Formular-Management-System – 11 Anbieter im Vergleich

Mit Hilfe unterschiedlicher Filter, User-Bewertungen und der Meinung der OMT-Club-Mitglieder helfen wir Dir die Entscheidung für das richtige Formular-Management-System zu vereinfachen.

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EXSO

von EXSO. business solutions GmbH

Produktion Management

Assets Management

Daten Änderungsmanagement

EXSO ist der Anbieter des Formular-Management-Systems ExsoForm. Hier sind in einer Anwendung viele Werkzeuge vereint, die bei der Digitalisierung von Abläufen im Unternehmen helfen und das auf Basis elektronischer Formulare.

Die Funktionen im Umgang mit diesen Formularen sind besonders vielfältig. Ihr Status ist zum Beispiel davon abhängig, ob eine digitale Unterschrift vorliegt. Dank direkter Anbindung an die Datenbank oder einen Web-Service lassen sich Dateneingaben validieren.

Interessant ist, dass ExsoForm bei Bedarf auch komplett offline gehen kann. Das ist zum Beispiel für den Einsatz bei einem Partnerunternehmen oder im Außendienst relevant. In diesem Fall ist es erforderlich, die verknüpften Daten lokal zwischenzuspeichern.

Per E-Mail versendete Formulare lassen sich direkt ins ERP einlesen, es lassen sich Lagerentnahmen erfassen, Angebote und Aufträge von Kunden oder Arbeitsscheine. Für die automatisierte Weiterverarbeitung der Daten ist ein Export im Format XML möglich.

Wer mit PDFs arbeiten möchte, kann den entsprechenden XML-Teil dort einbinden und profitiert damit trotzdem von der Automatisierung.

 

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EASY SOFTWARE

von Easy Software AG

Standortunabhängig und webbasiert

Workflow-Automatisierung

Dokumentenmanagement & Archivierung

EASY SOFTWARE bietet Lösungen für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Dazu gehört auch, papierbasierte Formulare und Vordrucke in die elektronische Welt zu bewegen. Das ist eine der wichtigsten Aufgaben, die ein Formular-Management-System übernehmen kann für Nutzer, die diesen Transformationsschnitt noch nicht vollständig abgeschlossen haben.

Stark aufgestellt ist EASY SOFTWARE mit seiner Anwendung für das Dokumentenmanagement, die auch für die Bearbeitung von Formularen nützlich ist. Ziel aller zur Verfügung gestellten Werkzeuge ist immer die Verkürzung von Prozesslaufzeiten sowie der Dauer für die Bereitstellung der Formulare.

Eine wichtige Rolle spielt hier die Erfassung von Papierformularen. Denn die wirken wie ein Bremsklotz für die Prozesse in der Organisation. EASY SOFTWARE bietet Lösungen für die Erfassung von Dokumenten, für die digitale Archivierung und einen erleichterten Zugang über die Cloud.

Jeder, der mit Formularen und anderen Dokumenten wie der E-Akte arbeitet, kann daher von EASY SOFTWARE und dessen Anwendungen profitieren.

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Steigauf Daten Systeme

von Steigauf Daten Systeme GmbH

Passende DMS-Lösungen

Beratung, Analyse & Konzeption

Schulungen & Veranstaltungen

Steigauf Daten Systeme stellt Lösungen für Formular-Management-Systeme zur Verfügung und hat sich damit der effizienteren Verwaltung von Dokumenten und Formularen verschrieben. Die Lösung soll zu mehr Transparenz, Produktivität und Arbeitszufriedenheit der mit den Prozessen Beauftragten beitragen.

Insgesamt soll es deutlich leichter fallen, die papierbasierten Unternehmensprozesse erfolgreich in einen digitalen Workflow umzusetzen. Der Entwickler Steigauf Daten Systeme ist Spezialist für Dokumentenmanagement-Systeme und kann daher mit seinen Anwendungen auch bei der Bewältigung von Formularen unterstützen.

Zu den grundsätzlichen Vorteilen der angebotenen Daten-Systeme gehört deren Revisions- und Rechtssicherheit sowie die standortunabhängige Nutzung. Letzteres ist heute für viele Betriebe ein wichtiges Thema, die mit einer verteilten Belegschaft arbeiten müssen.

Gleichzeitig legt der Entwickler den Schwerpunkt auf das Thema Schnittstellen. Denn Unternehmen arbeiten nicht mit isolierter Software, sondern mit einer Vielzahl komplex zusammenhängender Anwendungen. Daher bietet der Hersteller mit seinen Lösungen direkte Schnittstellen zum Beispiel zu DocuWare und JobRouter an.

