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Projektmanagement-Tools: Die besten Anbieter im Vergleich!

    Inhaltsverzeichnis:

Was ist Projektmanagement?

Der Begriff »Projektmanagement« benennt die Organisation und Durchführung verschiedener Projekte. Das Projektmanagement umfasst den gesamten Prozess von der Planung und Initiierung eines Projektes über dessen Steuerung und Kontrolle bis hin zum Projektabschluss. Der Projektmanager unterteilt das Projekt üblicherweise in sinnvolle Aufgabenpakete, überwacht den Fortschritt des Projektes sowie die Einhaltung des Budgets.

Wer sich noch nie mit Projektmanagement-Tools befasst hat, fühlt sich vom Angebot der verfügbaren Software vielleicht auf den ersten Blick erschlagen. Bei einer Vielzahl von angebotenen Features für unterschiedliche Bereiche verliert nicht nur der Einsteiger leicht den Überblick. Mit diesem Artikel wollen wir den Dschungel der Projektmanagement-Tools für Dich ein wenig lichten. Ziel ist, es Dir Denkanstöße für den Einsatz von Software für das Projektmanagement zu geben und Dir außerdem die relevantesten Lösungen in der Branche kurz vorzustellen. Ganz ohne Programmierkenntnisse, für jeden Geldbeutel verfügbar, als Cloud-Lösung oder auf dem eigenen Server. Wir zeigen Dir die Fallstricke bei der Planung und Implementierung von Projektmanagement-Software auf. Damit Du am Ende dieses Artikels kompetent mitreden kannst.

 

Zudem haben wir Euch gefragt, welches Projektmanagement-Tool ihr verwendet. Das Ergebnis haben wir für Euch in einer Vergleich-Tabelle festgehalten und werden das in regelmäßigen Abständen aktualisieren.
Wenn Du das erste Mal auf dieser Seite bist, selbst eine Projektmanagement-Tool im Einsatz hast und Dich einbringen möchtest, laden wir Dich gerne ein unsere dauerhafte Umfrage mit Deiner Stimme weiter zu verbessern.

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Die besten Anbieter im Vergleich

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Wie funktioniert eine Projektmanagement-Software?

Die Projektmanagement-Software vereint Funktionalitäten wie die Aufgabenverwaltung, die Kommunikation im Team, die Kostenkontrolle und die Zeiterfassung. Sie unterstützt den Projektmanager bei der Implementierung standardisierter Prozesse innerhalb eines Teams oder einer Organisation. So unterteilt der Projektmanager mithilfe der Software ein Projekt in sinnvolle Abschnitte, die von den Teilnehmern eines Teams mit Aufgabeneinheiten, sogenannten »To-do’s« gefüllt werden. Die Bewältigung von Aufgaben erfolgt meistens nach bestimmten Organisationsmethoden wie Kanban, Scrum oder der Wasserfall-Methodik. Auch wenn moderne Projektmanagement-Software leistungsfähig ist, so ist sie jedoch niemals ein Ersatz für die Kompetenz des Projektmanagers. Projektmanagement-Software kann für unterschiedliche Branchen bzw. Zwecke maßgeschneiderte Lösungen bieten. Je nach Zielsetzung kann Projektmanagement-Software durch die Integration von Erweiterungen wie z.B. E-Mail-Diensten, Datei-Uploads oder Videokonferenz-Systemen an die Bedürfnisse der Organisation angepasst werden.

Eine wichtige Funktion für den Projektmanager ist das Reporting. Spezielle Überwachungsfunktionen wie die Erfassung des Zeitaufwands, die buchhalterische Kontrolle des Projektbudgets sowie die Kontrolle des Projektfortschritts sind für den Projektmanager essenziell. Der Großteil der angebotenen Lösungen ist heutzutage cloudbasiert. Das bedeutet die Projektmanagement-Software läuft direkt auf dem Server des Herstellers. Dies hilft zum einen Kosten zu sparen, sie berührt indes Fragen des Datenschutzes. Gerade die US-amerikanischen Lösungen entsprechen nicht zwangsläufig den Anforderungen der strengen europäischen Datenschutzgesetze. Einige Anbieter offerieren deshalb die Möglichkeit, die Projektmanagement-Software auch auf dem eigenen Server on-premise zu installieren.

Vorteile eines Projektmanagement-Tools

Die Implementierung eines Projektmanagement-Tools bietet glasklare Vorteile, die vor allem in der effektiveren Organisation der Arbeitsabläufe begründet ist. Denn die für jeden Mitarbeiter nachvollziehbare Strukturierung und Harmonisierung der Arbeitsabläufe führt zu einer effizienteren Arbeitsweise im gesamten Team. Somit spart die Organisation durch den Einsatz einer Projektmanagement-Software langfristig Kosten bei gleichbleibender Qualität der Leistungserbringung. Wie sieht diese Optimierung in den einzelnen Bereichen aus?

Im Controlling:
Die Software ermöglicht dem Projektmanager, alle wesentlichen Informationen über den Stand der Dinge in einem Projekt in Echtzeit zu erhalten. Diese nutzt er als Entscheidungsgrundlage für die Projektsteuerung. Er kann somit aktiv eingreifen und das Risiko, gesetzte Projektziele zu verfehlen, deutlich reduzieren.

Im Team:
Die Bereitstellung der Projektmanagement-Software in der Cloud und die dadurch ermöglichte Verfügbarkeit auf unterschiedlichen Endgeräten (Desktop, Tablet, Smartphone) ermöglicht eine wirkungsvolle Zusammenarbeit im Team. Jedes Teammitglied ist auf dem Laufenden, was den Projektfortschritt der Kollegen betrifft. Ein fachlicher Austausch, Hilfestellung bei aufkeimenden Problemen und eine effiziente Arbeits-Abstimmung sind jederzeit möglich. Zeitintensive Meetings werden dadurch überflüssig. Besonders attraktiv ist dieser Vorteil für Teams, die auf unterschiedliche Standorte verteilt sind oder gar Zeitzonen überwinden müssen.

Bei der Lohn-Buchhaltung:
Durch die Verfügbarkeit aller Daten in der Software vereinfacht sich auch die Abrechnung der geleisteten Arbeit für die Lohn-Buchhaltung. Denn die eingesetzte Arbeitszeit jedes Mitarbeiters ist auslesbar. Das beschleunigt auch die Rechnungslegung für den Kunden.

Beim Kunden:
Die effizientere Arbeitsweise der Organisation führt letztendlich auch zu einer höheren Kundenzufriedenheit dank höherer Kosteneffizienz und Termintreue.

Wer sollte sich mit einem Projektmanagement-Tool auseinandersetzen?

