Digital Asset Management Software – 19 Anbieter im Vergleich

Die wichtigsten Digital Asset Management Softwares im Vergleich

Mit Hilfe unterschiedlicher Filter, User-Bewertungen und der Meinung der OMT-Club-Mitglieder versuchen wir Dir die Entscheidung für die richtige Digital Asset Management Softwares zu vereinfachen.

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4ALLPORTAL

von 4ALLPORTAL GmbH

DAM mit optionalem PIM

Benutzeroberfläche in Corporate Identity

Dateien und Produktinformationen verwalten und teilen

+15.000.000 verwaltete Dateien | +100 zufriedene Kunden | +500.000 aktive Nutzer | +50 globale Partner | +20 Jahre Erfahrung |

4ALLPORTAL ist ein Digital Asset Management (DAM), welches durch ein Product Information Management (PIM) und einem Brand Shop erweitert werden kann.

Unternehmen wie Teekanne, Medienunternehmen wie die ProSiebenSat.1 Media und Dienstleister wie Cewe setzen bereits auf ihr individuelles 4ALLPORTAL für eine effizientere und automatisierte Verwaltung aller Dateien.

Neben der Software erhalten Nutzer des 4ALLPORTAL einen festen Ansprechpartner, ein erfahrenes Entwicklerteam und ein Netzwerk aus internationalen Partnern.

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AdmiralCloud

von AdmiralCloud AG

Lizenzpaket mit Kollektionen, Mediathek, Workflows

Cloudbasierte Plattform

Demo Version Verfügbar

AdmiralCloud ist eine Digital Asset Management Software, die ebenfalls einen verschlüsselten „Lagerplatz“ für wichtige Dokumente beinhaltet. Sie verfügt über eine Texterkennungsfunktion, die es leichter macht, Texte zu sortieren und wiederzufinden. Dazu besteht mit AdmiralCloud die Möglichkeit, Labels und Tags von einem der Features, der automatischen Verschlagwortung setzen zu lassen und so alles sofort durch Bilderanalysen zu strukturieren. (Verschlagwortung= Die Erfassung von Schlagworten und Metadaten in Dokumente; häufig muss diese manuell durchgeführt werden). Außerdem existiert eine Text-to-Speech-Funktion.

Diese ist in der Lage den Sound eines Videos ohne Verzögerung mit dem gesprochenen Text zu hinterlegen. Auf Wunsch kann AdmiralCloud Bilder auf die Inhalte, Standorte oder Farben des Nutzers analysieren und dadurch die Suche nach jenen Kriterien ermöglichen. Durch die integrierte Gesichtserkennung ist es möglich, bestimmte Personen auch ohne Namen in der Galerie binnen Sekunden zu finden. AdmiralCloud ermöglicht es zudem, unabhängig von Standort oder Zeitzone, ohne Verzögerung Medien und Dokumente zu sichten, zu kommentieren oder diese herunterzuladen. Die Pakete sind eher an kleinere Unternehmen gerichtet, denn sie bieten weniger Zugangsprofile als etwa die Pakete bei Kontainer. Optimiere mit AdmiralCloud Deine Workflows und gestalte dieser effizienter.

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Adobe Experience Manager Assets

von Adobe Systems Software Ireland Limited

Native Verbindung zur Creative Cloud

Asset Automatisierung

Rich-Media Bereitstellung

Adobe Experience Manager Assets bietet die bekannten Verwaltung- und Organisationsstrukturen der Digital Asset Management Software. Dabei kann das Asset-System sowohl per Cloud- als auch über eine On-Premise Lösung genutzt werden. Der Vorteil des Digital Software Management Anbieters ist die Anknüpfung an andere Adobe-Software. Es knüpft dabei z. B. nahtlos an Adobe Photoshop und Creative Cloud an. Diese Digital Asset Management Software besitzt daneben über spezielle Arbeitsformate, mit denen Videos in Links integriert und digitale Materialien personalisiert werden können, damit sie beispielsweise in Onlineshops angemessen dargestellt werden können.

Ebenfalls ist es möglich diese auf Social Media zu veröffentlichen. Der Anbieter bietet eine umfassende Reihe von Optionen, was sich in dem Schwierigkeitsgrad der Bedienbarkeit zeigt. Zunächst ist eine Einarbeitungszeit erforderlich. Haben sich Benutzer allerdings einmal in die Software eingewöhnt, stellt sich die Bedienbarkeit als einfach ein. Konkret umfasst Adobe Experience Manager Assets eine große Bandbreite an Funktionen, besticht durch eine Anbindung an andere Adobe-Software und unterstützt Rich Media.

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Aprimo

von Aprimo

Workflow-Optimierung

Investitionen optimieren

Echtzeitberichte

Dieses Unternehmen vereint die Planung, Erstellung und Verteilung von digitalen Materialien an einem Ort. Mit Aprimo ist es möglich für Kunden personalisierte Inhalte zu erstellen und unmittelbar auf den Markt zu bringen. Dazu kann automatisches Tagging zum Anreichern von Inhalten oder zur Festlegung von Ablaufdaten, um Materialien einfach zu verwalten, verwendet werden.

Der Anbieter stellt daneben eine cloudbasierte Infrastruktur zur Verfügung, womit eine stetige Markenkonsistenz sichergestellt und Marktwachstum in verschiedenen Regionen unterstützt wird. Gefördert wird die Cloud-Struktur einmal durch ihre automatische Skalierung. Dann sorgen weiterhin regelmäßige Updates für die nötige Aktualität eines Assets. Aprimo DAM berücksichtigt alle Asset-Versionen, d. h. welche Version wurde wo und was wurde wann geändert. Überdies überzeugt das Aprimo DAM auch durch die übersichtliche Verwaltung von komplexen digitalen Rechten.

