Wissensmanagement-Tools – 18 Anbieter im Vergleich

Mit Hilfe unterschiedlicher Filter, User-Bewertungen und der Meinung der OMT-Club-Mitglieder helfen wir Dir die Entscheidung für das richtige Wissensmanagement-Tool zu vereinfachen.

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Notion

von Notion Labs

4,6/5 (4)

Web-, Desktop- und mobile Apps

Über 50 Startervorlagen

Datenbanken mit umfangreichen Eigenschaftstypen

Wer auf einfache Weise eine Knowledge Base zu verschiedenen Themen für sein Unternehmen aufbauen möchte, erhält mit Notion ein Wissensmanagement-Tool mit geeignetem Funktionsumfang. Die Anwendung bietet Lösungen für das Projekt- und Workflow-Management und zentralisiert Abläufe für Mitarbeiter auf einer Plattform. Damit geht Notion über das reine Wissensmanagement hinaus und dient zeitgleich als Informationsmanagement-Tool.

Kanban-Boards und ein Kalender sind bei dieser Softwarelösung bereits mit an Bord. Jeder kann Diskussionen beginnen und sich an diesen beteiligen, um den unternehmensinterne Wissensaustausch zwischen den Mitgliedern zu fördern und das Informationsmanagement zu verbessern. HR-Workflows sowie Aufgabenanweisungen lassen sich in der Wissensdatenbank hinzufügen. Für deren Aufbau und Pflege stehen alle erforderlichen Programmfunktionen zur Verfügung. Auch typische Aufgaben im Workflowmanagement wie das Erstellen von Aufgabenlisten gehören dazu und verbessern das Informationsmanagement.

Eine Integration in Systeme von Drittanbietern ist per mitgelieferter API auf einfache Weise möglich. Zu nennen sind Figma, InVision oder Slack. Wer möchte, kann vor dem Start eines Abonnements das Angebot erst einmal im Rahmen einer kostenlosen Version in Ruhe testen.

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ClickUp

von ClickUp

4,4/5 (4)

Einfach zu bedienende Plattform

Projekte Verwaltung

Iterationsplanung

ClickUp bietet viele Ausstattungsmerkmale, die für das Aufgaben- und Wissensmanagement nützlich sind. Zu den Vorzügen gehören die hohe Anpassbarkeit und ein Dashboard, in dem alle wichtigen Informationen zusammenlaufen. Entscheidend ist aber die Speicherung von Dokumenten und deren Zugänglichmachung für alle Teams und deren Mitglieder.

Die Plattform von ClickUp ist dabei als zentraler Ort zu verstehen, an dem jedes Unternehmen alles zusammenbringen kann, was für die Produktivität im Betrieb wichtig ist. Das soll dabei helfen, die Reibung zu reduzieren, die durch die Verwendung zu vieler Anwendungen häufig im Berufsalltag entsteht.

Die Anpassung des Programms an das Unternehmen erfolgt anhand von Add-ons. Diese heißen bei dieser Softwarelösung ClickApps. Sie ermöglichen einen Zuschnitt auf den Bedarf einzelner Teams. Nutzerdefinierte Ansichten lassen sich auf einfache Weise erstellen und dann mit anderen teilen. Im Vordergrund stehen immer eine hohe Nutzerfreundlichkeit und eine möglichst effiziente Zusammenarbeit aller an den Projekten Beteiligten.

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sevDesk

von sevDesk

4,0/5 (7)

Dokumentendetails-Erkennung

Konten-Konfigurationsdienst

Steuermanagement

Bei der Software sevDesk handelt es sich eigentlich um eine Buchhaltungsplattform für Unternehmen, die jedoch viele Fähigkeiten und Aspekte eines klassischen Wissensmanagement-Tools aufweist. Dazu gehören ein Auftragsmanagement und ein Dokumentenmanagement. Viele Aspekte sind nützlich für die Buchhaltung und das Rechnungswesen, wie zum Beispiel das Belegmanagement und das Rechnungsmanagement. Auch hier geht es darum, alle relevanten Informationen an einem Ort zusammenzuführen.

Zu sevDesk gehören ein zentrales Dashboard, es besitzt die Fähigkeit Zugriffsberechtigungen und viele weitere Eigenschaften zu verwalten, die für eine Wissens-Plattform nützlich sind und die Kollaboration unterstützen. Interessant sind die täglichen Backups, die zu einer höheren Datensicherheit in Unternehmen beitragen. Außerdem unterstützt sevDesk Verschlüsselungen und der Softwareanbieter gibt an, dass seine Softwarelösung DSGVO-konform sei.

Weiterhin steht ein Self-Service-Portal zur Verfügung, über das sich Steuerberater anmelden können. Sie haben dann direkten Zugriff auf die Software sevDesk-Konten ihrer Kunden und können dadurch Ihrem Unternehmen direkt helfen, welches vor allem in der Nutzerbewertung gut angesehen wird und die Kundeninteraktion erleichtert.

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Bitrix24

von Bitrix24

Performance Monitor

Dokumentenverwaltung

Projektmanagement

In dem Produktprofil von Bitrix24 dreht sich alles um die Zusammenarbeit im Rahmen einer Online-Plattform. Der Vorteil liegt darin, den Arbeitskräften unabhängig von ihrem Standort Zugriff auf das Wissensmanagement-Tool zu ermöglichen. Interessant ist bei diesem Angebot die Vielzahl an mitgelieferten Werkzeugen. Dazu gehören ein Dokumentenmanagement, ein CRM und ein Aufgaben- und Zeitmanagement. Zudem kann der Nutzer tief in das Projektmanagement einsteigen. Es handelt sich also um eine umfassende Verwaltungslösung.

Wer möchte, kommuniziert im Chat, tauscht sich in Videokonferenzen aus oder nutzt soziale Netzwerke des Anbieters. Viele Wege stehen offen, um Wissen miteinander zu teilen. Die Zentralisierung erstreckt sich bei Bitrix24 auch auf Dateien. Diese sind alle gemeinsam über My Drive mit dem gleichen zentralen Zugriff speicherbar.

