Compliance Software – 12 Anbieter im Vergleich

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Otris Compliance

von Otris Software

Sicheres System

Leicht skalierbar

Kostenlose Anmeldung

Otris Compliance hilft Unternehmen bei der Optimierung des Compliance Management Systems. Es handelt sich bei Otris um eine Compliance Software eines deutschen Anbieters, der mit seiner Lösung eine Suite bereitstellt, die alle Aufgaben in der Compliance abdecken soll. Folgende Bereiche gehören dazu:

  • Hinweisgebersystem
  • Richtlinienmanagement
  • Risikomanagement

Insgesamt erhält das Management Unterstützung dabei, alle Gesetze und Vorschriften einzuhalten, die für das eigene Unternehmen relevant sind und gegen Verstöße vorzubeugen. Es handelt sich um eine browserbasierte Anwendung, die plattformunabhängig einsetzbar ist. Dank eines hohen Individualisierungsgrads lässt sich der Funktionsumfang den jeweiligen Anforderungen im Management anpassen.

Bei Bedarf ist eine Erweiterung von Otris durch die Verantwortlichen jederzeit möglich. Die einfache Skalierbarkeit ist ein Grund dafür, weshalb Unternehmen jeder Größe Otris Compliance als System für das Richtlinienmanagement einsetzen können. Möglich ist es zum Beispiel, mit der Verwendung in einer Abteilung des Unternehmens zu beginnen und die Nutzung später auf andere Abteilungen auszuweiten.

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Aeneis

von intellior AG

Unterstützung on Demand

Intuitive Bedienung

Workflow-Management

Aeneis ist eine weitere Compliance Software eines deutschen Entwicklers. Eine schnellere Modellierung von Sachverhalten und eine einfache Bedienung stehen hier im Vordergrund. Die Modellierung nimmt das Management anhand von Layouts vor.

Nützlich ist auch der modulare Aufbau der Software. Im Prinzip ist es möglich, die Anwendung an jeden beliebigen Bedarf und an jede Aufgabenstellung anzupassen, wie sie sich im betreffenden Unternehmen darstellen. Wer im Management Unterstützung bei der Verwaltung seiner Geschäftsprozesse sucht, erhält mit Aeneis also das passende Werkzeug.

Dieses steht über die Cloud, als SaaS und webbasiert sowie auf Windows- und Mac-Desktops bereit. Zu den Stärken gehören alle Funktionen, die sich auf die Bereiche Management von Dokumenten und die Prozessmodellierung beziehen. Der modulare Ansatz stellt sicher, dass sich der Anwender im Management nur mit den wirklich benötigten Funktionen für das Risikomanagement auseinandersetzen muss.

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Business Keeper

von EQS Group AG

Verhaltensbezogene Analysen

Benutzer Bereitstellung

Sichere Datenspeicherung

Business Keeper ist ein Hinweisgebersystem. Bei Verstößen gegen Regeln oder Gesetze ermöglicht die Compliance Software anonyme Hinweise. Damit soll das Management bestehende Missstände im Unternehmen leichter aufdecken können. Business Keeper ist mittlerweile Teil der EQS Group.

Zu den Besonderheiten des Angebots für das Risikomanagement gehört die Konformität mit der EU-Whistleblower-Richtlinie. Das Management kann Hinweise sammeln und hat gleichzeitig die Gewissheit, seinerseits gegen keine Gesetzte zu verstoßen.

Die Bearbeitung, Dokumentation und Verwaltung von anonymen Meldungen soll Business Keeper so weit wie möglich vereinfachen. Es ist insbesondere nützlich vor dem Hintergrund der gesetzlichen Verpflichtung, solche Meldesysteme in Großunternehmen einzurichten.

Auch im öffentlichen Sektor besteht die Pflicht, entsprechende Meldekanäle offenzuhalten. Business Keeper kann dabei effektiv unterstützen. Die unternehmensweite Bereitstellung fällt dem Management leicht, weil es sich um eine webbasierte Software handelt.

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SAP Litmos

von Callidus Software Inc.