Ein Projektmanagement-Tool ist für große und mittelständische Unternehmen gleichermaßen sinnvoll wie für Start-ups oder Freiberufler. Es kommt eben auf die Anforderungen in der Kollaboration an. Sollen komplette Abteilungen übergreifend mit der Software arbeiten oder nur einzelne Bereiche? Müssen externe Dienstleister oder Kunden einen Zugriff zur Software erhalten, oder läuft die Kommunikation ausschließlich intern? Grundsätzlich erleichtert und optimiert ein Projektmanagement-Tool Prozesse im Unternehmen. Der Einsatz entsprechender Software ist somit vorrangig für alle Personen sinnvoll, die in einem definierten Rahmen ein oder mehrere Projekte mit einem Team an Mitarbeitern umsetzen möchten. Die Planung und Steuerung von Projektenkann natürlich auch mit herkömmlicher Bürosoftware durchgeführt werden. Der Vorteil einer vielleicht sogar cloudbasierten All-in-one Lösung liegt aber in der Konzentration aller Prozesse auf eine Lösung. Darum sollten sich alle Personen mit dem Einsatz eines Projektmanagement-Tools auseinandersetzen, die abteilungsübergreifend bzw. Teamübergreifend Prozesse umsetzen müssen und diese nicht nur genauer überwachen sondern auch effizienter gestalten wollen. Der Wille zur Optimierung im Einsatz von Budgets und Ressourcen ist eine gute Triebfeder für die Beschäftigung mit den dargebotenen Features einzelner Projektmanagement-Software.

Nachteile eines Projektmanagement-Tools

Natürlich birgt der Einsatz einer Projektmanagement-Software auch Nachteile. Diese sollen hier nicht unerwähnt bleiben. Auf den ersten Blick fallen die häufig hohen Anschaffungskosten ins Gewicht. Diese relativieren sich allerdings je länger die Software im Unternehmen eingesetzt wird. Vorausgesetzt die Software wird von den Mitarbeitern korrekt benutzt und die vorgegebenen Arbeitsabläufe eingehalten.

Apropos Mitarbeiter: Gerade die Schulung und Einarbeitung der Mitarbeiter in die Software erhöht anfänglich den Zeitaufwand. Auch der Zwang zur lückenlosen Dokumentation der einzelnen Arbeitsfortschritte und dem damit möglicherweise erforderlichen Mehraufwand stößt nicht bei jedem Mitarbeiter im Team auf Gegenliebe. Die Einführung neuer Software kann im Unternehmen also einen Interessenkonflikt auslösen. Der wichtigste Vorteil, die Effizienzsteigerung der Arbeitsabläufe, kann somit durch einzelne Mitarbeiter ad-absurdum geführt werden, wenn diese die einzelnen Schritte nicht richtig umsetzen oder ihre Arbeit nicht lückenlos dokumentieren.

Auch die Auswahl der zur Organisation passenden Software ist wichtig! Jedes Projektmanagement-Tool bietet unterschiedliche Konfigurationen. Zu unflexible, starre Systeme können sich vor allem bei komplexeren Aufgabenstellungen als nachteilig erweisen. Der gewährte Vorteil der Übersichtlichkeit für den Projektmanager geht dann möglicherweise verloren.

Auf was solltest Du bei der Auswahl besonders achten?

Der wohl wichtigste Aspekt für die Auswahl des geeigneten Projektmanagement-Tools ist die einfache Bedienbarkeit für den Anwender. Jeder Mitarbeiter muss die Software mühelos gebrauchen können. Ansonsten ist die Hürde das Programm zu benutzen zu hoch. Um dem vorzubeugen, sollten alle Fachbereiche von Anfang an in die Planung miteinbezogen werden. Diese Maßnahme erhöht auch die Akzeptanz bei den Mitarbeitern, die die Software später täglich zum Einsatz bringen sollen. Sofern es geplant ist, auch externen Dienstleistern wie etwa Geschäftspartnern oder Kunden einen Zugang zur Software zu ermöglichen, sollte auch deren Meinung zu den Anforderungen an das Projektmanagement-Tool gehört werden.

Ebenfalls bedeutsam ist Bewältigung der mit der Einführung der Software verbundenen Ziele. Frage Dich: Kann die angebotene Software diese Ziele erfüllen? Die perfekte Softwarelösung deckt alle Anforderungen mühelos ab. Sind wichtige Features nicht implementiert, muss das Systemhaus Erweiterungen anbieten, die den Bedarf zukünftig abdecken. Auch der Support ist wichtig! Nicht jeder Hersteller von Projektmanagement-Tools bietet einen Telefonsupport an. Gute Erreichbarkeit zur schnellen Lösung von Problemen ist zwingend notwendig. Auch eine aktive und umfangreiche Online-Community, die zügig Antworten auf Fragestellungen liefern kann, ist von Vorteil.

Ein wesentlicher Punkt muss die Skalierbarkeit der Software sein. Wächst das Unternehmen, muss die Software mitwachsen. Das schließt auch Funktionen mit ein, die zum gegenwärtigen Zeitpunkt noch nicht gebraucht werden.

Was sind die wichtigsten Funktionen bei einem Projektmanagement-Tool?

Jede Projektmanagement-Software hat ihre eigenen Spezifikationen. Wenn Du jedoch wissen möchtest, welche Funktionalitäten für Dein Management nötig sind, wirf einen Blick auf die folgenden Leistungsmerkmale:

Planung 
Damit das ganze Team den Überblick über alle geplanten Aufgaben, Termine und Fristen behält, ist die Projektplanung das A und O. Mit einem Projektmanagement-Tool kann der Projektmanager Aufgaben verteilen und Verantwortlichkeiten delegieren. Ein gemeinsamer Kalender verschafft Klarheit bei der Terminplanung wichtiger Projektmeilensteine.

Aufgabenverwaltung
Die Aufgabenverwaltung ermöglicht den Fahrplan eines Projektes. Üblicherweise unterteilt der Projektmanager das Projekt dazu in einzelne Etappen. Diesen Zwischenzielen können wiederum einzelne Aufgabenschritte zugeordnet werden. Auch Fristen und Projektbudgets lassen sich einteilen. Somit bietet das Tool ein übersichtliches Aufgabenmanagement

Kommunikation 
Für ein reibungsloses Teamwork ist eine störungsfreie Kommunikation wichtig. Nur wenn das Team Informationen teilen und sich über einzelne Aufgaben austauschen kann, kommt das Projekt voran. Chats, Videokonferenzräume sowie die Integration von Tools wie E-Mail-Clients, externe Cloud-Speicher und das hochladen von Excel-Charts oder PDF-Dateien ist deshalb für einen angenehmen Workflow wichtig.

Budget- und Ressourcenmanagement 
Das Verwalten von Budgets und Ressourcen ist auch eine wichtige Funktion in einem Projektmanagement-Tool. Durch die transparente Darstellung von Kosten lassen sich Potenziale zur Einsparung erkennen.

Zeiterfassung 
Mit der Zeiterfassung realisiert der Projektmanager, welche Aufgabenschritte im Projekt am meisten Arbeitszeit benötigen. So kann er den Arbeitsaufwand bei vergleichbaren Projekten besser kalkulieren und ggf. auch Prozesse optimieren.

Reporting 
Das zur Verfügung stellen von Kennzahlen macht die einzelnen Projekte für den Projektmanager vergleichbar. Bei der Auswertung der Daten lässt sich erkennen, in welchen Bereichen Potenzial zur Verbesserung vorhanden ist.

