Vertragsmanagement Software – 19 Anbieter im Vergleich

Die wichtigsten Vertragsmanagement Softwares im Vergleich

Mit Hilfe unterschiedlicher Filter, User-Bewertungen und der Meinung der OMT-Club-Mitglieder versuchen wir Dir die Entscheidung für die richtigen Vertragsmanagement Software zu vereinfachen.

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TecArt

von TecArt

4,7/5 (7)

Aufgabenmanagement

Kalender-/Erinnerungssystem

Lead-Generierung

Was ist TecArt? Mache Vertrieb, Marketing und Service zu einem perfekten Kundenerlebnis. Workflows für E-Mails, Bestellungen & Rechnungen, Tickets und Projekte automatisieren Deine Routinearbeit. Sie sparen unnötige IT-Kosten und sorgen für Aufsehen. So erzielst Du mehr Umsatz. Das On-Premises oder Cloud CRM wird in Deutschland hergestellt und gehostet. Starte ohne Risiko mit der 30 Tage Testversion. Skaliere Nutzer, Module und Erweiterungen jederzeit. So bleiben Deine Softwarekosten flexibel.

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PACTA

von BlockAxs GmbH

Die KI-gestützte Legal Tech Plattform

Dokumente und Prozesse automatisieren

Monitoring & Fristenmanagement

PACTA ist eine Plattform für intuitives Vertragslebenszyklusmanagement und wird von der BlockAxs GmbH betrieben. Mit PACTA können Unternehmen, Anwaltskanzleien und Finanzinstitute kollaborativ Dokumente erstellen, verhandeln, digital signieren, analysieren und organisationsübergreifend bereitstellen. Durch Technologien, die jeder bedienen kann, ermöglicht der Anbieter PACTA die Automatisierung von Rechtsprozessen, die datengesteuerte Überwachung und die Schaffung einer intelligenten Rechtskommunikation. Bereits mehr als 20 Kunden mit über 800 aktiven Nutzern vertrauen auf PACTA.

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2Agree

von 2Agree

Intuitives Dashboard

keine automatischen Vertragsverlängerungen

höhere Compliance

2Agree ist eine SaaS-Lösung für die effektive Verwaltung und Überwachung von Verträgen über alle Geschäftsbereiche hinweg. Die Software für Vertragsverwaltung und Vertragscontrolling 2Agree bietet Administratoren die volle Kontrolle über die Verträge innerhalb Deiner Organisation. Die App verfügt über eine integrierte Versionsverwaltungsfunktion, die automatisch Benachrichtigungen senden kann, wenn eine Aktion ausgeführt werden muss. Spezifische Aktionen und Aufgaben können von Administratoren erstellt werden, einschließlich KPIs und OKRs. Ein Dashboard bietet Einblick in bestehende Verträge.

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Agiloft

von Agiloft Inc.

Demo Version verfügbar

Verfolgung von Interaktionen

Störfallmanagement

Agiloft ist 5-facher Gewinner des PC Magazin “Editors’ Choice Award” und Spend Matters “Value Award”. Die Software Agiloft wird als “das anpassbarste Vertragsmanagementsystem auf dem Markt” gefeiert. Die agile Technologie macht die Einrichtung und Nutzung einfach und die skalierbare Plattform unterstützt alle Genehmigungsprozesse mit integrierten Workflows, E-Mail-Benachrichtigungen und der Vertragserstellung mit einem Klick. Es ist vollständig auditkonform und unterstützt HIPAA, SOX und CFR21. Starte noch heute mit einer kostenlosen benutzerdefinierten Demo.

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Conga CLM

von Conga CLM

Geschäftsprozesse Automatisieren

Wachstum Fördern

Verträge und Vertragszyklen verwalten

Veraltete Vertragsprozesse schaden Unternehmen in den Bereichen Recht, Vertrieb, Finanzen und Beschaffung. Der Anbieter Conga CLM, ehemals Apttus Contract Management, sorgt für mehr Effizienz bei Verträgen, sodass die Beschaffung agiler ist und Vertriebsteams mehr Zeit für den Verkauf gewinnen. Globale Standardisierung auf einem einzigen Datenmodell beseitigt Engpässe, minimiert Risiken, maximiert die Compliance und reduziert Vertriebs-, Service- und Lieferkosten.

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Contract Alert

von Contract Alert

Kontrollierter Benutzerzugriff

Dokumente online nachschlagen

Automatisierte Zuordnung der Verträge

Contract Alert speichert alle Deine Verträge und Vertragsdokumente in einem zentralen Repository. Einige Funktionen: E-Mail-Benachrichtigungen, Meilenstein-Workflows, Vertragsgenehmigungsfluss, Berichterstellung, anpassbare Felder, Währungsumrechnung, mehrere Vertragsparteien. Die Software Contract Alert bietet Dir einen sofortigen Überblick über alle laufenden Verträge und eine vollständige und genaue Vertragsdatenbank, die für Analyse-, Planungs- oder Prüfungsaktivitäten verwendet werden kann. Contract Alert ist einfach zu bedienen und zu implementieren. Bereitstellung: Gehostet oder lokal.

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ContractHero

von ContractHero GmbH

Vertragsdetails digitalisieren

Sichere SSL-Verschlüsselung

Hosting in Deutschland

ContractHero ist eine cloudbasierte Vertragsmanagement Lösung, die Mitarbeitern hilft, Miet- oder Pachtverträge in Bezug auf Software, Immobilien und mehr zu überwachen, verwalten, verlängern oder zu kündigen. Das Tool ContractHero ermöglicht Unternehmen, in Google Drive, Dropbox oder OneDrive gespeicherte Geschäftsverträge zu analysieren und wichtige Daten hinzuzufügen, einschließlich Fälligkeitserinnerungen, Kosten und Kündigungsfristen.