Online-Kurs Generator

Mehrsprachige Instanzen

Berichterstellung und Tracking

SAP Litmos stellt Unternehmen eine große Sammlung an Compliance-Schulungen zur Verfügung, die online abrufbar sind. Best-Practice-Ansätze für das Lernen sollen den Erfolg dieser Herangehensweise und eine Verbesserung im Risikomanagement sicherstellen.

Das Management in den Betrieben erhält durch das System die Möglichkeit, mit dieser Compliance Software die Regeleinhaltung deutlich zu verbessern, indem es die Mitarbeiter in entscheidenden Bereichen sensibilisiert. Zu den Vorteilen des Angebots gehört auch die hohe Qualität des Schulungsmaterials.

Wer in das Compliance-Training investieren möchte, erhält mit SAP Litmos also unter Einhaltung hoher Standards die Möglichkeit dazu. Im Management findet die Software weltweit Verwendung, Tausende Betriebe gehören bereits zu den Kunden und wenden die Softwarelösung für ihren jeweiligen Geschäftsprozess an. Praktisch ist auch die Bereitstellung auf allen heute relevanten Systemen wie Cloud, Desktop und Mobile.

 

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Process Street

von Process Street

Dokumentkodierung & kontrolle

Beschwerdemanagement

Aktivitäts-Verfolgung

Process Street unterstützt beim Management wiederkehrender Prozesse und ist mit dieser Funktionalität nützlich für den Einsatz als Compliance Software. Die Erstellung von Standardarbeitsanweisungen (SOPs), Checklisten und Arbeitsabläufen soll dank Process Street mit geringerem zeitlichem Aufwand möglich sein.

Zu den wichtigen Eigenschaften dieses Angebots gehört auch die hohe Skalierbarkeit. Der Einsatz ist möglich durch das Management in kleinen bis sehr großen Betrieben. Das Management profitiert auch von der Integration dieser Lösung in über 1.000 verschiedene Apps, um Aufgaben für jeden Geschäftsprozess automatisieren zu können. Typisch ist die Verwendung von Process Street in Abteilungen wie dem Marketing und Vertrieb, der IT und der HR sowie dem Support. Grundsätzlich ist die Software aber für das Management in allen Abteilungen der Unternehmen nützlich. Folgende Bereitstellungen sind möglich:

  • Cloud
  • SaaS
  • webbasiert
  • Mobil (iPhone, iPad)

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iManSys

von domeba distribution GmbH

Übersichtliches Design

Customizing-Optionen

Flexible Lizenzmodelle

Bei iManSys handelt es sich um eine Compliance Software eines deutschen Entwicklers. In folgenden Bereichen bietet das System iManSys dem Management Unterstützung bei der Einhaltung von Regeln und Vorschriften:

  • Arbeitssicherheit
  • Gesundheitsschutz
  • Qualität
  • Umwelt

Zu den Vorteilen des Angebots bei iManSys gehört dessen Skalierbarkeit. Der Funktionsumfang ist anpassbar an die Anforderungen von Unternehmen jeder Größe. Die Software ermöglicht eine Anbindung an die Rechtsdatenbank, unterstützt das Management in der Durchführung von Audits anhand von Checklisten und benachrichtigt automatisch, wenn sich Gesetzte oder Rechtsnormen ändern.

Das soll dem Management im Arbeitsalltag eine deutliche Entlastung in Bezug auf die Compliance Verpflichtungen verschaffen. Vielfältig sind auch die möglichen Bereitstellungen zum Beispiel per Desktop mit Windows, Mac, Linux oder Chromebook. Weiterhin ist iManSys in der Cloud, per Saas und webbasiert verfügbar.

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Optial SmartStart

von Optial SmartStart

Compliance-Verfolgung

Aufgabenmanagement

Formularverwaltung

Optial SmartStart unterstützt nicht nur bei der Einhaltung der Compliance, es bietet auch automatisierte Kontrollbewertungen an. Damit erhält der Nutzer im Management die Möglichkeit, die Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen im Risikomanagement jederzeit zu überwachen. Das sollte letztlich zu einer besseren Berücksichtigung der Regeln und Vorschriften im Betrieb beitragen.

