Customer Onboarding Tools – 20 Anbieter im Vergleich

Das Customer Onboarding Tool Personio hilft vor allem kleinen und mittleren Unternehmen beim Vereinfachen aller Personalprozesse durch gezielte Automatisierung. Personio ermöglicht die bequeme Verarbeitung von Mitarbeiterdaten aus einem zentralen Tool heraus und hat dabei sowohl das Onboarding als auch das Offboarding im Blick.

Zusätzlich kommt die Lösung mit Funktionen wie einer digitalen Personalakte, einer Arbeitszeiterfassung sowie einer Dokumentenverwaltung, um die gesamten Prozesse zu digitalisieren und so vor allem die Datenverarbeitung zu beschleunigen.

Die umfangreiche Analyse und ausführliche Berichte ermöglichen es zudem, jederzeit fundierte Entscheidungen treffen zu können, um eine effiziente Personalplanung zu garantieren.

Die gesamten Funktionen von Personio können kostenlos getestet und danach über drei unterschiedliche Preisvarianten erworben werden. So stehen eine Variante „Essential“ ab 99 € und eine Variante „Professional“ ab 149 € zur Verfügung sowie eine Variante „Enterprise“, für die eine individuelle Preisanfrage notwendig ist.

Speziell an Versicherungsagenturen richtet sich das Cloud-basierte Customer Onboarding Tool AgencyHR und unterstützt dabei gezielt bei der Verwaltung des eigenen Teams. Neben einer umfangreichen Mitarbeiterverwaltung bietet es unter anderem eine digitale Stechuhr, einen robusten PTO-Manager, die Verfolgung der gesamten Kommunikation sowie automatisiertes Onboarding neuer Mitarbeiter.

Dabei lässt sich die gesamte Datenverarbeitung speichern und zentralisieren, während zu jedem Mitarbeiter im Unternehmen eine Stammakte angelegt werden kann. Die gesamte Lösung und sämtliche Prozesse sind zudem für mobile Endgeräte wie Tablets oder Smartphones optimiert.

AgencyHR kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden und danach zu einem Basispreis von 8 $ plus 3 $ pro Nutzer und Monat erworben werden.

ChiefOnboarding ist eine Besonderheit unter den Customer Onboarding Tools. Es ist eine sogenannte Open-Source-Software und steht komplett kostenlos zur Verfügung. Jeder kann den Quellcode des Tools einsehen, was enorme Transparenz bedeutet.

Die Software hilft zum Beispiel dabei, bereits das Preboarding effizient zu gestalten und die Bewerber nicht mit zu vielen Informationen abzuschrecken. So macht es die notwendigen Informationen nicht sofort komplett, sondern jeweils Schritt für Schritt an den entscheidenden Stellen sichtbar, um potenzielle neue Mitarbeiter nicht zu überfordern.

Speziell an kleine sowie mittelständische Unternehmen richtet sich Coveto und gehört sicher zu den besten Customer Onboarding Tools, was unter anderem die zahlreichen Testsiege belegen. Die webbasierte Software „Made in Germany“ arbeitet dabei stets auf einem hohen Datenschutzniveau mit einer DSGVO-konformen Datenverarbeitung sowie Datenübermittlung.

Es unterstützt den gesamten Einstellungsprozess von der Stellenausschreibung über das Bewerbungsmanagement bis hin zum Vertragsabschluss. Es bietet eine einfache und schnelle Kommunikation via E-Mail oder SMS sowie ein integriertes CRM zur professionellen Verwaltung.

Die Stellenanzeigen selbst können dabei problemlos mit nur einem Klick auf der eigenen Unternehmens-Website, in verschiedenen Jobbörsen und sogar bei der Agentur für Arbeit publiziert werden.

Greenhouse ist ein Customer Onboarding Tool, das Unternehmen dabei unterstützt, den gesamten Einstellungsprozess zu verbessern, um so möglichst die besten Talente rekrutieren und neue Mitglieder schneller ins Team integrieren zu können.

Die einzelnen Aufgaben können mit Greenhouse vollständig automatisiert werden. Umfangreiche Berichte liefern wertvolle Einblicke in die Prozesse, um diese künftig weiter zu optimieren. Die Datenverarbeitung und die Datenübermittlung erfolgen dabei zu jeder Zeit absolut DSGVO-konform und sichern somit ein hohes Datenschutzniveau.

Die Software kann durch eine kostenlose Demo umfänglich getestet werden und ist danach in den drei Preismodellen „Essential“, „Advanced“ und „Expert“ verfügbar. Bei allen Produkten können die jeweiligen Preise individuell angefragt werden.