Eigentümer können die Anwendung nutzen, um ungenutzte oder abgelaufene Verträge in Echtzeit zu erkennen. Zu den Features von ContractHero gehören automatische Erinnerungen, Datenschutz, Exportfunktion in Excel, Risikomanagement, Berechtigungskonzept, Datensicherung und Analytics. Darüber hinaus können Mitarbeiter die Suchfunktion verwenden, um Verträge anhand von Terminen, Fristen, Klauseln und mehr zu finden.

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ContractWorks

von SecureDocs, Inc.

Übersichtliche Datenbank

Elektronische Signatur

Kostenlos testen

ContractWorks erleichtert als eine Vertragsmanagement Software das Ausführen, Speichern und Nachverfolgen von Unternehmensvereinbarungen. Mit einer schnellen Implementierung, einer benutzerfreundlichen Oberfläche und niedrigen, transparenten Preisen ab 600 USD/Monat für unbegrenzte Benutzer macht die Vertragsmanagement Software ContractWorks für Unternehmen jeder Größe zugänglich. Zusätzlich zu diesen Funktionen erhältst Du ein engagiertes Support-Team, das Deinem Unternehmen hilft, das Beste aus Deinem Vertragsportfolio herauszuholen.

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cuContract

von Circle Unlimited GmbH

Schnellerer Zugriff auf alle Informationen

Alle Termine und Fristen im Griff

Automatisierte Dokumenten & Vertragserstellung

ContractHero ist eine cloudbasierte Vertragsmanagement Lösung, die Mitarbeitern hilft, Miet- oder Pachtverträge in Bezug auf Software, Immobilien und mehr zu überwachen, verwalten, verlängern oder zu kündigen. Das Tool ContractHero ermöglicht Unternehmen, in Google Drive, Dropbox oder OneDrive gespeicherte Geschäftsverträge zu analysieren und wichtige Daten hinzuzufügen, einschließlich Fälligkeitserinnerungen, Kosten und Kündigungsfristen.

Eigentümer können die Anwendung nutzen, um ungenutzte oder abgelaufene Verträge in Echtzeit zu erkennen. Zu den Features von ContractHero gehören automatische Erinnerungen, Datenschutz, Exportfunktion in Excel, Risikomanagement, Berechtigungskonzept, Datensicherung und Analytics. Darüber hinaus können Mitarbeiter die Suchfunktion verwenden, um Verträge anhand von Terminen, Fristen, Klauseln und mehr zu finden.

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Dokuvita

von Dokuvita

Vollintegrierte Informationszentrale

Ablösung von Netz & Abteilungslaufwerken

Verwendung von einfachen Workflows

Dokuvita ist eines der am einfachsten zu bedienenden und zu implementierenden Dokumentenmanagementsysteme. Es bietet Deinem Unternehmen eine automatisierte Möglichkeit zum Organisieren, Erfassen, Digitalisieren, Genehmigen, Speichern, Zugreifen und Abschließen von Prozessen, die Deine Geschäftsdateien und -dokumente betreffen. Dieser Funktionsumfang führt zu Effizienz, Produktivität und Einsparungen für Dein Unternehmen. So erreichst Du jederzeit und überall eine optimale Vertragsverwaltung Deiner elektronischen Vertragsakten.

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ELO Contract

von ELO Digital Office GmbH

Intelligente Suchmechanismen

Automatisierte Prozesse für mehr Effizienz

Individuelle Lösungen

Die Software für Vertragsverwaltung und Dokumentenmanagement ELO Contract ist ein langjähriger Marktführer und Anbieter von intelligenter und datengesteuerter Software für das Vertragslebenszyklus-Management. Die Software des Unternehmens befähigt Rechts-, Verwaltungs-, IT-, Beschaffungs-, Finanz- und Vertriebsexperten aus Dutzenden von Branchen, ihre Verträge digital zu entwerfen, zu verhandeln, zu genehmigen, auszuführen und zu verwalten. Hunderte von Marken haben sich mit ELO Contract zusammengetan, um ihre Vertragsprozesse zu automatisieren und gleichzeitig Risiken zu minimieren, die Compliance zu erhöhen und die Rentabilität zu steigern.

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Gatekeeper

von Cinergy Technology Limited

Vertrags-Lifecycle-Management

Vorgefertigte Vorlagen

Workflow-Management

Gatekeeper ist eine einfach zu bedienende, leistungsstarke, KI-gesteuerte und Cloud-basierte Vertragsmanagementlösung. Zentralisiere Verträge für mehr Transparenz, automatisiere und standardisiere interne Prozesse, überwache Risiken und verwalte die Arbeitsbelastung. Genieße unbegrenzte Benutzer, unbegrenzte integrierte elektronische Signaturen und Automatisierungstools, einschließlich der zum Patent angemeldeten Touchless Contracts-Technologie.

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IcerTis

von IcerTis

Führen Sie Ihr Unternehmen erfolgreicher

Gewinnen Sie unübertroffene Transparenz

Dauerhaftes Engagement

IcerTis verfügt über 12 Niederlassungen weltweit. Die KI-gestützte, von Analysten validierte Plattform Icertis Contract Intelligence (ICI) verwandelt Verträge von statischen Dokumenten in strategische Vorteile, indem sie die kritischen Vertragsinformationen strukturiert und verbindet, die die Funktionsweise eines Unternehmens definieren. Das bedeutet, IcerTis arbeitet mit künstlicher Intelligenz, aus statischen Daten werden hier lebende Dokumente. Heute vertrauen die bekanntesten Marken und disruptiven Innovatoren der Welt darauf, dass IcerTis die Absicht ihrer insgesamt über 7,5 Millionen Verträge im Wert von mehr als 1 Billion US-Dollar in über 40 Sprachen und über 90 Ländern vollständig realisiert. IcerTis bietet eine Demoversion an.