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Asset Bank

von Bright

Maßgeschneidertes Onboarding

Workflow-Management

Kontrolle des Genehmigungsprozesses

Asset Bank ist ein erstklassiger Anbieter von Digital Asset Management Software. Der Anbieter unterscheidet sich von anderen Unternehmen, indem er einen niedrigen Preis bietet und alle DAM Kern-Funktionen standardmäßig enthalten sind. Weiterhin ist eine Zwei-Unternehmen-Edition erhältlich. Das Unternehmen arbeitet außerdem schon seit sehr langer Zeit mit vielen bekannten Unternehmen, Wohltätigkeitsorganisationen und Universitäten zusammen.

Es ist sehr einfach zu bedienen und kann in der Cloud oder unkompliziert vor Ort gehostet werden. Zusätzlich ist die Software dieses Anbieters überaus konfigurierbar und bietet außerdem ein ausgezeichnetes Support-Programm mit immer aktuellen kostenlosen Updates. Überdies ermöglicht sie Unternehmen einen flüssigen Abruf eines Assets und eine intakte Speicherung dieser. Asset Bank bringt unter jeder Bildvorschau automatisch ein Wasserzeichen an, um den unbefugten Zugriff auf Deine Inhalte zu verhindern.

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Brandfolder

von Brandfolder

Alle wichtigen Informationen an einem Ort

Einfache & nutzerfreundliche Anwendung

Einfache Übersicht

Brandfolder stellt Digital Asset Management Software cloudbasiert zur Verfügung. Das Unternehmen befähigt Marken dazu, digitale Materialien in ihrer Organisation, Effizienz und Konsistenz zu verbessern. Die Software macht die Speicherung und Bearbeitung der Werbeinhalte in einem einzigen Raum möglich. Dazu zählen Marketinginhalte wie Bilder, Logos, Broschüren, Videos usw.

Diese Materialien werden auf einfache Weise nebeneinander in übersichtlichen Anzeigeebenen gespeichert und sind daher für eine rasche sowie effiziente Suche automatisch markiert. Der Anbieter stellt dabei die Möglichkeit, ein Asset aktuell zu halten und unterstützt die Dateianforderungen von Nutzern, indem digitale Materialien automatisch umgewandelt werden oder die Größe des Assets angepasst wird. Überdies ermöglicht Brandfolder die internale und externale Verteilung einer Anzahl von Freigabemethoden. Dies erfolgt, unter anderem, durch das Kopieren von Download-Links oder Versenden von E-Mails. Brandfolder verfolgt dabei die Links bis zu ihrem Ort, an dem sie landen.

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BrandMaster

von BrandMaster

Versionskontrolle

Rollen-basierte Genehmigung

Mehrfache Format-Unterstützung

Das globale Unternehmen BrandMaster wurde 1998 gegründet und ist seither an Standorten auf der ganzen Welt, wie unter anderem in Schweden, Deutschland oder der USA, vertreten. Die Digital Asset Management Software von BrandMaster hat eine leistungsstarke und leicht bedienbare Markenmanagement-Plattform, die von Marketingfachleuten entwickelt wurde. Das Tool ist cloudbasiert und dient vorrangig der Verwaltung und Erstellung von Arbeitsabläufen und dem Zeitmanagement. Zudem kann ein Asset auf verschiedenen Plattformen unkompliziert verwaltet werden, um die eigene Marke besonders effizient vermarkten zu können.

Mithilfe der beinhalteten Vorlagenbibliothek der Software können Content Creator übersichtlicher und konsequenter arbeiten. Der Anbieter hilft Dir dabei, Geschäftsprozesse zu automatisieren, stellt aber dennoch den Erhalt der Kontrolle für den Ersteller sicher. Die Software unterstützt Nutzer zudem bei wichtigen Projekten, indem sie das Zeitmanagement übersichtlich und effizient plant und darstellt. So können Nutzer sich auf die reibungslose UmsetzuDng von Projekten konzentrieren, statt sich um die Organisation von Abgabefristen und Vorschriften kümmern zu müssen.

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Bynder

von Bynder

Inhalte ohne Fachkenntnisse erstellen

Schnellere Markteinführung

Integration mit gängigen Bearbeitungstools

Das Unternehmen Bynder hat die typische Digital Asset Management Software kreiert. Diese Software ist in der Lage durch eine gut strukturierte Filterstruktur, die genau auf das Unternehmen zugeschnitten ist, Assets zügig zu finden. Zusätzlich ist es mit Bynder möglich, im gewünschten Format Dokumente herunterzuladen. Hierbei nimmt auch die Rollenverteilung eine wichtige Position ein, denn auch hier ist es üblich, mit verschiedenen Rollen die Verteilung der Rechte zu regeln. Zudem lassen sich alle Prozesse in der Optimierung von Assets automatisieren.

Interne und externe mediale Materialien lassen sich ebenfalls recht angenehm, schnell und zuverlässig untereinander mit Bynder verschicken. Bynder vereint dabei unterschiedliche Vorteile zu einem. Es bietet, neben einem schönen Design, ein einfaches Onboarding und diese ist darüber hinaus erweiterbar. Bynder eignet sich am meisten für die Bereiche Marketing, Marken- und Contentmanagement. Somit wird Teams ermöglicht flexibel mit digitalen Materialien zu arbeiten. Die Konzeption von Content stellt sich auch als schnell und einfach heraus. Der Anbieter ermöglicht mit seiner benutzerfreundlichen Plattform also eine hohe Markenkonsistenz.

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Canto Cumulus

von Canto, Inc.