Das Cloud-basierte Customer Onboarding Tool Heyrecruit ermöglicht die Verwaltung von Bewerbungen an einem zentralen Ort und unterstützt Unternehmen dabei von der Stellenausschreibung bis hin zur Einstellung neuer Mitarbeiter. Optimierte und verkürzte Prozesse runden das Managementsystem ab.

Stellenangebote können kostenlos mit nur drei Klicks auf über zehn Jobbörsen gleichzeitig publiziert werden, während das Tool über eine direkte Schnittstelle mit der Bundesagentur für Arbeit verbunden ist. Ein besonderes Merkmal von Heyrecruit ist der integrierte Stellenanzeigen-Editor, mit dem ohne Programmierkenntnisse in nur wenigen Minuten professionelle und interaktive Stellenanzeigen erstellt werden können.

Die volle Funktionalität von Heyrecruit kann 14 Tage lang kostenlos getestet werden. Danach steht die Lösung in unterschiedlichen Produkt- und Preismodellen zur Verfügung.

Das Customer Onboarding Tool HirePro Onboarding verspricht die Unterstützung auch über die Einstellung von neuen Mitarbeitern hinaus. Die KI-gesteuerte Automatisierung, die wichtige Dokumente selbstständig prüft und verifiziert, ermöglicht eine deutliche Zeitersparnis. Das Tool ist vollständig anpassbar an das eigene Unternehmensdesign sowie die eigene Corporate Identity und kommt zudem mit einer volldigitalen Dokumentenverwaltung.

Die zahlreichen Analysefunktionen und die Bereitstellung von umfangreichen Berichten helfen vor allem Personalmanagern dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen. Darüber hinaus kann hierdurch auch ermittelt werden, aus welchen Gründen sich Bewerber beispielsweise gegen das Unternehmen entschieden haben und was in Zukunft verändert werden muss.

HROS ist ein Cloud-basiertes Customer Onboarding Tool, das komplett individuell anpassbar ist. Es bietet eine elektronische Speicherung von HR-Daten, einen intuitiven Workflow und die Bereitstellung benutzerfreundlicher Berichte zur Optimierung der gesamten Prozesse. Diese können umfangreich verfolgt und im Bedarfsfall gezielt optimiert werden.

Das Tool ist eine sogenannte Open-Source-Lösung, was bedeutet, dass jeder den Quellcode einsehen kann. Dies sorgt für eine hohe Transparenz und ermöglicht es, das Ganze kostenlos zu nutzen.

Kenjo Bewerbermanagement hilft von der Personalauswahl über die Vorstellungsgespräche bis hin zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Das Customer Onboarding Tool ermöglicht das Erstellen benutzerdefinierter Stellenanzeigen sowie das automatisierte Speichern und Löschen von Bewerberdaten. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Profile aus sozialen Netzwerken wie zum Beispiel LinkedIn, Xing oder Dribble zu erfassen und im integrierten CRM weiterzuverarbeiten.

Stellenangebote können bequem mit nur wenigen Klicks erstellt werden und danach auf mehr als 100 Jobportalen veröffentlicht werden, um die Reichweite in ganz Europa zu erhöhen. Alle Prozesse können vollständig individualisiert werden und sind automatisch auch an mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets angepasst.

Als erklärte Zielgruppe gelten kleine bis mittelständische Unternehmen.

Der schlichte Name „Onboard“ ist bei diesem Customer Onboarding Tool Programm, denn es konzentriert sich auf das, was es soll. Die smarte Software unterstützt Unternehmen bei der Optimierung der Mitarbeitersuche sowie bei der Organisation und Verwaltung bestehender Mitarbeiter. Sie verspricht eine deutliche Zeitersparnis durch das Erstellen sowie Veröffentlichen von Stellenangeboten mit nur wenigen Klicks und arbeitet dabei auf einem hohen Datenschutzniveau.

Die Lösung kann kostenlos getestet und dann auf Anfrage zu einem individuellen Preis erworben werden. Funktionen wie zum Beispiel das Mitarbeiterempfehlungsprogramm oder die Möglichkeit von elektronischen Unterschriften können gegen Aufpreis zusätzlich erworben werden.

Das Customer Onboarding Tool Pilat HR ist in Sachen Funktionalität eine Mehrfachlösung. Die Stellenbewertungssoftware für Gehalts- und Leistungskonsistenz hilft gezielt dabei, die Stellen im Unternehmen zu bewerten, um so beispielsweise Ungleichheiten in den Gehaltsstrukturen zu erkennen und zu beseitigen.