Alle Anbieter f├╝r Projektmanagement-Tools

5pm

5pm

5pm, der Name ist Programm bei diesem Projektmanagement-Tool. Alle Aufgaben bis zum Feierabend nach der klassischen Getting-Things-Done Methode erledigt zu haben ist das Ziel dieser Software. 5pm unterteilt Projekte in Aufgaben und Aktivitäten und macht für jeden Benutzer die eigenen Aufgaben sichtbar. Auf einer Timeline wird im Gantt-Format der komplette Workflow visualisiert. Alle Mitglieder des Teams sind mit ihren Kontaktdaten hinterlegt und können im Chat in Echtzeit miteinander kommunizieren. Daten können sehr einfach aus CSV/Excel Microsoft Project oder Basecamp importiert werden. Die gesamte Google Suite und die Produkte der Office 365-Familie sind in 5pm integriert. Weitere Programme lassen sich anstandslos hinzufügen. Denn 5pm verfügt über eine Open API, mit der Entwickler ihre eigenen Add-ons programmieren können. Das Preismodell ist auf die Anzahl der Nutzer zugeschnitten. Das kostengünstigste Abonnement inkludiert bis zu fünf Anwender, die maximal zehn aktive Projekte in 5pm bearbeiten. Das Unternehmen gewährt Interessenten eine 14-tägige Testphase gratis.

AceProject

aceproject

Projektmanagement organisiert in Listen und Zeitplänen, das bietet die cloudbasierte Software AceProject. Dank der API-Schnittstelle genießt der Anwender größtmögliche Flexibilität. Beispielsweise lassen sich auf diese Weise Excel-Tabellen problemlos in AceProject hochladen. Aber auch weitere Add-Ons oder gar eigene Lösungen können mit AceProject verknüpft werden. Die Software bietet darüber hinaus alles was eine solide Projektmanagement-Software benötigt: Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung der einzelnen Aufgabenschritte und ein Chat-Tool zur Live-Kommunikation im Team. Die grafische Umsetzung der Software mutet im Vergleich zum Wettbewerb jedoch etwas bieder rund monoton an. Wer jedoch ein klassisches Projektmanagement-Tool benötigt, kann mit AceProject durchaus glücklich werden. Kleine Teams bis zu drei Anwendern, nutzen die Software dauerhaft gratis. Das lohnt sich vor allem dann, wenn nur die Standard-Funktionen der Software zum Einsatz kommen sollen. Danach unterteilt sich die Nutzeranzahl in bis zu zehn Mitarbeiter (Standard), 30 Anwender (Advanced), bis zu 100 Anwender (Silver) und unlimitiert (Gold). Die API-Schnittstelle und tägliche Sicherheitsbackups sind jedoch erst ab der Standard-Variante im Preis enthalten.

ActiveCollab

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Die Kundenliste von ActiveCollab kann sich sehen lassen. Microsoft, die Nasa oder auch die Deutsche Telekom gehören neben anderen zu den aktiven Anwendern dieses Projektmanagement-Tools. Die Firma wirbt damit, dass ihre Software auf intuitive Art und Weise benutzt werden kann, um Arbeitsabläufe im Team zu planen und zu organisieren. Das geschieht mittels Drag-and-drop in Listen und Zeitplänen, die auf eingängige Art und Weise angeordnet werden können. ActiveCollab stellt App-Lösungen für den Desktop und das Smartphone zur Verfügung. So können Nutzer jederzeit von jedem Ort aus auf die Software zugreifen. Schnittstellen zu Basecamp, Asana, Trello und Wrike erleichtern den Umstieg von bzw. die Kollaboration mit diesen Plattformen. Ein besonderes Feature in ActiveCollab sind die Payment-Gateways. Diese ermöglichen es dem Projektmanager, Zahlungen für die Arbeit an einzelnen Projekten direkt vom Kunden über PayPal oder Stripe zu empfangen. Die Preisgestaltung bei ActiveCollab ist genauso simpel gehalten wie die hohe Bedienfreundlichkeit des Tools. Pro Nutzer wird eine Lizenzgebühr abgerechnet. Für jährliche Zahlungen gibt es einen Rabatt von 15 Prozent.

Airtable

airtable

Einen neuen Ansatz in der Form der Zusammenarbeit einzelner Mitglieder eines Teams fand die Firma Airtable aus San Francisco. Airtable ermöglicht Anwendern eine flexible Darstellung ihrer Aufgabenansicht. Als Tabelle, Kalender, Galerie oder Kanban-Board. Dabei unterteilt das Projektmanagement-Tool die Aufgaben nach Prioritäten. Aufgaben mit hoher Priorität stehen oben und können per Mausklick als erledigt abgehakt werden. Aufgaben lassen sich per Drag-and-drop anderen Teammitgliedern zuordnen. Airtable integriert eine große Zahl an externen Tools. Von Facebook über Twitter bis zu Gmail und Wunderlist können Notizen, Aufgaben oder E-Mails sehr leicht in Airtable dargestellt werden. Besonders überzeugt Airtable bei der Darstellung sämtlicher Inhalte als sogenannte »Blocks«. Diese fortlaufenden Content-Blöcke könne auch im Airtable Universe geteilt werden. Vorlagen erleichtern Projektmanagern das Anlegen neuer Organisationsprozesse. Herausragend: Airtable erstellt automatisch von allen Inhalten einen Snap-Shot, der jederzeit abgerufen werden kann. Die Historie einzelner Arbeitsschritte ist somit für den Projektmanager per Mausklick nachvollziehbar. Auch bei abgeschlossenen Projekten. Die Grundfunktionen von Airtable sind unbegrenzt kostenlos benutzbar. Wer mehr Features benötigt setzt auf die immer noch kostengünstigen Plus- oder Pro-Versionen.

Asana

asana

Hinter diesem Projektmanagement-Tool steckt Facebook-Mitgründer Dustin Moskovitz. Sein Ziel war es, die Produktivität der Facebook-Mitarbeiter deutlich zu erhöhen. Asana arrangiert Projekte innerhalb von Organisationen und Workspaces, die wiederum durch Aufgaben und Unteraufgaben gespeist werden. Alle Teammitglieder, die sich mit der E-Mail-Adresse einer Firma anmelden, werden automatisch derselben Organisation zugeordnet. Von dort aus können anschließend einzelne Teams gebildet werden. Einzelpersonen oder Nutzer mit einer Freemail-Adresse wie etwa Google-Mail erhalten direkt einen Workspace. Asana ist vor allem für Teams spannend, die nach der Methode »Getting Things Done« arbeiten möchten. Das Projektmanagement-Tool Asana gewährt Einsteigern eine 30-tägige Testphase für Asana Premium. Business und Enterprise-Lösungen für Firmen bieten verbesserten Support und individuelle Lösungen wie die Möglichkeit zum Datenexport. Der Vorteil bei Asana liegt eindeutig im unkomplizierten Schnellstart eines ausgereiften Projektmanagement-Tools. Seine Komplexität ist jedoch nichts für Anfänger, die sich erstmals mit jener Software-Kategorie befassen. Größtes Defizit von Asana ist dagegen die fehlende Offline-Funktion. Ohne Internetzugang läuft bei diesem Projektmanagement-Tool nichts. D.h. bist Du nicht mit dem Internet verbunden, kommst Du nicht an Deine Daten.