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Irconclad

von Ironclad, Inc.

Digitale Zusammenarbeit

Digital Workflows

Optische Zeichenerkennung (OCR)

Erfahre wie das CLM Nr. 1 für Innovatoren Deinem Unternehmen dabei helfen kann, seine Verträge von Blockern zu Enablern zu machen – wodurch das Geschäft schneller, kollaborativer und kontrollierter wird. Verträge blockieren das Geschäft, weil die Rechtsabteilung das Risiko auf Klauselebene mindern muss. Ironclad ist das einzige CLM, das die Komplexität der Zusammenarbeit und Verhandlung auf Klauselebene bewältigt, sodass Du Risiken minimieren und Genehmigungen schnell verfolgen kannst.

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OMNITRACKER

von OMNINET Software-, System- und Projektmanagementtechnik GmbH

Sofort einsatzbereit

Umfassend skalierbar

Effizient und kostenoptimiert

OMNITRACKER ist eine ITSM-Anwendung, die Vorfall-, Problem-, Änderungs-, Service-Asset- und Konfigurations-, Release- und Identitäts- und Zugriffsmanagementprozesse verarbeitet. 15 ITIL4-Praktiken sind zertifiziert, weitere sind in der ITSM-Suite verfügbar. Die Anwendung kann um weitere voll integrierte Anwendungen wie Projektmanagement, Vertragsmanagement, Risikomanagement und mehr erweitert werden, um als umfassende Enterprise Service Management Plattform zu dienen.

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Otris contract

von otris software AG

Individuelle Workflows

Zentrale Vertragsablage

Digitale Signatur

Die Software Otris contract für Vertragsmanagement und Vertragsverwaltung minimiert Risiken und beschleunigt Prozesse. Optimiere Dein Vertragsmanagement mit Otris contract. Du erhältst mit Otris contract die volle Kontrolle über den Lebenszyklus all Deiner Verträge: von der Erstellung über die strukturierte Ablage und Bearbeitung bis hin zur Archivierung. Otris contract umfasst mehr als die Verwaltung von Verträgen.

Gutes Vertragsmanagement generiert Mehrwert durch Standardisierung in Bearbeitung, Erstellung und Recherche. Mitarbeiter finden sofort die Daten und Dokumente, die sie brauchen, um fundierte Entscheidungen zu treffen: anstehende Fristen und deren Fristenmanagement (z.B. Kündigungsfristen), Ansprüche oder Vertragsbeziehungen. Auch die digitale Signatur ist mit Otris Contract möglich. Ohne organisiertes Vertragsmanagement bleiben diese Informationen intransparent. Oft erfolgt die Bearbeitung und Ablage einzelner Verträge auf Abteilungs- oder Teamebene. Konflikte durch unterschiedlichen Wissensstand, vermeidbare Risiken, zeitaufwendige Bearbeitungen und verschenktes Potenzial sind die Folge. Mit Otris contract steht Dir ein zuverlässiges Tool zur Verfügung.

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PandaDoc

von PandaDoc Inc.

Integration von CRM und Zapier

Kundenspezifisches Branding

Unbegrenzte Dokumenten-Uploads

Pandadoc macht es einfacher denn je, hochwertige, professionelle Angebote direkt in Deinem CRM zu erstellen. Verwende Vertragsvorlagen und Token, um in Sekundenschnelle automatisch neue Angebote zu erstellen, oder verwende den Drag-and-drop-Angebotsersteller, um benutzerdefinierte, medienreiche Angebote zu erstellen, die Deine potenziellen Kunden umhauen. Sobald sie gesendet wurden, kannst Du mit erweiterten Analysen Deine Angebotsansichten und -signaturen von überall aus verfolgen.

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Simplessus Contracts

von Simplessus UG & Co. KG

Einfache Bedienung

Anpassbar auf individuelle Anforderungen

Vollständige,elektonische Vertragsakte

Was sind Simplessus Verträge? Die Vertrags-Management Software Simplessus Contracts ist die beste Lösung für Dein Vertragsmanagement. Mit der elektronischen Vertragsakte siehst Du Deine Termine, Fristen, Kosten und Einnahmen. Simplessus Contracts ist ein modernes Softwaretool für das Vertragsmanagement. Mit dieser Vertragsdatenbank behältst Du Termine, Fristen, Kosten und Erlöse im Blick. Namhafte Unternehmen nutzen Simplessus Contracts zum effizienten Vertragscontrolling.

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Symfact

von Symfact AG

Risikoreduzierung durch standardisierte Systeme

Kontrolle des Genehmigungsprozesses

Workflow-Management

Symfact ist der führende Anbieter von Vertragsmanagement- und Compliance-Management-Lösungen, die es Unternehmenskunden auf der ganzen Welt ermöglichen, Einnahmen zu maximieren, Kosten zu minimieren und Vertragsbedingungen und Risiken aktiv zu verwalten – alles auf einer einzigen Technologieplattform. Mit der Symfact-Lösung können Kunden die Dokumentation, Fristenmanagement, Budgets, Verpflichtungen, Arbeitsabläufe, sicheren Zugriff und Analysetools in Bezug auf Vertragsmanagement und Compliance effektiv verwalten. Symfact bietet in seinem Funktionumfang auch eine Drag-and-drop Oberfläche, personalisierte Vertragsvorlagen und eine Integration von Word. Symfact stellt eine browserbasierte Plattform dar. Außerdem bietet Symfact eine Integration von ERP, CRM und Buchhaltungsprogrammen.