Durch die Performance-Management-Software können die Unternehmensziele regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Durch gezieltes Feedback wissen die Mitarbeiter jederzeit, ob sie auf dem richtigen Weg sind oder ob es Änderungsbedarf gibt.

Mithilfe der Talent-Management-Lösung von Pilat HR ist es sogar möglich, die potenziellen Auswirkungen von Verlusten wichtiger Mitarbeiter zu analysieren, um so entweder vorzubeugen oder anhand dieser Informationen die Nachfolgeplanung zu optimieren.

Besonders an kleine und mittelständische Unternehmen richtet sich das Customer Onboarding Tool PolarHR. Es vereinfacht die Bereitstellung sowie Verarbeitung wichtiger Mitarbeiterdaten und ermöglicht die bequeme Verwaltung von Urlaubs- und Abwesenheitsanträgen.

Die Datenverarbeitung sowie die Datenübermittlung erfolgen zu jeder Zeit absolut DSGVO-konform, die Prozesse können dabei komplett automatisiert werden. Zudem liefern umfangreiche Berichte wertvolle Einblicke, die dazu dienen, jederzeit intelligente Entscheidungen auf Basis der aktuellen Lage treffen zu können.

Die Funktionalität von PolarHR kann in einer kostenlosen und sogar personalisierten Produkt-Demo vorab vollumfänglich getestet werden.

Prescreen ist ein Customer Onboarding Tool, das Unternehmen bereits bei der Personalsuche unterstützt. Es automatisiert die notwendigen Prozesse, damit der Fokus voll auf den potenziellen neuen Mitarbeiter gerichtet werden kann.

Im Zuge dessen verspricht es durch höhere Reichweiten und einen optimierten Bewerbungsprozess mehr qualifizierte Bewerbungen zu erhalten. Mit nur wenigen Klicks ermöglicht Prescreen die zielgenaue Verbreitung von Jobanzeigen auf bis zu 900 Plattformen und sorgt so für maximale Sichtbarkeit.

Durch die Möglichkeit, sich direkt via WhatsApp oder Xing bewerben zu können, macht das Tool vor allem den Bewerbern selbst die Kontaktaufnahme besonders einfach. Darüber hinaus ist alles individuell an das eigene Corporate Design anpassbar, während nahezu alle Funktionen und wiederkehrenden Aufgaben komplett automatisiert werden können.

Eine All-in-one-Lösung unter den Customer Onboarding Tools ist Recruitee. Das Tool ermöglicht die volle Automatisierung des Bewerbungsmanagements, um die Kandidaten so bereits im Vorfeld effektiver bewerten zu können.

Dabei unterstützt Recruitee gezielt bei intelligenten Kampagnen über die sozialen Medien sowie bei der gleichzeitigen Verknüpfung mit mehreren Jobbörsen. Die integrierte E-Signatur-Lösung sorgt für eine schnelle Abwicklung der Einstellungsprozesse, um Top-Talente zeitnah binden zu können und diese nicht an die Mitbewerber zu verlieren.

Durch die einfache Bereitstellung von Berichten bleiben zudem alle Mitarbeiter im Unternehmen stets auf dem Laufenden, was zu effizienteren Prozessen beiträgt.

Die HR-Software von rexx systems ist cloudbasiert (SaaS) sowie als Desktop-Variante verfügbar und hilft seinen Nutzern dabei, Prozesse im Personalmanagement zu automatisieren und so Zeit- und Kosten einzusparen. Mit seinem Customer Onboarding Tool liefert der Anbieter „rexx systems“ eine Komplettlösung mit umfangreicher Funktionalität.

Die Software beinhaltet die Bereitstellung kostenloser Stellenanzeigen und ermöglicht eine zusätzliche Reichweite durch die Verknüpfung eigener Jobangebote. Im Zuge dessen können Anzeigen mit nur einem Klick auf den wichtigsten Plattformen publiziert werden, während Lebensläufe einfach per Klick ausgelesen werden können.

Die Bewerbungsmanagementsoftware kann ab 200 € pro Monat erworben werden. Wer mehr will, kann auf das Produkt „Suite“ zurückgreifen, in der zusätzlich die Personalmanagementsoftware enthalten ist. Dieses Paket steht ab 600 € pro Monat zur Verfügung.