Individuelle Verwaltung von Inhalten

Vielfältige Funktionen für Kollaboration

Individuell konfigurierte Berechtigungen

Canto ist eine Digital Asset Management Software von dem gleichnamigen Anbieter. Die Firma wurde im Jahr 1990 in San Francisco gegründet. Sie gehört zu den führenden Anbietern auf der Welt. Die Firma hat mehr als 2500 Kunden auf der gesamten Welt. Eine ihrer Softwares ist Canto Cumulus. Sie ermöglicht es, wichtige Dokumente und Inhalte an einem möglichst zentralen Ort zu speichern. Dabei ist dieser auch noch KI-gesichert und bietet eine Bilderkennungsfunktion.

Damit ist es deutlich einfacher, Bilder, Videos etc. hochzuladen, zu ordnen und zu verwalten. Canto erleichtert das unkomplizierte Sortieren und einfache Finden von wichtigen Dokumenten, indem sie auf der Plattform aufbewahrt werden und so zu jeder Zeit verfügbar sind. Dadurch gibt es die Möglichkeit, ein individuelles Interface zu erstellen und per Designrichtlinien ein festgelegtes Image beizubehalten. Es gibt allerdings einen Haken an der Sache: Bei Canto muss für jeden weiteren Zugang einzeln zusätzlich bezahlt werden.

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Celum ContentHub

von CELUM GMBH

Workflows & Automatisierung

Sync & Share

Online-Proofing

Die Digital Asset Management Software Celum ContentHub verfügt über ein automatisches Tagging, das abhängig von den Inhalten der Medien Tags platziert und Bilder nach ihrem Inhalt sortiert. Die Metadaten werden von der Software zusammengefasst und in verbundenen Systemen zur Verfügung gestellt. Durch die verschiedenen Widgets funktioniert das einwandfrei. Es ist möglich, seine Inhalte zu verknüpfen. Dadurch ist es leichter, die Dokumente schnell wiederzufinden und es ist leicht sichtbar, wo das digitale Material liegt und mit welchen Materialien es verbunden ist.

Üblicherweise gibt es ebenfalls ein Rollenverteilungs-Feature. Dies ist auch mit Celum ContentHub der Fall. Damit kann bestimmt werden, welche Zugangsprofile welche Berechtigungen haben und dementsprechend Daten löschen, hinzufügen oder bearbeiten dürfen. Celum ContentHub ist ebenfalls auf kleine Unternehmen fokussiert und ist dazu sehr günstig im Vergleich zu den bisherigen Ergebnissen. Es ist außerdem eine kostenlose, abgespeckte Version verfügbar.

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Cloudinary

von Cloudinary

Bild und Videomanagement

Kundenspezifisches Branding

Kostenlos verfügbar

Das Unternehmen Cloudinary unterstützt die Suche mit seiner Suchfunktion nach einem Asset mittels strukturierter Metadaten. Ferner hilft ein interaktiver Medieneditor dabei, Bilder und Videos in Echtzeit zu transkodieren, in Größe anzupassen, zuzuschneiden und umzuwandeln. Diese bearbeiteten Materialien sind dann abrufbar für alle Mitarbeiter. Jedoch schafft einen kontrollierten Zugriff für interne und externe Zugriffe auf die Medienbibliothek Sicherheit.

Einer Veröffentlichung der Inhalte in den sozialen Netzwerken und anderen Plattformen steht damit nichts im Wege, denn zur Verbreitung dient ein globales Netzwerk. Für detaillierte Einblicke in die Asset-Leistung, -nutzung und andere bedeutsame Informationen, z. B. Fehlerberichte, können bei Cloudinary einfache Analysen durchgeführt werden. Weiterhin vereinfachen programmierbare APIs die Erstellung, Umwandlung und Bereitstellung von Videos sowie Bildern. Damit wird der Workflow von einzelnen Mitarbeitern und ganzen Teams unterstützt. Letztlich bietet Cloudinary als Anbieter für DAM eine Vielzahl an Funktionen und Möglichkeiten.

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Cumulus

von royalmedia® GmbH & Co. KG

Die 1992 entwickelte Digital Asset Management Software Cumulus wurde von dem deutsch-amerikanischen Unternehmen Canto entwickelt. Die Software wurde ergänzend zu der zu dem Zeitpunkt bereits bestehenden Software Cirrus entwickelt. Im Gegensatz zu Cirrus kann Cumulus neben Windows und Linux auch auf dem Betriebssystem macOS angewendet werden. Die Software dient hauptsächlich der Organisation, Archivierung und Distribution von unterschiedlichen Medien innerhalb eines Netzwerks. Zudem können mithilfe von Cumulus weitere Systeme, wie unter anderem Produktinformationsmanagement-Systeme, in die Netzwerk-Infrastruktur integriert werden.

Cumulus dient der vollständigen Abdeckung des Verwendungszyklus von medialen Materialien. So können Upload, Import, Export in verschiedenste Formate, Kategorisierung und weitere Funktionen über eine Software abgewickelt werden. Außerdem beinhaltet Cumulus auch eine Publikationsfunktion mithilfe derer verschiedenste Dateitypen sicher und schnell per E-Mail oder Links versendet werden können. Eine weitere hilfreiche Option ist die Freigabe von ausgewählten Materialien über die Web-Oberfläche „Cumulus Site“. So können vorbereitete Materialien ganz einfach nach Freigabe des Verfassers von Außenstehenden aufgerufen werden.

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Daminion

von Daminion

Einfache Konfiguration

Mehrfache Format-Unterstützung

Demo Version

Daminion als Anbieter von Digital Asset Management Software punktet durch eine Vielzahl an Optionen. Ganz vorne steht bei diesem Anbieter Zeit zu sparen. Ein anderer Faktor ist die Reduzierung von Kosten. Beide Aspekte werden durch den Import, die Teilung und das rasche Finden ermöglicht. Ein anderer Faktor ist den Überblick über den gesamten Datenbestand zu behalten. Dazu können die Medienmaterialien mit vielen Personen sowohl intern als auch außerhalb des Unternehmens, wie z. B. Agenturen, über verschiedene Plattformen veröffentlicht werden.