Die Compliance Software Optial SmartStart arbeitet mit Checklisten, die vollständig konfigurierbar sind. Diese Checklisten basieren zum Beispiel auf den externen Regulierungen oder auch auf internen Prozeduren. Sie lassen sich auch von den Best Practices im Management ableiten.

Verwendung findet die Software zum Beispiel bei Banken, Einzelhändlern oder Herstellern. Die Bereitstellung erfolgt entweder per Desktop oder Cloud, SaaS bzw. webbasiert. Eine Testversion ist von Optial SmartStart nicht verfügbar.

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LogicGate

von LogicGate, Inc.

Self-Service Portal

Demo Version verfügbar

Kontrolle des Genehmigungsprozesses

Komplexe Prozesse lassen sich in der Compliance Software LogicGate auf einfache Weise automatisieren. Es handelt sich hierbei um eine Workflow-Engine, die speziell auf die regulatorischen Anforderungen zugeschnitten ist, wie sie Betrieben täglich begegnen.

Selbst komplexe Geschäftsprozesse sollten sich per einfacher Drag-and-drop-Funktionalität erstellen lassen. Das erleichtert es dem Anwender im Management, in die Lösung einzusteigen. Alle Aufgaben lassen sich in dieser Software an einer zentralen Stelle zusammenfassen und in einem hohen Maße automatisieren.

Grundsätzlich richtet sich LogicGate an alle Organisationen, die ihre für die Compliance relevanten Prozesse optimieren und Risiken effizienter verwalten möchten. Die Bereitstellung erfolgt flexibel über die Cloud, SaaS und webbasiert. Damit ist für das Management prinzipiell ein Zugriff auf das System von jedem Ort aus und unabhängig vom verwendeten Gerät möglich.

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MasterControl Quality Excellence

von MasterControl, Inc.

Vorfälle und Korrekturmaßnahmen (CA)

Papierlose Produktion

Digitale Arbeitsanweisungen

Die verschiedenen regulatorischen Anforderungen an den Betrieb zu erfüllen und dabei für jede Aufgabe die passende Softwarelösung parat zu haben, ist das Anliegen von MasterControl Quality Excellence.

Dieses Angebot richtet sich dabei insbesondere an Life-Science-Unternehmen und unterstützt deren Management in der Qualitätssicherung. Entwickelt haben die Compliance Software ehemalige Mitarbeiter aus genau dieser Branche, die sich mit der strengen Regulierung von Unternehmen in den Biowissenschaften auskennen.

Wer den Vorschriften der Europäischen Arzneimittel-Agentur oder der US-Behörde für Lebens- und Arzneimittel genügen muss, erhält im Management mit MasterControl Quality Excellence eine wertvolle Software-Hilfe. Je strenger die vertriebenen Produkte reguliert sind, desto größer ist der erzielbare Nutzen im Management.

Die Bereitstellung dieser Lösung für das Management erfolgt über folgende Wege:

  • Cloud
  • SaaS
  • webbasiert
  • Desktop (Windows, Linux)
  • Mobil (Android, iPhone, iPad)

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AKARION Compliance Cloud

von Akarion AG

Workflow-Management

Auditplanung

Demo Version verfügbar

Der wesentliche Vorteil von AKARION Compliance Cloud besteht darin, mit einem Angebot alle Aufgaben in der Compliance abzudecken. Damit soll es dem Management leichter fallen, den verschiedenen regulatorischen Anforderungen an das eigene Unternehmen zu genügen.

Der Anbieter setzt auf eine zugängliche Benutzeroberfläche und einen modularen Aufbau. Der Nutzer entscheidet, welche Module er miteinander kombinieren möchte, um den gewünschten Funktionsumfang zu erhalten.

Die AKARION Compliance Cloud richtet sich gerade an kleine bis mittlere Betriebe, die sich Unterstützung im Management wünschen. Die Compliance Software stellt der Anbieter in der Cloud bereit als SaaS-Lösung und webbasiert.