Bitrix24 ermöglicht auch die kostenlose Verwendung mit bis zu zwölf Nutzern. Das ist gerade für kleine Betriebe ein Vorteil. Ansonsten ist das kostenpflichtige Angebot mit einem monatlichen Abonnement-Preis versehen, womit auch der Austausch mit der Kundschaft ermöglicht wird.

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BoostHQ

von SkyPrep

Wissensdatenbank

Elektronische Formulare

Demo Version verfügbar

Die Software BoostHQ ist ein Wissensmanagement-Tool in Form einer Online-Plattform. Sie dient dem einen zentralen Zweck des Wissensaustauschs von impliziertem Wissen in der Organisation. Werkzeuge sind für den Tausch von Dateien, die Erstellung von Berichten und das soziale Engagement (Likes, Kommentare) vorhanden. Damit soll es Unternehmen möglich sein, produktive Lerngemeinschaften zu bilden, die sich durch Wissensvermittlung gegenseitig zu einer höheren Leistung antreiben.

Lernmaterialien und deren Bereitstellung spielen bei BoostHQ die zentrale Rolle. Das können Lernprogramme sein, verschiedenste Arbeitshilfen oder Richtlinien. Alles ist an einem zentralen Ort gesammelt und steht für den Zugriff bereit. In Hinblick auf die unterstützten Dokumente bestehen praktisch keine Einschränkungen. Texte, Bilder, PDFs und Videos gehören ebenso dazu wie Links zu relevanten Inhalten.

Alle Mitglieder können bei BoostHQ ihre Ideen und Erfahrungen einbringen und sind somit fähig, auf schneller Art und Weise ihr implizites Wissen auszutauschen. Diese Aspekte funktionieren direkt im Browser dank Einbindung in die Suchmaschinen Google Chrome. Die Verknüpfung des Tools mit einer Suchmaschine vereinfacht den Umgang mit dem Werkzeug, da die Nutzung des Tools über die Suchmaschine somit von überall abrufbar ist. Zudem sind entsprechende Erweiterungen für Mobile-Systeme verfügbar. Wer möchte, passt die Plattform optisch seinem Branding an.

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ComAround Knowledge

von ComAround

Self-Service-Portal

Kostenlos testen

Inhalt Bibliothek

Mit dem Wissensmanagement-Tool ComAround Knowledge erhalten Unternehmen eine Plattform für die strukturierte Erfassung von Unternehmenswissen. Zu den besonderen Eigenschaften gehören Wissensartikelvorlagen, eine Wissensartikelbibliothek und eine automatische Übersetzungsfunktion. All das soll es erleichtern, Wissen bereitzustellen und mit anderen eine höhere Produktivität im Betrieb zu teilen.

Diese Software ist cloudbasiert und lässt sich per ComAround Connect mit ITSM-Lösungen integrieren. Eine Mobile-App ist ebenfalls vorhanden, um den Zugriff unterwegs und von jedem beliebigen Standort aus zu ermöglichen.

Zu den Hauptfunktionen gehören das Importieren, Verarbeiten und Veröffentlichen von Wissensartikeln. Interessant ist, dass für Standardanwendungen wie Office 365 bereits viele Artikel vorhanden sind. Das beschleunigt den Aufbau einer Knowledge Base und soll die Produktivität der Benutzer gleich vom Start weg erhöhen.

Wer möchte, kann in ComAround Knowledge der Wissensdatenbank auch Videos hinzufügen. Dafür ist ein eigener Bildschirmrecorder integriert. Das schnelle Auffinden der Artikel soll die Such- und Listenfunktion sicherstellen.

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Confluence

von Pix Software GmbH

Bibliothek mit Vorlagen für Best Practices

Überprüfung von Berechtigungen

Strukturierte Seitenhierarchie

Confluence bietet die Möglichkeit, Aufgaben zwischen Mitarbeitern in einem Unternehmen einfacher zu erstellen, gemeinsam abzuarbeiten und zu verwalten. Wer an einem Wissensmanagement-Tool interessiert ist, erhält hier eine Lösung, die er kostenlos testen kann. Zum Funktionsumfang gehören eine Dokumentenverwaltung, die Echtzeitbearbeitung von Dokumenten und eine Integration in Jira. Die Bereitstellung erfolgt auf Desktop und Mobile.

Bei dem Anbieter Confluence ist alles auf eine produktive Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern ausgelegt. Alle Abteilungen in der Firma lassen sich einbinden und können ihr Wissen beitragen. Die Tools beziehen sich auf die Speicherung, Organisation und leichte Auffindbarkeit von Informationen. Es lassen sich Bereiche mit eingeschränktem Zugriff oder mit Zugänglichkeit für alle Mitglieder definieren.

Besonders nützlich ist die Schnellsuche. Sie bezieht sich nicht nur auf die Inhalte, sondern berücksichtigt auch gepostete Kommentare. Grundsätzlich geht einmal in der Datenbank gespeichertes Wissen nicht verloren. Die Suchfunktion findet sogar Inhalte von Arbeitskräften, die den Betrieb bereits verlassen haben. Erwähnenswert ist auch die Personalisierbarkeit von Confluence anhand von über 3.000 Apps aus dem eigenen Marketplace des Entwicklers Atlassian.

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Datango

von PARIS AG

Automatische Dokumentation

Reduzierte Schulungskosten

Lernmaterialen erstellen

Datango stellt seinen Nutzern eine sogenannte Learning Experience Platform (LXP) zur Verfügung. Der Fokus liegt hier auf der einfachen und schnellen Erstellung von E-Learnings und von Dokumentationen. Diese dienen der schnelleren Einarbeitung in neue Software. Wer das Rollout im Betrieb beschleunigen möchte, gehört also zur Zielgruppe von Datango.

Bei der Software Datango handelt es sich um ein Wissensmanagement-Tool eines deutschen Softwareanbieters. Die Bereitstellung erfolgt auf dem Desktop unter Windows und Linux oder On-Premise. Der Einsatz ist vorgesehen in verschiedenen Branchen wie zum Beispiel im Maschinenbau, bei Versicherungen oder in der Gesundheitsbranche. Im Prinzip kann jeder davon profitieren, der seine Mitarbeiter schneller fit machen möchte für neue Anwendungen.

