19 Dokumentenmanagementsysteme im Vergleich

Die wichtigsten Dokumentenmanagementsysteme im Vergleich

Mit Hilfe unterschiedlicher Filter, User-Bewertungen und der Meinung der OMT-Club-Mitglieder versuchen wir Dir die Entscheidung für das richtige Dokumentenmanagementsysteme zu vereinfachen.

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Amagno

von Amagno GmbH

E-Mail Archivierung

Digitale Geschäftsprozesse

Kostenfreie Standardlösungen

Amagno hat im Test der besten Dokumentenmanagementsysteme mit „Sehr gut“ abgeschnitten. Das hat seinen Grund. Die Software kommt mit verschiedenen Tarifen und anpassungsfähigen Speicherplatz-Optionen daher.

Amagno wird als Mischung aus DMS und ECM (Enterprise Content Management) genutzt. E-Mails, Schriftstücke, Bilder: Nahezu alle erdenklichen Dateien lassen sich mit Amagno ablegen und verwalten. Auch die Kollaboration zwischen mehreren Nutzern verläuft komfortabel.

Zusammen mit anderen können Geschäftsdokumente aller Art bearbeitet und anschließend synchronisiert werden. Der hohe Funktionsumfang bei übersichtlicher Oberfläche spricht für Amagno.

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Amazon WorkDocs

von Amazon Web Services, Inc.

Sichere Speicherung und Freigabe

Interne und externe Einladungen

Zugriff per Web oder mobil

Das Dokumentenmanagementsystem Amazon WorkDocs agiert vorrangig als benutzerfreundlicher Cloud-Dienst und bringt die wichtigsten Features einer digitalen Dokumentenablage zusammen. Es ist schlicht, in der Handhabung jedoch sehr effektiv.

An erster Stelle stehen ein unkompliziertes Dateisharing sowie die nachfolgende Archivierung. Beliebt wegen der Einfachheit der Bedienung, bietet diese Software andererseits einen großen Umfang an Werkzeugen.

Eine gespeicherte Datei lässt sich ganz leicht aus dem Browser heraus öffnen. Auch die Bearbeitung erfolgt aus dem Browser, ebenso wie die Sperrung einer Information für die Bearbeitung durch andere und das Abspeichern. Amazon WorkDocs hält große Speicherkapazitäten bereit, so dass insbesondere Großunternehmen mit Tausenden von Dokumenten davon profitieren.

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DEVONthink Pro Office

von DEVONtechnologies, LLC

E-Mails archivieren

Scanner-Integration

Download Manager

Geschäftsdokumente sammeln, bearbeiten, organisieren und annotieren nimmt einen hohen Stellenwert in jedem Arbeitsumfeld ein. Um unter Tausenden von Geschäftsunterlagen nicht den Überblick zu verlieren, sind gute Dokumentenmanagementsysteme, wie DEVONthink Pro Office unverzichtbar.

DEVONThink nutzt in großen Teilen KI und lockt mit folgendem Versprechen: Firmen und deren Mitarbeiter machen ihre Arbeit, DEVONthink übernimmt einen hohen Anteil an Aufgaben in der Dokumentenverwaltung.

Dazu gehört das Analysieren, Verbinden und Archivieren. Jedes Dokument verbleibt sicher an seinem Platz.

Kleiner Wermutstropfen: DEVONthink Pro Office gibt es nur für den MAC. Anwender synchronisieren mühelos zwischen ihrem MAC, iPad und iPhone.

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DocuWare

von DocuWare GmbH

Workflow-Automation

Dokumenten-Management

Zugriff von jedem Ort

Das Dokumentenmanagementsystem DocuWare geht aus dem Trusted Software-Test mit dem Ergebnis „Sehr gut“ als DMS-Testsieger hervor.

Als Cloud-Lösung mit weitreichendem integrierten Dokumentenmanagementsystem bietet DocuWare eine gut nachvollziehbare Verwaltung und Dokumentenbearbeitung in vier leicht durchführbaren Schritten:

1. Import von Dokumenten aller Art
2. Sortierung der Dokumente in Briefkörbe
3. nach Abschluss der Bearbeitung Ablage in passenden Archiven
4. verschiedene Kollaborationstools sowie ausgefeilte Such- und Filterfunktionen erleichtern die anschließende tägliche Arbeit mit den archivierten Unterlagen

DocuWare steht in verschiedenen Versionen als WebApp, als mobile App oder als On-Premise-Version zur Verfügung. Die Archivierung mit dieser Software erfolgt in allen Bereichen gesetzeskonform.

Kleiner Bonuspunkt: Ein Tutorial ist im Tool enthalten.