Besonders angenehm ist die Daminion Software in ihrer Bedienbarkeit. Sie bietet neuen Anwendern genügend Übersichtlichkeit, klare Struktur und eine nutzerfreundliche Programmoberfläche. Asset und Medienmaterialien generell können entweder auf den eigenen Server oder optional über die Cloud aufbewahrt werden. Daneben gewährleistet der Anbieter das schnelle Auffinden von Bildern für die weitere Handhabung. Damit wird der Arbeitsprozess von Mitarbeitern und Teams flüssig gestaltet und ein reibungsloser Ablauf ermöglicht.

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FotoWare

von FotoWare

Schnellere Markteinführung

Gewährleisten Sie Markenkonsistenz

Integration in Ihre Tools

FotoWare ist eine Digital Asset Management Software, die ebenfalls den Zweck erfüllt, alle wichtigen Dokumente an einem Ort zu vereinen und den Zugriff auf diese einfach zu gestalten. Dazu gibt es viele Möglichkeiten wie automatisches Tagging der Materialien, basierend auf ihrem Inhalt. Hierbei kommt das komplette anpassbare Interface hinzu, was auf das Corporate Design des Unternehmens abgestimmt werden kann. Alternativ kann auch ein anderes Design angewendet werden.

Die Benutzer der Seite können zudem auf ein eigenes Log-in-Portal zugreifen, wenn es vorher erstellt wurde, um die digitalen Materialien zu sichten und sie mit Kommentaren zu bewerten. Auch hier gibt es ein Bilderkennungs-Feature, das das Finden von bestimmten Fotos erleichtert, denn es analysiert die Inhalte dieser Fotos und sortiert sie demnach. FotoWare unterstützt außerdem bei der Speicherung von Passwörtern und Benutzernamen, wodurch automatische Log-ins möglich werden und viel Zeit eingespart werden kann. Natürlich ist auch ein lokales Bearbeiten von digitalen Materialien bei FotoWare möglich, denn es gibt auch hier ein Crop-Tool.

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Kontainer

von Kontainer

Erweiterte Suche und Filter

Integration in Office, CMS, Adobe

Custom fields für Dateien

Kontainer ist eine Software, die ebenfalls für das Digital Asset Management genutzt wird. Sie verfügt über eine Masse von Funktionen, wie unter anderem ein Crop-Tool und einen Konverter, die es ermöglichen, viele Formate zu erstellen und sie automatisch zuschneiden zu lassen. Ein weiteres praktisches Feature dieser Software ist eine Verwaltung von Alben, die mehrfaches Speichern derselben Inhalte auf Alben verhindert. Ein Vertriebs- und Präsentationstool ist ebenfalls verfügbar.

Dieses ermöglicht ein sofortiges Senden digitaler Materialien, Präsentationen und ähnlichem an Partner, die diese dann sofort über Kontainer präsentieren können. Ebenfalls existiert ein digitaler Showroom, der gestaltet und an die Presse weitergeleitet werden kann. Zudem ist dieser bei Produkteinführungen nützlich. Zusätzlich ist es möglich Tags, Fälligkeitsdaten und Attribute hinzuzufügen. Kontainer hat ein monatliches Abosystem, das von 240 € im Monat bis zu 1200 € im Monat beträgt. Manche Features der Software sind dabei allerdings leider nur nutzbar, wenn zumindest das Pro-Paket gebucht wurde.

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Open Asset

von Axomic Ltd.

Asset-Kategorisierung

Drag and Drop

Vollständige Systemkonfiguration

Die Digital Asset Management Software OpenAsset wurde von den englischen Gründern Emmerson und Walsham entwickelt. Heute ist das Unternehmen global tätig und wird vor allem von Architekten und Ingenieuren genutzt, um die Verwaltung der großen Datenbanken zu erleichtern. Mithilfe der Software können Unternehmen effektiv Datenbanken mit digitalen Ressourcen kombinieren. So kann eine innovative Wissensdatenbank erstellt werden, die aktuelle Informationen über den Geschäftsbetrieb in ihrem gesamten Bereich bereitstellt.

OpenAsset erleichtert die Koordination aller Projekte und speichert sie übersichtlich an einem Ort. Anhand der Karte können alle Arbeitsbereiche weltweit als reale Standorte angezeigt werden, um so für mehr Überblick zu sorgen. Zudem ist die Software eine einfache Möglichkeit, Dokumente ansprechend zu bearbeiten. Mit verschiedenen Vorlagen wie beispielsweise InDesign- oder PowerPoint-Templates können Dokumente mit wenigen Klicks anschaulich und kreativ erstellt werden. Die Software bietet außerdem an, Mitarbeiter, Kunden, Projekte und auch digitale Materialien für den bestmöglichen kommerziellen Erfolg zu sortieren. So können digitale Materialien in Kürze aufgerufen werden, ohne mühevolles Durchsuchen sämtlicher Datenbanken.

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Pixx.io

von pixx.io GmbH

Leichter Start, mächtige Features

Eigene Workflows

KI Bilderkennung

Pixx.io ist eine Digital Asset Management Software, die damit wirbt, besonders einfach zu bedienen und mindestens genauso gut wie andere Digital Asset Management Software zu sein. Die Software Pixx.io bietet eine eingebaute Suchmaschine, die Suchvorschläge anzeigt und genauso funktioniert wie eine normale Suchmaschine. Dies erleichtert das Navigieren durch das „Zentrallager“ für Daten. Mit einem Klick ist es mit Pixx.io möglich, die digitalen Materialien mit den Kollegen zu teilen.