Das Employee Enablement ist also eines der wichtigen Anliegen von Datango. Gleichzeitig sollen die Firmen mithilfe dieses Werkzeugs ihre Schulungskosten reduzieren und von einer automatischen Dokumentation in Form eines verringerten Zeitaufwands profitieren. Weiterhin kann der Einsatz von Datango dazu beitragen, weniger Supporttickets bearbeiten zu müssen.

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Evernote Teams

von Evernote Corporation

Dokumente erstellen

Aufgabenmanagement

Kostenlose Testversion

Wer seine Arbeitskräfte über aktuelle Projekte immer auf dem Laufenden halten möchte, kann das Wissensmanagement-Tool Evernote Teams dafür einsetzen, da es ein großes Produktprofil mit beinhaltet. Die gesammelten Notizen und Rechercheergebnisse können mit Evernote-Teams an anderen freigegeben und bearbeitet werden. Die Softwarelösung konzentriert sich auf die Bereiche Zusammenarbeit und Wissens-Teilung und hilft dabei, den Informationsfluss im Betrieb zu bändigen und die Interaktion zu erleichtern. Mit diesen Eigenschaften und einer einfachen Zugänglichkeit eignet es sich für Organisationen unterschiedlicher Größe.

Mit Evernote Teams lassen sich kleine Aufgaben bis hin zu Großprojekten verwalten. Der Nutzer kann unternehmensinterne Aufgabenlisten definieren, Ideen sammeln und Erinnerungen anlegen. Es stehen Features für Notizen, den Bilderscan und das Anhängen von Dokumenten zur Verfügung. Alles das dient dem Sammeln von Wissen an einem gemeinsamen Ort.

Viele Möglichkeiten bestehen für den Zugriff auf die Informationen von Evernote Teams. Das funktioniert vom Desktop-Computer ebenso wie von Mobilgeräten wie Smartphones oder dem Tablet. Zudem ist nicht nur eine Online-Bereitstellung möglich. Evernote Teams ist bei Bedarf auch offline verwendbar. Hinzu kommt eine leistungsfähige Suchfunktion. Diese findet Inhalte sogar in Sprachnotizen und handschriftlichen Dokumenten.

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GitMind

von GitMind

Unbegrenzte Mindmaps

Unbegrenzte Vorlagen

Präsenations Tools

Wer sein Brainstorming unter Mitarbeitern unterstützen möchte und ein Wissensmanagement-Tool für den Einsatz in der Firma sucht, findet mit GitMind ein passendes Angebot. Das Programm ist kostenlos und verfügt über einen Map-Maker, mit dem sich Ideen sammeln, zusammenfassen und strukturieren lassen. Das Werkzeug ist in der Projektplanung einsetzbar sowie in der Entwicklung und eignet sich allgemein für die Bewältigung kreativer Aufgaben.

Bei dem Anbieter GitMind dreht sich alles um die Zentralisierung des Wissens der Mitarbeiter. Das Erstellen von Diagrammen in Echtzeit fällt leicht, verschafft einen Überblick und Entscheidungen sind dadurch einfacher zu treffen. Das ist nützlich für jeden, der seine Unternehmensziele erreichen möchte und vor komplexen Aufgaben steht.

Wer Projekte verwalten muss und dafür einen Plan erstellen möchte, erhält mit GitMind die gewünschte Unterstützung in Form einer online verfügbaren Anwendung. Die Bereitstellung erfolgt in der Cloud, hier ist keine Installation auf lokalen Systemen erforderlich. Auch das könnte für viele Anwender ein wichtiges Argument für diese Softwarelösung sein.

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Helpjuice

von Helpjuice

Wissensbasis-Plattform

Textbearbeitung & Volltextsuche

Content Management

Helpjuice ist ein Wissensmanagement-Tool mit dem Potenzial einer Cloud-Basierung. Profitieren sollen von dem Angebot Firmen jeder Größe. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Mitarbeiter selbst oder Kunden darauf zugreifen. Die hier erstellte, verwaltete und zur Verfügung gestellte Knowledge Base ist für jeden da.

Zum Funktionsumfang von der Software Helpjuice gehören ein Content-Management, ein Dokumentenmanagement und ein Dokumentenspeicher sowie anpassbare Berichte oder eine Inhalte-Bibliothek. Dokumente lassen sich für eine leichte Auffindbarkeit mit Stichwörtern versehen. Das Ziel ist es, möglichst alle Inhalte in einer gemeinsamen Wissensdatenbank zu zentralisieren, was insbesondere für impliziertes Wissen sinnvoll ist. Denn erst das stellt sicher, dass alle Mitglieder Zugriff darauf erhalten und produktiv mit der Wissensbasis arbeiten können und die Interaktion ermöglicht wird.

Ist die Knowledge Base einmal eingerichtet, können zum Beispiel Kunden viele ihrer Anfragen selbst beantworten, ohne dafür den Support kontaktieren zu müssen. Da sich diese Softwarelösung auch an Externe richtet, sind Anpassungen umso wichtiger. Diese ermöglicht Helpjuice in Bezug auf das Logo und die Farben, um diese der Corporate Identity anzugleichen.

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Igloo

von Igloo Software

Anpassbare Vorlagen

Sicheres Azure-Cloud-Hosting

SEO-Management

Teammitglieder haben bei Igloo von ihren Desktop- und Mobilgeräten Zugriff auf eine gemeinsame Arbeitsplattform für die Zusammenarbeit. In Hinblick auf die Unternehmensgröße besteht bei diesem Angebot keine Beschränkung und ein großes Produktprofil. Igloo richtet sich an kleine bis weitverzweigte Organisationen, die ihre Teams zusammenführen und die Wissensteilung anregen möchten.

Bei diesem Wissensmanagement-Tool liegt der Wettbewerbsvorteil in der Vielfalt der verfügbaren Features. So steht zum Beispiel in dem Wissensträger ein Kalender zur Verfügung, eine Versionskontrolle sowie Likes und Kommentare, wie sie von Social Media bekannt sind. Wer möchte, kann zum Beispiel zwischen den verschiedenen Versionen einer Präsentation wechseln und sich deren Entwicklung im Zeitablauf ansehen. Diese Lösung ist vor allem in der Zusammenarbeit sinnvoll, da sich sich Änderungen, durchgeführt durch andere Teammitglieder, so leichter nachvollziehen lassen.

