HR-Software – 20 Anbieter im Vergleich

Wer sich noch nie mit HR-Tools befasst hat, fühlt sich vom Angebot der verfügbaren Software eventuell auf den ersten Blick erschlagen. Bei einer Vielzahl von angebotenen Features für unterschiedliche Bereiche verliert nicht nur der Einsteiger leicht den Überblick. Mit diesem Artikel wollen wir den Dschungel der HR-Tools für Dich ein wenig lichten. Ziel ist, es Dir Denkanstöße für den Einsatz von HR-Tools zu geben und Dir außerdem die relevantesten Lösungen in der Branche kurz vorzustellen. Ganz ohne Programmierkenntnisse, für jeden Geldbeutel verfügbar, als Cloud-Lösung oder auf dem eigenen Server. Wir zeigen Dir die Fallstricke bei der Planung und Implementierung von HR-Software auf. Damit Du am Ende dieses Artikels kompetent mitreden kannst.

Zudem haben wir Euch gefragt, welchem HR-Tool-Anbieter ihr vertraut. Das Ergebnis haben wir für auf dieser Seite für Euch festgehalten 
Wenn Du das erste Mal auf dieser Seite bist, selbst ein HR-Tool in Anspruch nimmst und Dich einbringen möchtest, laden wir Dich gerne ein unsere dauerhafte Umfrage mit Deiner Stimme weiter zu verbessern.

Höher, schneller, weiter: Unternehmen haben das Ziel hervorragend ausgebildetes Fachpersonal und Führungskräfte zu akquirieren. Da auch Du Dir dieses Ziel gesetzt hast, überlegst Du, wie Du nun vorgehen kannst. Deine HR-Mitarbeiter versinken in diversen Excel-Tabellen, Word-Dokumenten und dergleichen und für das Recruiting von neuen Mitarbeitern stehst Du bereits im Austausch mit einem Headhunter oder Personalvermittler– aber wieso das Ganze, wenn es doch so viel einfacher geht?!

Mit dem Einsatz von Personalsoftware zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen
Ein HR-Tool befreit Deine Mitarbeiter davon, in mühevoller Arbeit Excel-Listen und Word-Dokumente anzulegen, die mit der Zeit zu Chaos führen und zudem aufwendig in der Pflege sind. Mit einer HR-Software werden derlei Aufgaben automatisiert, sodass die betreffenden Mitarbeiter der Personalabteilung sich um andere Aufgaben kümmern können.

Beim Thema Recruiting, das eine immer gewichtigere Rolle einnimmt, kann ein HR-Tool ebenfalls Abhilfe schaffen und den Recruiting-Prozess in weiten Teilen automatisieren, sodass eine Menge Arbeitszeit und Kosten gespart werden können.

Eine HR-Software ist für jede Art von Unternehmen zumindest empfehlenswert und für Einige auch unabdingbar, um in puncto Personalmanagement adäquat aufgestellt zu sein.

Die HR-Software ist eine Art Schweizer-Taschenmesser, welches alle Bereiche des Personalwesens abdeckt und sogar darüber hinaus Verwendung findet.

In der Abteilung Recruiting unterstützt ein HR-Tool den Nutzer bei der Personalbedarfsplanung, dem Bearbeiten von Bewerbungen (generieren, erfassen und auswerten), der Kommunikation mit Bewerbern sowie der Abwicklung von Vorstellungsgesprächen und im Vorhinein der Auswahl geeigneter Kandidaten für eben diese Gespräche.

Viele Tools sind eine willkommene Erleichterung im Bereich Recruiting.

Im Bereich Personalverwaltung unterstützen HR-Tools die Mitarbeiter bei der Gehaltsabrechnung, der Zeiterfassung, dem Abwesenheitsmanagement (Urlaub, Krankheit/Unfall) und den Reisekostenabrechnungen.

Zudem kommen HR-Tools bei der Personalentwicklung zum Einsatz. Hier besteht eine Kausalität zwischen dem Einsatz von HR-Software und der daraus resultierenden Einsparung von Ressourcen, mit dem Ergebnis, dass Mitarbeitern Schulungen- und Weiterbildungen ermöglicht werden können.