Basecamp

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Basecamp ist eines der bekannten Urgesteine der Branche im Bereich Projektmanagement. Das Tool reduziert die Teamarbeit online auf das wesentliche: Kommunikation, Austausch von Dokumenten, Meilensteine und To-do Listen. Dies ist vor allem für Organisationen interessant, die stark Kommunikationsgetrieben agieren. Herzstück von Basecamp sind der Chat zur Live-Kommunikation, das Message Board, der Bereich zur Aufgabenplanung (To-do) und ein Kalender zur Terminierung. Basecamp kommt mit einem großzügig bemessenen Cloud-Speicher von 500 GB daher. Darum entfällt beim hochladen von Dateien die Integration von Diensten wie Google Drive oder Dropbox. Nachteilig ist die fehlende Möglichkeit zur statistischen Auswertung der gesetzten Meilensteine. Projektmanager erhalten mit Basecamp somit keine aussagekräftigen Kennzahlen zur Performance des Teams. Was vor allem für die Optimierung zukünftiger Projekte hinderlich ist. Weiterhin schlecht ist die begrenzte Übersichtlichkeit von Basecamp. Sollen viele Anwender das Projektmanagement-Tool benutzen, ist von Basecamp eher abzuraten. Der Fokus liegt hier ganz klar auf dem Austausch von Informationen. Komplexe Projekte werden in Basecamp schnell unübersichtlich. Beim Pricing ist Basecamp gegenüber dem Wettbewerb durchaus attraktiv. Pro Organisation berechnet Basecamp lediglich $99 pro Monat. Dafür sind sämtliche Features sowie 500 GB Cloudspeicher enthalten.

Bitrix24

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Das Projektmanagement-Tool Bitrix24 ist sowohl als cloudbasierte Lösung als auch zur Installation on-premise auf dem eigenen Server verfügbar. Schwerpunkte von Bitrix24 sind die interne Projektkommunikation und das Customer-Relationship-Management. Die Aufgabenverwaltung wird nach der Methodik des Kanban organisiert. Auf einen Blick sieht der Nutzer die einzelnen Karten, die dem jeweiligen Status »neu«, »in Arbeit« oder »erledigt« zugeordnet sind. In einer Timeline kann der Projektmanager die Projektplanung steuern und durch Gantt-Diagramme auch auswerten. Bitrix24 stellt zur Kommunikation im Team, einen Team-Chat, Videokonferenzen und Dokumentenmanagement zur Verfügung. Ergänzend können aus dem CRM Angebote, Rechnungen und eingegangene Zahlungen mit dem Projektmanagement verknüpft werden. Erweiterungen von Tools wie Slack, Zapier und MailChimp bereichern das Leistungsspektrum dieses Projektmanagement-Tools. Die Basisfunktionen sind für bis zu 12 Nutzer jederzeit kostenlos verfügbar. Die Tarife unterteilen sich weiterhin in »Plus« und »Standard« für Teams von 24 bis zu 50 Leuten. Umfangreichere Organisationen mit mehr als 50 Leuten buchen den unbegrenzten Professional-Tarif.

Clarizen

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Besonders flexibel in der Gestaltung der Benutzeroberfläche ist das Projektmanagement-Tool Clarizen. Bis zu sechs unterschiedliche Ansichten sind darstellbar. Zudem können Nutzer aus einer Vielzahl von Projekt-Vorlagen auswählen. Die Übersichtlichkeit von Clarizen macht es den Endanwendern leicht, dieses Tool in ihrem Arbeitsalltag anzuwenden. Mit Clarizen können Projektmanager nicht nur einzelne Projekte und Prozesse steuern. Auch Ressourcen und Budgets lassen sich mit dieser Software sehr einfach verwalten. Eine große Anzahl von Reportings geben dem Projektmanager den Überblick über sämtliche definierte Ziele. Clarizen ist bereits seit 2006 auf dem Markt. Daher ist die Software mit vielen unentbehrlichen Programmen aus dem Geschäftsalltag kompatibel. Outlook, Google Drive, Salesforce sind nur einige von ihnen. Ein Wort zum Preismodell: Clarizen bietet für sein Projektmanagement-Tool verschiedene Stufen an. Unterschieden wird zwischen Unlimited und Enterprise. Der Preis pro Nutzer ist individuell und wird bei Clarizen auf Anfrage auf den Bedarf des Kunden zugeschnitten berechnet. Eine Testphase von 30 Tagen kann vorab persönlich angefragt werden.

Copper Project

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Die Kompetenz von Copper Project liegt im Fokus auf dem Custormer-Relationship-Management (CRM). Vor allem im Bereich Sales ist dieses Tool daher von großem Nutzen. Sämtliche Kontakte lassen sich problemlos importieren und stehen dem Anwender auf Knopfdruck zur Verfügung. Der Workflow ist für alle Teammitglieder übersichtlich gestaltet und lässt sich per Drag-and-drop organisieren. Neben der klassischen Unterteilung von Projekten in Zwischenzielen und Aufgaben bietet dieses Projektmanagement-Tool einen Kalender sowie Budgetplanung. Ein Feature zur Rechnungsstellung ist ebenfalls enthalten. Eine Besonderheit von Copper Project ist die Integration der kompletten Google Suite. Weiterhin gibt es Schnittstellen zu Slack und Zapier. Mit Zapier ist es möglich, beliebige Programme in Copper Project zu integrieren. Das Preismodell ist in drei Kategorien unterteilt. Basic, Professional und Business. Während die ersten beiden Kategorien nur eingeschränkte Funktionsmöglichkeiten und begrenzten Cloud-Speicher bieten, ist Business auf Anwender zugeschnitten, die ernsthaft mit diesem Tool arbeiten möchten. Die kostenlose Testphase umfasst 14 Tage.

factro

factro

Wer aus Gründen des Datenschutzes auf der Suche nach einem DSGVO-Konformen Projektmanagement-Tool ist, sollte sich factro ansehen. Das Unternehmen aus Bochum bietet mit seiner Cloud-Lösung eine Software irgendwo zwischen Trello und Microsoft Project, die auf in Deutschland gehosteten Servern läuft. Die Stärke von factro ist die hohe Benutzerfreundlichkeit, die auch Anfängern einen zügigen Einstieg mit diesem Projektmanagement-Tool ermöglicht. Herzstück der Software ist der Projektstrukturbaum, indem einzelne Aufgaben per Mausklick zu Aufgabenpaketen geschnürt werden können. Auch ein Kanban-Board ist bei factro enthalten. Mit dem individuellen Kalender und einem Team-Kalender behalten alle Mitglieder ihre Fristen im Blick. Factro lässt sich, sofern ein Internetzugang besteht, direkt aus dem Browser öffnen und kann via App auch im Smartphone genutzt werden. Die Grundfunktion ist für bis zu zehn Nutzer kostenlos in der Basic Cloud verfügbar. Wer projektübergreifend arbeiten möchte, benötigt indes die Business Cloud. Ein Nachteil bei factro ist die noch in der Entwicklung befindliche API. Externe Programme oder eigene Lösungen können somit bis jetzt nicht in factro integriert werden. Beim Pricing ist factro allerdings besonders fair. Wer factro monatlich bezahlt, kann die Software auch monatlich kündigen.

