Onboarding Tools – 21 Anbieter im Vergleich

Nicht jedes Onboarding verläuft ohne Schwierigkeiten. Für solche Situationen ist Wrike eine gute Wahl. Das Programm stellt für jede:n neue:n Angestellte:n eine Mappe bereit. In ihr werden Unterlagen übersichtlich sortiert. Bei Problemen während der Einarbeitungsphase können Vorgesetzte die digitalen Akten im Tool einsehen. Lösungsansätze zur Behebung von fachlichen Defiziten lassen sich mit dem Softwareprogramm umsetzen. Ein weiterer Vorteil ist, das eine Überarbeitung von Aufgabenstellungen oder Tabellen ist nach wenigen Klicks abgeschlossen.

Mit reteach lassen sich betriebsinterne Seminare oder Prozesse des Onboardings digitalisieren. Diese Software erleichtert die Organisation von Fortbildungen, die auch außerhalb des Unternehmens stattfinden. Beim Onboarding finden verschiedene Tutorials Verwendung. Sie führen die Mitarbeiter:innen in Etappen an ihre Arbeitsbereiche heran. Das bereits erworbene Wissen kann in interaktiven Fragerunden geprüft werden.

Bei BambooHR handelt es sich um ein Onboarding Tool für die Angestellten in der HR Abteilung. Sie können die Software während des Auswahlverfahrens von potenziellen Mitarbeiter:innen nutzen. Während des Onboardings weist die Software den neuen Fachkräften ihre Aufgaben zu, mit denen sie im Unternehmen betraut werden. Neben dem Prozess des Onboardings lassen sich mit dem Tool auch andere firmeninterne Abläufe wie Gehaltszahlungen koordinieren.

Beim Onboarding mit d.vinci werden neue und alte Mitarbeiter:innen optimal in den Arbeitsalltag integriert. Über die Webseite ist ein persönlicher Austausch zwischen den Mitgliedern des Personals möglich. Der Prozess des Onboardings beginnt noch vor der Einarbeitungsphase. Neue Arbeitskräfte werden auf der Homepage willkommen geheißen, anschließend findet die Einarbeitungsphase statt. Bei der Teilnahme an virtuellen Workshops im Tool bekommen die neuen Teammitglieder nähere Einblicke in ihre zukünftigen Arbeitsbereiche. Gemeinsam können sie sich über ihre Ziele, Projekte und Fortschritte austauschen.

Der Name DocuWare lässt Rückschlüsse auf den Verwendungszweck dieses Onboarding Tools zu. Mit der Software lassen sich Dokumente hochladen. Das Ausfüllen der Schriftstücke wird von dem praktischen Tool vorgenommen. Die ausgefüllten Dokumente werden schließlich an die HR Abteilung weitergeleitet und in der Personalakte gespeichert. Somit liegen den Personaler:innen alle relevanten Informationen über die neuen Angestellten in komprimierter Form zum Mitarbeitereintritt vor.

Für die Anmeldung gibt es einen speziellen Link zum Anklicken. Nach der Registrierung können die Nutzer:innen die Software verwenden. Der Link ermöglicht ein unkompliziertes Ausfüllen der hochgeladenen Dokumente. Angaben zu Terminen oder Infos zum Unternehmen können von den Mitarbeiter:innen ebenfalls eingesehen werden. Deshalb kann die Funktion des Onboarding Tools mit einer Mappe verglichen werden. In dieser digitalen Akte stehen alle Daten, die für die Einarbeitung und das Onboarding wichtig sind.

Die Funktionen von elearnio reichen vom Prozess des Onboardings bis hin zu Fortbildungsmaßnahmen. Vor der Einarbeitungsphase kann das Unternehmen über das Tool seinen neuen Arbeitnehmer:innen Informationen über ihre zukünftigen Aufgabenbereiche zur Verfügung stellen. Während der Einarbeitungsphase werden die neuen Mitarbeiter:innen umfassend betreut. Diese digitalisierten Prozesse sind eine große Entlastung für die Mitglieder der HR Abteilung.

Für die Nutzung von Greenhouse wird eine E-Mailadresse benötigt. Nach der Anmeldung können die registrierten Mitarbeiter:innen in verschiedenen Bereichen eingearbeitet werden. Das Onboarding ist bei diesem Tool in mehrere Stufen mit unterschiedlich hohem Schwierigkeitsgrad gegliedert. Individuelle Feedbacks sorgen für eine transparente Beurteilung des aktuellen Leistungsstandes. Neben der fachlichen Ausbildung wird Wert auf Kommunikation gelegt. Bei der virtuellen Begrüßung lernen neue Arbeitnehmer:innen das Unternehmen mit seinen alteingesessenen Angestellten kennen.