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goSmart Customer Communication Management Suite

von INVARIS Informationssysteme GmbH

Intelligentes Output-Management

Personalisierte Kundenkommunikation

Höchste Kompatibilität

Wer ein Formular-Management-System für die Unterstützung bei der Erstellung seiner Dokumente sucht, erhält mit der goSmart Customer Communication Management Suite eine geeignete Lösung. Der Fokus liegt hier auf der Effizienz und der Optimierung von Abläufen.

Neue Formulare sollen sich direkt in den Fachbereichen innerhalb kürzester Zeit erstellen lassen. Dabei helfen die standardisierten Templates und Textbausteine.  Sowohl die Erstellung als auch die Bearbeitung der Dokumente erfolgt dabei unterstützt durch Automatisierungen.

Insgesamt soll der Nutzer Wettbewerbsvorteile erlangen, indem er die Kommunikation mit seinen Kunden besser personalisieren und schneller anpassen kann. Das alles erfolgt im Sinne einer möglichst umfassenden Sammlung von Daten anhand der Formulare.

Zu den wichtigsten Funktionen gehört das Selfserviceportal, das mit interaktiven Dokumenten und Formularen ausgestattet ist. Der Kunde soll darüber viele Anfragen bequem selbst beantworten können. Besonders leicht fällt es mit der goSmart Customer Communication Management Suite, das eigene Corporate Design und die vorhandenen Unternehmensrichtlinien einzuhalten.

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LiquidOffice

von Electric Paper Informationssysteme GmbH

Allgemeine Antragsbearbeitung

Reklamations & Beschwerdemanagement

HelpDesk & Support-Anwendungen

Wer Formularabläufe automatisieren möchte, greift auf das Formular-Management-System LiquidOffice zurück. Der entscheidende Vorteil dieser Lösung besteht in einem Formularserver, der papierlose und noch papierbasierte Vorgänge vereint.

Denn Unternehmen und staatliche Einrichtungen setzen zwar konsequent auf Formulare, um ihre Abläufe und Geschäftsprozesse zu strukturieren. Doch nicht alle Formulare haben bereits ihren Weg in die digitale Welt gefunden. LiquidOffice schlägt hier eine Brücke.

Weitere Vorteile kommen bei dieser Software hinzu. So soll sich der Nutzer darauf verlassen können, mit DSVGO-konformen Formularen und Vordrucken zu arbeiten. Viele Funktionen greifen dem Anwender mit Automatisierungen unter die Arme. Dazu gehört die Erstellung von Statistiken und Berichten. Zudem wirbt der Entwickler mit der hohen Skalierbarkeit seiner Lösung.

Wer LiquidOffice konsequent nutzt, soll seine Warte- und Liegezeiten deutlich reduzieren können. Er profitiert von einem zentralen Vordruck- und Formularmanagement und kann dieses mit Bezug auf Projekte, Abteilungen oder die ganze Organisation anwenden. Zudem stellt die Software eine korrekte Datenübernehme sicher, um sogleich weitere Prozesse anstoßen zu können.

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PrintForm 2021

von Weise Software GmbH

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Firstaudit

von firstaudit

Individuelle Arbeitsabläufe

Offline-Funktionalität

Eigener Server möglich

Unterstützung beim Umgang mit Dokumenten, Checklisten und Formularen bietet die Software firstaudit. Sie stellt dem Nutzer ein mobiles Datenerfassungssystem zur Verfügung und hilft beim Checklistenmanagement.

Außerdem handelt es sich um ein Formular-Management-System mit allen Funktionen, die für die Bewältigung alltäglicher Aufgaben rund um das Thema Formulare erforderlich sind. Besondere technische Kenntnisse muss der Nutzer nicht mitbringen, um produktiv in firstaudit einsteigen zu können.

Der Aufruf des Portals erfolgt direkt im Webbrowser und ist unterwegs von jedem Standort aus möglich. Das ist ideal für Teams, die vor allem mit ihrem Smartphone oder Tablet arbeiten. Die erfassten Daten aus den Vordrucken lassen sich bequem per E-Mail weiterleiten.

Funktionen für Business Analytics und die Erstellung von Berichten sind auch mit an Bord ebenso wie ein Scoring-Modul. Die vorhandenen und vielfältigen Vorlagen kann der Nutzer individuell anpassen. Die digitale Signatur unterstützt firstaudit auch.