Dadurch wird das Management der einzelnen Dokumente deutlich einfacher. Wie bei vielen dieser Softwares gibt es auch bei Pixx.io eine automatische Konverter-Funktion, die nach dem Download eines Dokuments automatisch in das von dem Unternehmen festgelegte Dateiformat konvertiert. Hinterlegte Bildlizenzen bei Pixx.io werden außerdem immer angezeigt und Bilder ohne Lizenzen werden einfach nicht geteilt, um der Firma ein mögliches Risiko zu ersparen. Auch hier ist das User-Interface von Pixx.io komplett anpassbar und kann somit einfach an das Corporate Design des Unternehmens angepasst werden oder es kann ein personifizierter Look erstellt werden.

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Portfolio by Extensis

von Celartem, Inc.

Asset Sharing

Sichere Datenspeicherung

Workflow-Management

Extensis-Portfolio ist eines der am häufigsten genutzten Cloud-Programme von Digital Asset Management Software. Es bietet eine einfache Möglichkeit, die Arbeit zu organisieren und zu präsentieren, selbst wenn viele verschiedene Arten von Medien verwendet werden. Mit dem Schwerpunkt auf einer nahtlosen, digitalen und flexiblen Verwaltung ist Extensis die ideale Lösung für Unternehmen und Arbeitergruppen jeder Größe.

Das Portfolio vereinfacht nicht nur die Arbeitsabläufe, sondern ermöglicht auch eine effizientere Arbeitsweise, indem sie eine schnelle Suche über verschiedene Dateitypen hinweg ermöglicht und dabei hilft, Materialien dann zu finden, wenn sie gebraucht werden. Extensis schützt mit dem Hinzufügen von Wasserzeichen davor, dass Unbefugte Zugriff zu Deinen Dateien erhalten oder diese verwenden. Darüber hinaus wird Extensis regelmäßig aktualisiert, um neue Dateiformate zu unterstützen.

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RessourceSpace

von Montala Limited

Open Source Software

Sichere Datenspeicherung

Konfigurierbarer Workflow

Das englische Unternehmen Montala Limited veröffentlichte 2006 ResourceSpace als Digital Asset Management Software für Plattformen jeder Art. Die freie Verfügbarkeit der Software für jedes Betriebssystem zeichnet das Tool besonders aus. Um ResourceSpace nutzen zu können, muss lediglich ein Webserver installiert werden, die Nutzung erfolgt ganz unkompliziert über einen beliebigen Webbrowser. Mit der Software können digitale Materialien jeder Art nach Belieben in der Größe angepasst werden, um Nutzern so bestmögliche Qualität und Ergebnisse zu ermöglichen.

Zudem bietet die mehrsprachige Software ResourceSpace die Möglichkeit, Berechtigungen für den Zugriff auf die Datenbank freizugeben. So kann ein wichtiges Asset einfach und sicher geteilt werden. Neben verschiedenen Anpassungsoptionen und dem Berechtigungssystem bietet der Anbieter auch einen Rechercheservice an. Das sind nur einige Funktionen der Software – ResourceSpace bietet umfassende Funktionen rundum GPS-Tracking, Geotargeting-Suche unter anderem via Google Maps oder dem gleichzeitigen Upload mehrerer Dateien via Plupload. Das Tool basiert auf der Programmiersprache PHP und MySQL mit einer BSD-ähnlichen Open-Source-Lizenz.

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Was ist eine Digital Asset Management Software?

Bei DAMS (=Digital Asset Management Softwares) wird Unternehmen die Lösung geboten digitale Materialien effektiv zu verwalten, speichern und abzurufen. Am effizientesten funktioniert DAM cloudbasiert. DAM-Systeme erfüllen die Funktion einer zentralen und digitalen Medienbibliothek. Diese ermöglicht die Bereitstellung von Metadaten, wie Präsentationen, Videos, Bilder und Dokumente an jeden Partner, Mitarbeiter und Kunden unter kontrolliertem Zugriff.

Infolgedessen können Dateien damit immer und überall geteilt werden. Dies verringert besonders die Gefahr bei der Datenübermittlung, da auf riskante Varianten wie E-Mail-Anhänge, CDs und gemeinsam genutzte Server verzichtet werden kann. DAM stellt darüber hinaus unterstützende Funktionen zur Verfügung, wie z. B. leistungsstarke Suchfunktion, um erforderliche Dateien zügig zu finden. Damit sind schließlich alle besonderen oder digitalen Dateien zuverlässig an einem Platz und vollkommen sicher vor unbefugten Zugriffen.

1. Was ist eine Digital Asset Management Software?
2. Welche Arten von Digital Asset Management Softwares gibt es?
3. Vor- und Nachteile von Digital Asset Management Softwares
4. Reicht eine kostenlose Digital Asset Management Open Source Lösung für mein Unternehmen aus?
5. Cloudbasiert vs. On-Premise Lösung
6. Worauf solltest Du bei der Auswahl von Digital Asset Management Softwares besonders achten?
7. Was sind die wichtigsten Funktionen bei einer Digital Asset Management Software?
8. Fazit

Wer sich noch nie mit Digital Asset Management Softwares befasst hat, fühlt sich vom Angebot der verfügbaren Software vielleicht auf den ersten Blick erschlagen. Bei einer Vielzahl von angebotenen Features für unterschiedliche Bereiche verliert nicht nur der Einsteiger leicht den Überblick. Mit diesem Artikel wollen wir den Dschungel der Digital Asset Management Softwares für Dich ein wenig lichten.