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Doxis4

von SERgroup Holding International GmbH

Elektronische Akten

Informationen sicher aufbewahren & finden

Rechnungen automatisiert verarbeiten

Das Dokumentenmanagementsystem Doxis4 erleichtert den Arbeitsalltag in jedem Büro erheblich. Der Aufwand für die Dokumentensuche, die Ablage sowie das Suchen nach einem Dokument ist deutlich reduziert. Mitarbeiter erhalten einen erleichterten Überblick über alle in Doxis4 bereitgestellten Informationen. Doxis steigert deutlich die Produktivität in Unternehmen vieler Branchen.

Bestellungen, Rechnungen und Verträge werden über diese moderne DMS-Software gesteuert, verwaltet und bearbeitet. Doxis4 ist für nahezu jede Branche geeignet. Auch Behörden und Versicherungen sind von dieser Dokumentenverwaltungslösung begeistert. Direkt am Bildschirm besteht die Möglichkeit zu notieren, textmarkern und zu stempeln.

Doxis4 dient zudem als die bessere Entscheidungsgrundlage im Rahmen vieler Geschäftsabläufe. Auf Basis aktuell gehaltener Informationen können geschäftskritische Fristen leichter eingehalten werden. Die Zusammenarbeit über Doxis4 funktioniert auch mit Geschäftspartnern. Damit lassen sich Geschäfte zeitnah abwickeln.

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Dropbox Business

von Dropbox International Unlimited Company

Wasserzeichen für Dokumente

Aufgaben verwalten

Remote-Löschen auf Geräten

Dropbox ist ein weit verbreitetes Dokumentenmanagementsystem, welches seit seiner Einführung im Jahr 2007 zahlreiche Unternehmen und Einzelpersonen erfolgreich und produktiv bei der elektronischen Dokumentenablage unterstützt. Für Firmen gibt es Dropbox Business.

Dropbox Business eignet sich perfekt zur Zusammenarbeit mit Mitarbeitern oder zwischen Teamkollegen. Ein Datenaustausch ist ohne Verzögerung möglich. Mehrere Kollegen können über Dropbox Business am gleichen Dokument arbeiten. Das Cloudsystem funktioniert sowohl mit Windows/Linux am PC und Mac.

Die gesamte Abwicklung ist jedoch auch über die Dropbox-Smartphone-App für Android, iOS und Windows verfügbar. Damit ist Dropbox Business quasi auch ein Dokumentenverwaltungssystem in der Jackentasche. Überall und zu jeder Zeit ist der Abruf von in der Cloud gespeicherten Dateien damit ein Kinderspiel.

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ecoDMS

von ecoDMS GmbH

Automatische Dokumentenablage

Filter & Suchfunktionen

Kostenlose Code-Beispiele herunterladen

Mit ecoDMS steht den Anwendern eine günstige Lizenzvariante als revisionskonformes Dokumentenmanagementsystem zur Verfügung. ecoDMS zählt zu den modernsten Software-Varianten zur Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten. ecoDMS ist leicht zu bedienen und bietet zugleich ein umfangreiches Werkzeugpaket.

Dieses umfasst folgende Funktionen und Vorzüge:

  • Digitalisierung, Archivierung, Teilen, Verwalten und Wiederfinden von Dokumenten auf leichte Art
  • Viel Zeit und Geld sparen bei der täglichen Ablage und Bearbeitung von Dokumenten und Dateien sowie bei der Informationsbeschaffung
  • Versionierung und Notizfunktion
  • Filter und Suchfunktion mit Volltextsuche
  • Export und E-Mailversand möglich
  • Für Preisbewusste: lebenslange Lizenzpreis-Garantie

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eFileCabinet

von eFileCabinet, Inc.

Dokumentenklassifizierung

Elektronische Unterschrift

Mobile Unterschriftenerfassung

Das innovative Dokumentenmanagementsystem eFileCabinet bietet eine angenehme Dokumentenmanagementlösung. Eine fortschrittliche integrierte Workflow-Automatisierung stellt den Königsweg für jede Firma dar, die im Arbeitsalltag mit einer Vielzahl von schriftlichen Unterlagen, Formularen, Daten und Dateien konfrontiert ist. Diese zu organisieren, ist ein echter Zeitfresser.

Mit eFileCabinet beseitigen Firmen jeder Art viel Arbeit und konzentrieren sich wieder mehr auf das Wesentliche: Die Wachstumsförderung. Mit eFileCabinet werden vor allem spezielle Teams, wie das Finanzteam, HR-Team, IT-Team und das Rechtsteam massiv unterstützt und gestärkt.

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Fluix

von Fluix Limited

Datenerfassung & Reporting

Zuweisung von Aufgaben

Erfassung und Export von Felddaten

Fluix als Dokumentenmanagementsystem hat im Test bei „Netzsieger“ gut abgeschnitten und punktet mit vielen positiven Aspekten. Der Softwareanbieter Fluix beschreibt sich selbst über eine Metapher: „Document Process Automation“ = „Business Process Automation.“

Diese Aussage trifft genau den Punkt, den sich die Anwender eines zeitgemäßen digitalen Dokumentenmanagements wünschen: Die Vereinfachung von Arbeitsabläufen.