Insgesamt handelt es sich hierbei um ein funktionsstarkes Formular-Management-System, das gerade durch seine Plattformunabhängigkeit Vorteile bietet.

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Materna

von Materna Information & Communications SE

Enterprise Service Management

sichere IT

Digitalisierungsprojekte

Wer nach einem Formular-Management-System für die öffentliche Verwaltung sucht, dass alle Leistungen aus einer Hand anbietet, findet mit Materna einen darauf spezialisierten Anbieter. Dessen Lösung umfasst unter anderem ein Design-Werkzeug für die einfache Erstellung von Formularen auf Basis von XML.

Behörden sollen damit leichter Web-basierte Formulare für die Bürger realisieren können. Die Verwaltung aller Daten erfolgt bei dieser Lösung an zentraler Stelle. Eine Weiterleitung an die angebundenen Fachverfahren ist möglich.

Geschäfts- und Verwaltungsprozesse sollen sich mithilfe von Materna deutlich beschleunigen lassen. Intelligente Prüfungen helfen dabei, die gewünschte Datenkonsistenz herzustellen. Da das Programm eine offene Architektur verfolgt, soll eine Integration mit geringem Aufwand möglich sein. Mit Materna lassen sich Regel- und Massenfälle auf effektive Weise bearbeiten.

Insgesamt ist Materna neben der Prozessoptimierung in der Formularverwaltung auf eine einfache Bedienung ausgelegt. Wer möchte, kann das FMS auch mobil verwenden, um sich die Eingabe von Daten in Formulare unterwegs zu erleichtern.

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ITZBund

von Bundesministeriums der Finanzen

Attraktive Weiterbildungsangebote

Trainings-on-the-job

Qualitativ hochwertig, sicher betrieben

Das Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) gehört zum Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Finanzen und soll die deutsche Bundesverwaltung in der Rolle eines zentralen IT-Dienstleisters unterstützen.

Mit FMS steht ein Formular-Management-System dieses Anbieters zur Verfügung, das auch genau so heißt. Mit Hilfe des Formularservers wird die Kommunikation von Bürgern und Unternehmen mit der Behörde auf dem digitalen Weg verbessert.

Die Software trägt der Tatsache Rechnung, dass immer mehr Formulare für den Datenaustausch zwischen dem Staat und den Bürgernsteuern und Unternehmen in elektronischer Form vorliegen. Dieses Formularverwaltungstool ermöglicht den vollständigen internet- oder intranetbasierten Datenaustausch zwischen Bürgern und Unternehmen sowie zwischen Bundesverwaltungen.

Die klassischen Papierformulare und Vordrucke verlieren an Bedeutung. Mit dem FMS möchte das ITZBund des Bundesministeriums der Finanzen diese Entwicklung mit einem eigenen Angebot unterstützen. Denn auch das Ausfüllen von elektronischen Formularen, wie beispielsweise Steuererklärungen, ist mit Arbeit verbunden.

Unter anderem Formularangebote des Bundesministeriums der Finanzen und seiner zugehörigen Bundesoberbehörden sowie Formulare der Bundeszollverwaltung gehören hier dazu. Bundesbehörden können die Software im Rahmen einer entsprechenden Lizenz kostenfrei nutzen.

Interessant ist, dass FMS als Eingangskanal für die E-Akte verwendbar ist. Die digitale Abbildung der Kommunikation erfolgt medienbruchfrei. Das soll den Zeitaufwand reduzieren, zu weniger Kosten und einer höheren Effizienz beitragen.

Nutzer sind Bürger (z. B. Einkommensteuererklärungen, Anträge auf Lohnsteuerermäßigung), Unternehmen (z. B. Körperschaftsteuererklärungen) und Behörden (z. B. Körperschaftsteuererklärungen, Beihilfeantrag).

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DocuWare

von DocuWare GmbH

Workflow-Automation

Dokumenten-Management

Zugriff von jedem Ort

Das Dokumentenmanagementsystem DocuWare geht aus dem Trusted Software-Test mit dem Ergebnis „Sehr gut“ als DMS-Testsieger hervor.

Als Cloud-Lösung mit weitreichendem integrierten Dokumentenmanagementsystem bietet DocuWare eine gut nachvollziehbare Verwaltung und Dokumentenbearbeitung in vier leicht durchführbaren Schritten:

1. Import von Dokumenten aller Art
2. Sortierung der Dokumente in Briefkörbe
3. nach Abschluss der Bearbeitung Ablage in passenden Archiven
4. verschiedene Kollaborationstools sowie ausgefeilte Such- und Filterfunktionen erleichtern die anschließende tägliche Arbeit mit den archivierten Unterlagen

DocuWare steht in verschiedenen Versionen als WebApp, als mobile App oder als On-Premise-Version zur Verfügung. Die Archivierung mit dieser Software erfolgt in allen Bereichen gesetzeskonform.