Kommen wir nun zu den Vorteilen, die ein HR-Tool bietet. Wobei die Formulierung an dieser Stelle wohl wie folgt lauten müsste: „Fassen wir die bisher genannten Vorteile noch einmal zusammen und fügen etwaige Weitere hinzu“.

Wir zeigen Dir die Vorteile, die der Einsatz einer HR-Software mit sich bringt.

Zeit- und Kosteneinsparung durch Automatisierung vieler Aufgaben
Dieser Punkt wurde bereits mehrfach genannt, was als Indikator für seine Bedeutung zu verstehen ist.

Denn: Zeitersparnis = Senkung der Kosten. Diese gehen mit der Möglichkeit zur Personalentwicklung einher.

Tracking der Performance auf den verschiedenen Recruiting-Kanälen
Analysiere, welche Kanäle am effizientesten performen und wo Du eventuell noch an einigen Stellschrauben drehen kannst.

Dabei kannst Du nachvollziehen, welche Anzahl an Bewerbungen in den einzelnen Kanälen eingeht. Die Conversion Rate verrät Dir zudem, wie viele der eingegangenen Bewerbungen schlussendlich zu einer Anstellung geführt haben.

Multiposting
HR-Tools ermöglichen das Posten und Verwalten mehrerer Jobangebote – und das sogar auf mehreren Kanälen gleichzeitig.

Daten besser erfassen
Nicht nur die Daten werden durch HR-Software besser und schneller erfasst, auch die Reportings sind einfacher und von höherer Qualität.

Allgemein kann in Bezug auf HR-Softwarelösungen konstatiert werden, dass durch sie die Auswertung vereinfacht wird.

Deine Daten in sicheren Händen
Wer auf HR-Softwarelösungen setzt, ist hinsichtlich Datenschutz und DSGVO-konformität auf der sicheren Seite.

Natürlich gibt es im Bereich der HR-Tools nicht ausschließlich Vorteile, sondern auch Gefahren, die es zu umschiffen gilt, damit sich vermeintliche Vorzüge nicht schnell ins Gegenteil verkehren.

Natürlich wollen wir Dir auch die Nachteile eines HR-Tools nicht verschweigen.

Kosten
Wer eine qualitativ überzeugende Personalsoftware in Anspruch nehmen möchte, muss sich darauf gefasst machen, einen stattlichen Betrag in die Hand zu nehmen. Hier gilt es darauf zu achten, nur Funktionen zu buchen, die unbedingt notwendig sind, um die Ausgaben möglichst schnell zu amortisieren. Hierzu ist es unabdingbar in aller Gewissenhaftigkeit ein Lastenheft anzulegen.

Ergänzen von Funktionen
Moderne HR-Tools können für gewöhnlich einfach um mehrere Funktionen ergänzt werden. Leider gilt das nicht für die Software von Herstellern, was unweigerlich dazu führt, dass Integrationen von Drittanbietern erforderlich sind, die eine potentielle Gefahrenquelle für Performance-Schwierigkeiten sind.

Potential wird nicht vollumfänglich ausgeschöpft
Nichts ist schlimmer als die ineffiziente Nutzung einer Software und damit einhergehend die Verschwendung finanzieller Ressourcen. Wird nicht auf die Bedürfnisse der zukünftigen User Rücksicht genommen, kann es sein, dass diese die Einführung eines Tools nicht gutieren und somit nicht den vollen Funktionsumfang nutzen. Daher ist es wichtig, die User nicht erst beim Onboarding ins Boot zu holen, sondern bereits vorher, bei der Auswahl der Software.

1. Personio

2. HRworks

3. rexx systems

4. Workday

5. Softgarden

1. Personio

Die All-in-One-Lösung Personio gehört im HR-Bereich zu den bekanntesten und beliebtesten Anbietern.

Personio bietet verschiedene Pakete mit unterschiedlichen Funktionsumfängen an, welche die Nutzer auf operativer und strategischer Ebene unterstützen.