HelloHq

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Die HQLabs GmbH aus Hamburg zeichnet sich für HelloHq verantwortlich. Das Projektmanagement-Tool charakterisiert sich selbst als All-in-one Business- und Agentursoftware, die neben dem klassischen Projektmanagement auch für die Zeiterfassung und zur Rechnungslegung genutzt werden kann. Sie richtet sich also speziell an Werbeagenturen. Und so finden sich in der Kundenliste auch viele namhafte Agenturen aus der Werbebranche. HelloHq bildet Projektverläufe in Gantt-Charts ab. Die Stärke dieser Software liegt eindeutig in der Verknüpfung von Prozessen. So lassen sich aus Angeboten sofort Projektpläne generieren, deren Aufgaben dann einzelnen Teammitgliedern zugewiesen werden können. Umgekehrt können aus Projektplänen Angebote für den Kunden erstellt werden. Auch das Anlegen eigener Projektvorlagen ist lobenswert. Das Hosting der cloudbasierten Software HelloHq ist ISO 27001 zertifiziert und befindet sich am Standort Deutschland. Das Preismodell unterscheidet sich in Team, Pro und Enterprise. Bei Pro und Enterprise fällt zu den Nutzerlizenzen eine Grundgebühr an. Bei der Vorauszahlung über einen Zeitraum von 24 Monaten gewährt HelloHq einen großzügigen Rabatt.

Jira Core

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Speziell für Software-Entwickler wurde dieses Programm ursprünglich zugeschnitten. Mit Jira Core lässt sich der gesamte Workflow einer Softwareschmiede von der Ideenphase über die Kreation bis zum Support abbilden. Anwender können aus einem Pool von über 800 Erweiterungen, sogenannten Add-Ons, schöpfen und das Projektmanagement-Tool aus dem Hause Atlassian (u.a. Trello) nach ihren Wünschen konfigurieren. Im Mittelpunkt steht dabei immer die Zusammenarbeit einzelner Mitarbeiter im Team. Für kleine Organisationen ist Jira Core eher nicht geeignet. Um Jira Core vollumfänglich nutzen zu können, muss die Enterprise-Lösung abonniert werden. Nur dann können die Add-Ons installiert werden. Jedoch lässt sich Atlassian jeden einzelnen Baustein extra bezahlen. Je mehr Tools in Jira Core integriert werden, umso teurer wird es. Das sprengt blitzartig das zur Verfügung stehende Budget kleinerer Teams. Zumindest können Neueinsteiger Jira Core sieben Tage lang intensiv kostenlos testen. Ein Pluspunkt ist außerdem die Möglichkeit, die Software auch auf dem eigenen Server als on-premise Lösung zu betreiben.

Mavenlink

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Mavenlink ist nach eigenen Angaben eine der ersten Softwareschmieden, die vor einem Jahrzehnt ein cloudbasiertes Projektmanagement-Tool auf den Markt brachte. Schön ist die übersichtliche Gestaltung der Benutzeroberfläche in Mavenlink. Auf der linken Hälfte des Bildschirms zeigt Mavenlink die Aufgaben eines Projektes als To-do Liste an. Der zeitliche Verlauf des Projekts wird hingegen auf der rechten Bildschirmhälfte abgebildet. Sämtliche Projekte können in Mavenlink in Projektvorlagen gespeichert werden. Dies erleichtert dem Projektmanager beim Aufsetzen ähnlicher Projekte die Arbeit erheblich. Jeder Projektmanager kann in Mavenlink sein eigenes individuelles Projektportfolio zusammenstellen, um den Überblick über alle Kennzahlen im Projektablauf zu behalten. Vorteilhaft sind auch die ausgewählten Add-ons zu beliebten Programmen wie Microsoft 365, die Google Suite oder Hubspot. Einsteiger können das Projektmanagement schon ab der Version »Professional« nutzen. In der Premier-Version ist zusätzlich die Zeiterfassung und die Planung von Budgets und Ressourcen enthalten. Die kostenlose Testphase kann bei Mavenlink über die Webseite gesondert angefragt werden.

MeisterTask

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Noch ein Produkt aus Deutschland: MeisterTask nimmt für sich selbst in Anspruch, das intuitivste Projekt- und Taskmanagement-Tool im Web zu sein. Die Software ist nach dem Kanban-System organisiert. Es geht also darum, Dinge in einer Liste zu notieren und anschließend abzuarbeiten. Mit der App-Lösung können Einträge vom Nutzer kinderleicht sowohl auf dem Desktop als auch auf dem Smartphone vorgenommen werden. Der Tagesablauf lässt sich auf einen Blick übersichtlich darstellen. Einzigartig ist die Verknüpfung mit der Mindmapping-App MindMeister. Visuelle Projektpläne fügen sich so nahtlos in MeisterTask als Aufgabenplan ein. Einzelne Aufgaben können im Team delegiert werden. Die Basisversion, vor allem fürs Taskmanagement ausreichend, ist dauerhaft gratis. Wer die komplette Leistungsfähigkeit von MeisterTask nutzen möchte, also Projektgruppen erstellen, Prozesse automatisieren und Statistiken erhalten will, benötigt den erschwinglichen Pro-Account. Damit lässt sich auch die Schnittstelle zu anderen Programmen öffnen. Da MeisterTask ein Unternehmen aus der Nähe von München ist, stehen die Server in einem deutschen Rechenzentrum. Damit ist diese Softwarelösung als eine der wenigen Projektmanagement-Tools 100 Prozent DSGVO-Konform.

Microsoft Project

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Der Dino unter den Projektmanagement-Tool ist ganz klar Microsoft Project. Bereits im Jahr 1984 kam die erste Version zusammen mit MS-DOS auf den Softwaremarkt. Der Pionier ist ein echter Klassiker des Projektmanagements und Teil der MS-Office-Familie. Kein Wunder, das diese Software die meistbenutzte Projektmanagement-Software auf Windows PCs ist. Über die Jahre hat sich bei Microsoft Project denn auch nicht allzu viel verändert. Die Projektorganisation findet nach wie vor hauptsächlich in Tabellenform statt. Der Projektmanager kann bei Microsoft aus einem wahren Fundus an Vorlagen für sein Projekt schöpfen. Da ist für jeden Zweck das passende Sheet dabei. Echtzeit-Reportings erleichtern die Arbeit des Projektmanagers, um bei Bedarf frühzeitig in den Workflow eingreifen zu können. Wie alle Lösungen aus dem Hause Microsoft gibt es auch Microsoft Project wahlweise als on-premise oder Cloud-Lösung. Microsoft Project ist in den Editionen »Standard«, »Professional« oder »Premium« erhältlich. Das Live-Reporting für den Project-Manager ist nur bei »Professional« oder »Premium« erhältlich.

planio

planio

Planio ist das Ergebnis eines Brainstormings der Berliner Agentur Launch/co. Die Inhaber waren im Jahr 2009 auf der Suche nach einem Projektmanagement-Tool und bemerkten die fehlende Flexibilität der zur Verfügung stehenden Software.
Planio verbindet nun die klassische Aufgabenverwaltung mit agilen Methoden wie Scrum, Kanban oder das Wasserfall-Modell. Der Projektmanager entscheidet bei Planio also selbst, nach welcher Methode er ein Projekt führen möchte. Schön ist bei Planio auch die Implementierung von Wikis als Knowledgebase, sowie die Kommunikationsmöglichkeiten der Teammitglieder in Foren und Blogs. Ein Team-Chat steht als Feature zur Verfügung. Das Pricing bei Planio bemisst sich nach den Projekten und den daran arbeitenden Nutzern. Kleine Teams können die recht günstigen Preismodelle »Silber« oder »Gold« für sich buchen. Größere Teams nutzen »Platinum« oder die kostspielige Enterprise-Lösung. Gehostet wird Planio in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Somit ist die Software kompatibel mit den deutschen Datenschutzgesetzen. Wer es besonders sicher möchte, kann mit Planio übrigens zusätzlich ein Service-Level-Agreement vereinbaren. Das garantiert die permanente Verfügbarkeit der Software.