Ein Echtzeit-Chat, ein Feature für die Teilung von Bildschirmen und Werkzeuge für das Brainstorming gehören ebenfalls zum Angebot des Anbieters. Interessant sind auch das Dokumentenmanagement und der Dokumentenspeicher. Bei Igloo fällt es leicht, Dateien mit anderen Teammitgliedern auszutauschen und auf diese Weise Wissen zu transferieren.

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Innolytics

von Innolytics AG

Digitaler Lieferantenaudit

Digitale Prozesse entwickeln

Wissensmanagement

Innolytics ist eine Anwendung für das Innovationsmanagement in Unternehmen und ist ein Tool mit sehr viel Potenzial. Aspekte wie die Mitarbeiternetzwerke und Features für die Zusammenarbeit ermöglichen auch den Einsatz als das Wissensmanagement-Tool. Denn hier geht es um das Sammeln und die Bereitstellung von Informationen, um die Produktivität der Mitarbeiter zu erhöhen. Das alles erfolgt im Rahmen einer cloudbasierten Software.

Die Innolytics-Plattform erleichtert es, beliebige Ideen einzugeben und sofort zu teilen. Auch die Bewertung, Implementierung und Einstufung ist möglich. Wer möchte, kann für die Bewertung von Ideen sogar teamindividuelle Kriterien definieren. Hieran ist bereits erkennbar, wie mächtig dieses Werkzeug im Wissensmanagement sein kann.

Es ist jederzeit bei dem Anbieter möglich, weitere Nutzer zu den Projekten einzuladen, wie zum Beispiel die Kundschaft selbst und für die Mitwirkung zu gewinnen. Administratoren haben die Möglichkeit, Umfragen zu starten und den Mitgliedern Zugriffsrechte rollenbasiert einzuräumen. Insgesamt ist Innolytics darauf ausgerichtet, Netzwerke in den Betrieben zu stärken und die Teams zu mehr Zusammenarbeit zu bewegen.

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PICC Software

von PICC SOLUTION

Individuelle Entwicklungspläne

Leistungsmanagement

Risikobewertung

PICC bezeichnet der Entwickler selbst als “Augmented-Intelligence-Plattform”. Das Angebot richtet sich gerade an Nutzer in der Fertigungs- und Produktionsindustrie. Letztlich handelt es sich um ein klassisches Wissensmanagement-Tool, der Akzent liegt hier aber auf der Förderung von Innovationen und der Erfassung von Kundenrückmeldungen und Nutzerbewertungen

Auch bei der Software PICC geht es also darum, Wissen zu sammeln und bereitzustellen. Wichtig ist aber vor allem die Marktanalyse. Wie verändert sich das Kundenverhalten, wann ist der richtige Zeitpunkt für Produkteinführungen und wie lassen sich Entwicklungskosten senken? PICC möchte dabei unterstützen, genau diese Fragen kompetenter zu beantworten.

Customer Intelligence, Innovationsbewertung und Ideenfindung sind einige der wichtigen Merkmale dieser Softwarelösung. PICC ermöglicht auch für Unternehmen das einfache Modellieren von Geschäftsprozessen und lädt zur Online-Zusammenarbeit ein. Ein Aufgabenmanagement gehört ebenso zum Angebot wie die Einrichtung von Diskussionsplattformen und Foren. Viele dieser Eigenschaften sind auch für Bildungseinrichtungen interessant. Für die ist das integrierte TRIZ LMS vorgesehen.

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Sabio

von SABIO GMBH

Wissensmanagement-SaaS-Lösung

Self Service Portal

Content Management

Wer nach einem Wissensmanagement-Tool in der Cloud sucht, erhält mit der Software Sabio eine geeignete Softwarelösung. Das Potenzial des Tools liegt vor allem in der einfachen Bedienung, der Verwaltung komplexer Informationen mit geringem Aufwand und der Erstellung benutzerdefinierter Berichte gehören hier zu den Hauptaugenmerken. Ziel ist es dabei, die im Betrieb vorhandenen Information auf möglichst effiziente Weise zu verwalten.

Dafür sind Werkzeuge vorhanden, um mit der Software Sabio sogenannte Wissenspunkte wie das implizite Wisse von Mitarbeitern zu erstellen. Anhand eines Klick-through-Trees lassen sich die Informationsquellen zügig durchforsten, um zum Beispiel im Rahmen einer Support-Anfrage schnell zu den gewünschten Daten zu gelangen. Gerade Support-Agenten sollen daher für ihre Arbeit von Sabio profitieren.

Stark ausgeprägt ist bei Sabio auch das Rollen-Management. Dafür sind sogar eigene Module vorhanden. Wichtige Themen betreffen zum Beispiel die Berechtigungen für den Zugriff auf bestimmte Informationsquellen. Das lässt sich alles in der Anwendung sehr genau definieren. Nützlich sind auch die Vielzahl an Berichten und Statistiken, die einer eingehenden Datenauswertung dienen. Sie unterstützen den Anwender bei seinen Entscheidungen.

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Tallium

von TallyFox

Bearbeiten in Echtzeit

Dokumentenmanagement

Demo Version verügbar

Tallium möchte den Wissensaustausch in Unternehmen fördern und bietet alles an, was ein modernes Wissensmanagement-Tool auszeichnet. Dazu gehören ein Content- und ein Dokumentenmanagement, Diskussionsforen und eine Volltextsuche. Natürlich sind auch Werkzeuge für die Zusammenarbeit mit an Bord. Wer Aufgaben effizienter managen und seine Entscheidungsfindung im Betrieb unterstützen möchte, gehört zur Zielgruppe von der Software Tallium.

Bei diesem Angebot haben sich die Entwickler auch Gedanken über den Umgang mit Daten und den unternehmensinternen Wissensinhalten in Unternehmen gemacht. Das Hosting der Dokumente in einer privaten Cloud stellt sicher, diese zu schützen. Zudem unterstützt das System mehrere Ebenen von Zugriffsrechten. Das genügt den hohen Ansprüchen in heutigen Firmen.