Das erleichtert den Zugriff auf das System von verschiedenen Geräten und Standorten aus. Anwender im Management finden sich in der Fertigungsbranche, im Bereich Infrastruktur und Energie oder auch im Management in der öffentlichen Verwaltung.

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Analyse & Verbesserung

Modellierung & Dokumentation

Anforderungsanalyse & RFP Entwicklung

Die Digital Business Transformation Suite stellt dem Management eine gemeinsame Plattform zur Verfügung für die Abbildung und Optimierung von Prozessen. Selbst komplexeste Geschäftsbeziehungen sollten innerhalb der Compliance Software darstellbar sein. Damit unterstützt das Angebot das Prozessmanagement und greift hierfür zum Beispiel auf Automatisierungen und Visualisierungen zurück.

In Hinblick auf die Bereitstellung der Software hat der Nutzer mit diesem System viele Möglichkeiten. Die Digital Business Transformation Suite ist in der Cloud, auf Windows- und Linux-Systemen sowie auf Mobilgeräten mit Android oder Apple-Systemen einsetzbar.

Eine webbasierte Anwendung ist ebenfalls verfügbar. In der Praxis setzen zum Beispiel Banken, Finanzdienstleister oder die Behörden bereits auf dieses Angebot. Eine kostenlose Testversion ist verfügbar für jedes Management, das die Compliance Software ausprobieren möchte.

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VaultCore

von Fornetix, LLC

Leistungsstarke Automatisierung

Multi-Faktor Authentifizierung

Compliance-Verfolgung

VaultCore ist nützlich, um die Geräte und die IT-Infrastruktur im Unternehmen vor Angriffen von außen zu schützen. Die Software ermöglicht dafür das Management von Kodierungsschlüsseln. Der Nutzer kann mehrere Hundert Millionen dieser Schlüssel bereitstellen und unterstützen und diese nahtlos in sein Netzwerk integrieren.

Wichtige Lebenszyklusprozesse lassen sich dank der Software automatisieren. Die Compliance Software unterstützt damit das Management und erfüllt eine wichtige Funktion im Bereich des Datenschutzes. Denn das Management ist darauf angewiesen, hierfür eine Lösung zu finden, wenn es zum Beispiel um den Umgang mit wichtigen Kundendaten geht.

Neben der Automatisierung gehören eine hohe Skalierbarkeit und Nutzerfreundlichkeit sowie die Interoperabilität zu den Stärken des Angebots. VaultCore findet zum Beispiel in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland Verwendung sowie für das Management in Banken, im Gesundheitswesen und im Bereich Telekommunikation.

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Was ist eine Compliance Software?

Die Einhaltung von Compliance Kriterien ist gerade für mittelständische Unternehmen mit einem Aufwand verbunden, der sich häufig schwer bewältigen lässt. Wer mit beschränkten Mitteln bei der Bewältigung des Verwaltungsaufwands auskommen muss, erhält Hilfe in Form einer Compliance Software.

Sie soll sicherstellen, dass ein Unternehmen die verschiedenen Standards und Vorschriften einhält, um so mehr rechtliche Sicherheit mit jedem Geschäftsprozess zu erlangen.

    Inhaltsverzeichnis:

Die Compliance ist für viele Unternehmen ein kritischer Faktor, denn die rechtlichen Konsequenzen bei Nichteinhaltung können schwerwiegend sein. Gerade Mittelständler und deren Management setzen immer häufiger auf eine Compliance Software, um ihre Mitarbeiter in diesem Bereich zu entlasten und ihre Ressourcen zu schonen. Wir haben uns die wichtigsten Anbieter auf dem Markt angesehen und zeigen auf, wo die Stärken und Schwächen der verschiedenen Angebote liegen.

Wer sich noch nie mit Compliance Softwares befasst hat, fühlt sich vom Angebot der verfügbaren Software vielleicht auf den ersten Blick erschlagen. Bei einer Vielzahl von angebotenen Features für unterschiedliche Bereiche verliert nicht nur der Einsteiger leicht den Überblick. Mit diesem Artikel wollen wir den Dschungel der Compliance Softwares für Dich ein wenig lichten.