Kleiner Bonuspunkt: Ein Tutorial ist im Tool enthalten.

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HubSpot

von HubSpot

4,4/5 (33)

Einfaches CRM-System

Zentrale Datenbank

Protokollierte Aktionen

Das CRM-System von HubSpot ist durchweg auf Benutzerfreundlichkeit und den schnellen Start in die Welt der CRM-Systeme ausgelegt. Auch unerfahrene Benutzer können mit HubSpot dank eines sehr benutzerfreundlichen Interfaces und zahlreichen Videoanleitungen schnell in den produktiven Einsatz gehen. Von Beginn an ist HubSpot in seiner Grundfunktion kostenlos nutzbar. Dies erleichtert den Einstieg in dieses CRM-System zusätzlich. Diese positiven Eigenschaften werden leider durch recht intransparente Abonnement-Konditionen und kostspielige Zusatzfunktionen wie z.B. die VoIP-Telefonie getrübt. Wer sich für das „Sales Hub“ Paket mit der Version „Professional“ entscheidet, bekommt die gebräuchlichsten CRM-Funktionen. Hier sind dann 5 Benutzer inbegriffen. Das Starterpaket ist deutlich günstiger, jedoch mit nur einer Benutzerlizenz selbst für kleine Firmen vermutlich nicht geeignet.

Der Funktionsumfang von HubSpot, welches ausschließlich als browserbasierte Cloud-Lösung angeboten wird, ist im Vergleich zu Customer-Relationship-Management-Systemen vom Wettbewerb recht umfangreich.

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Was ist ein Formular-Management-System?

Mit einem Formular-Management-System (auch FMS) erhält der Anwender Unterstützung bei der Eingabe von Daten in seine Formulare. Danach übermittelt das System die Ergebnisse an die angebundenen Workflows. Dadurch werden Geschäfts- und Verwaltungsprozesse beschleunigt.

Hierbei handelt es sich um eine automatisierte Dienstleistung. Alles das geschieht in elektronischer Form und damit medienbruchfrei. Häufig verfügen die Formular-Management-Systeme auch über einen integrierten Designer für die Erstellung der Formulare und Vordrucke.

    Inhaltsverzeichnis:

Wer sich noch nie mit einem Formular-Management-System befasst hat, fühlt sich vom Angebot der verfügbaren Software vielleicht auf den ersten Blick erschlagen. Bei einer Vielzahl von angebotenen Features für unterschiedliche Bereiche verliert nicht nur der Einsteiger leicht den Überblick. Mit diesem Artikel wollen wir den Dschungel der Formular-Management-Systeme für Dich ein wenig lichten.

Ziel ist, es Dir Denkanstöße für den Einsatz von Formular-Management-Systeme zu geben und Dir außerdem die relevantesten Lösungen in der Branche kurz vorzustellen. Ganz ohne Programmierkenntnisse, für jeden Geldbeutel verfügbar, als Cloud-Lösung oder auf dem eigenen Webserver. Wir zeigen Dir die Fallstricke bei der Planung und Implementierung von Formular-Management-Systeme auf, damit Du am Ende dieses Artikels kompetent mitreden kannst.

Was ist Formular-Management und was kann es leisten?

Wer die Erstellung und Bearbeitung von Formularen auf systematische Weise angeht, betreibt damit bereits Formular-Management. Denn mit Formularen und Vordrucke hängen in den Organisationen wie den Unternehmen zahlreiche Verwaltungsvorgänge der Anträge zusammen, die viel Aufwand verursachen können.

Das Formular-Management kann dazu beitragen, zu einer höheren Effizienz im Umgang mit den Formularen und Vordrucke zu gelangen. Das Formular-Management kümmert sich um viele Aufgaben gleichzeitig und hat dabei die Erstellung der Formulare und deren Verwendung durch Mitarbeiter oder Kunden im Blick.

Wichtige Fragestellungen beziehen sich hier zum Beispiel auf die Personalisierung von Formularen. Dienen diese dazu, verschiedene Kontaktdaten von Interessenten zu erfassen, sollte die Ansprache möglichst genau auf den Adressaten zugeschnitten sein.