Für alle, die Innen- und Außendienst miteinander verbinden und Prozesse automatisieren möchten, ist Fluix das richtige Tool. Der Fokus von Fluix liegt eindeutig auf der gemeinsamen Bearbeitung von Geschäftsunterlagen.

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FossLook

von FOSS Software Inc

Volltextsuche

Zugriffskontrollen / Berechtigungen

Kostenlos verfügbar

Bei FossLook handelt es sich um ein vollständiges Dokumentenmanagementsystem zur Verwaltung aller E-Dokumente. FossLook folgt der modernen Strategie, ein komplett papierloses Büro zu erschaffen.

FossLook verzichtet auf Papierdokumente und speichert alle wichtigen Informationen.

Die wichtigsten Leistungsmerkmale:

  • FossLook optimiert die Effektivität und Leistung an jedem Arbeitsplatz. Langfristig geht dies mit einem verbesserten finanziellen Wachstum einher
  • Die Software passt sich weitgehend den Bedürfnissen der Nutzer an und nicht umgekehrt
  • Die Automatisierung von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen erleichtert den Arbeitsalltag erheblich

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LogicalDOC

von LogicalDOC Srl

Handbücher und Produktblätter archivieren

Drag & Drop Dateien

Keine Software zum Installieren

LogicalDOC ist ein modernes plattformübergreifendes Open-Source-Dokumentenmanagementsystem. Diese Dokumentenverwaltungslösung mit einem Speicher auf Cloud-Basis ermöglicht den leichten Zugriff auf Dokumente von jedem Ort aus und zu jeder Zeit. Die einfache Suche nach Unterlagen und Dateien sowie die Zeitersparnis steigern die Produktivität und Wertschöpfung in jeder Branche.

Als Open-Source-Version ermöglicht LogicalDoc seinen Usern die kostenlose Nutzung dieser Dienste.

Die drei Hauptmerkmale, die für Zuverlässigkeit stehen:

1. Keine Schulung erforderlich, Benutzeroberfläche intuitiv
2. Automatischer Import und zentrale Ablage von sämtlichen Geschäftsdokumenten
3. Die zentrale Ablage verwaltet sämtliche Dateien sicher und geschützt vor neugierigen Blicken.

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Meet Bitrix24

von Bitrix24 Limited

Vertriebsautomatisierung

Aufgaben & Projektvorlagen

Integration mit dem CRM

Bei Meet Bitrix24 handelt es sich um ein leicht bedienbares Dokumentenmanagementsystem. Es ist sogar kostenlos verfügbar und funktioniert sowohl über einen Web- als auch einen Cloud-Einsatz. Mit diesem System verfügt der Nutzer über ein hohes Maß an Flexibilität.

Über eine systemeigene App hat der Anwender von Android- und IOS-Geräten ebenfalls Zugriff auf die gespeicherten Daten. Von jedem Ort aus lässt sich damit genau das Dokument abrufen, das gerade benötigt wird. Der vollgepackte Aktenkoffer gehört damit der Vergangenheit an.

Die wichtigsten Merkmale:

  • Klassifizierung von persönlichen als auch gemeinsam genutzten Dokumenten
  • Erleichtert die Zusammenarbeit am gleichen Dokumententyp
  • Versionierung: Programm behält jedes Schriftstück in seiner unveränderten Ursprungsversion mit aktualisierten und neueren Versionen immer in einem Datensatz zusammen (Revisionssicherheit)
  • Hauptmerkmal von Meet Bitrix24: Dokumentensperre

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Microsoft SharePoint Online

von Microsoft Corporation

Unbegrenzter persönlicher Cloudspeicher

Inhalte teilen und nahtlos zusammenarbeiten

Geschäftsprozesse umwandeln

Auch Microsoft bewegt sich erfolgreich auf dem Gebiet der Dokumentenmanagementsysteme. Mit Microsoft SharePoint Online gleicht die Verwaltung von Dokumenten, Inhalten und Wissen einem Turbo.

Die Teamarbeit verbessert sich signifikant. Zu betonen gilt auch die hohe Nutzerfreundlichkeit. Das Dokumentenmanagement entpuppt sich damit immer mehr zur einfachen zeitsparenden Nebenaufgabe.

Die wichtigsten Aufgaben über Microsoft SharePoint:

  • Datenspeicherung
  • Datenfreigabe
  • Verwaltung von Inhalten
  • externe Freigabe

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OnlyOffice

von Ascensio System SIA

Online-Editoren für Textdokumente, Tabellenkalkulationen

Mobile Web-Editoren

Verbesserte Sicherheitsfunktionen

Bei OnlyOffice handelt es sich um eine kostenlose funktionsreiche Web Office Suite. Dieses Dokumentenmanagementsystem gehört zu den leistungsfähigsten seiner Art.