Vorteile von Personio

Personio weiß insbesondere mit intuitiver Bedienung zu überzeugen und bietet zudem die Möglichkeit, individuelle Anpassungen vorzunehmen.

Für alle Eventualitäten hat Personio eine Lösung parat, die mittels übersichtlicher Dashboards präsentiert werden.

Personio weiß mit intuitiver Bedienung und übersichtlichen Dashboards zu überzeugen.

Nachteile von Personio

Wer seine Arbeitszeiten eintragen möchte, muss dies über die Kalenderansicht regeln – eine umständliche Lösung. Das frühere Layout war hier bedeutend nutzerfreundlicher.

Überdies gehört Personio zu den hochpreisigen Lösungen im HR-Bereich.

Highlights von Personio

• Überstundenübersicht
• Team Anwesenheit
• Recruiting-Funktion

Fazit Personio

Personio bietet die Möglichkeit, den kompletten HR-Bereich in einem Programm zusammenzuführen, ist intuitiv zu bedienen und ist eine signifikante Hilfe für die HR-Mitarbeiter eines Unternehmens.

Wenngleich Qualität ihren Preis hat und die Software eine Stange Geld kostet – es lohnt sich.

2. HRworks

Analog zu Personio gehört auch HRworks zur Gruppe der All-in-One-Lösungen und deckt somit vom Recruiting über das Reisekostenverwaltung bis hin zur Lohnabrechnung alle Bereiche des Human Resourcings ab.

Vorteile von HRworks
Gleichwohl es sich bei HRworks um eine All-in-Lösung handelt, ist es im Hinblick auf andere Tools dieser Kategorie sehr günstig im Unterhalt.

Das Tool verfügt über eine Vielzahl integrierter Module, die dafür sorgen, dass HR-Mitarbeiter signifikante Zeiteinsparungen verzeichnen können und sich anderen Aufgaben widmen können.

HRworks zeichnet sich durch eine Vielzahl integrierter Module aus.

Nachteile von HRworks
Wenngleich die Abo-Preise im Vergleich mit anderen Anbietern als preiswert zu bezeichnen sind, muss erwähnt werden, dass HRworks dafür verhältnismäßig hohe Einrichtungsgebühren aufruft, die für kleine Unternehmen kaum zu stemmen sind. Auch die Mindestnutzerzahl von 20 kann hier zu Problemen führen.

Wer Unterstützung von der Service-Hotline benötigt, der muss auch hier entsprechende Kosten entrichten.

Highlights von HRworks

• Einfaches Erstellen von Reportings
• Employee Self Service
• Übersichtliche Verwaltung der Stammdaten

Fazit HRworks
HRworks ist eine umfangreiche HR-Software, die den Mitarbeitern von HR-Abteilungen unterstützend zur Seite steht und diverse Prozesse erleichtert und beschleunigt.

Auf den ersten Blick handelt es sich um ein sehr günstiges Tool – ein Blick, der gerade für kleinere Unternehmen von der Tatsche getrübt wird, dass die Einrichtungsgebühren doch beträchtlich ausfallen und die Software erst ab einer Zahl von 20 Usern genutzt werden kann.

3. rexx systems

Mit der HR-Software von rexx systems können Personalbteilungen Prozesse automatisieren und Zeit sowie Kosten einsparen.

Zentraler Baustein der Software, die über Schnittstellen zu Facebook und LinkedIn verfügt, ist die digitale Personalakte, in der Daten zu allen Mitarbeitern eines Unternehmens erfasst sind.

Vorteile von rexx systems
rexx systems ist intuitiv und einfach bedienbar und ermöglicht mit seinen Funktionen, Prozesse im Bereich des Personalwesens zu erleichtern.

Dabei ist es auch möglich automatische Workflows zu erstellen und individuelle Anpassungen vorzunehmen.

Das Thema Datensicherheit steht bei rexx systems weit oben auf der Agenda und wird entsprechend intensiv verfolgt.

rexx systems ist insbesondere in puncto Bewerbermanagement eine große Hilfe.

Nachteile von rexx systems
rexx systems verlangt verhältnismäßig hohe Einrichtungsgebühren, hinzukommt, dass einige Leistungen lediglich gegen die Entrichtung einer Gebühr verfügbar sind.