Ziel ist, es Dir Denkanstöße für den Einsatz von Digital Asset Management Softwares zu geben und Dir außerdem die relevantesten Lösungen in der Branche kurz vorzustellen. Ganz ohne Programmierkenntnisse, für jeden Geldbeutel verfügbar, als Cloud-Lösung oder auf dem eigenen Server. Wir zeigen Dir die Fallstricke bei der Planung und Implementierung von Digital Asset Management Softwares auf, damit Du am Ende dieses Artikels kompetent mitreden kannst.

Welche Arten von Digital Asset Management Softwares gibt es?


Wie bei vielen Softwares gibt es auch bei Digital Asset Management Software verschiedene Arten.

Zur Lösung und Bereitstellung von Metadaten können dazu in erster Linie vier DAM-Systeme genannt werden: Brand-Asset-Management-Systeme, Bibliotheks-Asset-Management-Systeme, Produktions-Asset-Management-Systeme und Digital-Supply-Chain-Services.

  • Brand-Asset-Management-Systeme:
    Sie erfüllen ihre Funktion in der Arbeit mit Vertriebs- und Marketingmaterialien, wie z. B. Produktbilder und Logos.
  • Bibliotheks-Asset-Management-Systeme:
    Sie kümmern sich darum, einen Medieninhalt und auch größere Mengen sich selten ändernder Metadaten in einer Medienbibliothek zu speichern und abzurufen.
  • Produktions-Asset-Management-Systeme:
    Sie erfüllen ihre Funktion, indem sie eine Datei, die sich oft ändert, speichern und organisieren.
  • Digital-Supply-Chain-Services:
    Dabei handelt es sich um digitale Lieferkettendienste. Sie stellen eine Lösung für digitale Einzelhändler dar. An diese werden nämlich digitale Materialien verteilt.

Jedes genannte Digital Asset Management System führt dabei regelmäßig Backups und Synchronisierungen durch und garantieren in ihrer Funktion die Sicherheit digitaler Materialien. Überdies haben Benutzer mit Adminrechten die Möglichkeit den Zugriff auf gesuchte Dateien anhand bestimmter Rollen mit Zugriffskontrolle zu gestatten oder abzulehnen.

Weiterhin ermöglichen die vier DAM-Systeme eine simple sowie die völlige Kontrolle und Verwaltung der Mediendateien des gesamten Lebenszyklus, von der Konzeption bis zur Archivierung. Damit steht der Erhaltung der Markenpräsenz und -konsistenz nichts im Wege, da mit jedem Mitarbeiter im Unternehmen die digitalen Arbeitsmaterialien geteilt werden können.

Vor- und Nachteile von Digital Asset Management Software


Digital Asset Management Softwares verringern zum einen den allgemeinen organisatorischen Aufwand, wenn digitale Materialien verwaltet werden. Zum anderen sorgen sie für eine positive und konsistente Erscheinung des Unternehmens. Digitale Materialien, wie Logos, Abbildungen, Grafiken und Videoclips usw. sind wichtiger Teil des Markenauftritts eines Unternehmens.

Durch eine zentrale Verwaltung aller medialen Materialien innerhalb eines Unternehmens wird ein möglicher Zugriff auf erforderliche Dateien für Mitarbeiter sichergestellt. Währenddessen wird das Vorhandensein der aktuellsten Version einer Mediendatei im DAM garantiert.

Dementsprechend gibt es noch weitere Vorteile:

  • Konsistente Aktualität:
    Ein Digital Asset Management System enthält die neuste Version digitaler Materialien. Damit wird mehrfaches Abspeichern derselben digitalen Materialien an anderen Orten vermieden.
  • Zeitliche Effizienz:
    Wenn mehrere Marketingkanäle mit Metadaten versorgt werden müssen, kostet dies Zeit. DAM ist die Lösung, denn es spart Zeit.
  • Speicherzentrum für Metadaten:
    Eine nützliche Funktion für alle Mitarbeiter ist die Kenntnis über den Speicherort eines Medieninhalts sowie, wenn nötig darauf zugreifen zu können.
  • Vermeidung rechtlicher Diskrepanzen:
    DAM ist ebenfalls eine Lösung für die Einhaltung rechtlicher Vorgaben. Es unterstützt bei der Vermeidung von Verstößen und stellt Lizenz-Informationen zur Verfügung.
  • Konsistente Markenpräsenz:
    Mittels eines Asset-Managementsystems bewahren Unternehmen ihre Kontrolle über die Freigabe von digitalen Materialien. Damit wird der Markenauftritt vereinheitlicht.
  • Befugnisse:
    Es geht dabei um die Möglichkeit, den Mitarbeitern die Berechtigung auf die digitalen Materialien zu erteilen, die sie benötigen. Das vereinfacht besonders die Kooperation mit externen Partnern.

Bevor über ein bestimmtes DAM-System nachgedacht wird, muss ein Unternehmen die eigenen Anforderungen identifizieren und den Aufwand, der mit der Anschaffung verbunden ist.

Diesbezüglich gibt es auch einige Herausforderungen:

  • Nutzeranzahl:
    Wenn das System implementiert wird, muss erfasst werden, wie viele Mitarbeiter einen Zugriff benötigen. Zudem sollte beachtet werden, festzustellen, aus welchen Unternehmensbereichen der Nutzerkreis besteht, damit das System alle wichtigen Prozesse korrekt abbilden kann.
  • Abstimmung von Funktionsumfang:
    Je nach Nutzerkreis und Unternehmen gibt es bereits andere Funktionen und Systeme, die ein Unternehmen hat. Es kann notwendig sein, diese mit dem DAM abzustimmen.
  • Technische Abstimmung:
    Es ist zu erfassen, ob dem Unternehmen eine webbasierte Anwendung oder eher die Verwendung eines Klienten einen größeren Nutzen bringt. Zudem sollte für die Kompatibilität z. B. aller Datei-Formate und Programme mit dem neuen System gesorgt werden.
  • Kosten:
    Die Kosten stellen sich sehr unterschiedlich dar. Dies ist abhängig von vielen Faktoren, etwa dem Lizenz- oder Preismodell. Diesbezüglich stellen sich die Angebote je nach Anbieter verschieden dar.