Ziel ist, es Dir Denkanstöße für den Einsatz von Compliance Softwares zu geben und Dir außerdem die relevantesten Lösungen in der Branche kurz vorzustellen. Ganz ohne Programmierkenntnisse, für jeden Geldbeutel verfügbar, als Cloud-Lösung oder auf dem eigenen Webserver. Wir zeigen Dir die Fallstricke bei der Planung und Implementierung von Compliance Softwares auf, damit Du am Ende dieses Artikels kompetent mitreden kannst.

Wie können Prozesse aussehen, die ich im Compliance Management System festhalte?

Das Compliance Management System umfasst alle Prozesse, Strukturen und Maßnahmen, die ein Unternehmen eingerichtet hat, um die Regelkonformität sicherzustellen.

Das Zusammenspiel von Werkzeugen und Prozessen, die der Einhaltung der Regeln dienen, heißt auch Compliance Programm. Anhand dieses Programms erfolgt die Erkennung von Verstößen und die Identifikation von Risiken.

Zu den Prozessen gehört ein Berichtswesen, das die oberste Leistung der Organisation regelmäßig über auftretende Compliance Risiken informiert. Die Leitung muss in der Lage sein, die Risiken zu bewerten und vorbeugende Maßnahmen ergreifen zu können.

Es müssen Abläufe vorhanden sein, auf deren Grundlage sich jederzeit die notwendigen Maßnahmen für die Einhaltung der Compliance Anforderungen treffen lassen. Zudem sollten die Prozesse so definiert sein, dass sich die Erfüllung in die normalen Arbeitsabläufe nach Möglichkeit nahtlos integrieren lässt.

Weiterhin sind im System Prozesse festgehalten, die dem Umgang mit Interessenkonflikten dienen, die relevant für die Compliance sind. Den Betroffenen gibt das System Maßgaben an die Hand, wie sie mit dem Interessenkonflikten umgehen können. Weiterhin sind Berechtigungen, Freigaben und Genehmigungen definierbar, die Regelverstöße von vornherein ausschließen.

Außerdem lassen sich Abläufe definieren, um Hinweise auf Regelverstöße entgegennehmen zu können. Weitere Prozesse betreffen die Beratung und die Unterstützung von Personen, die in ihrer Aufgabenerfüllung für die Organisation von Compliance Fragen betroffen sind. Außerdem sollten die Prozesse auch die externen Dienstleister einbeziehen, die ebenfalls verschiedenen Compliance Anforderungen genügen müssen.

 

Arten von Compliance Softwares

Der Funktionsumfang der verschiedenen Compliance Softwares richtet sich nach den unterschiedlichen Arten der Compliance. Denn eine solche ist in vielen Bereichen der Organisation sinnvoll und hilfreich.

Folgende Bereiche gilt es zu unterscheiden:

  • Arbeitssicherheit
  • Datenschutz
  • Finanzen
  • Recht
  • IT
  • Steuern
  • Unternehmensinterner Verhaltenskodex
  • Lieferkette

Entscheidend für die Einteilung der Compliance Softwares ist also, auf welchen Bereich im Unternehmen die Funktionen für die Überprüfung der Regeleinhaltung ausgerichtet sind. Viele Angebote auf dem Markt decken mittlerweile mehrere Bereiche gleichzeitig ab und bieten dem Management damit einen noch größeren Mehrwert.

Wer sollte sich eine Compliance Software zulegen?

Eine Softwarelösung für das digitale Richtlinienmanagement ist für viele Unternehmen und Konzerne eine lohnende Anschaffung. Das gilt gerade für Unternehmen mit beschränkten Ressourcen, die nur eine begrenzte Zahl an zusätzlichen Stellen schaffen können, um den Compliance Anforderungen in Bezug auf jede Richtlinie zu genügen.