Auch die gewerbliche Nutzung von Formularen und Vorlagen (z. B. Abdruck von Einkommensteuererklärungen auf Tageszeitungen und Fachliteratur) ist im Rahmen der urheberrechtlichen Beschränkungen möglich.

Im Formular-Management kümmern sich die Verantwortlichen darum, die Eingabemasken entsprechend zu gestalten. Weiterhin gehört zum Formular-Management die Optimierung der Dateneingabe und Auswertung im Zusammenhang mit Formularen.

Die Dateneingabe sollte möglichst wenig Zeit erfordern. Nach der Datenerfassung muss eine schnelle Übermittlung der Daten für die Weiterverarbeitung stattfinden. Das Management stellt sicher, dass die Organisation in dieser Hinsicht mit ihren Formularen gut aufgestellt ist.

Wer sollte sich ein Formular-Management-System besorgen?

Wer an der Standardisierung und der vereinfachten Verwaltung seiner Formulare interessiert ist, sollte sich mit dem Thema Formular-Management-System (FMS) befassen. Grundsätzlich ist ein Formular nichts anderes als eine strukturierte Form der Datenabfrage.

Wer hier auf einen Vordruck zurückgreifen kann, zum Beispiel für die Datenübermittlung an die Bundeszollverwaltung, erleichtert sich im Arbeitsalltag vieles. Doch auch mit dem Ausfüllen von Formularen ist Arbeit verbunden.

Es ist nicht zu unterschätzen, wie hoch der Aufwand bei größeren Abteilungen oder in der Organisation insgesamt ausfallen kann, wenn jeden Tag unterschiedlichste Formulare zu bewältigen sind.

Daher ist es für viele betroffene Betriebe sinnvoll, ein FMS einzusetzen. Es automatisiert zahlreiche Vorgänge rund um die Formulare/Anträge und hilft bei der schnellen Datenweiterleitung.

Kleinere Betriebe und Organisationen mit wenigen Mitarbeitern müssen darüber nachdenken, ob sich die Kosten für die Anschaffung auch für sie lohnen. Formulare und Vordrucke sind zwar allgegenwärtig. Wenn sich deren Zahl jedoch immer noch in einem überschaubaren Rahmen befindet, müssen die Entscheider abwägen, ob sich die Investition lohnt.

Mittlere und große Unternehmen sowie Konzerne können sicherlich auf vielfältige Weise von einem Formular-Management-System profitieren. Denn mit der Anzahl der Vordrucke steigt auch der Nutzen einer solchen Lösung.

Worin liegt der Unterschied zwischen einem Dokument-Management-System und einem Formular-Management-System?

Viele Lösungen auf dem Markt bieten ein Dokumentenmanagement und ein Formularmanagement kombiniert in einer Software an. Trotz vieler Gemeinsamkeiten bestehen zwischen beiden Systemen jedoch auch Unterschiede.

Das Dokumentenmanagement kümmert sich insbesondere um die Verwaltungsprozesse elektronischer Dokumente unter Rückgriff auf eine Datenbank. Für den Nutzer ist es besonders wichtig, den Überblick über seine Dokumente zu behalten, diese bei Bedarf zum Beispiel anhand von Suchbegriffen zuverlässig wiederzufinden und sie sicher an einem zentralen Ort abzulegen.

Das Formularmanagement richtet den Fokus auf die Bearbeitung der Dokumente bzw. Formulare statt auf deren Speicherung und Organisation in der Datenbank. Ein entsprechendes System verfügt daher über Werkzeuge, die bei der Dateneingabe in die Maske unterstützen.

Beide Systeme teilen die Gemeinsamkeit, dass eine Anbindung an weitere Workflows möglich ist. Sie unterstützen bei der Automatisierung und Optimierung von Arbeitsabläufen und tragen damit zu einer höheren Produktivität bei in allen Abteilungen, die mit Dokumenten und Formularen in großer Zahl umgehen müssen.

Vor- und Nachteile eines Formular-Management-Systems

Wer vor der Entscheidung steht, in seinem Betrieb ein FMS einzuführen, muss diese Investition gut begründen können. Wir haben uns deshalb die typischen Vor- und Nachteile einer solchen Lösung näher angesehen.

Das sind die grundsätzlichen Vorteile eines Formular-Management-Systems

Einfache Erstellung:
Das Formular-Management-System erleichtert bereits die Erstellung der Formulare erheblich. Dafür stehen häufig Templates zur Verfügung. Neue Elemente lassen sich bei einigen Werkzeugen per Drag-and-Drop hinzufügen. Daher sind keine Programmierkenntnisse erforderlich.