Mit OnlyOffice lässt sich jedes Geschäftsdokument online bearbeiten und über vorhandene multifunktionale Dienste verwalten. Damit sparen Unternehmer Zeit und langfristig bares Geld.

Das spricht für OnlyOffice:

  • Zeichnet sich durch hervorragenden Online-Dokumenteneditor für HTML-Seiten aus
  • Zusammenarbeit mit Kollegen in Echtzeit möglich, Geschäftsunterlagen gemeinsam verwalten und bearbeiten auf hohem Niveau
  • Erstellung von Präsentationen online möglich

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OpenDocMan

von Logical Arts LLC

Dokumentenklassifizierung

Document Capture

Unbegrenzte Dateitypen

Die Open-Source-DMS OpenDocMan eignet sich bestens zur zentralen Speicherung von und Zugriff auf Dokumente. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und einfach zu bedienen. Dieses Dokumentenmanagementsystem bietet eine webbasierte Bereitstellung und Kompatibilität mit Windows oder Mac.

Über eine App auf iOS-, Android-, Windows- oder Blackberry-Geräten ist jedes Dokument von jedem Ort aus verfügbar, unabhängig davon, wo sich der Mitarbeiter gerade aufhält. Die Software kann kostenlos als Vollversion heruntergeladen und genutzt werden.

Leistungsmerkmale, die für OpenDocMan sprechen:

  • Gemeinsame Nutzung von Anwendungen bei gleichzeitig hoher Anwendungssicherheit
  • Ablage und Indexierung von Dokumenten als Hauptkriterium
  • Workflow- und E-Mail-Management mit OpenDocMan als weitere Pluspunkte
  • Unterstützung mehrerer Sprachen

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OpenKM

von Open Document Management System S.L.

Optische Zeichenerkennung (OCR)

Anpassbare Vorlagen

Document Capture

Das OpenKM Dokumentenmanagementsystem wurde konzipiert, um die täglichen Arbeitsabläufe im Hinblick auf die Dokumentenorganisation zu erleichtern. Bei dieser Dokumentenverwaltungslösung handelt es sich um eine Enterprise-Content-Management-Software (ECM) zur Speicherung, Bearbeitung, Verfolgung und Verwaltung von digitalen Geschäftsdokumenten.

Mitarbeiter und Firmenchefs profitieren von der leichten Organisation ihrer Geschäftsdokumente über OpenKM. Die tägliche Arbeit erlebt damit eine deutliche Erleichterung. Langfristig macht sich eine Effizienzsteigerung bemerkbar.

Weitere positive Leistungsmerkmale von OpenKM:

  • Erfassung von Metadaten und Klassifizierung der Dokumente auf einfache Weise möglich
  • Qualitätssteigerung und sicheres Verwahren von Dokumenten
  • Reduzierte Betriebszeit durch automatische Workflow-Abwicklung
  • Ein hohes Maß an Genauigkeit ist entscheidend für die Dokumentensuche

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PDFelement Pro

von Wondershare Technology Co., Ltd

Elektronische Unterschrift

Dateien zusammenführen/anfügen

Vorgefertigte Vorlagen

PDFelement Pro gilt in Fachkreisen als bestes Dokumentenmanagementsystem zur Speicherung, Verwaltung und Bearbeitung von PDF-Dokumenten. Hierüber organisieren und verwalten Anwender sämtliche PDF-Daten im Rahmen der Geschäftsabläufe. PDF-Dateien werden über PDFelement Pro konvertiert, bearbeitet und sicher freigegeben.

Auch ein gescanntes Schriftstück lässt sich damit über eine moderne OCR-Technologie modifizieren. Diese Dokumentenverwaltungssoftware funktioniert auf dem Windows-PC und MAC gleichermaßen und lässt sich ganz einfach herunterladen. Der Funktionsumfang von PDFelement Pro ist beachtlich.

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PinPoint

von LSSP

Self Service Portal

Beurteilung-Management

Stellenanzeige veröffentlichen

PinPoint ist ein hochmodernes Dokumentenmanagementsystem zum Verwalten, Bearbeiten und Teilen von Geschäftsdokumenten. Es unterstützt vor allem Menschen, die beruflich viel unterwegs sind und ist bspw. bei Journalisten sehr beliebt. Auch Firmen jeder Branche und Größenordnung profitieren von dem umfangreichen Werkzeugpaket dieser Software.

Darüber hinaus wird dieses innovative auf Mobilität ausgerichtete Dokumentenmanagementsystem oft zusammen mit Kunden und Geschäftspartnern verwendet. Der wichtigste Pluspunkt von PinPoint ist das automatisierte Arbeiten.

