbarkeit auf unterschiedlichen Endgeräten (Desktop, Tablet, Smartphone) ermöglicht eine wirkungsvolle Zusammenarbeit im Team. Jedes Teammitglied ist auf dem Laufenden, was den Projektfortschritt der Kollegen betrifft. Ein fachlicher Austausch, Hilfestellung bei aufkeimenden Problemen und eine effiziente Arbeits-Abstimmung sind jederzeit möglich. Zeitintensive Meetings werden dadurch überflüssig. Besonders attraktiv ist dieser Vorteil für Teams, die auf unterschiedliche Standorte verteilt sind oder gar Zeitzonen überwinden müssen.

Bei der Lohn-Buchhaltung
Durch die Verfügbarkeit aller Daten in der Software vereinfacht sich auch die Abrechnung der geleisteten Arbeit für die Lohn-Buchhaltung. Denn die eingesetzte Arbeitszeit jedes Mitarbeiters ist auslesbar. Das beschleunigt auch die Rechnungslegung für den Kunden.

Beim Kunden
Die effizientere Arbeitsweise der Organisation führt letztendlich auch zu einer höheren Kundenzufriedenheit dank höherer Kosteneffizienz und Termintreue.

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Nachteile eines Projektmanagement-Tools

Natürlich birgt der Einsatz einer Projektmanagement-Software auch Nachteile. Diese sollen hier nicht unerwähnt bleiben. Auf den ersten Blick fallen die häufig hohen Anschaffungskosten ins Gewicht. Diese relativieren sich allerdings je länger die Software im Unternehmen eingesetzt wird. Vorausgesetzt die Software wird von den Mitarbeitern korrekt benutzt und die vorgegebenen Arbeitsabläufe eingehalten.

Apropos Mitarbeiter: Gerade die Schulung und Einarbeitung der Mitarbeiter in die Software erhöht anfänglich den Zeitaufwand. Auch der Zwang zur lückenlosen Dokumentation der einzelnen Arbeitsfortschritte und dem damit möglicherweise erforderlichen Mehraufwand stößt nicht bei jedem Mitarbeiter im Team auf Gegenliebe. Die Einführung neuer Software kann im Unternehmen also einen Interessenkonflikt auslösen. Der wichtigste Vorteil, die Effizienzsteigerung der Arbeitsabläufe, kann somit durch einzelne Mitarbeiter ad-absurdum geführt werden, wenn diese die einzelnen Schritte nicht richtig umsetzen oder ihre Arbeit nicht lückenlos dokumentieren.

Auch die Auswahl der zur Organisation passenden Software ist wichtig! Jedes Projektmanagement-Tool bietet unterschiedliche Konfigurationen. Zu unflexible, starre Systeme können sich vor allem bei komplexeren Aufgabenstellungen als nachteilig erweisen. Der gewährte Vorteil der Übersichtlichkeit für den Projektmanager geht dann möglicherweise verloren.

Auf was solltest Du bei der Auswahl besonders achten?

Der wohl wichtigste Aspekt für die Auswahl des geeigneten Projektmanagement-Tools ist die einfache Bedienbarkeit für den Anwender. Jeder Mitarbeiter muss die Software mühelos gebrauchen können. Ansonsten ist die Hürde das Programm zu benutzen zu hoch. Um dem vorzubeugen, sollten alle Fachbereiche von Anfang an in die Planung miteinbezogen werden. Diese Maßnahme erhöht auch die Akzeptanz bei den Mitarbeitern, die die Software später täglich zum Einsatz bringen sollen. Sofern es geplant ist, auch externen Dienstleistern wie etwa Geschäftspartnern oder Kunden einen Zugang zur Software zu ermöglichen, sollte auch deren Meinung zu den Anforderungen an das Projektmanagement-Tool gehört werden.

Ebenfalls bedeutsam ist Bewältigung der mit der Einführung der Software verbundenen Ziele. Frage Dich: Kann die angebotene Software diese Ziele erfüllen? Die perfekte Softwarelösung deckt alle Anforderungen mühelos ab. Sind wichtige Features nicht implementiert, muss das Systemhaus Erweiterungen anbieten, die den Bedarf zukünftig abdecken. Auch der Support ist wichtig! Nicht jeder Hersteller von Projektmanagement-Tools bietet einen Telefonsupport an. Gute Erreichbarkeit zur schnellen Lösung von Problemen ist zwingend notwendig. Auch eine aktive und umfangreiche Online-Community, die zügig Antworten auf Fragestellungen liefern kann, ist von Vorteil.