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Was ist eine Vertragsmanagement Software?

Eine Vertragsmanagement Software ermöglicht die kontinuierliche sowie automatisierte Überwachung und Archivierung von Verträgen und Vertragsdaten in Form von Dokumenten. Das Vertragsmanagement ist ein automatisches System zur permanenten Überwachung von Verträgen und Dokumenten.

Obwohl Verträge oft als „in Stein gemeißelte Dokumente zu einem bestimmten Zeitpunkt angesehen werden und die Rechte und Pflichten aufzeigen, die in einem zukünftigen Zeitraum erfüllt werden müssen“, ist diese Definition der Vertragsverwaltung nicht ganz zutreffend.

Diese Verträge sind lebende Dokumente, die von Anfang bis Ende aktiv verwaltet werden müssen, um zu zeigen, dass sie ihre Ziele erreichen. Das Vertragslebenszyklusmanagement ist ein ständiger Prozess, der darauf abzielt, die angemessene Gestaltung und angemessene Überprüfung eines Vertrages, die Anwendung seiner Bestimmungen und die Erreichung seines Zwecks sowie die Identifizierung und Behebung seiner Lücken sicherzustellen.

1. Was ist eine Vertragsmanagement Software?
2. Was ist der Prozess des Vertragsmanagements?
3. Welche Arten von Vertragsmanagement Softwares gibt es?
4. Wer sollte sich mit Vertragsmanagement Softwares beschäftigen?
5. Vor- und Nachteile von Vertragsmanagement Software
6. Worauf solltest Du bei der Auswahl von Vertragsmanagement Software besonders beachten?
7. Was sind die wichtigsten Funktionen bei einer Vertragsmanagement Software?
8. Fazit: Vertragsmanagement Software

Wer sich noch nie mit Vertragsmanagement Software befasst hat, fühlt sich vom Angebot der verfügbaren Software vielleicht auf den ersten Blick erschlagen. Bei einer Vielzahl von angebotenen Features für unterschiedliche Bereiche verliert nicht nur der Einsteiger leicht den Überblick. Mit diesem Artikel wollen wir den Dschungel der Vertragsmanagement Software für Dich ein wenig lichten.

Ziel ist, es Dir Denkanstöße für den Einsatz von Vertragsmanagement Software zu geben und Dir außerdem die relevantesten Lösungen in der Branche kurz vorzustellen. Ganz ohne Programmierkenntnisse, für jeden Geldbeutel verfügbar, als Cloud-Lösung oder auf dem eigenen Server. Wir zeigen Dir die Fallstricke bei der Planung und Implementierung von Vertragsmanagement Software auf, damit Du am Ende dieses Artikels kompetent mitreden kannst.

Zudem haben wir Euch gefragt, welche Vertragsmanagement Software ihr verwendet. Wenn Du das erste Mal auf dieser Seite bist, selbst eine Vertragsmanagement Software im Einsatz hast und Dich einbringen möchtest, laden wir Dich gerne ein unsere dauerhafte Umfrage mit Deiner Stimme weiter zu verbessern.

Was ist der Prozess des Vertragsmanagements?


Eine Vertragsmanagement Software optimiert jede Phase des Vertragslebenszyklus in der Erstellung von Verträgen.

Die eigentliche Frage ist vielmehr: Warum ist diese Art von Vertragsmanagement Software Lösung notwendig?

Auch hier ist es ganz einfach: Verträge sind die Säulen des Geschäfts. Sie verwalten Risiken, Beziehungen und teilweise auch Einkommen. Sie sind zum Nutzen Deines Unternehmens und seiner Geschäftspartner da. Allein in einem mittelständischen Unternehmen kannst Du zu jedem Zeitpunkt Zehntausende von aktiven Verträgen haben.

Die Grundlage einer Vertragsmanagement Software ist eine zentrale Vertragsdatenbank mit allen relevanten Vertragsdaten und Verträgen (=Contract Pool). Hiermit sind beispielsweise wichtige Fristen oder Vertragspartner gemeint. Zusätzlich hast Du mit einer solchen Software auch die Möglichkeit eine Erinnerung einzustellen oder eine Rechnung zu stellen.

Welche Arten von Vertragsmanagement Softwares gibt es?


Es gibt verschiedene Arten von Vertragsmanagement Softwares. Die Software-Lösungen können Cloud-basiert, hybrid oder On-Premise sein.

Hybrid
Die hybride Version einer solchen Software kann sowohl vor Ort als auch in der Cloud zum Einsatz kommen. Das heißt sie funktioniert online und offline.

On-Premise
Diese Art von Vertragsmanagement Software ist auf Deinem lokalen Computer gespeichert, demnach findet die Verwaltung vor Ort statt. Diese Tools benötigen keine Internetverbindung und können jederzeit offline verwendet werden.

Cloud-basiert
Bei einer Cloud-basierten Software liegen alle relevanten Datensätze in der Cloud ab. Der Zugriff erfolgt hier also über einen gehosteten Server. Hier muss die Software nicht auf ein Gerät beschränkt werden, sondern kann geräteübergreifend genutzt werden und der Fernzugriff ist gewährleistet.

Mit einer Cloud-basierten Software kannst Du die höchste Sicherheit Deiner Daten garantieren, da bei einem Absturz die relevanten Daten immer in der Cloud abliegen.

Wer sollte sich mit Vertragsmanagement Softwares beschäftigen?


Viele und komplizierte Verträge kommen häufiger in größeren Unternehmen vor oder in Unternehmen, in denen es um viel Geld geht.