Größter Vorteil: Zeitersparnis – PinPoint erledigt die Arbeit

Der Zeitaufwand, den Unternehmen mit der der Ablage und Strukturierung Tausender von Dokumenten haben, reduziert sich drastisch. Zieht ein Mitarbeiter ein Schriftstück per Drag and Drop ins System, erledigt PinPoint automatisch alles Weitere. PinPoint legt Dateien analog zum Inhalt automatisch im entsprechenden Schrank oder Ordner ab.

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Scopidea

von Solution Pvt. Ltd

Abrechnung & Rechnungsstellung

Filesharing

Kostenlos verfügbar

Scopidea macht als Dokumentenmanagementsystem die tägliche Arbeit komfortabel, weil diese Software im Zusammenspiel mit OneDrive, Google Drive und Dropbox arbeitet.

Mindestens eines dieser drei erfolgreichen Cloud-Systeme ist in nahezu jedem Büro zu finden:

  • OneDrive (Microsoft)
  • Google Drive (Google)
  • Dropbox (moderner Filehosting-Dienst, gilt als Branchen-Primus)

Die Funktionen sind in ihrer Ausführung sehr zuverlässig. Die Mitarbeiter, auch externe Verbindungen, finden alle Dateien an einem zentralen Ort, sofern ihnen der Zugriff durch einen Administrator gewährt wird.

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Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Dokumentenmanagementsysteme sind der digitale Lösungsansatz, um Schriftstücke zu archivieren und diese unternehmensweit verfügbar zu machen. Sogar die Verbindung zum Kunden verläuft von Fall zu Fall über ein ausgefeiltes Dokumentenmanagement.

Obgleich es auch im fortgeschrittenen Zeitalter der Digitalisierung noch Menschen gibt, die ihre Dokumente in Papierform organisieren, ist die digitale Form der Archivierung beinahe unverzichtbar geworden.

Dokumentenmanagementsystem: Die innovative Lösung zur elektronischen Dokumentenverwaltung für mehr Effektivität im Arbeitsalltag.

Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler stehen täglich einer Vielzahl von Dokumenten gegenüber, die gesichtet, bearbeitet und sortiert werden müssen. Die Dokumentenablage in Papierform stellt für viele eine unbeliebte Aufgabe dar. Sogar Privatleute erhalten heute viele Briefe, E-Mails, Rechnungen oder Faxe.

Die Fülle an Schriftstücken und Belegen erfordert ein ausgefeiltes Dokumentenmanagement. Vor allem liegt der Fokus darauf, diese später möglichst schnell wiederzufinden und abrufen zu können.

Wer sich noch nie mit Dokumentenmanagementsystemen befasst hat, fühlt sich vom Angebot der verfügbaren Software vielleicht auf den ersten Blick erschlagen. Bei einer Vielzahl von angebotenen Features für unterschiedliche Bereiche verliert nicht nur der Einsteiger leicht den Überblick. Mit diesem Artikel wollen wir den Dschungel der Dokumentenmanagementsysteme für Dich ein wenig lichten.

Ziel ist, es Dir Denkanstöße für den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen zu geben und Dir außerdem die relevantesten Lösungen in der Branche kurz vorzustellen. Ganz ohne Programmierkenntnisse, für jeden Geldbeutel verfügbar, als Cloud-Lösung oder auf dem eigenen Webserver. Wir zeigen Dir die Fallstricke bei der Planung und Implementierung von Dokumentenmanagementsystemen auf, damit Du am Ende dieses Artikels kompetent mitreden kannst.

Welche Arten von Dokumentenmanagementsystemen gibt es?

Jedes Ordnungssystem verfügt über spezielle Leistungsmerkmale. Firmen auf der Suche nach einer Softwarelösung zur digitalen Dokumentenverwaltung sollten sich dessen bewusst sein. Zahlreiche Dokumentenmanagementsysteme bereichern den Markt, doch nicht alle arbeiten gleich.

Eine entscheidende Rolle bei den Systemen, die auch größter gemeinsamer Nenner ist, ist das Cloud Computing. Ansonsten kommt es bei der Auswahl eines digitalen Archivierungs- und Bearbeitungssystems für Dokumente auf die Art des Unternehmens, dessen Aufgabenbereich sowie die Anzahl der Mitarbeiter an, die Zugriff haben sollen.

So nutzen Lieferanten ein Dokumentenmanagementsystem anders als das Steuerbüro, der Händler oder der Bürokaufmann.

Im Folgenden werden sechs Formen von Dokumentenmanagementsystemen näher beleuchtet:

1. PDF-Verwaltung

Die einfachste Form des Dokumentenmanagements hat jeder schon verwendet. Es handelt sich um die reine PDF-Verwaltung. PDF-Dateien werden gespeichert, bearbeitet und freigegeben.