Highlights von rexx systems

• Zeiterfassung
• Self Service
• Datensicherheit

Fazit rexx systems
rexx systems ist ein HR-Tool, welches sich durch seinen Funktionsumfang und seine intuitive Bedienung auszeichnet.

Diverse Schnittstellen zu Social Media- und Stellenplattformen runden das Bild ab.

Wer bereit ist, die doch beträchtliche Einrichtungsgebühr zu entrichten, der erhält eine Software, die sich am Zahn der Zeit bewegt und dafür sorgt, dass Unternehmen ihre Effizienz im Bereich HR steigern.

4. Workday

Workday ist eine HR-Software, die ebenfalls zur Gruppe der All-in-One-Lösungen gehört und gemäß eigener Aussage „für eine Welt im Wandel geeignet ist.“ (https://www.workday.com/de-de/homepage.html)

Vorteile von Workday
Workday ist das ideale Instrument für das Bewerbermanagement, welches den Bewerbungsprozess von der Stellenausschreibung bis zum etwaigen Austritt eines Mitarbeiters begleitet.

Überdies zählen die vielfältigen Reports ebenso zu den Vorteilen, wie die Verknüpfung mit Stellenportalen und die eigenständige Urlaubsplanung.

Workday definiert sich vor allem über gute Arbeit im Bereich des Bewerbermanagements.

Nachteile von Workday
Wer nicht sonderlich geübt im Umgang mit der Software ist, bekommt mitunter Probleme in puncto Fehlerbehebung. Denn, die Fehlerausbesserung ist nicht nur aufwendig, sondern auch kompliziert.

Highlights von Workday

• Eigenständige Urlaubsplanung
• Verknüpfung mit Stellenportalen
• Gehaltsabrechnung

Fazit Workday
Unternehmen, die eine Software suchen, welche insbesondere im Bereich Bewerbermanagement manierliche Leistungen erbringt, wird bei Workday fündig.

Die umständliche Fehlerbehebung ist ein Makel, der den rundum guten Eindruck leider ein wenig trübt, jedoch nicht so gravierend ist, dass wir dem Programm keine Empfehlung aussprechen würden.

5. Softgarden

Softgarden ist eine cloudbasierte Lösung die analog zu Workday auf das Bewerbermanagement spezialisiert ist und dabei Elemente nutzt, die eine frappierende Ähnlichkeit zu bekannten Social Media Plattformen aufweisen.

Vorteile von Softgarden
Softgarden weist eine hohe Nutzerfreundlichkeit auf und ein großes Support-Angebot auf und fokussiert sich dabei vor allem auf Teamwork. Konkret heißt das: Jeder Mitarbeiter kann sich in die Personalsuche einbringen.

Zudem weist Softgarden eine hohe Anzahl an Kollaborationsmöglichkeiten auf.

Nutzerfreundlichkeit und Teamwork stehen bei Softgarden im Vordergrund.

Nachteile von Softgarden
Im Hinblick auf andere Tools fällt Softgarden vor allem beim Thema Preistransparenz ab. Wer konkrete Preise in Erfahrung bringen will, der wird nicht auf der Homepage fündig, sondern muss eine schriftliche Anfrage stellen.

Zudem sind die Möglichkeiten individuelle Anpassungen vorzunehmen doch arg eingeschränkt.

Highlights von Softgarden

• Hohe Usability
• Großes Support-Angebot
• Toole Candidate Experience

Fazit Softgarden
Softgarden ist ein verlässlicher Helfer, wenn es darum geht, Mitarbeiter zu rekrutieren. Dabei fokussiert sich die Software auf hohe Usability und eine funktionale Oberfläche, die sich auf das wesentliche fokussiert.

Die fehlende Preistransparenz trübt den guten Gesamteindruck leider ein wenig, ist aber kein Argument, die gegen einen Erwerb dieser Software spricht.

Am Markt erhältlich sind grundsätzlich zwei verschiedene Modelle: Software als Kauf und Software als Service.