Die Kombination von Softwarelösung und App macht Haufe Onboarding zu einem besonders flexiblen Programm. Alte und neue Kollegen sowie Kolleginnen können ihre Erfahrungen miteinander teilen. Die gegenseitige Unterstützung trägt zur Motivation bei: Neue Angestellte fühlen sich sofort als Teil des Teams anerkannt und erfahrene Arbeitnehmer:innen begleiten die Neuen durch das Onboarding. Über die Webseite sind sie als Ansprechpartner:innen direkt erreichbar.

Das Onboarding Tool HiBob arbeitet mit To-do-Listen. Während des Onbardings und Einarbeitungsprozesses müssen die verschiedenen Punkte auf der Liste abgearbeitet werden. Die erfolgreich abgeschlossenen Aufgaben werden in der digitalisierten Personalakte vermerkt. Auf sie haben die HR Mitarbeiter:innen ebenfalls Zugriff. Beim sogenannten Preboarding können Abteilungsleiter:innen oder Personalsachbearbeiter:innen schriftliche Kopien hochladen, um das Onboarding via Tool optimal vorzubereiten.

Das Preboarding ist eine Arbeitserleichterung für beide Seiten: Zukünftige Angestellte können die erforderlichen Dokumente ausfüllen und sie an das Unternehmen senden. Die zuständigen Mitarbeiter:innen aus der Personalabteilung erhalten alle wichtigen Dokumente zeitnah und auf direktem Weg über das Onboarding Tool. Darüber hinaus können Vorgesetzte das Onboarding Tool verwenden, um ihr Unternehmen der Öffentlichkeit zu präsentieren.

Für die Verwendung von HRworks werden keine Vorkenntnisse im Bereich Technik oder EDV benötigt. Die Software speichert alle relevanten Angaben in der digitalen Datensammlung des Unternehmens. Statistische Erhebungen werden als leicht verständliche Diagramme dargestellt. Beim Prozess des Onboardings kommt es auf eine lückenlose und inhaltlich korrekte Erfassung der Daten an, welche eine der Funktionen von HRworks ist.

Ein weiteres Softwareangebot heißt iSpring Learn. Das Tool ist auf die Planung und Durchführung von Fort- und Weiterbildungskursen in Unternehmen zugeschnitten. Darüber hinaus eignet sich das Programm für das Onboarding von zukünftigen Mitarbeiter:innen. Das Augenmerk liegt auf Interaktivität in Form von digitalen Wissensabfragen oder Videos. Diese Funktionen dienen auch als Methode zum Onboarding neuer Fachkräfte.

kiwiHR richtet sich primär an kleinere Unternehmen. Der Schwerpunkt der automatischen Funktion liegt auf der Verwaltung des HR Bereichs. Neben statistischen Auswertungen, Onboarding von Mitarbeiter:innen oder der Erfassung von Urlaubs- und Krankheitstagen ist auch der Prozess des Offboardings möglich. Beim Offboarding werden Mitarbeiter:innen schrittweise aus ihrem Tätigkeitsbereich im Unternehmen herausgeführt. An ihre Stelle treten neu eingestellte Arbeitskräfte.

Onboardee ist sowohl für das Einarbeiten als auch für das Auscheiden von Arbeitskräften geeignet. Vor dem Onboarding können Arbeitgeber:innen den Einarbeitungsprozess planen. Dokumente wie Fragebögen zur Erfassung des Leistungsstandes werden an die Empfänger:innen übermittelt. Die Mitarbeiter:innenkarte ist eine digitalisierte Akte, in ihr werden alle persönlichen Daten unter Verschluss gehalten.

XING ist eine bekannte Plattform für Stellensuchende und Arbeitgeber:innen. onlyfy by XING wurde für den Prozess des Onboardings entwickelt. Vor dem Onboarding dient das Softwareprogramm als Orientierungshilfe für Vorgesetzte. Potenzielle Mitarbeiter:innen werden über die Webseite akquiriert. Nach dem Auswahlverfahren startet das Onboarding der neuen Personalmitglieder.

Hinweis: onlyfy eignet sich für die Akquise und das Onboarding von Arbeitnehmer:innen insbesondere im Handwerkssektor. Auf digitalem Wege können Vorgesetzte ihre neuen Angestellten besser erreichen als auf herkömmlichen Jobbörsen.