Unter dem Strich gibt es eine Vielzahl an Vorzügen und Herausforderungen in der Anschaffung von DAM. Ein Unternehmen sollte sich über seine eigenen Anforderungen einen klaren Überblick verschaffen.

Reicht eine kostenlose Digital Asset Management Open Source Lösung für mein Unternehmen aus?


Zur Klärung der Frage, wird zunächst erleuchtet, was Open Source Software für Digital Asset Management ist.

Open Source Software ist Freeware und verwaltet auch Metadaten. Sie steht der Öffentlichkeit mit ihrem Quellcode frei zur Anwendung zur Verfügung. Eine weiterführende Frage ist, welche Vorteile bietet Open Source Software für Digital Asset Management?

Der beste Entscheidungsgrund für die Verwendung von Open Source liegt in ihren Kosten, denn sie ist meistens kostenlos. Dazu werden dann noch eine Reihe unterstützender Inhalte angeboten. Zum einen helfen detaillierte Dokumentationen als Lösung beim Vorankommen, wenn also Probleme bestehen. Eine weitere Möglichkeit für das Zurechtkommen sind Foren und Wikis.

Am meisten gewinnen große Projekte durch Open Source Software, da viele unterschiedliche Programmierer mit dem freien Quellcode arbeiten, mit dem Ergebnis einen Fehler und Sicherheitslücken im System rasch zu stopfen. Damit gewährleistet Open Source Software eine reibungslose Verwaltung von digitalen Materialien und generell von Metadaten.

Allerdings nur, wenn die Community groß und aktiv genug ist. Und dies kann auch schon der größte Nachteil an kostenloser DAM Software sein. Ihre Funktionalität wird gehemmt, wenn Communitys zu klein sind. In einem solchen Falle steht nicht schnell genug Hilfe zur Verfügung, wenn ein kritisches Problem vorliegt. In so einer Situation sollte lieber auf eine kommerzielle DAM-Lösung gesetzt werden.

Cloudbasiert vs. On-Premise Lösung


Bei der Betrachtung der beiden Begriffe muss zuerst ihre Bedeutung erläutert werden. Dabei soll zunächst auf die Verwaltung von Metadaten eingegangen werden und danach auf die klassische On-Premise Lösung.

Digital Asset Management profitiert besonders von Informationsaustausch, der cloudbasiert ist. Cloudsysteme stellen einen Service dar. Anbieter stellen also die notwendige technische Infrastruktur bereit. Per Cloud kann mit digitalen Inhalten unabhängig vom verwendeten Betriebssystem oder Computermodell im Unternehmen gearbeitet werden.

Bei der On-Premise-Variante wird der Medieninhalt über eigene Server und Systeme des Unternehmens abgerufen. Die Software muss also erst installiert werden. Aber welche Variante ist letztlich vorteilhafter? Die Vorteile bei Cloud-Systemen für Digital Asset Management überwiegen. Die Kosten fallen geringer aus, da keine Hardware angeschafft werden muss. Weiterhin entfallen Personalkosten für Wartung und Implementierung des Systems. Es fallen lediglich Abo-Kosten oder Gebühren für die Einrichtung an. Die Aktualität der Software ist ebenfalls gegeben.

Für den Cloudservice gibt es bedarfsabhängige und flexible Preisangebote mit kurzen Vertragslaufzeiten. Andersrum fallen die Personalisierungsmöglichkeiten geringer aus. Dagegen sind die stärksten Argumente für die klassische Variante, die volle Kontrolle über das System, die Unabhängigkeit vom Internet beim Speichern und Abrufen der Daten. Daneben bietet On-Premise hohe Individualisierungsmöglichkeiten. Allerdings sind hier die Kosten höher. Arbeiten per Cloud bietet also am meisten Vorteile für DAM.

Worauf solltest Du bei der Auswahl von Digital Asset Management Softwares besonders achten?


Es stellt sich generell zunächst die Frage, wann die Anschaffung einer Digital Asset Management Software sinnvoll ist.

Wenn ein Unternehmen digital eher wenig aktiv ist oder es bei seinem Alltagsgeschäft nur mit einer beschränkten Anzahl an digitalen Metadaten arbeitet, dann ist die Verwaltung von medialen Inhalten auch ohne eine DAM mit geringerem Aufwand verbunden. Allerdings betrifft dies heute nur noch wenige Unternehmen.

Zur Lösung sollte ein Unternehmen identifizieren, welche Anforderungen es an ein DAM hat. Es kommt auch darauf an, welcher Funktionsumfang benötigt wird. Ist das Unternehmen global vertreten, ist die Nutzung einer Cloud-Funktion zur Verwaltung von Metadaten sinnvoll. Medieninhalte können über viele Geräte abgerufen werden, daher kann eine multiple Unterstützung für viele Arten von Geräten auch erforderlich sein. Diesbezüglich kommt es für eine anständige Lösung oft auf den Anbieter an.

In diesem Fall bietet sich z. B. an einen Anbieter zu wählen, der eine hervorragende mobile Nutzung der DAM gewährleistet. Ein anderer Faktor ist die Customer Experience. Über alle Bereiche und Stellen hinweg, von Internet, Smartphone über E-Mail bis zu den sozialen Netzwerken, sind Unternehmen immer mehr daran bemüht, Benutzern eine durchgängige und flüssige Erfahrung zu verschaffen. Dafür spielt die Qualität der Programmschnittstellen (API) eine wichtige Rolle. Die API sollte für eine angemessene Integration zwischen DAM und anderen Systemen sorgen.