Inhalte wie das Unternehmenswissen lassen sich dank der Tagging-Funktion einfacher kategorisieren und ermöglicht eine schnelle Interaktion unter den Angestellten. Es sind Sortier- und Filterfunktionen vorhanden, um die gewünschten Inhalte schnell aus der Datenbank zu ermitteln. Vorteilhaft ist auch das einfach und flexibel gehaltene Bedienkonzept für Unternehmen. Konfigurationen und Anpassungen nehmen nur wenig Zeit in Anspruch und fördern den produktiven Einsatz des Programms zusätzlich.

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zendesk

von Zendesk

KI-basierte Chatbot

Self-Service Portal

Kostenlos testen

Der Anbieter Zendesk hat sich einer einfachen Aufgabe verschrieben, die in Firmen einen großen Nutzen bieten kann: Das Wissensmanagement-Tool möchte die Beziehung zwischen Kunden und Unternehmen verbessern, indem es alle Informationen zusammenfasst, die für einen gelungenen Support wichtig sind. Der Anwender erhält hier ein vollwertiges Content Management System, das ihm zum Beispiel den Aufbau von Kundenportalen ermöglicht und den Austausch mit der Kundschaft erleichtert.

In Zendesk sind alle Daten in strukturierter Weise gespeichert, um die Auffindbarkeit im Support-Fall zu erhöhen. Es ist auch möglich, FAQs oder Online-Communities zu erstellen. Zendesk kommt immer dann zum Einsatz, wenn es darum geht, unternehmensinterne Fähigkeiten wie unter anderem implizites Wissen auf einfache Weise zur Verfügung zu stellen

Mit diesen Eigenschaften ist Zendesk eine Komplettlösung für den Kundenservice der Unternehmen sowie der Nutzerbewertung. Es handelt sich um eine cloudbasierte Softwarelösung, die laut Hersteller weltweit bereits über 40.000 Organisationen einsetzen. Wer sich für Wissensmanagement-Tools interessiert, die ebenfalls die Kundschaft mit berücksichtigen, hat es hier mit einem der Marktführer zu tun. Eine Gratis-Version ist auch verfügbar, die Bezahlung der kostenpflichtigen Version erfolgt im Rahmen eines Abonnements.

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Zoho Desk

von Zoho Corporation GmbH

Verwalten Sie komplexe funktionsübergreifende Serviceprozesse

Mitarbeiterproduktivität in großem Umfang steigern

Supportprozesse störungsfrei verwalten

Wer einen cloudbasierten Helpdesk einrichten möchte, erhält mit Zoho Desk ein passendes Wissensmanagement-Tool. Das Programm soll vielen Nutzern einen Vorteil bieten und zum Beispiel Mitarbeiter im Support stärken und gleichzeitig das Management bei seinen Entscheidungen unterstützen. Diese Aspekte und die Verbesserung des Kundendienstes bleibt das übergeordnete Ziel dieser Softwarelösung und erleichtert die Zusammenarbeit mit der Kundschaft. Das Angebot hat sich mit der Zeit jedoch konsequent in Richtung allgemeines Wissensmanagement weiterentwickelt und über die Kundschaft Werkzeuge hinaus.

Wie für Softwarelösungen dieser Art üblich, findet auch bei dem Anbieter Zoho Desk eine Zentralisierung der Unternehmensinternen Informationen statt. Konkret handelt es sich um einen Wissens-Hub, der für Support-Agenten und Kunden gleichermaßen zugänglich ist. In Hinblick auf die Art der hier speicherbaren Wissensartikel bestehen praktisch keine Einschränkungen und auch implizites Wissen kann verschriftlich werden.

Wer die Funktionen von Zoho Desk nutzt, kann ein einheitliches Kundenservice-Erlebnis schaffen. Interessant ist auch die Vielfalt an Kanälen, über die Kunden Kontakt aufnehmen können. Dazu gehören neben E-Mail und Telefon Social Media oder der Live-Chat. Zoho Desk orientiert sich damit an dem Bedarf vieler Firmen.

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Was ist ein Wissensmanagement-Tool?

Wissensmanagement-Tools stellen Organisationen eine Plattform zur Verfügung, auf der sie Wissen sammeln und bereitstellen können. Die Hauptaufgabe dieser Softwareanbieter besteht darin, einen zentralen Ort für den Wissens-Austausch zu schaffen.

Davon profitieren neben den internen Arbeitskräften auch Kunden und damit externe Zielgruppen.

    Inhaltsverzeichnis:

Welche Arten von Wissensmanagement gibt es?

Da es in Organisationen unterschiedliche Arten von Wissen gibt, sind entsprechend verschiedene Arten von Wissensmanagement zu unterscheiden.

Eine gebräuchliche Unterteilung sieht wie folgt aus:

  • Deklaratives Wissen: Dieses bezieht sich auf das reine Faktenwissen. Die Arbeitskräfte erlangen dieses Wissen zum Beispiel durch ihre Berufsausbildung und später durch Weiterbildungen.
  • Prozedurales Wissen: Hierbei handelt es sich um das in Prozessen in den Firmen gespeicherte Wissen. Das Wissensmanagement bezieht sich hier darauf, wie die Arbeiter eine bestimmte Aufgabe angehen. Dieses Wissen ist für jede Organisation besonders wertvoll.
  • Situatives Wissen: Dieses Wissen sammeln Mitarbeiter durch ihre Erfahrung und können es dann mit anderen, zum Beispiel in einer Knowledge Base, teilen.

Wer sollte sich mit Wissensmanagement-Tools beschäftigen?

Für alle Firmen ist es unabhängig von der Größe vorteilhaft, sich mit dem Thema Wissensmanagement zu beschäftigen und entsprechende Werkzeuge einzusetzen. Das gilt gerade bei einer hohen Anzahl von Angestellten. Denn deren Wissen ist produktiver nutzbar, wenn es allen zur Verfügung steht.

Wer seine Ressourcen schonen und den Arbeitsaufwand für die Beantwortung von Fragen reduzieren möchte, profitiert von Tools für das Wissensmanagement. Unternehmensinterne Blogs, Lösungswikis und FAQs ermöglichen Betroffenen die Möglichkeit, Antworten auf ihre Fragen selbstständig einzuholen.