Dieses Onboarding Tool ist für die HR-Abteilung von Unternehmen konzipiert. HR oder Human Resources bezieht sich auf die Personalabteilung eines Betriebs. Das nützliche Onboarding Tool übernimmt die Aufgaben von HR Mitarbeiter:innen des Unternehmens für das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen. Mit der Software Personio lassen sich die betriebsinternen Prozesse in der HR Abteilung leichter planen, dokumentieren und durchführen. Das Tool weist den neuen Mitarbeiter:innen ihre Arbeit zu und sie können ihre Tätigkeiten während der Einarbeitung mit der Software ausführen.

Auf der übersichtlich gestalteten Tabelle werden alle Tätigkeitsfelder der jeweiligen Arbeitnehmenden aufgelistet. Vonseiten der HR gibt es somit während des Onboardings nichts zu tun, die Personaler:innen können sich auf die Automatik der Software verlassen.

Bei recruitee handelt es sich um ein universell einsetzbares Programm. Die Zeitersparnis beim Bewerbungsprozess und beim Onboarding ist ein Gewinn für alle Beteiligten. Sie arbeiten im Team zusammen, um sich gegenseitig kennenzulernen und ihre Fähigkeiten bestmöglich auszuschöpfen. Auf der Suchleiste finden Nutzer:innen themenspezifische Buttons und der strukturierte Aufbau der Webseite ist ein idealer Ersatz für Personalordner.

Mit rexx systems lässt sich der Prozess des Onboardings zeitlich verkürzen. Neu eingestellte Bewerber:innen werden direkt nach dem Onboarding als qualifizierte Arbeitskräfte in die Unternehmensstruktur integriert. Am Ende der ersten Woche werden die Fortschritte der neuen Angestellten mit dem Tool ausgewertet: Wie ist das Onboarding bisher verlaufen? Was hat funktioniert? In welchen Punkten gibt es noch Verbesserungsbedarf? War der Prozess der Eingliederung für beide Seiten zufriedenstellend? Diese Fragen werden individuell beantwortet – das steigert die Motivation und wirkt sich positiv auf den Arbeitserfolg aus.

Beim Onboarding mit dem Softwareprogramm softgarden werden die neuen Arbeitnehmer:innen Schritt für Schritt durch den Onboarding Prozess geführt. Transparenz, Kommunikation mit den anderen Teammitgliedern und praxisnahe Übungseinheiten tragen zu einem erfolgreichen Onboarding bei. Regelmäßige Feedbackrunden bieten die Gelegenheit zum virtuellen Gespräch unter vier Augen. Ein weiterer Vorteil des Programms ist die zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit mit Angestellten im Homeoffice.

Das Onboarding mit Sympa ist leicht verständlich, klar strukturiert und für jede:n Nutzer:in nachvollziehbar. Checklisten helfen bei der Organisation und die Fortschritte von neuen Angestellten werden während der Einarbeitungsphase vom System erfasst. Nach dem Onboarding kann das Programm für Fortbildungen oder Meetings im Team genutzt werden. Die automatische Datenverarbeitung sorgt für einen geordneten Arbeitsalltag ohne Zeit- und Papierverschwendung.

Das Softwareprogramm umantis kann über die Homepage oder eine App aufgerufen werden. Unternehmen nutzen die Plattform für die Akquise neuer Mitarbeiter:innen. Beim Onboarding wird auf die persönliche Kommunikation zwischen den Beteiligten Wert gelegt. Die neu eingestellten Arbeitnehmer:innen werden während des gesamten Onboardingprozesses in das betriebliche Geschehen mit eingebunden. Sie können sich ihrem Kenntnisstand entsprechend am Arbeitsalltag beteiligen und ihr Fachwissen mit praxisbezogenen Aufgaben vertiefen.

Dieses Programm ermöglicht eine ‘papierlose’ Einarbeitung. Neue Teammitglieder bekommen einen sogenannten Onboardingbuddy. Diese Person steht ihnen bei inhaltlichen Fragen zur Seite. Neben dem Onboarding können Unternehmen ihre virtuelle Reichweite mit Zavvy optimieren. Das Ziel ist eine ebenso zeitsparende wie effektive Einarbeitung. Neue Mitarbeiter:innen sollen zu fachlich versiertem Personal ausgebildet werden und zeitnah einsetzbar sein.