Ob die Compliance Softwarelösung wirklich erforderlich ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Eine Verallgemeinerung ist hier kaum möglich. Gerade kleinere und mittlere Betriebe sind mit ihrer Lieferkette häufig kaum von Spezialvorschriften betroffen und müssen daher kein umfassendes Monitoring und Management von Risiken betreiben.

Anders sieht es in stark regulierten Branchen mit sich häufig ändernden Vorschriften aus oder dann, wenn ein Betrieb international tätig ist. Wer Gesetzeslagen in verschiedenen Ländern berücksichtigen muss, kann damit als Mittelständler schnell überfordert sein.

Grundsätzlich gilt: Wer bereits heute hohe Compliance Kosten tragen muss, sollte über die Anschaffung einer Softwarelösung nachdenken. Zudem sollten größere Konzerne über die Implementierung einer solchen Software nachdenken.

Vor- und Nachteile von Compliance Software für das Management

Wer über den Einsatz einer Lösung für das digitale Richtlinienmanagement nachdenkt, sollte die Vor- und Nachteile kennen, die mit einer solchen Lösung zusammenhängen.

Das sind die Vorteile einer Software für das Richtlinienmanagement:

  • Automatisierung: Viele Aufgaben lassen sich vollständig an die Softwarelösung abgeben. Das spart Mitarbeiter-Ressourcen ein.
  • Internationalisierung: Exportiert ein Unternehmen in viele Länder oder besitzt es viele Tochterunternehmen im Ausland, muss es mit unterschiedlichen Gesetzeslagen umgehen können. Die Software hilft bei der Bewältigung des Zusatzaufwands.
  • Dashboard: In einem zentralen Dashboard laufen alle Informationen zusammen, um die aktuelle Regeleinhaltung in Betrieb überprüfen zu können.
  • Risikominimierung: Dank der Software lassen sich die Nichteinhaltung von Regeln oder Datenpannen auf ein Minimum reduzieren.
  • Datenkonsistenz: Die Software hilft dabei, Dubletten und Inkonsistenzen aus den Daten zu entfernen. Das erleichtert die Regeleinhaltung in vielen Bereichen und in Bezug auf jede Richtlinie.

Diese Nachteile sind bei einer Compliance Software zu beachten:

  • Einarbeitung: Die Implementierung der Software ist mit Arbeit verbunden und auch hier ist die Einarbeitung von Mitarbeitern erforderlich.
  • Kontrollen: Die Software arbeitet zwar von allein, es ist aber zu kontrollieren, ob sie immer die gewünschten Ergebnisse liefert. Eine laufende Kontrolle der Funktionsfähigkeit ist daher erforderlich.
  • Datenflut: Die Compliance Software sammelt und speichert häufig mehr Daten, als es vor dem Einsatz der Lösung im Betrieb üblich war.
  • Updates: Die Verantwortlichen, sprich das Management hat sicherzustellen, dass sich die Software immer auf einem aktuellen Stand befindet und mit jeder Richtlinie umgehen kann. Außerdem passen nicht alle Entwickler ihre Produkte schnell genug an eine veränderte Gesetzeslage an. Hierin ist auch ein Risiko zu sehen, wenn sich ein Betrieb für einen falschen Anbieter entscheidet.

Die 5 beliebtesten Compliance Softwares

1. Aeneis
2. LogicGate
3. Otris
4. iManSys
5. Business Keeper

Aeneis

Aeneis ist eine weitere Compliance Software eines deutschen Entwicklers. Eine schnellere Modellierung von Sachverhalten und eine einfache Bedienung stehen hier im Vordergrund. Die Modellierung nimmt das Management anhand von Layouts vor.

Aeneis Software Benutzeroberfläche

Benutzeroberfläche Compliance Management Aeneis, Quelle

Vorteile von Aeneis

  • modularer Aufbau der Software
  • einfach und intuitiv bedienbares Tool
  • flexibel anpassbar an Benutzer und Unternehmen
  • sofort einsetzbar für schnelle Erfolge
  • 30-Tage Testversion

Fazit Aeneis

Aeneis steht über die Cloud, als SaaS und webbasiert sowie auf Windows- und Mac-Desktops bereit. Zu den Stärken gehören alle Funktionen, die sich auf die Bereiche Management von Dokumenten und die Prozessmodellierung beziehen. Der modulare Ansatz stellt sicher, dass sich der Anwender im Management nur mit den wirklich benötigten Funktionen für das Risikomanagement auseinandersetzen muss.