Wichtig ist das Wissensmanagement auch für Firmen, die ihren Fokus stark auf das Thema Innovationen richten. Denn der durch Tools intensivierte Wissensaustausch regt neue Ideen an und hilft dabei, schneller und erfolgreicher zu entwickeln. In den Datenbanken ist viel Wissen zum Beispiel in Bezug auf die Kunden gespeichert, das dabei unterstützt, die Produkte unter Berücksichtigung der bestehenden Kundenanforderungen zu verbessern.

Implizites Wissen

Ein Wissensmanagement-Tool ist immer dann wichtig, wenn ein Unternehmen wissen möchte, was es weiß. Sollte das Wissen in einer Organisation stark verstreut vorliegen und zeigt die Erfahrung, dass es Abteilungsgrenzen nicht überwinden kann, ist über die Anschaffung eines Wissensmanagement-Tools nachzudenken.

Anzuführen ist hier vor allem das implizite Wissen in Betrieben. Unter implizites Wissen versteht man die unternehmensinterne Herangehensweise und Erfahrung der Mitarbeiter in einer Unternehmenskultur. Somit besteht das implizierte Wissen aus subjektiven Erfahrungen und konzeptionellen Abläufen von Angestellten, welches meist weitaus größer als das Unternehmenswissen selbst ist. Wissensmanagement-Tools unterstützen die Verbreiterung von implizitem Wissen in den verschiedensten Unternehmenskulturen und teilen somit die implizierten Erfahrungen und Routinen.

Vor- und Nachteile eines Wissensmanagement-Tools

Der Einsatz eines Wissensmanagement-Tools in den Betrieben besitzt unbestreitbare Vorteile. Entscheider sollten aber auch die Nachteile im Blick behalten, die mit einer solchen Lösung verbunden sein können.

Das sind die Vorteile der Wissensmanagement-Tools:

  • Systematische Wissenserfassung: Unternehmen überlassen das Sammeln von Wissen nicht mehr dem Zufall, sondern gehen es auf systematische Weise an. Sie schaffen damit eine wertvolle Wissensbasis.
  • Alle Werkzeuge in einem Angebot zusammengefasst: Wissensmanagement-Tools sind viel mehr als eine reine Wissensdatenbank. Sie helfen mit ihren entsprechenden Funktionen beim Aufgabenmanagement und vielen anderen Verwaltungsaufgaben.
  • Effiziente Wissensnutzung: Die Tools helfen dabei, Wissen über Abteilungsgrenzen hinaus und in der gesamten Firma produktiv zu nutzen.
  • Intensivierung der Unternehmenskommunikation: Eine Wissensmanagement-Software kann wie ein Motor für die Kommunikation im Betrieb wirken. Während Unternehmenszeitungen und Newsletter zu langsam und häufig wenig effektiv sind, dient die Software als Alternative und Beschleuniger. Informationen lassen sich gezielter und schneller verbreiten.
  • Effizienterer Support: Für Kundensupportanfragen bietet ein Wissensmanagement-Tool entscheidende Vorteile. Hier ist viel Wissen gesammelt, um Anfragen auch ohne manuelle Vorgänge beantworten zu können und Unternehmen mit wenig Erfahrung in dem Tool zu helfen.
  • Digitale Transformation: Ein Wissensmanagement-Tool kann ein starker Treiber für die digitale Transformation im Betrieb darstellen. Es hilft dabei, bestehende Prozesse zu analysieren, Optimierungspotenziale aufzudecken und einen Weg zu weisen, wie sich Erneuerungen in Hinblick auf die Digitalisierung schneller und erfolgreicher umsetzen lassen.

Diese Nachteile gilt es bei Wissensmanagement-Tools zu berücksichtigen:

  • Implementierungsaufwand: Bevor die Mitglieder die Plattform nutzen können, erfolgt die Implementierung mit Einbindung in die täglichen Arbeitsabläufe. Das ist mit einem gewissen Aufwand verbunden. Schulungen können erforderlich sein.
  • Aktualisierungsaufwand: Der Anwender sollte sich darauf einstellen, dass er laufend Updates für sein Werkzeug einspielen muss. Das bringt zwar einen gewissen Aufwand mit sich, ist aber auch in seinem Interesse, weil zum Beispiel neue Features hinzukommen oder sich die Kompatibilität verbessert.

Die 5 beliebtesten Wissensmanagement-Tools

1. Confluence
2. sevDesk
3. Notion
4. Zendesk
5. Evernote Teams

Confluence

Unter den beliebtesten Wissensmanagement-Tools ist bei uns die Wissensdatenbank Confluence, welches als Dokumentenverwaltung in Betrieben einzusetzen ist.

Confluence stellt einen Arbeitsbereich für Teammitglieder bereit, auf dem Aufgaben strukturiert zu planen und verwalten sind.

Vorteile von Confluence

Der Vorteil von der Wissensdatenbank Confluence ist die benutzerdefinierte Startseite, die mit persönlichen Labels, einer eigenen Favoritenliste von Seiten und einem persönlichen Bereich ausgestattet werden kann.

Die Integration mit Jira erleichtert das Organisieren von Dokumenten und Webseiten sowie die Verlinkung zwischen verschiedenen Webseiten.

Confluence bietet dem Nutzer zunächst eine kostenlose Testversion in dem Standard und Premium-Tarif an.

Nachteile von Confluence

Ein Nachteil des Wissensmanagement-Tools ist die Vielfalt an Textgestaltungsfunktionen. Die Visualisierungen von Inhalten ist somit über das Tool selbst schwierig.

Zudem gibt es in dem Tool nicht die Möglichkeit sich eine Vorschau in dem Inhalts Editor anzeigen zu lassen.

Highlights von Confluence:

  • Produktive und effiziente Zusammenarbeit
  • Schnellsuche von Inhalten und Kommentaren
  • Einfache Speicherung und Organisation von Wissensinhalten
  • Benachrichtigung per E-Mail

Fazit

Confluence bietet einen übersichtlichen Arbeitsbereich für Teammitglieder an, mit dem schnell Informationen erstellt, erfasst und geteilt werden können. Die kostenlose Probeversion hilft zudem dem Nutzer, sich für den richtigen Tarif zu entscheiden.