Was sind die wichtigsten Funktionen bei einer Digital Asset Management Software?


Werden Personen gefragt, um was es sich bei Digital Asset Management handelt, antwortet die Mehrheit mit Unkenntnis und die Minderheit, die Kenntnis hat, bezeichnet es als Mediendatenbank für Metadaten.

Jedoch stellt Digital Asset Management viel mehr dar. Eine zentrale Funktion ist das Speichern und Verwalten digitaler Materialien. Es hilft dabei, digitale Materialien schnell zu finden, im gewollten Dateiformat runterzuladen und mediale Inhalte zu teilen. Dies geht am schnellsten cloudbasiert. Nützlich ist auch die Möglichkeit unterschiedliche Zugriffsstufen für Mitarbeiter anlegen zu können. Schließlich stellt dies besonders bei internen und externen Mitarbeitern eine angemessene Lösung dar. Ebenfalls ermöglicht eine Digital Asset Management Anwendung es Dir Wasserzeichen an die Materialien anzubringen.

Eine weitere Option ist die Erleichterung von Abstimmungsprozesse bei Mitarbeitern und Metadaten. DAM als zentraler Aufbewahrungsort erfüllt einen Dienst als nützliche Funktion. Es vereinfacht damit Prozesse, die mit digitalen Materialien arbeiten und stellt letztlich eine gute Lösung dar. Über geeignete Schnittstellen können cloudbasiert andere Anwendungen und Programme angebunden werden, z. B. Adobe Programme, SharePoint, Microsoft Office usw.

Weiter nützliche Funktionen des gesamten Funktionsumfangs sind:

  • Brandmanagement:
    Das Brandmanagement befasst sich mit der Organisation und Kommunikation von Richtlinien, Entwürfen und Informationen zur Marke.
  • Lizenzmanagement:
    Es hilft dabei, die Nutzungsrechte für Fotos, Audio- und Videodateien zu verwalten und damit übersichtlich zu halten.
  • Marketing:
    Ein DAM-System erleichtert digitale Inhalte intern und extern abzustimmen.
  • Produktkommunikation:
    Um effizient und wirtschaftlich produzieren zu können, dient DAM als zentrale Technologie. Onlineshops erhalten so Bildmaterial und die Produktkonfiguration bekommt Abbildungen vom Produkt.

10 Erfolgseigenschaften von Digital Asset Management Software

  • Ersparnis von Speicherplatz
  • Einsparung von Arbeitszeit
  • Datensicherheit durch Kontrolle über Zugriffs- und Nutzungsrechte
  • übersichtliches Rechtemanagement
  • mehr Kreativität, aufgrund automatischer Arbeitsabläufe
  • Erfassung unbrauchbarer Materialien durch Gebrauchsanalysen
  • geringer Installationsaufwand
  • zentrale Ablage
  • stetige Aktualität
  • effiziente Suche

Fazit


Unter dem Strich ist Digital Asset Management generell eine effiziente Lösung mit vielen Metadaten zu arbeiten.

Dabei geht es vordergründig um die Verwaltung von digitalen Inhalten. Digital Asset Management Softwares erfüllen einen zuverlässigen Dienst als zentrale Bibliothek für Medieninhalte. Sie speichern, verwalten, genauer gesagt organisieren Dateien, wie Präsentationen, Videos, Audios, Bilder und Dokumente und machen sie gleichzeitig für andere abrufbar. Dateien können damit zu jeder Zeit und überall geteilt werden. Zudem reduziert es das Risiko, da auf eine alternative Variante wie E-Mail, CDs und Server verzichtet werden kann.

Dabei wird die nach vier Arten unterschieden. Brand-Asset-Management-Systeme werden vor allem für Marketing- und Vertriebsmaterialien verwendet. Bei Bibliotheks-Asset-Management-Systemen geht es um die Speicherung und den Abruf größerer Mengen, aber sich selten ändernden Dateien. Anders sieht dies bei Produktions-Asset-Management-Systemen aus. Sie speichern und organisieren Dateien, die sich hingegen häufig ändern. Digitale Lieferkettendienste verteilen digitale Materialien an digitale Einzelhändler.

Neben der Art ist noch entscheidend, für wen sich DAMS am besten eignet. Die Marketingabteilung ist zum Beispiel zu nennen, sie verwendet digitale Materialien zur Planung von Marketingaktivitäten. Daneben nutzen Vertriebsmitarbeiter DAMS für Angebote und weitere Vertriebsmaterialien. Am besten eignet sich DAMS allerdings für Unternehmen und Agenturen mit hohem Datenaufkommen.

Bei der Entscheidung zwischen der altbewährten On-Premise-Lösung und der Verwendung eines DAM-Systems liegt die Mehrheit der Vorteile beim zweiteren. Eine Digital Asset Management Software bietet konsistente Aktualität der Daten, ist zeitlich effizient, schafft Übersicht für Lizenz beziehungsweise rechtliche Vorgaben und vereinfacht die Kooperation mit externen Partnern durch die gezielte Kontrolle der Zugriffsberechtigung. Darüber hinaus gewährleistet DAMS eine hervorragende Kontrolle über die Freigabe von Inhalten. Dies sorgt für eine einheitliche Markenpräsenz. DAMS bietet überdies eine Reihe nützlicher Funktionen. Es ordnet Richtlinien, Vorlagen und Informationen und verhilft die Übersicht über die Nutzungsrechte von Fotos, Audio- und Videodateien zu behalten. In der Kooperation mit Partnern hilft es bei der Abstimmung mit Agenturen und anderen Dienstleistern. DAMS ist ein nützliches Instrument zur Bewältigung großer Datenströme und eignet sich wunderbar für Unternehmen.

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