So ist auch die Arbeit an einem PDF durch mehrere Mitarbeiter möglich. Auch gescannte Dokumente lassen sich in der PDF-Verwaltung per digitalem Dokumentenmanagement mühelos speichern und bearbeiten.

2. Open-Source-DMS

Die kostenlose Open-Source-Dokumentenverwaltung ermöglicht die digitale Speicherung und den Zugriff auf die Dateien. Der Nutzer einer modernen Open-Source-Dokumentenverwaltung erkennt durch eine leicht zu bedienende Oberfläche intuitiv, welche Knöpfe er drücken muss.

Viele Open-Source-Dokumentenmanagementsysteme bieten eine webbasierte Bereitstellung der Dokumente an. Darüber hinaus sind diese kompatibel mit den gängigen Computersystemen, wie Windows oder Mac, als auch mit dem Smartphone über IOS, Android und Blackberry.

Gute Open-Source-Systeme importieren alle Geschäftsdokumente automatisch. Durch die intuitive Benutzeroberfläche können kostenintensive Schulungen entfallen. Meistens ist diese Variante kostenlos verfügbar.

3. OpenKM: Benutzerbasis

Ein OpenKM-Dokumentenmanagementsystem als cloudbasierte Webanwendung garantiert ein hohes Maß an Sicherheit und verwendet daher systembedingt in den meisten Fällen eine Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA). Zeitlich begrenzte benutzerabhängige Einmalpasswörter dienen mit OpenKM gleichermaßen der Datensicherheit.

Neben dem Nutzernamen und zeitlich limitierten Passwörtern kommen hierbei auch Faktoren wie Benutzerstandort oder biometrische Daten, etwa Fingerabdruck oder Gesichtserkennung in Betracht. Damit ist jede Datei vor äußeren Einflüssen mehrfach sicher geschützt.

OpenKM-Systeme ermöglichen die Erfassung von Metadaten. Im Anschluss erfolgt die mühelose Klassifizierung der Dokumente. Auch die Verbesserung der Dokumentenqualität ist ein Vorteil der OpenKM-Variante.

4. On-Premises-Software

Mit der Nutzung von On-Premises-Software ist der Kunde gleichermaßen der Lizenznehmer. Er mietet oder kauft das digitale Dokumentenverwaltungsprogramm, welches er dann im eigenen Rechenzentrum unter eigener Verantwortlichkeit betreibt.

Der Kunde hat auch die Möglichkeit auf gemietete Server in einem Fremdrechenzentrum zuzugreifen. Die Hardware des Anbieters bleibt dabei unberührt.

5. Cloud: Alles an einem Ort mit reiner Cloud-Speicherung

Wer ohne Systemkenntnis Dateien und Dokumente an einem Ort speichern und zusammenführen möchte, sucht sich einen modernen Cloudspeicher. Das verwendete Dokumentenmanagement speichert alle Geschäftsunterlagen und macht diese für das gesamte Team oder sogar firmenübergreifend verfügbar – bspw. dem Steuerberater. Das spart viel Zeit und vereinfacht den Arbeitsalltag enorm. Viele Anbieter von Cloud-Systemen halten ein komfortables Business-Modell bereit.

6. Dokumentenmanagement ausschließlich für E-Dokumente

Einige innovative Dokumentenmanagementsysteme lassen keine Dokumente in Papierform mehr zu. Die meisten Aufgaben im Büro, im Handel oder bei Behörden werden heute online abgewickelt. Daher verzichten einige Systeme auf die Speicherung von Papierdokumenten.

Diese Softwarelösungen sind auf das Speichern komplexer Online-Vorgänge und E-Mails ausgerichtet. In der Regel erfolgt die Speicherung automatisch ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand für den Benutzer. Die Automatisierung von Arbeits- und Geschäftsabläufen wird damit einer deutlichen Verbesserung unterzogen und so eigene Aufwand verringert.

Wer sollte sich ein Dokumentenmanagementsystem zulegen?

Business betreibt. Prinzipiell vereinfacht ein gut ausgestattetes Dokumentenmanagementsystem die geschäftlichen Prozesse in jedem Betrieb.

Jedoch sind an dieser Stelle vier Abteilungen / Teams zu benennen, bei denen DMS bereits heute weit verbreitet ist und die am meisten davon profitieren:

1. Rechnungswesen
2. Marketing/Vertrieb
3. Personalwesen
4. Support

Rechnungswesen

Das Rechnungswesen profitiert erheblich von einer schnelleren Erfassung der Rechnungen sowie dem automatischen Informationsabgleich zwischen Rechnungen und Bestellungen innerhalb eines DMS.

Marketing/Vertrieb

Insbesondere Vertriebler begrüßen es, wichtige Marketing- und Vertriebsunterlagen zu archivieren, um jederzeit schnell wieder darauf zugreifen zu können. Die Arbeit an einem Projekt kann so effektiver erfolgen, da mehrere Mitarbeiter, die Zugriff haben, auf benötigte Informationen zurückgreifen können. Die Marketingabteilung kann so Leads über Webformulare erfassen und zeitnah an das Vertriebsteam weiterleiten.