SevDesk

Bei dem Wissensmanagement-Tool SevDesk handelt es sich eigentlich um eine Buchhaltungsplattform für Unternehmen, die jedoch viele Fähigkeiten und Aspekte eines klassischen Informations- und Wissensmanagement-Tools aufweist.

Vorteile von SevDesk

Wer vor allem nach einer schnellen und unkomplizierten Bearbeitung und Wissensträger von Büroarbeiten wie Rechnungen in der Buchhaltung sucht, wird mit diesem Tool fündig. Die einfache Strukturierung von Notizen und einfache Herangehensweise des Wissensträger Tools ist selbst für ein großes Team einfach zu handhaben.

Insbesondere der Kundenservice fällt in diesem Wissensmanagement-Tool sehr positiv aus.

Die cloudbasierte Bearbeitung unterstützt zudem die flexible Arbeit vom Smartphone und Desktop.

Nachteile von SevDesk

Neulinge in dem Wissensträger Tool wird es zunächst schwerfallen eine Übersicht über die große Bandbreite des Tools zu bekommen.

Ein weiterer Aspekt, den einige Nutzer negativ Bewerten, ist die Verarbeitungsgeschwindigkeit des Systems.

Highlights von SevDesk:

  • Zugriffsberechtigungen können individuell verwaltete werden
  • Cloudbasierte Software ermöglicht hohe Datensicherheit
  • Self-Service-Portal
  • Überblick über Kundenprojekte

Fazit

SevDesk ist ein umfassendes Tool mit dem Schwerpunkt auf die Buchhaltung.  Durch die übersichtliche Oberfläche können unter anderem Rechnungsstellungen einfach getätigt werden.


Notion

Die Notizsoftware Notion hilft Teammitgliedern schnell und übersichtlich Aufgaben zu organisieren, Fristen zu setzten und Projekte zu verwalten. Damit eignet es sich einwandfrei als Wissensmanagement-Tool, da auch größere Unternehmen schnell Notizen untereinander teilen und Aufgaben planen können.

Vorteile von Notion

Ein Vorteil ist die individuelle Gestaltung von Notizen sowie die Möglichkeit, Notizen über die Tastatur als auch handschriftlich über das iPad oder Smartphone erstellt zu können.

Darüber hinaus ist eine große Auswahl an Verbindungen des Wissensmanagement-Tools mit weiteren Microsoft Apps wie Evernote möglich.

Nachteile von Notion

Eine Schwierigkeit in dem Wissensträger Tool könnte für Anfänger, die zunächst unübersichtlich vorkommende Benutzeroberfläche sein. Nach einer gewissen Einarbeitung in das Tool sollte dies jedoch kein Hindernis mehr sein.

Highlights von Notion:

  • Kanban-Boards
  • Integrierte Kalenderfunktion
  • Vereint Funktionen von Microsoft Word, Excel und OneNote
  • Einrichtung von verschiedenen Workspaces

Fazit

Das Wissensmanagement-Tool Notion bietet eine kontinuierliche Flexibilität und Anpassung und wächst somit mit einem Betrieb mit. Projekte, Aufgaben und Notizen lassen sich übersichtlich gestalten, sind für Neulinge aber zunächst unübersichtlich.


Zendesk

Das Wissensmanagement-Tool ist ein vollwertiges Content Management System, das die Beziehung zwischen Kunden und Unternehmen verbessern möchte, indem es alle Wissensinhalte zusammenfasst. Dadurch erleichtert es unter anderem den Aufbau von Kundenportalen. und den Wissenstransfer unter den Mitarbeitern.

Vorteile von Zendesk

Die Möglichkeit, Cloudbasiert auf dem Tool arbeiten zu können, ist im Vergleich zu anderen Werkzeugen ein großer Vorteil.

Zudem lässt sich Zendesk auch in weitere Kanäle wie E-Mail-Betreiber und Social-Media verbinden, was ein übergreifendes Arbeiten möglich macht.

Nachteile von Zendesk

Ein Nachteil des Tools ist die Hilfeseite für Kunden, die sehr komplex aufgebaut ist und einen schnellen Austausch für Neulinge verhindert.

Highlights von Zendesk:

  • Aktivitäts-Verfolgung
  • Anpassbare Formulare
  • Erstellung von Statistiken und Berichtserstattungen
  • Archievierung und Organisation von Aufgaben

Fazit

Zendesk bietet den Angestellten mehr Flexibilität und einen kleineren Aufwand der Organisation und Verwaltung von Aufgabe im Büroalltag. Zu Beginn bietet Zendesk zudem eine kostenlose Testversion an, in der man sich zunächst ausprobieren kann.


Evernote Teams

Das cloudbasierte Kollaborationswerkzeug Evernote Teams ermöglicht eine organsierte und strukturierte Verwaltung von Inhalten. Impliziertes Wissen sowie projektbezogenen Dateien lassen sich einfach mit dem Tool organisieren.

Vorteile von Evernote Teams

Mit dem Wissensmanagement-Tool ist ein Kommunizieren und Zusammenarbeit innerhalb eines Betriebs ermöglicht worden. Dadurch, dass es für jedes Betriebssystem zugänglich ist, lässt sich das Tool ortsunabhängig und flexibel nutzen.

Durch die einfache Bedienung des Tools, lässt sich unabhängig vom Wissensstand einfach und schnell mit dem Werkzeug arbeiten.

Nachteile von Evernote Teams

Ein Nachteil des Tools sind die Kosten, die im Vergleich zu den Wettbewerbern etwas höher liegen.

Highlights von Evernote Teams:

  • Onpage Analyse
  • Monitoring Keywords
  • Reportings
  • Keyword Ranking

Fazit

Dieses Wissensmanagement-Tool ist vor allem auch für Personen und Betriebe geeignet, die noch keine Kenntnisse in ähnlichen Informationsmanagement-Tools von Werkzeugen besitzen. Wem etwas höhere Kosten nicht stören, sollte durchaus in Erwägung ziehen, Evernote Teams zu nutzen.

Worauf solltest Du bei der Auswahl eines Wissensmanagement-Tools besonders achten?