Medienbruchfreier Workflow:
Probleme entstehen bei Vordrucken auf Papier häufig dadurch, dass deren Digitalisierung viel Zeit kostet. Bei einem Formular-Management-System finden alle Schritte von der Dateneingabe bis zur Weiterleitung und Auswertung bereits elektronisch statt.

Beschleunigte Arbeitsabläufe:
Einer der entscheidenden Vorteile der Formular-Management-Systeme besteht in der Beschleunigung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen.Die Software unterstützt bei vielen Aufgaben rund um die Arbeit mit Formularen und ermöglicht es damit, größere Datenmengen zu bewältigen.

Automatisierungen:
Viele Arbeitsschritte im Zusammenhang mit Formularen lassen sich mit einer geeigneten Software automatisieren. Hier spielen die Formular-Management-Systeme ihre Stärken aus und geben wertvolle Mitarbeiter-Ressourcen für wichtigere Aufgaben frei.

Verringerte Redundanzen:
Bei der Auswertung von Formularen tritt häufig das Problem mehrfacher Datenerfassungen auf. Das Formular-Management-System hilft dabei, die Entstehung solcher Redundanzen zu reduzieren oder sogar gänzlich zu vermeiden.

Barrierefreiheit:
Viele Vordrucke sind nach einer unzureichenden Digitalisierung nicht barrierefrei. In der öffentlichen Verwaltung besteht mit der barrierefreien Informationstechnik-Verordnung des Bundes (BITV) sogar eine konkrete Anforderung, diese Barrierefreiheit sicherzustellen.

Die wichtigsten Steuerformulare (Formulare zur Einkommensteuererklärung, Formulare für Nichtveranlagungsbescheinigungen, Formulare zur einheitlichen und gesonderten Feststellung sowie die Formulare zur gesonderten Feststellung und einige Formulare zur Lohnsteuer) sind auch im barrierefreien Modus nutzbar.

Bei vielen FMS ist diese Barrierefreiheit bereits Teil des Designs. Wer damit seine Formulare erstellt, ist in dieser Hinsicht also auf der sicheren Seite. In absehbarer Zeit werden auch Steuererklärungen über weitere Steuerformulare barrierefrei nutzbar sein.

Diese Nachteile gilt es bei einem Formular-Management-System zu berücksichtigen:

Einarbeitung:
Die Formular-Management-Systeme sind zumeist auf eine intuitive Bedienung ausgelegt. Dennoch gilt hier, wie bei jeder Software, dass eine gewisse Einarbeitung erforderlich ist, um tiefer in die Funktionen einsteigen zu können.

Nur bei großen Formularmengen sinnvoll:
Kleine Unternehmen und Organisationen, die mit wenigen Formularen und Vordrucken zu tun haben, können von einem Formular-Management-System kaum profitieren. In diesem Fall sind mit dem Betrieb der Software zu viel Aufwand und Kosten verbunden.

Kosten für laufenden Betrieb:
Einige Formular-Management-Systeme stehen als Online-Service zur Verfügung. Damit verursachen sie laufende Kosten für das Abonnement.

Worauf solltest Du bei der Auswahl eines Formular-Management-Systems besonders achten?

Das Formular-Management-System dient dem einen Zweck, den Umgang mit Formularen zu erleichtern. Darauf müssen alle Funktionen der Software ausgerichtet sein. Das sind einige der Punkte, die bei der Auswahl unbedingt zu berücksichtigen sind:

Bedingte Logik:
Häufig hängen die Dateneingaben in einem Formular voneinander ab. Das Formular-Management-System sollte die Möglichkeit bieten, eine solche bedingte Logik zu berücksichtigen. Damit lassen sich von vornherein falsche Dateneingaben durch die Nutzer vermeiden. Und das spart Zeit bei der Auswertung der Vordrucke ein.

Intuitive Benutzeroberfläche:
Das Formular-Management-System kann in praktisch jeder Abteilung im Unternehmen zum Einsatz kommen. Daher müssen auch Mitarbeiter damit umgehen können, die technisch weniger versiert sind.

Die Benutzeroberfläche sollte klar strukturiert sein und wenigstens die Grundfunktionen sollten sich ohne Einarbeitung verstehen lassen. Das hilft zum Beispiel bei der Steuererklärung und der Arbeit mit dem Steuerformular ebenso wie mit jedem anderen Vordruck.