LogicGate

Komplexe Prozesse lassen sich in der Compliance Software LogicGate auf einfache Weise automatisieren. Es handelt sich hierbei um eine Workflow-Engine, die speziell auf die regulatorischen Anforderungen zugeschnitten ist, wie sie Betrieben täglich begegnen.

LogicGate Benutzeroberfläche verschiedene Softwarearten und Funktionen.JPG

Mehrere Softwares Überblick bei LogicGate, Quelle 

Vorteile von LogicGate

  • Drag-and-drop-Funktionalität
  • Flexible Bereitstellung

Fazit LogicGate

Grundsätzlich richtet sich LogicGate an alle Organisationen, die ihre für die Compliance relevanten Prozesse optimieren und Risiken effizienter verwalten möchten.

Otris

Otris Compliance hilft Unternehmen bei der Optimierung des Compliance Management Systems. Es handelt sich bei Otris um eine Compliance Software eines deutschen Anbieters, der mit seiner Lösung eine Suite bereitstellt, die alle Aufgaben im Compliance abdecken soll. Folgende Bereiche gehören dazu: Hinweisgebersystem, Richtlinienmanagement, Risikomanagement.

Vorteile von Otris

  • browserbasierte Anwendung
  • plattformunabhängig einsetzbar
  • individualisierbar
  • Erweiterung durch verantwortliche möglich

Fazit Otris

Die einfache Skalierbarkeit ist ein Grund dafür, weshalb Unternehmen jeder Größe Otris Compliance als System für das Richtlinienmanagement einsetzen können. Möglich ist es zum Beispiel, mit der Verwendung in einer Abteilung des Unternehmens zu beginnen und die Nutzung später auf andere Abteilungen auszuweiten.

iManSys

Bei iManSys handelt es sich um eine Compliance Software eines deutschen Entwicklers. In folgenden Bereichen bietet das System iManSys dem Management Unterstützung bei der Einhaltung von Regeln und Vorschriften: Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz, Qualität, Umwelt.

Das soll dem Management im Arbeitsalltag eine deutliche Entlastung in Bezug auf die Compliance Verpflichtungen verschaffen.

iManSys

Nutzeroberfläche Skillübersicht iManSys, Quelle 

Vorteile von iManSys

  • Skalierbarkeit
  • Funktionsumfang ist anpassbar an die Anforderungen von Unternehmen jeder Größe
  • Anbindung an die Rechtsdatenbank
  • Unterstützung bei Audits
  • Benachrichtigungsfunktion bei Änderung von Gesetzen und Normen
  • Zuverlässiger Support

Nachteile von iManSys

  • Lange Ladezeiten
  • an manchen Stellen nicht nutzerfreundlich

Highlights von iManSys

Die möglichen Bereitstellungen sind vielfältig, zum Beispiel per Desktop mit Windows, Mac, Linux oder Chromebook. Weiterhin ist iManSys in der Cloud, per Saas und webbasiert verfügbar.

Fazit iManSys

iManSys bringt einige Vorteile mit sich. Diese Software unterstützt in vielen Situationen beim Compliance Management und bietet und angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Business Keeper

Business Keeper ist ein Hinweisgebersystem. Bei Verstößen gegen Regeln oder Gesetze ermöglicht die Compliance Software anonyme Hinweise. Damit soll das Management bestehende Missstände im Unternehmen leichter aufdecken können.

Vorteile von Business Keeper

  • vereinfachte Bearbeitung, Dokumentation und Verwaltung von anonymen Meldungen
  • webbasierte Software
  • hoher technischer Anspruch
  • einfache Nutzung

Highlights von Business Keeper

Zu den Besonderheiten des Angebots für das Risikomanagement gehört die Konformität mit der EU-Whistleblower-Richtlinie. Das Management kann Hinweise sammeln und hat gleichzeitig die Gewissheit, seinerseits gegen keine Gesetzte zu verstoßen.