Bei beiden Modellen besteht die Option, Komplett- und Insellösungen sowie Module zur freien Kombination zu erwerben. Bevor hierauf näher eingegangen wird, gilt es erst einmal zu klären, worin der Unterschied zwischen Kauf und Service besteht.

Software als Kauf
Wer sich eine HR-Software als Kauf zulegt, erwirbt diese via Lizenz und muss fortlaufend (Pro Nutzer) eine zuvor festgelegte Gebühr entrichten.

Der Aufwand ist bei diesem Modell höher, allerdings kann die Software umfangreicher durch den Nutzer modifiziert und adaptiert werden.

Software als Service
Bei Software-as-a-Service (abgekürzt: „SaaS“) wird die Software lediglich gemietet und der Zugriff erfolgt über einen Browser. Bei dieser gemieteten Cloud-Software entstehen einerseits zwar weniger Kosten, auf der anderen Seite sind jedoch nur geringfügige kundenspezifische Anpassungsmöglichkeiten vorhanden.

Auch hier fallen die Kosten pro Benutzer an.

Nachdem wir nun die beiden Modelle abgehandelt haben, kommen wir zu den verschiedenen Funktionsumfängen der HR-Tools.

Diese werden unterteilt in:

• All-in-One-Lösungen
• Insellösungen
• Module für eine freie Kombination

Es gibt verschiedene Modelle im HR-Bereich, die sich in ihrem Funktionsumfang unterscheiden.

Mit einem All-in-One-Programm erhältst Du die eierlegende Wollmilchsau im Bereich HR. Wenn Du eine solche Personalsoftware erwirbst, benötigst Du keine weiteren Programme für die Personalverwaltung. Das hat den Vorteil, dass Mitarbeiter nur ein Programm verinnerlichen und nicht mit mehreren Programmen gleichzeitig jonglieren müssen.

Das müssen all Jene, die sich für eine „Insellösung“ entscheiden, welche sich auf einen Bereich spezialisiert, z.B. Recruiting.

Wer nicht alle Funktionen einer All-in-One-Lösung benötigt und einer etwaigen Überforderung seiner Mitarbeiter entgegenwirken will, für den ist eine solche Lösung interessant.

Sollte zu einem späteren Zeitpunkt der Wunsch nach mehr Funktionen aufkommen, wird es allerdings kompliziert, da manuelle Abgleiche zwischen den Programmen vorgenommen werden müssten – ein Prozess, der Zeit bedarf und mitunter umständlich sein kann.

Kommen wir zur dritten und damit letzten Variante: den Modulen zur freien Kombination.

Hierbei handelt es sich um eine Zwischenlösung von All-in-One- und Komplettlösung. Du kannst zwischen verschiedenen Modulen wählen und jene buchen, die Du zum gegenwärtigen Zeitpunkt nutzen möchtest und bei Bedarf können ganz einfach und unkompliziert Module hinzugekauft werden.

Im Gegensatz zur Insellösung können die Module in diesem Fall ganz einfach ergänzt werden, ein manueller Abgleich ist nicht vonnöten.

Wir konstatieren:
Für kleinere Unternehmen eignen sich die Insellösungen ebenso wie die frei kombinierbaren Module, wobei wir hier definitiv die Module empfehlen würden, da sie für größere Flexibilität stehen und einfacher zu erweitern sind.

Haben Unternehmen bereits eine gewisse Größe erreicht, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass es nicht reicht, bloß einzelne Bereiche mit einer Software auszustatten, daher empfehlen wir hier ausdrücklich eine All-in-One-Lösung, die alle Segmente des Personalwesens abdeckt.

Das wichtigste vorab: Von der schier unerschöpflichen Auswahl an HR-Software kann man sich im ersten Moment durchaus erschlagen fühlen. Je nachdem, in welchem Unternehmen ein HR-Tool zum Einsatz kommen soll, divergieren auch die Anforderungen an eine solche Lösung. Triff daher keine überstürzte Entscheidung und überlege Dir genau, wie Deine Anforderungen an eine HR-Software aussehen.

Mache Dir umfassend Gedanken darüber, wie Du eine HR-Software zum Einsatz bringen möchtest.