Aber auch KMUs könnten von einer solchen Vertragsmanagement Software profitieren. Um die Frage also zu beantworten: Alle Unternehmen!

Unternehmen aus verschiedensten Branchen müssen über eine effektive Vertragsmanagement Lösung sowie Verträge und Dokumente verfügen, um:

  • den gesamten Vertragslebenszyklus zu verwalten (Vertragsverwaltung, Vertragserstellung und Dokumentenmanagement)
  • ein verbessertes Risiko- und Ausgabenmanagement zu unterstützen
  • letztlich zu guten Ergebnissen beizutragen

Vertragsmanagement Softwares, Vertragsverwaltung Softwares und Dokumentenmanagement Softwares nutzen Dir und Deinem Unternehmen als ein automatisches System zur permanenten Überwachung und Archivierung von Verträgen, Dokumente und Vertragsdaten sowie Vertragserstellung.

Diese Bereiche in einem Unternehmen sollten sich insbesondere mit einer Vertragsmanagement Software beschäftigen:

Mitarbeiter der Rechtsabteilungen

Sowohl Anwaltskanzleien als auch das Team in der Rechtsabteilung Deines Unternehmens sollten sich mit einer Vertragsmanagement Software beschäftigen. Eine solche Software-Lösung bietet Zugang zu allen bestehenden und wichtigen Verträgen. Da Verträge kontinuierlich überwacht und optimiert oder erneuert werden sollten und diese Aufgaben im Bereich der Rechtsteams Deines Unternehmens liegen, kann eine Vertragsmanagement Software bei der Arbeit unterstützten.

Vertriebsteam

Auch die Mitarbeiter in einem Vertriebsteam beschäftigen sich viel mit Verträgen und können durch eine Vertragsmanagement Software unterstützt werden. Insbesondere die Funktion „E-Signatur“ kann hier sehr hilfreich sein, denn wenn ein Vertriebler einen Deal abschließt, wird in der Regel auch ein Vertrag unterzeichnet, hierbei kann eine digitale Unterschrift geleistet werden.

Auch in Kombination mit einem CRM ist eine solche Software für das Team hilfreich. Häufige Vertragsarten sind hier Angebote oder Kauf- und Mietverträge.

Finanzteam

In einem Unternehmen haben die Mitarbeiter in einem Finanzteam die Hoheit über die gesamten Finanzen eines Unternehmens. Oft sind finanzielle Angelegenheiten auch mit Verträgen verbunden, so sind beispielsweise Gehälter mit Arbeitsverträgen verbunden. Um keine wirtschaftlichen Schäden zu erleiden ist es deshalb wichtig, dass dieses Team einen geschulten Blick auf die relevanten Verträge hat.

Eine Vertragsmanagement Software kann also auch in diesem Bereich des Unternehmens eine große Hilfe sein.

Personalabteilung

Die Personalabteilung sollte ebenfalls digitalen Zugriff auf Verträge haben, um die Arbeit an gewissen Schnittstellen zu erleichtern.

Folgende Vertragsarten sind hier relevant:

  • Arbeitsverträge
  • Bewerbungsunterlagen
  • Abmahnungen
  • Weiterbildungsanträge
  • oder auch etwas wie die „digitale Personalakte” oder auch „digitale Vertragsakte“

Weitere Bereiche und Funktionen, die effizienter mit einer Vertragsmanagement Software arbeiten:

Verträge mit Lieferanten und Geschäftspartnern, Software und Leasingverträge von Hardware für die IT und Vertragsinhalte einsehen für eine Kundenbetreuung.

Vor- und Nachteile von Vertragsmanagement Software


Verträge sind die Geschäftsgrundlage vieler Branchen. Die Verwaltung von Verträgen in einem als Vertragslebenszyklus-Management bekannten Prozess ist für die Pflege von Geschäftsbeziehungen von entscheidender Bedeutung.

Der Einsatz von Vertragsmanagement-Software ermöglicht es Unternehmen, die Vertragslaufzeiten zu optimieren. Die Lösung zielt darauf ab, einen Vertrag so auszuführen und zu überwachen, dass sowohl die finanzielle als auch die operative Leistung maximiert und gleichzeitig die Risiken minimiert werden, die alle für den Geschäftserfolg unerlässlich sind.

Selbst mittelständische Unternehmen können Tausende von aktiven Verträgen haben. Jede Transaktion erhöht die Komplexität, die ohne die richtige Support-Technologie nur schwer zu bewältigen ist.

Vorteile des Vertragsmanagements:

Gesteigerte Produktivität

Prognosen sind mit verbesserten Daten und Analysen viel genauer. Die Verwendung eines Vertragsmanagementsystems ermöglicht es Dir, kritische Meilensteine besser zu überprüfen und bietet automatisierte Funktionen und Warnungen, um bei Bedarf Benachrichtigungen zu erhalten. Durch den Verzicht auf manuelle Prozesse und die Zentralisierung Deines Dokumenten-Repositorys hast Du eine bessere Kontrolle über die Effizienz Deiner Prozesse und Deines Workflows.

Organisationen müssen jedoch sicherstellen, dass sie alle ihre Vereinbarungen und Verpflichtungen ordnungsgemäß verwalten. Die Verwendung der richtigen Tools zur Verfolgung und Überwachung von Verträgen wird einen großen Unterschied bei der Verwaltung Deiner Ausgaben ausmachen.

Risikominderung

Mit verbesserter Vertragskonformität kommt der bedeutende Vorteil der Risikogenerierung. Die Anwendung der neuesten allgemeinen Geschäftsbedingungen, wie in Deinem Vertrag festgelegt, trägt zur Verbesserung der allgemeinen Compliance bei. Das Compliance Management wird durch ein Vertragsmanagementsystem um 55 % verbessert.