Fazit Business Keeper

Business Keeper ist nun Teil der EQS Group und biete den gleichen Service wie vorher. Mit dieser Software verstößt Du gegen keine Gesetze mehr.

Worauf solltest Du bei der Softwareauswahl einer Compliance Software besonders achten?

Die Compliance Software sollte es ermöglichen, alle Governance, Risiko und Compliance Informationen zu klassifizieren und zu historisieren.

Das gilt auch für sämtliche dazugehörigen Dokumente und Berichte. Die Daten müssen vollständig sein und es muss eine laufende Fortschreibung stattfinden. Die Überwachung auf Aktualität bezüglich jeder relevanten Richtlinie sollte automatisch erfolgen. Das stellt sicher, dass die Software dem Management den größten Nutzen bietet.

Wichtig ist weiterhin, dass die Software das Management laufend mit Berichten und Auswertungen versorgt. Diese bilden die Grundlage für Entscheidungen, die verschiedene Compliance Themen betreffen. Die Berichterstattung sollte entsprechend themenbezogen möglich sein.

Die durchgeführten Maßnahmen des Managements zur Verbesserung der Compliance sollte die Software revisionssicher dokumentieren. Das ist wichtig, um sich vor strafrechtlichen Konsequenzen und Regressansprüchen abzusichern.

Entscheidend bei der Softwareauswahl ist, dass die Software alle benötigten Funktionen bietet. Sie sollte das Richtlinienmanagement erleichtern und flexibel an verschiedene Situationen und an jede beliebige Richtlinie anpassbar sein.

Denn in der Compliance ist es die Regel, dass sich die Bedingungen und Risiken schnell ändern. Das können Veränderungen der Strukturen im Unternehmen sein oder eine veränderte Rechtslage. Darauf sollte das Richtlinienmanagement der Softwarelösung reagieren und erforderliche Maßnahmen sofort umsetzen, um Vorstöße gegen Normen und Kriterien zu vermeiden.

Was sind die wichtigsten Funktionen einer Compliance Software?

Was eine gute Compliance Software können sollte, ist mittlerweile sogar normiert. In den ISO 19600 sind fünf Säulen für ein Compliance Management System definiert, die vorgeben, welche Funktionen in jedem Fall vorhanden sein sollten:

  • Bewertung von Compliance Risiken
  • Organisation (Definition von Rollen, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten)
  • Prävention (mittels Steuerungs- und Kontrollmaßnahmen)
  • Monitoring
  • Training und Kommunikation

Bei der Anschaffung einer Compliance Software und einer digitalen Lösung für das Richtlinienmanagement ist also zu überprüfen, ob im System Funktionen für alle fünf Bereiche vorhanden sind.

Die 10 wichtigsten Eigenschaften einer Compliance Software

  • Intuitive Benutzeroberfläche
  • Zentrales Dashboard für das Management
  • Automatisierungen
  • Anpassbarkeit
  • Einfache Implementierung
  • Datenimport aus anderen Anwendungen
  • Modularisierung
  • Effizientes Monitoring
  • Hohe Datensicherheit
  • Automatisch erstelle Berichte und Auswertungen, etwa bezüglich der Lieferkette

Fazit

Mithilfe einer Compliance Software und einer Lösung für das digitale Richtlinienmanagement lassen sich viele Aufgaben im Management automatisiert und vereinfacht umsetzen. Die Betriebe müssen für die Überprüfung der Regeleinhaltung weniger Ressourcen einsetzen, die betroffenen Abteilungen arbeiten effizienter.

Entscheidend bei der Softwareauswahl ist, dass die Software zur jeweiligen Compliance Aufgabe passt. Nicht jedes Angebot deckt jeden Bereich der Compliance ab. Außerdem muss das Management einen Anbieter auswählen, der seine Software regelmäßig aktualisiert und an veränderte gesetzliche Rahmenbedingungen anpasst.

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