Podio

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Das zu Citrix Systems gehörende Projektmanagement-Tool Podio versteht sich als virtuelles Großraumbüro. Teams können in Podio sämtliche Prozesse der Zusammenarbeit innerhalb einer Organisation perfekt abbilden. Von der Konferenz über die Projektplanung bis zur Zusammenarbeit an einzelnen Aufgaben, Podio bietet die perfekte Plattform dafür. Die Projektansicht kann sich jeder Anwender individuell in Tabellen oder Kartenform auf dem Desktop anzeigen lassen. Jede Karte ist per Mausklick leicht verschiebbar und kann somit zwischen einzelnen Projekten neu angeordnet werden. Besonders leicht fällt in Podio das Teilen von Dokumenten im Team, und das Delegieren von Aufgaben an einzelne Mitarbeiter. Eine Vielzahl von Erweiterungen wie zum Beispiel Google Drive, Evernote oder Microsoft Exchange ermöglichen die Integration von externen Dokumenten in Podio. Wer eine maßgeschneiderte externe Lösung für das eigene Projekt basteln möchte, freut sich über die integrierte API-Schnittstelle. Weitere Funktionen sind die Zeiterfassung und die Budgetplanung, die vom Projektmanager mit Podio leicht überwacht werden kann. Alle Grundfunktionen lassen sich im Team bis zu fünf Leuten kostenlos testen. Das Basis- und Plus-Paket bietet jeweils angepasste Leistungen für einen Großteil der Anwender. Das Premium-Paket verkauft das Komplettpaket mit den erweiterten Features.

Projectplace

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Gantt und Kanban sind die beiden Formen, mit denen Projekte in Projectplace abgebildet werden. Aufgabenlisten lassen sich in private Aufgaben und Teamaufgaben unterteilen. Erstere sind nur für den Nutzer sichtbar. Die Fortschritte des Teams können in unterschiedlichen Diagrammen übersichtlich dargestellt werden. Besonders sinnvoll: In der Enterprise-Lösung lassen sich Projektvorlagen speichern. Beim Aufsetzen neuer Projekte wird es auf diese Weise möglich einiges an wertvoller Arbeitszeit einzusparen. Wie die meisten Projektmanagement-Tools bietet Projectplace auch eine Schnittstelle für Add-ons sowie eine App für die Nutzung der Software auf dem Smartphone. Da Projectplace bereits seit 1998 am Start ist, verfügt die Software über ein großes Portfolio an Bausteinen, die sich in das Projektmanagement-Tool einbetten lassen. Interessenten können auf der Webseite des Anbieters eine 14-tägige Testphase beantragen. Das Preismodell richtet sich anschließend nach der Größe der Firma und der Anzahl der Benutzer. Der Preis wird bei Projectplace stets auf die maßgeschneiderte Lösung für den Kunden berechnet. Als potenzieller Kunde muss der Projektmanager diesen bei der schwedischen Softwareschmiede Planview vorab erfragen und erhält dann ein individuelles Angebot als Kostenvoranschlag zugeschickt.

Projektron BCS

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Auf der Suche nach einer Lösung die Organisationsprozesse projektübergreifend abbilden kann, sollten sich Anwender die Lösung Projektron BCS einmal genauer ansehen. Das Projektmanagement-Tool der Berliner Projektron GmbH kann mit der Scrum-Methode oder dem Ticket-System betrieben werden. Darüber hinaus ist Projektron BCS ergänzend auch für das CRM und das Bewerbermanagement einsetzbar. Insbesondere das Scrum-Modul ist für die Projektplanung essenziell. Zeit und Aufwand werden definiert. Die Software unterstützt den Projektmanager dabei mit Vorlagen, die angepasst werden können. Die umfangreiche Referenzliste zahlreicher deutscher Unternehmen wie zum Beispiel E.ON oder die Hansemerkur-Versicherungsgruppe sprechen für das seit 1999 am Markt agierende Unternehmen.
Das Preismodell gestaltet sich nach der Anzahl der Benutzer, die sich innerhalb von 24 Stunden in der Software anmelden. Das ist ein faires Preismodell, bei dem die Lizenzen von nur gelegentlich an einem Projekt arbeitenden Teammitgliedern einer Organisation gebündelt werden. Projektron BCS lässt sich in einer Testphase auch kostenlos nutzen. Der Zugang dazu muss bei den Berlinern angefragt werden.

Redbooth

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Redbooth, vormals Teambox, ist ein Projektmanagement-Tool auf Kanban-Basis. Sämtliche Aufgaben lassen sich auf Kanban-Tafeln zu To-do Listen anordnen. Auf jene Weise sehen Nutzer auf einen Blick, was bis dato erledigt werden muss. Zur besseren Übersicht lassen sich alle Aufgaben ferner in einem Kalender darstellen. Mit Projekt-Timelines visualisieren die Nutzer zudem den Status unterschiedlicher Projekte auf einen Click. Produktivitätsberichte stellen dem Projektmanager in detaillierten Auswertungen dar, wie effizient das eigene Team an den einzelnen Projekten arbeitet. Ein besonderes Feature ist die Möglichkeit HD-Videokonferenzen mit Redbooth durchzuführen. So können rasch Teammeetings organisiert und umgesetzt werden. Auch über Städte- und Ländergrenzen hinweg. Die eigene App gewährt Nutzern den persönlichen Freiraum auch mobil auf dem Smartphone oder Tablet. Die Einsteigerversion nennt sich »Pro« und enthält die wesentlichen Features wie unbegrenzte Workspaces, Zeiterfassung und Videomeetings. Die nächstgrößere Business-Version ermöglicht zusätzlich erweiterte Unteraufgaben. Redbooth bietet Integrationen einiger wichtiger Programme wie Evernote, Google Mail, Dropbox oder Zapier.