Direkte Workflow-Anbindung:
Die Datenerfassung zum Beispiel aus einem Steuerformular heraus reicht nicht. Es sollte sofort eine Anbindung an die nachfolgenden Workflows in den verschiedenen Abteilungen erfolgen. Erst das beschleunigt die Arbeitsabläufe deutlich spürbar.

Die 5 beliebtesten Formular-Management-Systeme auf einen Blick

1. HubSpot
2. Materna
3. DocuWare
4. ITZBund
5. EASY SOFTWARE

1. HubSpot

HubSpot, der eine CRM-Plattform bereitstellt, vereint viele Tools und Integrationen. Hubs können beispielsweise für den Vertrieb, den Service oder das Marketing genutzt werden.

HubSpot Anwendungsbild 2

Beispiel Fachverfahren bei HubSpot, Quelle

Vorteile von HubSpot

  • kurze Einarbeitungszeit
  • synchonisierungsfähig mit anderen Programmen
  • kostenlose Version bietet bereits die wichtigsten Funktionen

Nachteile von HubSpot

  • keine Option für wiederkehrende Aufgaben
  • teils langsame Reaktionsfähigkeit

Highlights von HubSpot

  • Workflow-Erstellungstool
  • HubSpot Academy
  • Deal-Pipeline

Fazit

Das Service Management ist die Schnittstelle zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden. Nutzerorientierte Services erhöhen die Kundenzufriedenheit und senken gleichzeitig die Kosten durch standardisierte Prozesse.


2. Materna

Wer ein administratives Formular-Management-System sucht, das alle Leistungen aus einer Hand bietet, findet in Materna einen professionellen Anbieter.

Materna Anwendungsbeispiel 2

Beispiel des Fachverfahrens auf Materna, Quelle

Vorteile von Materna

  • mobil anwendbar
  • hohe Benutzerakzeptanz durch einfaches Handling und hohe Sicherheit
  • vereinfachte und beschleunigte Geschäfts- und Verwaltungsprozesse

Nachteile von Materna

  • zeitraubendes Einarbeiten
  • zusätzliche Kosten

Highlights von Materna

  • intelligente Prüfungen
  • offene Architektur
  • mobile Anwendung möglich

Fazit

Insgesamt ist Materna neben der Prozessoptimierung für das Formularmanagement auf eine einfache Bedienung ausgelegt. Wenn man möchte, kann man FMS auch unterwegs verwenden, um Formulare unterwegs auszufüllen.


3. DocuWare

Als Formularverwaltungssystem verwendet, hilft es Dir bei der Durchführung Ihrer täglichen Aufgaben mit zentralisierter Datenspeicherung und Automatisierung von Aufgaben und Tools für die Dokumentenverarbeitung- und verwaltung.

DocuWare Anwendungsbeispiel

Beispiel aus der Sicht eines Antragstellers, Quelle

Vorteile von DocuWare

  • automatischer Datenaustausch
  • mobiler Zugriff
  • nahtloser Datenexport

Nachteile von DocuWare

  • Einstiegschwierigkeiten
  • teils unübersichtlich
  • wenige Upgrades

Highlights von Docuware

  • Intelligent Indexing
  • Kontroll-Dashboard
  • vorkonfigurierte Lösungen

Fazit

Als Formularverwaltungssystem verwendet, hilft es Dir bei der Durchführung Deinen täglichen Aufgaben mit zentralisierter Datenspeicherung und Automatisierung von Aufgaben und Tools für die Dokumentenverarbeitung.


4. ITZBund

Das ITZBund ist Teil des Geschäftsbereichs des Bundesministeriums der Finanzen und hat zum Ziel, die Bundesregierung in der Rolle eines zentralen IT-Dienstleisters zu unterstützen. Mit FMS kannst Du das Formularverwaltungssystem dieses Anbieters nutzen.

ITZBund Anwendungsbeispiel 2

Antragstellerin beim ausfüllen des Fachverfahrens, Quelle

Vorteile vom ITZBund

  • weniger Zeitaufwand
  • erhöhte Effizienz
  • keine oder geringe Kosten für Papier, Lagerung und Druck

Nachteile vom ITZBund

  • Administration nötig
  • Versions- und andere Abhängigkeiten

Highlights vom ITZBund

  • kostenfrei mit einer entsprechenden Lizenz
  • FMS als Eingangskanal für die E-Akte verwendbar
  • digitale Kommunikation

Fazit

Die Software berücksichtigt, dass Formulare für den Datenaustausch zwischen Staat und Bürgern sowie Unternehmen in elektronischer Form vorliegen. Dieses Formularverwaltungstool ermöglicht den vollständigen internet- oder intranetbasierten Datenaustausch zwischen beiden Parteien sowie zwischen Bundesverwaltungen.