Auf der Einkaufsseite reduziert die Standardisierung von Prozessen und Abläufen das Aufwands- und Beschaffungsrisiko und erhöht gleichzeitig die Hebelwirkung auf die Ausgaben. Letztlich werden Lieferkettenrisiken reduziert und das Risikomanagement insgesamt verbessert.

Besseres Dokumentenmanagement

Mit Vertragsmanagement Softwares benötigst Du keinen externen Service, um Dokumente zu speichern. Es vermeidet auch die Verwendung von Büroräumen mit unordentlichen Aktenschränken.

Das Scannen von Papierdokumenten kann problemlos über das System erfolgen. Darüber hinaus ist es möglich, elektronische Kontakte jeglicher Art zu importieren und den Status des Dokuments mit weiteren relevanten Details anzuzeigen. Funktionen, einschließlich der Versionskontrolle, ermöglichen es Dir, alle Deine Kontakte aus einem einzigen Depot zu verfolgen.

Erhöhte Sichtbarkeit von Verträgen

Um eine bessere Compliance zu gewährleisten, ist es wichtig, Dateien in einem einzigen digitalen Lager zu speichern. Dies ist bei papierbasierten Vertragsmanagementsystemen nicht der Fall. Dank dieses Archivs können Mitarbeiter mit aktuellen Vertragsmodellen arbeiten.

Es ist auch viel einfacher zugänglich, wenn ein Mitarbeiter nicht vor Ort ist. Über eine passwortgeschützte Webseite können berechtigte Personen überall und jederzeit darauf zugreifen. Dies bietet somit eine praktikablere Lösung für die verschiedenen Mitarbeiter.

Nachteile des Vertragsmanagements

Verlust der Kontrolle

Ein wesentlicher Nachteil des Vertragsmanagements besteht darin, dass die Organisation einen erheblichen Teil der Kontrolle über die Dienstleistungen aufgibt, die den Kunden bereitgestellt werden.

Wenn beispielsweise ein IT-Unternehmen den Webseiten-Support für seine Kunden vergibt, werden die eigenen Mitarbeiter nicht mehr für die tägliche Fehlerbehebung sorgen. Dieser Kontrollverlust kann dazu führen, dass Kunden ein geringeres Maß an Kundenservice wahrnehmen. Versagt das System, so hat das Unternehmen zeitweise keinen Zugriff auf die Verträge und verpasst im schlimmsten Fall wichtige Fristen.

Mögliche Zeitverzögerungen

Ein weiterer potenzieller Nachteil des Vertragsmanagements besteht darin, dass der Auftragnehmer die festgelegten Vertragsfristen möglicherweise nicht einhalten kann. Das Unternehmen oder die Organisation hängt von dem Auftragnehmer ab, um wichtige Dienstleistungen zu erbringen.

Wenn festgelegte, von beiden Parteien vereinbarte Vertragsfristen nicht eingehalten werden, verliert die auftraggebende Organisation Geld und Zeit, weil es Probleme mit dem Tool gibt. Manch einer würde die Zeitverzögerung auch als versteckte Kosten bezeichnen, die mit der Unvorhersehbarkeit dieser Art von Geschäftsbeziehung verbunden sind.

Verlust der geschäftlichen Flexibilität

Die Flexibilität ist ein wichtiger Bestandteil der Geschäftstätigkeit in einer globalen Wirtschaft. Wenn das Unternehmen Arbeit an Dritte bzw. an Tools auslagert, verringert es die Fähigkeit, seine internen Geschäftsprozesse an die Bedürfnisse der Kunden in einem dynamischen Geschäftsumfeld anzupassen.

Datensicherheit

Insbesondere, wenn wir von der Cloud-basierten Software-Lösung sprechen, können Sicherheitsrisiken entstehen. In der Regel haben die Toolanbieter einer Vertragsmanagement Software dieses Risiko im Griff, allerdings können immer Fehler passieren oder das System kann versagen.

Im schlimmsten Fall werden dann wichtige und unternehmensinterne Daten gestohlen. Verfügt ein Hersteller über die erforderlichen Sicherheitsstandards ist also eigentlich nichts zu befürchten.

Worauf solltest Du bei der Auswahl von Vertragsmanagement Softwares besonders achten?


Laut IACCM (International Association for Contract Commercial and Management) muss eine effektive Contract Lifecycle Management Software folgende Mindesteigenschaften aufweisen:

  • Ein zentrales Repository und einen strukturierten Prozess zur Verwaltung der Erstellung und Durchführung von Verträgen für das gesamte Unternehmen zu gewährleisten
  • Automatische Warnfunktionen zur effizienten Verwaltung von Vertragsmeilensteinen und Fristen
  • Ein automatischer Workflow zur Verifizierung und Validierung von Verträgen
  • Obligationsmanagement-Funktionalitäten sowie Leistungskennzahlen zur Verbesserung der Compliance und Vertragsleistung
  • Erhöhte Sicherheitsstandards, um die Daten vor Datenklau zu sichern

Was sind die wichtigsten Funktionen bei einer Vertragsmanagement Software?


Eine Vertragsmanagement Software bietet viele Funktionen, die Deinem Unternehmen helfen können, die Effizienz zu steigern.

1. Vertragsanfrage

Herausforderung

Ein zu langsamer Zyklus kann die Wirksamkeit von Verträgen beeinträchtigen. Dieser langsame Prozess wird durch den Grad der Schwierigkeit bestimmt und es wird in die Wege geleitet einen neuen Vertrag anzufordern und zusammen mit allen erforderlichen Informationen an die richtigen Personen weiterzugeben.