Das Customer Onboarding Tool Skuad unterstützt Unternehmen speziell beim Einstellen globaler Mitarbeiter, ohne dazu beispielsweise eine teure Tochtergesellschaft im Ausland gründen zu müssen. Es ermöglicht zudem, die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern, die Gehaltsabrechnungen und die gesetzlichen Leistungen in übersichtlichen Prozessen zu organisieren.

Über das leistungsstarke Dashboard können Zahlungen, Verträge und andere Dokumente sowie die Ausgabe von Arbeitsgeräten bequem verwaltet werden. Bei den Zahlungen werden insgesamt 160 Länder unterstützt. Auszahlungen können jederzeit in der gewünschten Währung mit optimalem Wechselkurs vorgenommen werden.

Eine weitere Dienstleistung ist die Betrugsvermeidung: Denn das Tool hält sich bei der Verarbeitung der Daten sowie der Datenübermittlung stets an alle landesspezifischen Arbeits- und Steuergesetze, um rechtliche Risiken und eventuelle Bußgelder zu vermeiden.

Smart OnBoarding ist nicht nur ein Customer Onboarding Tool, sondern konzentriert sich im Gegensatz zu vielen anderen Lösungen dieser Art neben dem Onboarding auch auf das Pre- und Offboarding.

Das Tool ist komplett individualisierbar, was bedeutet, dass das Tool für jeden Mitarbeitertyp konfiguriert und auf die verschiedenen Geschäftsprozesse sowie Unternehmensstrukturen am jeweiligen Ort angepasst werden kann.

Die Bereitstellung und Verarbeitung wichtiger Dokumente wie Formulare oder Verträge sind vollständig digitalisierbar, während die damit verbundenen Prozesse komplett automatisiert werden können. Darüber hinaus kann problemlos eine Verknüpfung zwischen Smart OnBoarding und anderen Anwendungen hergestellt werden, um so die Datenverarbeitung gezielt zu beschleunigen.

Die Bewerbungsmanagementsoftware von Softgarden ist ein Customer Onboarding Tool, das Unternehmen dabei unterstützt, den gesamten Einstellungsprozess zu beschleunigen, um bei der Rekrutierung von Top-Talenten den Mitbewerbern möglichst voraus zu sein. Diese Software setzt anders als Preescreen oder Recruitee auf Teamarbeit und nicht auf eine Automatisierung der Prozesse.

Softgarden verspricht eine Zeitersparnis von 60 % im Einstellungsprozess und ermöglicht bereits im Vorfeld das schnelle und intelligente Veröffentlichen von Jobangeboten auf den entsprechenden Plattformen. Die Datenverarbeitung erfolgt zu jeder Zeit absolut DSGVO-konform, während das Tool mehrfach ISO und DEKRA-zertifiziert ist.

Kandidaten können sich per WhatsApp, LinkedIn oder Xing schnell und einfach bewerben. Die Bewerbungsgespräche können dann als Video-Interview durchgeführt werden. Darüber hinaus kann der gesamte Einstellungsprozess umfänglich analysiert und im Bedarfsfall weiter optimiert werden.

Die Funktionalität des Customer Onboarding Tools Springboard ist vielseitig. Für künftige Bewerber bietet es eine Plattform, über die sie sich gezielt weiterbilden und so auf neue Herausforderungen vorbereiten können, ohne dafür den aktuellen Job kündigen zu müssen.

Die während der Weiterbildung erworbenen Fähigkeiten sowie die aufgebauten Projekte dienen später als ideale Referenzen in einem Vorstellungsgespräch. Das Besondere dabei ist, dass künftige Bewerber erst dann für den Service von Springboard zahlen müssen, sobald sie eingestellt wurden.

Personalsuchenden hingegen gibt Springboard die Chance, über ihre Plattform gezielt ausgebildete Fachkräfte zu rekrutieren. Somit schafft es eine direkte Verknüpfung zwischen Unternehmen und potenziellen neuen Mitarbeitern, die sich vorab schon mit den künftigen Anforderungen vertraut machen konnten.

Workuments ist kein klassisches Customer Onboarding Tool in Bezug auf Bewerbungsmanagement, sondern fokussiert sich auf die Verwaltung, Verarbeitung und Bereitstellung wichtiger Dokumente, wie zum Beispiel Formulare und Handbücher.

Die Schnittstelle zu anderen Systemen ermöglicht dabei eine Verknüpfung mit anderen Prozessen, um die Datenverarbeitung so gezielt zu optimieren. Hierdurch kann auch der Einstellungsprozess selbst deutlich beschleunigt werden.