5. EASY SOFTWARE

EASY SOFTWARE bietet Lösungen zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Dazu gehört die Verlagerung papierbasierter Formulare in die elektronische Welt.

Das ist eine der wichtigsten Aufgaben, die ein Benutzer, der diesen Transformationsschnitt noch nicht vollständig durchgeführt hat, im FMS durchführen kann.

EASY SOFTWARE Anwendungsbeispiel 2

Overview von EASY SOFTWARE, Quelle

Vorteile von EASY SOFTWARE

  • benutzerfreundlich
  • schnelle Einrichtung
  • mobiles Arbeiten möglich

Nachteile von EASY SOFTWARE

  • Notwendigkeit und Aufwand für regelmäßige Backups
  • Eventuelle Zusatzkosten für eine höherwertige Serverumgebung

Highlights von EASY SOFTWARE

  • Verkürzung von Prozesslaufzeiten
  • erleichterter Zugang über die Cloud
  • Reduzierung der Dauer für die Bereitstellung der Formulare

Fazit

Jeder Antragsteller, der mit Formularen und anderen Dokumenten wie der E-Akte arbeitet, kann von EASY SOFTWARE und dessen Anwendungen profitieren.

Was sind die wichtigsten Funktionen eines Formular-Management-Systems?

Unternehmen setzen ihre Formular-Management-Systeme für sehr unterschiedliche Aufgaben ein und müssen damit verschiedene Arten von Formularen bewältigen. Einige Funktionen sollte jedoch jede gute Software besitzen. Das sind einige der Wichtigsten:

Formular-Designer
Eine der nützlichsten Funktionen der Formular-Management-Systeme sind die Designer für die Erstellung von Formularen. Sie arbeiten häufig mit Templates und sind Plug-and-Play-fähig.

Neue Formulare lassen sich daher mit minimalem Zeitaufwand erstellen. Diese Werkzeuge sind besonders nützlich für Mitarbeiter ohne Programmierkenntnisse.

Massenverarbeitung
Bei einer großen Menge gleicher Formulare sind Funktionen für die Massenverarbeitung ein Segen. Hierbei handelt es sich um einen der entscheidenden Gründe dafür, weshalb sich mit einem Formular-Management-System häufig viel Zeit in der Bearbeitung von Formularen einsparen lässt.

Digitalisierungs-Werkzeuge
Viele Steuer- und Finanzformulare und andere Dokumente liegen noch nicht in elektronischer Form vor. Es ist möglich, diese zum Beispiel per Hand zu scannen und manuell in das System einzupflegen.

Besser ist es, wenn das FMS gleich die passenden Werkzeuge für die Digitalisierung anbietet, um auch bei diesem wichtigen Arbeitsschritt zu unterstützen.

Die 10 wichtigsten Eigenschaften eines Formular-Management-Systems

  1. Formular-Designer
  2. Workflow-Anbindung
  3. Fehlerüberprüfung
  4. CMS-Verbindung
  5. Eingabehilfen
  6. Automatisierte Workflows
  7. Vordrucke
  8. Scan-Modul
  9. Schnittstellen für Datenweiterleitungen
  10. Massenverarbeitungen

Fazit

Mit einem Formular-Management-System mit geeignetem Funktionsumfang erleichtern Unternehmen sich und ihren Teams viele Arbeiten. Denn der Umgang mit Formularen gehört zu den täglichen Aufgaben in den meisten Betrieben und ist auch bei der Steuererklärung unerlässlich.

Dazu zählt die Auswertung von Kundendaten aus Online-Formularen oder aus Vordrucken, die aus internen Abläufen stammen. Die Kommunikation mit der Behörde erzeugt ebenfalls eine große Menge an Aufwand in Zusammenhang mit Formularen.

Eine Unterstützung durch Software bietet hier entscheidende Vorteile. Denn viele Vorgänge lassen sich heute automatisieren. Zudem unterstützen die Programme beim ersten und wichtigsten Schritt im Umgang mit Formularen: dem der Digitalisierung.

Denn wer medienbruchfrei arbeiten möchten, muss alle Dokumente in elektronischer Form vorliegen haben. Daher ist ein Formular-Management-System wichtig, um die Digitalisierung im Betrieb konsequent umsetzen zu können.

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