Personalwesen

Im Personalwesen vereinfacht ein angepasstes Dokumentenmanagementsystem sogar die Suche nach geeigneten Mitarbeitern. Sind die Bewerbungsunterlagen erst an einem zentralen Ort gespeichert, können diese von allen Teammitgliedern des Personalteams abgerufen und eingesehen werden. Dies hilft vor allem dann weiter, wenn auf eine Stellenausschreibung eine Flut an Bewerbungen folgt.

Support

Der Kundendienst kann schneller auf Kundenanfragen reagieren, da über das Dokumentenmanagement die notwendigen Daten im zentralen Bereich verfügbar sind. Die schnellen Reaktionszeiten und ein zuverlässiger Support führen zu mehr Kundenzufriedenheit und Kundenloyalität. Dies wiederum steigert die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens.

Neben den genannten Unternehmensbereichen – die erheblich von einem digitalen Dokumentenmanagement profitieren – eignen sich diese Programme auch hervorragend für KMU-Betriebe und sogar für Einzelunternehmer. Wo gearbeitet wird, fällt eine Menge an Dokumenten an. Da kommt es schon mal vor, dass Rechnungen oder wichtige Verträge unter Zeitdruck nicht mehr auffindbar sind.

Daher gibt ein komfortables Dokumentenmanagementsystem jedem Unternehmer ein beruhigendes Gefühl: Nur noch ein Klick und die benötigte Information liegt vor.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Denn, nicht nur bei der alltäglichen Büroarbeit werden schriftliche Unterlagen benötigt. Wer schon mal in einem Kundenmeeting saß und Fragen mangels Information nicht beantworten konnte, weiß, wie unangenehm das ist.

Mit einem Dokumentenverwaltungssystem liegt jedes benötigte Dokument, jede Präsentation und jede Information per Klick auf dem Laptop, Smartphone oder Tablet binnen Sekunden vor.

Dokumentenmanagementsysteme und DSGVO (Datenschutzgrundverordnung)

Ein praktisches Dokumentenmanagementsystem vereinfacht die Arbeit jedes einzelnen Mitarbeiters, lässt effizientes, teamübergreifendes Arbeiten zu und optimiert den gesamten Arbeitsablauf. Davon profitieren alle Unternehmer sowie deren Geschäftspartner und Kunden von einem modernen Lösungskonzept zur Organisation und Strukturierung von wichtigen Geschäftsdokumenten. Doch ist das bevorzugte Programm auch revisionssicher? Arbeitet es DSGVO-konform?

Seit Einführung der aktuellen Datenschutzgrundverordnung am 25.05.2018 drehen sich viele Abläufe in der Geschäftswelt und sogar in unserem Privatleben um das Thema Datenschutz. Firmeninhaber fragen sich daher im eigenen Sinne vor der Anschaffung einer Software für das Datenmanagement, ob es den hohen Anforderungen der DSGVO überhaupt gerecht wird.

Wer sich damit nicht auseinandersetzt, kann schnell in eine Falle tappen. Daher gilt es, die Anforderungen an das elektronische Dokumentenmanagementsystem zu überprüfen.

Zwei wesentliche Grundsätze müssen miteinander vereinbar sein, um den Anforderungen der DSGVO zu entsprechen:

  1. Die Revisionssicherheit muss gewährleistet sein.
  2. Jedes Schriftstück muss in seinem Ursprungszustand unveränderbar, unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, archiviert werden.

Diese beide Punkte stellen die Unternehmensführung vor eine große Herausforderung. Andererseits stehen Firmen – entgegen der obigen unausweichlichen Vorgaben – vielen Betroffenen gegenüber und müssen deren Forderungen gerecht werden.

Daher steht ein DSGVO-konformes DMS auf vier Säulen:

1. Auskunftsrecht gemäß Artikel 15 der EU-DSGVO

Dieses Auskunftsrecht verpflichtet jeden Marktteilnehmer, der personenrelevante Daten verarbeitet, sich an den Artikel 15 der EU-DSGVO zu halten. Demnach hat das Unternehmen auf Anfrage einer betroffenen Person Auskunft darüber zu geben, ob Informationen über sie vorhanden sind.

Dies muss eine zeitgemäße Dokumentenverwaltung leisten können. Diese Informationen sind dann spätestens innerhalb eines Monats für die betroffene Person zusammenzutragen.