Ruum by SAP

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Als eine der größten Softwareschmieden Europas kommt natürlich auch SAP nicht umhin, ein eigenes Projektmanagement-Tool auf dem Markt anzubieten. Das Ergebnis ist die Berliner Firma Ruum by SAP. Ruum bietet ein Projektmanagement-Tool vor allem für Salesteams, Human Relations, Supply Chain oder Marketing an. Die Projekte organisiert Ruum by SAP in Task-Listen, Timelines und Communitys. Via Statusmeldungen kann der Projektmanager die Fortschritte der einzelnen Teams nachvollziehen. Teams und Small Businesses arbeiten mit SAP Ruum immer gratis. Dafür erhalten sie 10 GB Cloudspeicher und die Nutzungsmöglichkeit der wesentlichen Funktionen in der Software. Organisationen, die das Potenzial des Projektmanagement-Tools von SAP unbeschränkt nutzen möchten, wie etwa der API-Zugang, das Microsoft Teams Plugin oder die Integrationen von anderer Software-Module von SAP benötigen die Enterprise-Lösung. Das Preismodell muss bei Ruum angefragt werden. Netter Schachzug: Non-Profit-Organisationen arbeiten mit Ruum by SAP im vollen Umfang kostenlos. Hierfür muss man sich als Non-Profit-Organisation einfach bei Ruum by SAP bewerben.

Smartsheet

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Smartsheet verbindet die Vorzüge einer Tabellenkalkulation wie Excel mit den Stärken eines Projektmanagement-Tools. Aufgaben und Projekte werden bei dieser Software in Tabellen organisiert. Zwischen einzelnen Tabellen springt der Nutzer genau wie bei Excel über einzelne Reiter per Mausklick hin und her. So lässt sich kinderleicht ein Projekt in mehreren Tabellen abbilden, die wiederum einzelne Aufgaben präsentieren. Die Kraft dieser Software liegt eindeutig in ihrer Flexibilität. Durch das Tabellensystem kann jede Organisation ihre Vorstellung von einem perfekten Workflow umsetzen. Als Unterstützung stellt Smartsheet eine Vielzahl von Vorlagen bereit. Dank der Benutzeroberfläche, die den MS-Office-Programmen ähnelt, finden sich auch Einsteiger mit diesem Projektmanagement-Tool schnell gut zurecht. Weiterhin sind viele Video-Tutorials verfügbar. Ein Manko ist die begrenzte Integration anderer Programme. Lediglich für Skype for Business, Outlook oder Evernote und einige ausgewählte Dienste bietet Smartsheet Schnittstellen. Für Interessenten ist die Software 30 Tage lang kostenlos. Danach muss eine Lizenz gekauft werden. Die günstige Einzellizenz bietet nur einen sehr eingeschränkten Funktionsumfang. Erst ab dem Abo »Business« lässt sich Smartsheet effektiv nutzen.

Stackfield

stackfield

Das Münchner Unternehmen Stackfield versteht sich als Alternative zu Projektmanagement-Tools wie Slack, Basecamp oder Trello. Schwerpunkte sind die Verwaltung von Aufgaben und die Echtzeitkommunikation im Team. Das Dashboard bietet jedem Nutzer eine individuelle Ansicht der noch zu bearbeitenden Aufgaben. Neue Tasks können vom Anwender sofort akzeptiert werden. Die eigentlichen Aufgabenlisten und Termine werden (in Listenform) im Kalender abgebildet. Auch die Zeiterfassung lässt sich mit dieser Softwarelösung realisieren. Datenschutz wird bei Stackfield sehr ernst genommen. Hosting made in Germany und eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Daten macht Stackfield DSGVO-Konform und in der Anwendung sicher. Die Preise richten sich zum einen nach der Anzahl der Personen im Team. Zwischen fünf und 40 Nutzer pro Organisation sind vorgesehen.
Zum anderen gibt es eine Enterprise-Lösung, die individuell von Stackfield berechnet wird. In allen Preisstufen sind alle Funktionen vollumfänglich nutzbar. Stackfield bietet seinen Anwendern zudem die Möglichkeit, Gäste einzuladen. Diese haben dann Zugriff auf das jeweilige Projekt.

TeamGrid

teamgrid

Die für Agenturen aller Art entwickelte Agentursoftware TeamGrid wird vollständig über den Browser bedient und ist nur in der Cloud verfügbar. Ein selbstständiges Hosting als lokale Installation auf einem eigenen Server wird nicht angeboten.
TeamGrid versteht sich als Full-Service Agentursoftware, die alle relevanten Bereiche der Agenturarbeit abdecken soll. TeamGrid selbst wird in drei verschiedenen Lizenzmodellen angeboten, die einen sehr unterschiedlichen Funktionsumfang bieten. So werden die Bedürfnisse von Freelancern, KMUs sowie Enterprise-Kunden gleichermaßen berücksichtigt. Der Interessent kann sich zwischen drei Laufzeitmodellen entscheiden:

  • 3-Monatsabonnement
  • Jahresabonnement
  • 2-Jahresabonnement

 

Hier die drei verschiedenen Modelle und deren Funktionsumfang im Überblick (die Preise sind für das Jahresabonnement angegeben):

Modell Starter – 4€ pro Nutzer und Monat:

Aufgaben App: Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung, Kommentare, Datei Uploads, Checklisten

Projekte App: Aufgabenverwaltung

Notizen App: Notizen erstellen

Allgemeines: Benachrichtigungs-Center

 

Modell Professional – 8€ pro Nutzer und Monat – alle Funktionen der Starterversion plus:

Aufgaben App: Aufwandsschätzung

Projekte App: Projekt-Budgetierung, Rechteverwaltung, Slack-Anbindung

Analytics App: Zeiteinträge Auswertung, Report-Export

Kontakte App: Adressbuch

Allgemeines: Benutzerrollen, Restful-API mit WebHooks, Zeitzonen-Monitoring, Gruppenverwaltung

Integrationen: Slack-Integration

 

Modell Professional – 13€ pro Nutzer und Monat – alle Funktionen der Professional-Version plus:

Projekte App: Umsatz- und Kostenanalyse, Kundenzuordnung, Kundenzugänge

Analytics App: Echtzeit-Umsatzanalyse, Echtzeit-Kostenanalyse, Echtzeit-Profitabilitätsanalyse

Zeitplanung App: Timeline, Automatische Zeitplanung, Urlaubsplanung, Auslastungsplanung

Telefonie App: Anbindung an sipgate und Placetel, Anrufmonitoring, Dynamische Gesprächsnotizen, InApp-Gesprächsaufbau

Kontakte App: Kundenbudgets

Allgemeines: Leistungen mit Stundensätzen

Integrationen: Zapier-Integration

Wie sich gut erkennen lässt, bietet TeamGrid eine sehr hohe Anzahl an Funktionen an. Somit ist TeamGrid im Markt der Agentursoftware eine gute Alternative, wenn es darum geht, eine möglichst hohe Funktionsvielfalt zu erhalten.

Teamleader

teamleader

Teamleader ist ein CRM-System mit einer Ausrichtung auf KMUs. Es hat hier ein klares Konzept, welches bei kleinen und mittelständischen Unternehmen alle Bereiche einer Unternehmenssoftware abdecken soll.