Ein wesentlicher Punkt muss die Skalierbarkeit der Software sein. Wächst das Unternehmen, muss die Software mitwachsen. Das schließt auch Funktionen mit ein, die zum gegenwärtigen Zeitpunkt noch nicht gebraucht werden.

Was sind die wichtigsten Funktionen bei einem Projektmanagement-Tool?

Jede Projektmanagement-Software hat ihre eigenen Spezifikationen. Wenn Du jedoch wissen möchtest, welche Funktionalitäten für Dein Management nötig sind, wirf einen Blick auf die folgenden Leistungsmerkmale:

Planung

Damit das ganze Team den Überblick über alle geplanten Aufgaben, Termine und Fristen behält, ist die Projektplanung das A und O.

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Mit einem Projektmanagement-Tool kann der Projektmanager Aufgaben verteilen und Verantwortlichkeiten delegieren. Ein gemeinsamer Kalender verschafft Klarheit bei der Terminplanung wichtiger Projektmeilensteine.

Aufgabenverwaltung

Die Aufgabenverwaltung ermöglicht den Fahrplan eines Projektes. Üblicherweise unterteilt der Projektmanager das Projekt dazu in einzelne Etappen. Diesen Zwischenzielen können wiederum einzelne Aufgabenschritte zugeordnet werden. Auch Fristen und Projektbudgets lassen sich einteilen. Somit bietet das Tool ein übersichtliches Aufgabenmanagement

Kommunikation

Für ein reibungsloses Teamwork ist eine störungsfreie Kommunikation wichtig.

Projektmanagement Tools Kommunikation

Nur wenn das Team Informationen teilen und sich über einzelne Aufgaben austauschen kann, kommt das Projekt voran. Chats, Videokonferenzräume sowie die Integration von Tools wie E-Mail-Clients, externe Cloud-Speicher und das hochladen von Excel-Charts oder PDF-Dateien ist deshalb für einen angenehmen Workflow wichtig.

Budget- und Ressourcenmanagement

Das Verwalten von Budgets und Ressourcen ist auch eine wichtige Funktion in einem Projektmanagement-Tool. Durch die transparente Darstellung von Kosten lassen sich Potenziale zur Einsparung erkennen.

Zeiterfassung

Mit der Zeiterfassung realisiert der Projektmanager, welche Aufgabenschritte im Projekt am meisten Arbeitszeit benötigen. So kann er den Arbeitsaufwand bei vergleichbaren Projekten besser kalkulieren und ggf. auch Prozesse optimieren.

Reporting

Das zur Verfügung stellen von Kennzahlen macht die einzelnen Projekte für den Projektmanager vergleichbar. Bei der Auswertung der Daten lässt sich erkennen, in welchen Bereichen Potenzial zur Verbesserung vorhanden ist.

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Fazit

Der Nutzen von Projektmanagement-Tools ist durch den Einsatz in vielen Unternehmen erwiesen. Obwohl die Auswahl riesig ist und die Preise variieren, ist die Anwendung für jedes Unternehmen, die ihre Projekte im Griff haben wollen eine enorme Erleichterung der Abläufe. Im Prinzip amortisiert sich die Investition durch das Einsparungspotenzial mit einem Projektmanagement-Tool bei der Planung, Durchführung und Abrechnung von Projekten. Wer seinen Bedarf genauestens kennt und auch für die Zukunft vorausplant, hat die Möglichkeit mitwachsende Tools auszuwählen. Die Schulung und Einarbeitung und besonders die Akzeptanz der Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens, sowie der Support und auch die rechtlichen Grundlagen sind Kriterien, die vor dem Kauf geprüft werden sollten. Ansonsten erfüllen die Tools so ziemlich alle Anforderungen, die im Projektmanagement anfallen. Letztendlich ist ein Projektmanagement-Tool kein Ersatz für den Projektmanager, der den Einsatz des Tools plant und kontrolliert und den Anspruch an das Projektmanagement genau kennt. Budgetplanung, Einhaltung und Kontrolle der Abläufe, absolute Teamfähigkeit und plattformübergreifender Zugriff in einer Cloud oder auf dem Server der Anbieter sind die Regel.

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