Dabei solltest Du Dir unter anderem folgende Fragen stellen:

• Welche Aufgaben bzw. Arbeitsschritte sollen automatisiert werden?
• In welchem Bereich der Personalabteilung soll das HR-Tool verwendet werden?
• Welche Prozesse sind involviert?
• Lizenz erwerben oder SaaS (Software as a Service) Lösung?
• Soll die Software Schnittstellen für bereits integrierte Systeme haben?
• Wie viele Mitarbeiter im Unternehmen sollen die Software nutzen?

Dennoch: Einige Eigenschaften sind, unabhängig vom Einsatzgebiet der HR-Software, allgemeingültig und sollten erfüllt werden.

Im Folgenden eine kleine Übersicht mit den dazugehörigen Erklärungen:

Usability
Eine intuitive und bestenfalls selbsterklärende Bedienung erleichtert dem Nutzer die Arbeit mit einem HR-Tool ungemein.

Datenschutz
Auch im Bereich der HR-Tools muss natürlich stets DSGVO-konform operiert werden. Achte also darauf, dass die von Dir präferierte Lösung dem Thema Datenschutz und -sicherheit hohe Priorität einräumt.

Aktualität
Achte darauf, dass die Entwickler der Software fortlaufend an Verbesserungen arbeiten und neue Funktionen einbauen, damit Du am Ende nicht mit einem veralteten Tool dastehst, welches nicht mehr am Puls der Zeit agiert.

Reputation des Anbieters
Dieser Punkt knüpft an den Vorherigen an. Personalmanagement ist ein sensibler Bereich innerhalb eines Unternehmens. Dementsprechend solltest Du dem Rechnung tragen und Dich gründlich über die verschiedenen Anbieter informieren und schauen, welche Lösungen dabei am Markt gut abschneiden und mit ihrem Funktionsumfang überzeugen können.

Universelle Einsatzmöglichkeiten
Wir hatten ja bereits mehrfach angesprochen, dass primär darauf geachtet werden sollte, dass die gewählte Software, die benötigten Prozesse durchführen kann. Darüber hinaus kann es allerdings nicht schaden, die Funktionsvielfalt als Auswahlkriterium heranzuziehen, denn: Was Du derzeit noch nicht benötigst, kann zu einem späteren Zeitpunkt durchaus interessant und relevant werden.

Mobiler Einsatz und Anbindung an andere Systeme
Informiere Dich darüber, ob das das von Dir gewählte HR-Tool auch mobil nutzbar ist und recherchiere im gleichen Atemzug, an welche Systeme Du dieses anbinden kannst.

Reporting
Prüfe, welche Daten aus dem System Du für das Reporting auswerten kannst und wie Diese kombiniert werden können.

Kundenservice
Achte darauf, dass die von Dir gewählte Lösung über einen kompetenten Support verfügt, der gut erreichbar ist und Dir bei Problemen umgehend mit Rat und Tat zur Seite steht.

Am Ende dieses Artikels können wir ein eindeutiges Fazit ziehen, dass gleichzeitig als Appell verstanden werden soll. Unternehmen, die keine HR-Software einsetzen, vergeuden wertvolle Arbeitszeit sowie finanzielle Mittel und riskieren zudem, dass die HR-Mitarbeiter im Strudel aus schier endlosen Word-, Excel- oder anderen Office-Dokumenten versinken und aufgrund der fehlenden Struktur unzufrieden sind.

HR-Software schafft hier Abhilfe und fungiert als Hilfe in den Bereichen Mitarbeiterverwaltung, Recruiting und Personalentwicklung. Welches Tool infrage kommt, hängt von den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab. Größeren Firmen empfehlen wir ausdrücklich, auf eine All-in-One-Lösung zu setzen.

Wir haben Dir in diesem Artikel erklärt, was HR-Tools sind, welche Eigenschaften sie besitzen sollten und welcher Nutzen ihnen innewohnt und hoffen, dass wir Dich bei der Entscheidungsfindung unterstützen konnten und Du die passende Lösung für Dich gefunden hast.