In einem ersten Schritt sollte der Anwender festlegen, welche Anforderungen er an den Softwareanbieter und dem Anbieter stellt. Diese Frage kann jeder nur individuell für sich beantworten. Wofür benötigt die Organisation das Wissen und mit welchen Zielen und auf welche Weise soll die Optimierung des Wissens erfolgen? Es ist wichtig, diese Anforderungen präzise festzulegen, denn das Tool soll hinterher kein Selbstzweck sein, sondern eine unternehmensinterne Wissensbasis schaffen und als Werkzeug die tägliche Arbeit erleichtern.

Zur Anforderungserhebung gehört auch die Festlegung der Abteilungen, die nach der Anschaffung mit dem Tool arbeiten sollen. Welche Teams sind betroffen, wie sind die Rollen definiert und wie viele Nutzerlizenzen sind erforderlich? Eventuell sind auch Schulungen einzuplanen.

Der Entscheider muss überlegen, wie er die Eigenschaften der Programme ihrer Wichtigkeit nach gewichtet. Geht es ihm alleine um die unternehmensinterne Wissens-Datenbank und das Content-Management sowie das Dokumentenmanagement oder sind auch Kollaborations- und Brainstorming-Werkzeuge wichtig und wie sieht hier die Rangfolge aus?

In den Unternehmen erfolgt der Einsatz von Softwareprogrammen praktisch nie isoliert, sondern immer im Rahmen einer Umgebung mit vielen Anwendungen. Es ist daher bei der Auswahl zu prüfen, ob Schnittstellen zu den im Betrieb eingesetzten Programmen vorhanden sind.

Was sind die wichtigsten Funktionen eines Wissensmanagement-Tools?

Wir haben einige der wichtigsten Merkmale zusammengefasst, über die jedes gute Wissensmanagement-Tool verfügen sollten:

  • Wissensdatenbank: Das Herzstück dieser Programme ist der Aufbau einer eigenen Knowledge Base im Betrieb. Jede Software setzt das etwas anders um, eine solche Datenbank sollte aber immer in der einen oder anderen Form vorhanden sein. Das können zum einen Blog-Artikel oder Wikis sein. Viele andere Lösungen sind möglich.
  • Kollaborations-Werkzeuge: Viele Angebote für das Wissensmanagement legen den Schwerpunkt auf die Zusammenarbeit. Es lassen sich Teams und Arbeitsgruppen einrichten, um dort die Ideenentwicklung voranzutreiben und die Interkation zu erleichtern.
  • Kreativitäts-Werkzeuge: Ideen entstehen nicht immer von allein, sondern bedürfen häufig der Anregung. Die Wissensmanagement-Tools verfügen über verschiedene Werkzeuge, um die Kreativität der Mitarbeiter zu fördern.

Die 10 wichtigsten Eigenschaften eines Wissensmanagement-Tools

  • Wissens-Datenbank
  • Content-Management
  • Auftragsmanagement
  • Dokumentenmanagement
  • Berichtsfunktion
  • Zentrales Dashboard
  • Kollaborations-Werkzeuge
  • Dokumentenklassifizierung
  • Suchfunktion
  • Brainstorming-Werkzeuge

Was solltest Du beim Kauf von Wissensmanagement-Tools beachten?

Jede Organisation pflegt einen anderen Umgang mit Wissen und hat andere Anforderungen an dessen Management. Daher sind für jeden Anwender andere Kriterien bei der Auswahl eines passenden Produkts entscheidend. Einige grundsätzliche Überlegungen sind jedoch immer sinnvoll.

So sollten die Entscheider eines Unternehmens rechtzeitig überprüfen, ob die in die engere Auswahl kommenden Programme cloudbasiert sind und damit einen Zugriff von jedem Standort aus ermöglichen. Das ist für Betriebe wichtig, deren Arbeitskräfte viel unterwegs sind und nicht nur vom stationären Desktop im Büro aus arbeiten.

Ein weiteres wichtiges Kriterium betrifft die Anwenderfreundlichkeit. Mit einem Tool für das Wissensmanagement sollen die Teammitglieder im Idealfall jeden Tag arbeiten. Die Betroffenen sollten einen schnellen Einstieg finden, eine langwierige Einarbeitung wäre ein Nachteil. Ziel ist ein produktiver Einsatz so schnell wie möglich. Dazu sollte das Tool über einen entsprechenden Kundensupport, eine aufgeräumte Benutzeroberfläche und eventuell Tutorials und Trainings für die Schulung verfügen. Der Kundensupport ist vor allem für Anfänger sehr hilfreich. Wissensbestände in Betrieben verändern sich dynamisch und entwickeln sich stetig weiter. Die Auswertung von Wissenslücken und Wissensbestände in einem Tool ist hierfür sehr hilfreich.

Weiterhin sollte der Softwareanbieter sein Programm laufend auf einen aktuellen Stand bringen. Davon betroffen sind Apps, die immer mit den aktuellen Mobile-Betriebssystemen kompatibel bleiben sollten. Es ist daher wichtig, regelmäßig Updates vom Entwickler zu erhalten.

Fazit

Der Wissensaustausch in den Unternehmen funktioniert nicht immer von allein. Viele Mitarbeiter sind sich gar nicht darüber im Klaren, wie wertvoll ihr Wissen für die Arbeit der anderen Mitglieder in der Organisation sein könnte. Es ist daher sinnvoll, diesen wichtigen Wissensaustausch anzuregen. Wissensmanagement-Tools helfen dabei.

Der entscheidende Wettbewerbsvorteil liegt in der systematischen Erfassung von Wissen. Ist die Datenbank einmal eingerichtet und haben sich die Teams an die Nutzung gewöhnt, wächst die Knowledge Base schnell an. Wer diese Möglichkeiten konsequent nutzt, kann einen echten Vorteil vor dem Wettbewerb erhalten.

Lohnenswert ist der Einsatz nicht nur für Mitarbeiter und Entscheider in Unternehmen. Häufig sind erhebliche Einsparungen im Support erzielbar, weil Kunden ihre Fragen anhand der Knowledge Base selbst beantworten können. Der Einsatz von Wissensmanagement-Tools ist daher eine Entscheidung von großer Tragweite vor allem auch in der Nutzerbewertung.

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