Dies gilt umso mehr, wenn die Vertragsorganisation zentralisiert ist. Langsame Zykluszeiten können den Umsatz auf das nächste Quartal verzögern und Käufe blockieren. Hier kann sehr viel Geld verloren gehen.

Lösung

Durchdachte Vertragsmanagement Softwares lassen sich nahtlos in die Systeme verschiedener Geschäftsbereiche im Unternehmen integrieren. Auf diese Weise kann jeder Mitarbeiter mit vertrauten Apps und Geräten problemlos Verträge erstellen und die benötigten Vertragsinformationen finden, ohne dass der Systemzugriff zum Engpass wird.

2. Vertragsgestaltung

Herausforderung

Neue Verträge und Dokumente verwenden nicht die neueste genehmigte Sprache oder Modelle. Dies erschwert die Anwendung von Standards ohne eine langwierige und kostspielige rechtliche Prüfung von Verträgen und Dokumenten. Dadurch entstehen Engpässe und schlimmstenfalls sogar illegale Verträge.

Lösung

Die Vertragsverwaltungssoftware sollte berücksichtigen, dass die meisten Fachleute Word verwenden, indem sie die Formatierungsfunktionen in ihre Benutzeroberfläche integriert. Anschließend können Nutzer aus den verfügbaren Vertragsvorlagen auswählen und Inhalte per Drag-and-drop aus einer Bibliothek genehmigter Klauseln und Bedingungen hinzufügen, häufig unter Verwendung eines Leitfadens, um einen Vertragsantrag, eine Vertragsänderung oder eine Verlängerung zu erstellen.

Neben kollaborativen Entwurfs- und Annotationsfunktionen automatisieren fortschrittliche Vertragsmanagementlösungen eine Vielzahl von Aufgaben: Sie können beispielsweise Inhalte dynamisch einfügen, die für bestimmte Klauseln und Bedingungen erforderlich sind, Änderungen an Klauseln und gesetzlichen Bestimmungen überwachen, Warnungen erstellen und Validierungsworkflows konfigurieren.

Ziel ist es, die Einhaltung mit möglichst geringem Aufwand sicherzustellen.

3. Vertragsverhandlung

Herausforderung

Bei der Verhandlung können Kommunikationsprobleme entstehen (z.B. über Fax- oder E-Mail). Auch bei dem manuellen Vergleichen von kommentierten Versionen, um Änderungen und den Grund für diese Änderungen zu identifizieren, können leicht vermeidbare Verzögerungen verursachen.

Lösung

Durch die Erkennung von Änderungen in strukturierten Metadaten und in einer unstrukturierten Sprache ermöglicht die Vertragsverwaltungssoftware den Nutzern, kommentierte Verträge elektronisch zu erhalten. Diese können dann übermittelt und zur Überprüfung durch die Vertragsparteien markiert werden. Außerdem kannst Du die kommentierten Versionen nebeneinander vergleichen – oft im Word- oder PDF-Format.

Fortschrittlichere Lösungen verfügen über sinnvolle Funktionen, um Änderungen zwischen Versionen zu erkennen, die nicht mit Anmerkungen versehen sind, und verhindern so versteckte Änderungen, die die Integrität eines Vertrags beeinträchtigen können. Eine Studie von IACCM hat gezeigt, dass Unternehmen, die eine Vertragsmanagement Lösung verwenden, ihre Vertragserstellungskosten um 50 % oder mehr reduzieren können.

4. Vertragsfreigabe

Herausforderung

Komplexe Verträge und Dokumente, die aus zähen Verhandlungen resultieren, erfordern oft mehrere Genehmigungen von verschiedenen Stellen innerhalb eines Unternehmens.

Dazu gehören: 

  • die Vorschriften für den Tätigkeitsbereich
  • die Art des Vertrags
  • den Betrag in Euro

Die Anzahl der Verträge mit einem bestimmten Lieferanten usw. kann auch Variablen zur Genehmigungsgleichung hinzufügen.

Generell gilt: Je komplexer die Genehmigungen, desto länger das Verfahren.

Lösung

Anspruchsvollere Vertragsmanagementlösungen bieten einen dynamischen Genehmigungsprozess basierend auf mehreren Kriterien. Über die Lösungsschnittstelle können Nutzer parallele oder serielle Validierungsschaltungen anpassen, um die Besonderheiten von Verträgen und Dokumenten zu erfüllen, Engpässe zu beseitigen und kostspielige Verzögerungen zu minimieren.

Die ausgereiftesten Lösungen ermöglichen die Durchführung von Genehmigungen über mobile Geräte. Diese Flexibilität hilft der Organisation, den Genehmigungsprozess zu optimieren, wenn sich die Geschäftsbedingungen ändern, während sie gleichzeitig die Kontrolle behält und Standards durchsetzt.

5. Vertragsabwicklung

Herausforderung

Im Vergleich zum Verhandlungs- und Genehmigungsprozess sollte die Ausführungsphase ein Kinderspiel sein. Allerdings verzögern oft unvollständige Genehmigungen und fehlende Unterschriften diesen grundsätzlich einfachen Schritt.

Lösung

Vertragsmanagement Software kann den Unterzeichnungsprozess steuern und verkürzen, indem elektronische Signaturanwendungen von Drittanbietern integriert werden, wodurch die Übertragung von Papierdokumenten entfällt. Es sollte auch einen Funktionsumfang zum Herunterladen von Papierdokumenten im Rahmen eines weitgehend automatisierten elektronischen Prozesses bieten.