Teamleader ist modular aufgebaut und bietet im Basispaket für 25€ pro Monat bei zwei Benutzern folgende Module an:

  • CRM und Angebote
  • Zeiterfassung
  • Leadmanagement
  • Kalenderverwaltung

 

Wer alle Features von Teamleader nutzen will, zahlt dann 150€ pro Monat bei zwei Benutzern und erhält dann zusätzlich folgende Module:

  • Rechnungsstellung
  • Projekte
  • Supporttickets

Die Mindestanzahl von zwei Benutzern wird immer vorausgesetzt. Man kann aber noch beliebig viele Nutzer dazu buchen. Jeder zusätzliche Nutzer kostet – egal in welchem Paket – dann 10€ mehr pro Monat. Wenn man nicht jährlich im Voraus, sondern monatlich zahlen möchte, erhöhen sich die Preise nochmals um 15%.

Teamleader wird ausschließlich in der Cloud angeboten. Der Start ist für KMUs schnell und unkompliziert möglich, da die Software sehr intuitiv aufgebaut ist.

Teamwork

Die Agentursoftware teamwork ist ein sehr vielseitiges und praxisorientiertes Produkt. Die Benutzerfreundlichkeit wird durch youtube Videos unterstützt und es gibt für alle verschiedenen Anwendungen eine Demoversion, die sehr leicht zu handhaben ist.

Man hat die Möglichkeit Mitarbeiter bzw. Teammitglieder mittels Emailadresse hinzuzufügen und jedes Projekt einzeln zu steuern. Ein sehr großer Pluspunkt ist der Teamchat, in dem Firmen- oder Projektintern kommuniziert werden kann. Im jeweiligen Projekt können Mitarbeiter Dokumente, Bilder und Videos hochladen.

Die Preiskalkulation kann direkt mit teamwork vereinbart werden. Ansonsten sind die Pakete je nach Bedarf geschnürt. Projektbezogen ist die Pro Version für $9 pro Monat und pro Mitarbeiter erhältlich, die Premium Version für $15 pro Monat und pro Mitarbeiter. Benötigt man zusätzlichen Datenfreiraum oder CRM, gibt es Modelle zum Zubuchen.

Zusätzlich bietet die Software Teamwork einen 24/7 Support an und ein direkter Chat auf der Homepage soll immer für Klarheit sorgen. Auch einen Blog, Webinars und EBooks zur Unterstützung lassen keine Lücken offen.

Teamwork hilft durch seine Strukturiertheit bei der Planung und Content Erstellung. Man kann für jedes Projekt den Timer laufen lassen, um am Schluss eine Zeitabrechnung zu haben. Als Vorbereitung für die Buchhaltung kann man jede Eingangs- und Ausgangsrechnung dem Projekt zuordnen. Ein eigener Kalender, der für alle Mitglieder ersichtlich sein kann, hilft Planungen zu erstellen. Events und Aktivitäten können geplant werden und den zuständigen Usern zugeordnet werden.

Auf der Startseite der Oberfläche erscheint auch gleich eine eigene Taskliste, somit steht der Aufgabenverteilung in ihrem Unternehmen nichts mehr im Weg. Die Software Teamwork ist sehr benutzerfreundlich und variabel einsetzbar.

Trello

trello

Das Projektmanagement-Tool des australischen Softwareanbieters Atlassian ermöglicht Nutzern flexible Herangehensweisen an das Projektmanagement im Team. Sowohl simple To-do-Listen als auch die Organisationsformen Scrum und Kanban lassen sich mit Trello umsetzen. Das Herzstück dieser Software besteht aus den Boards, die jeweils ein Projekt oder eine Projektphase darstellen. Innerhalb dieser Boards lassen sich Aufgaben in Listenform definieren, deren Teilschritte wiederum in Karteikarten-Form darstellbar sind. Per Drag-and-drop können die Karten zwischen den Listen oder Boards verschoben werden. Die Grundfunktionen sind bereits in der kostenlosen Basisversion im vollen Umfang nutzbar. Dank App übrigens nicht nur auf dem Desktop. Die Upgrades bieten mehr Schnittstellen zu den Plug-ins sowie verbesserte Sicherheit und Kundenservice. Die Schlichtheit der Benutzeroberfläche macht dieses Tool auch für Einsteiger leicht verständlich. Das Angebot an Schnittstellen zur Integration anderer Dienste wie z.B. Dropbox oder Google Mail ist umfangreich. Komplexere Projekte in Trello zu managen funktioniert nur bedingt. Zu leicht verliert der Nutzer den roten Faden und die Gefahr sich zu verzetteln ist riesig. Auch die fehlende Funktion zur Realtime-Kommunikation bemängeln viele Anwender von Trello.

Wrike

wrike

Vor allem große Namen wie Google, Hootsuite oder L’OReal stehen auf der Kundenliste von Wrike. Das Unternehmen aus Mountain View gehört mit seiner Software zu den Pionieren moderner Projektmanagement-Tools. Dementsprechend leistungsfähig ist das Portfolio der Software. Im Unterschied zu anderen Projektmanagement-Tools organisiert Wrike Projekte in Ordnern. Per Drag-and-drop kann der Nutzer seine tägliche Aufgabenroutine anordnen. Wrike bietet neben der Liste auch ein Kanban-Board sowie Übersichten zur Arbeitsauslastung einzelner Mitarbeiter im Team. Die integrierte Suchfunktion lässt detaillierte Angaben zu. So behalten die einzelnen Teammitglieder auch bei mehreren Projekten den Durchblick. Weitere Pluspunkte von Wrike sind die Statusaktualisierung in Echtzeit und die hohe Kompatibilität mit anderen Diensten. Weil auch Zapier dazu zählt, ein Programm, mit dem man diverse Web-Apps verknüpfen kann, erweitert sich das Angebot der integrierbaren Dienste erheblich. Wrike kann auch als App auf dem Desktop bzw. Smartphone installiert werden und lässt sich dadurch schnell und einfach starten. Für Teams bis zu fünf Nutzern ist Wrike in eingeschränktem Maße kostenlos. Der komplette Funktionsumfang steht ab der Stufe »Professional« zur Verfügung.

Zoho

zoho

Das webbasierte CRM-System von Zoho ist einer der größten Anbieter am Markt. Die ganz großen Firmen wie z.B. Amazon und Millionen von weiteren Nutzern vertrauen auf die CRM-Lösung von Zoho. Der Start für kleine Unternehmen ist mit 12 € pro Benutzer und Monat recht günstig. Hier kann die Spanne aber bis zu 100€ pro Benutzer und Monat bei vollem Funktionsumfang reichen. Kleinste Unternehmen mit maximal 3 Benutzern sind gänzlich kostenfrei.

Der Funktionsumfang von Soho ist wirklich sehr umfangreich. Von klassischen Leads und Opportunities, E-Mail-Versand, Kontaktemanagement, Projektverwaltung oder Aufgabenplanung bietet Zoho noch unzählige weitere Features. Um hier nur ein paar Highlights zu nennen:

  • KI-gesteuerte Chat- und Voicebots als digitale Vertriebsassistenten
  • Integriertes Prozessmanagement auf Basis von benutzerdefinierten Blueprints und Workflows
  • Genehmigungsmanagement
  • Mobile-App Unterstützung für den Zugriff von Unterwegs
  • Arbeitszeitkontrolle und Geschäftszeitenmodell
  • Social Media Dashboard für die Steuerung der sozialen Medien
  • Vielfältige Plugins für z.B. Word, Excel, Outlook, etc…

Weitere Tool-Vergleiche findest Du hier:

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