6. Verwaltung vertraglicher Verpflichtungen

Herausforderung

Egal, wie erfolgreich die Verhandlung ist oder die Konditionen günstig sind, der Nutzen eines Vertrages kann schnell und vollständig zunichtegemacht werden, wenn er abgelegt und vergessen wird. Denk daran, ein Vertrag ist mehr als eine einmalige Vereinbarung, seine positiven oder negativen Folgen bleiben lange nach seiner Ausführung bestehen.

Lösung

Vertragsmanagement Software bietet im Allgemeinen zwei wichtige Vorteile während des Lebenszyklus von Verträgen:

1. Transparenz

2. Kontrolle

Lösungsfunktionen wie Abschlussverfolgung, automatische Warnungen bei Ablauf, Verlängerung und Abläufe nach der Ausführung sowie ausgefeilte Analysen und Berichte helfen Administratoren, den Vertragswert zu maximieren.

7. Vertragsverlängerung

Herausforderung

Die Vertragsverlängerung muss eine Möglichkeit sein, bestehende Verträge zu verfeinern, zu verbessern und ggf. zu kündigen. Aber für viele Unternehmen bleiben die Verlängerungsfristen völlig unbemerkt. Sie stehen für verpasste Chancen und sind eine Risikoquelle.

Lösung

Eine Vertragsverwaltungslösung kann Unternehmen dabei unterstützen, jede Gelegenheit zur Verlängerung zu ergreifen, indem sie Kandidaten für eine Vertragsverlängerung identifiziert, Manager auf die nächsten Schritte aufmerksam macht und automatisch neue Vertragsentwürfe – basierend auf dem Vertrag – automatisch erstellt.

8. Vertragsprüfung und Berichterstattung

Herausforderung

Für einen Audit Trail ist kein Geschäftsdokument wichtiger als ein Vertrag. Aber manuelle Ad-hoc-Prozesse unterstützen selten die Aufzeichnung von Ereignissen, die für Audit Trails erforderlich sind. Ebenso erfordert die Berichterstattung über die Vertragsleistung, dass das System in der Lage ist, Daten im Laufe der Zeit zu aggregieren.

Lösung

Vertragsmanagementlösungen sollten Unternehmen eine Auswahl an Prüfungs- und Berichtsoptionen bieten.

9. Vertragsänderung

Herausforderung

Die meisten Verträge werden Änderungen unterliegen, um den Veränderungen des Marktes und der Beziehung zwischen ihren Unterzeichnern Rechnung zu tragen. Ohne eine konsolidierte Sicht auf einen Vertrag und alle seine Vermerke ist es schwierig, den Überblick über Handlungen und deren Gründe zu behalten, insbesondere bei langfristigen Beziehungen.

Dies gilt umso mehr für Rahmenverträge, die Hunderte von Änderungen enthalten können und deren Anwendung je nach Unternehmensbereich unterschiedlich ist.

Lösung

Wie beim Verpflichtungsmanagement-Schritt ist eine 360-Grad-Sicht auf ein Vertragsverhältnis unerlässlich, um den Vertragsänderungsprozess effektiv zu steuern. Eine Vertragsverwaltungslösung muss eine einzige Quelle für integrierte und genaue Daten bereitstellen, die einen umfassenden Überblick über eine Geschäftsbeziehung bietet, der die Sprache und die Bedingungen klar definiert, die für alle verschiedenen Vertragsänderungen und zugehörigen Dokumente gelten.

Die 10 wichtigsten Eigenschaften:

  • Revsionssicherheit in Bezug auf die Archivierung
  • Datensicherheit der Vertragsdokumente
  • Einfache Nutzeroberfläche
  • CRM Schnittstelle
  • Funktionsumfang für den gesamten Vertragslebenszyklus
  • Benachrichtigungsfunktion und Fristenmanagement
  • Digitale Signatur
  • Controlling und Analysefunktion
  • Zuverlässigen technischen Support
  • Freigabefunktion

Fazit: Vertragsmanagement Software


Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Vertragsmanagementlösungen Unternehmen dabei helfen, Transparenz zu gewinnen und die Kontrolle über alle ihre Verträge zu übernehmen.

Das macht die tägliche Recherche, Gestaltung und Verwaltung von Verträgen einfacher, effizienter und produktiver.

Wenn Du Dich für ein umfassendes Vertragsmanagement Tool entscheidest, kannst Du:

1. Die Dauer des Vertragszyklus verkürzen und Deine Produktivität verbessern
Die einfachen Tools beschleunigen den Entwurfs- und Genehmigungsprozess und reduzieren gleichzeitig die Notwendigkeit einer zeilenweisen rechtlichen Überprüfung.

2. Die Sichtbarkeit von Transaktionen erhöhen
Gut strukturierte Verträge generieren schneller Wert, reduzieren Spreads und erhöhen zukünftige Geschäftsmöglichkeiten.

3. Die Einhaltung gewährleisten
Die Analyse- und Auditfunktionen bieten drei Compliance-Garantien: vertraglich, operativ und regulatorisch.

4. Gemeinsam genutzte Daten optimieren
Die Vertragsparteien profitieren somit von neuen Informationen über ihre Geschäftsbeziehungen zu den anderen Parteien.

Eine Vertragsmanagement Software digitalisiert die für das Vertragslebenszyklus-Management („CLM“) erforderlichen Prozesse. Digitale Vertragsmanagement Lösungen ermöglichen es Rechtsteams und Beschaffungsteams, Verträge effizienter und sicherer zu erstellen und als veraltete, manuelle Prozesse zu verwalten.

Eine gute Software hilft Dir dabei, Arbeitsabläufe zu rationalisieren und Dateien während des gesamten Vertragsmanagement Prozesses zu organisieren, von der Erstellung von Vertragsvorlagen und ersten Entwürfen bis hin zur Verfolgung von Verlängerungsfristen für ausgeführte Verträge.

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