Diese Informationen beinhalten drei wesentliche Fakten:

1. Verarbeitungszweck der Daten
2. Herkunft der Informationen
3. Speicherungsdauer

2. Recht auf Berichtigung der Daten gemäß Artikel 16 EU-DSGVO

Liegen in einer Firma oder Institution inkorrekte Daten über eine Person vor, ist diese berechtigt, eine Korrektur anzufordern. Diese Berichtigung im Dokument ist binnen eines Monats vorzunehmen. Damit ist das Dokumentenmanagementsystem im Hinblick auf Artikel 16 EU-DSGVO zweifach gefordert.

Ein Schriftstück darf damit nicht mehr unter den falschen personenbezogenen Daten zu finden sein. Andererseits muss es weiterhin vor dem Hintergrund der Revisionssicherheit unverändert in seinem Originalzustand erhalten bleiben.

3. Recht auf Vergessen bzw. Löschen von Daten gemäß Artikel 17 EU-DSGVO

Ein Löschvorgang im Dokumentenmanagementsystem stellt ein DMS vor eine sensible Aufgabe. Sollte eine Person, deren Vertrag mit einer Firma bspw. beendet ist, die Löschung ihrer personenbezogenen Daten beantragen, ist dem unter Einhaltung einer zweijährigen Aufbewahrungsfrist nachzukommen. Im Dokumentenmanagementsystem bedeutet dies, die Indexdaten zu löschen und damit alle personenbezogenen Daten unauffindbar zu machen.

4. Dokumentationspflicht gemäß Artikel 30 EU-DSGVO

Ein Dokumentenmanagementsystem muss im Rahmen der DSGVO der Dokumentationsverpflichtung nachkommen können. Während der Ausführung der oben beschriebenen Schritte, sollte ein modernes DMS in der Lage sein, sämtliche datenschutzrelevanten Bearbeitungsschritte fortlaufend zu protokollieren.

Dieses stetig fortgeschriebene Protokoll ist für jeden Unternehmer von höchster Bedeutung, falls die Aufsichtsbehörde einen Einblick wünscht.

Im gesamten Arbeitsalltag fallen für Vorgesetzte und Mitarbeiter sehr viele Aufgaben an, die manchmal auch unter Zeitdruck ausgeführt werden. Dabei kann es vorkommen, dass einer der o.g. Schritte versehentlich vergessen wird.

Daher sprechen sich Experten für ein Dokumentenmanagementsystem der Zukunft aus, welches sämtliche anfallenden Aufgaben aus den vier genannten Säulen automatisch ausführt.

Vor- und Nachteile eines Dokumentenmanagementsystems

Ein Dokumentenmanagementsystem bietet Unternehmen jeder Art zahlreiche Vorteile, die die wenigen eher geringfügigen Nachteilen gegenüberstehen.

Zwölf wesentliche Vorteile einer digitalen Dokumentenverwaltungslösung:

1. Zentrale Speicherung von Daten
2. Verringerung von Suchzeiten
3. Entlastung der E-Mail-Postfächer
4. Einsparung von Räumen (Archivräume, kleinere Büroräume ohne Schränke)
5. Vereinfachter Wissenstransfer sowie Recherchen über komfortable Suchmaschinen
6. Dokumente jeder Art, Dateien, Unternehmenswissen immer und überall abrufbar
7. Versionskontrolle, Versionsverfolgung und Revisionssicherheit
8. Deutliche Verringerung der Papierkosten
9. Senkung von Druckkosten und Zustellausgaben
10. Beschleunigung der Geschäftsprozesse
11. Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (Fristen und Datenschutz (DSGVO)
12. Zeitersparnis durch optimierte und automatisierte Abläufe

1. Zentrale Speicherung von Daten

Mit der zentralen Datenspeicherung befinden sich alle wichtigen Dokumente eines Unternehmens am gleichen Ort. Jeder Mitarbeiter einer Firma weiß, wo er nach Verträgen, Rechnungen, Briefen, Belegen oder Personalangelegenheiten suchen muss. Die Zugriffe werden geregelt, so dass jeder Kollege nur jene Dateien nutzen und bearbeiten kann, für die eine Berechtigung besteht.

2. Verringerung von Suchzeiten

Durch gut durchdachte Suchfunktionen, ausgefeilte Filter und den richtigen Suchkriterien sowie Schlagwörtern finden Anwender eines digitalen Dokumentenmanagements ihre benötigten Unterlagen wesentlich schneller als in einem Büro mit vielen physischen Aktenordnern. Die Verringerung von Suchzeiten bedeutet auch eine Einsparung von Arbeitszeit und erhöht gleichzeitig die Effizienz. Wer weiter denkt, wird schnell feststellen, dass sich dieser Pluspunkt langfristig sogar umsatzsteigernd auswirken kann.

3. Entlastung der E-Mail-Postfächer

In jedem Betrieb, ob groß oder klein, quellen die E-Mail-Postfächer über. Mit der Zeit wird es immer schwieriger, die gewünschte E-Mail zur Bearbeitung eines bestimmten Vorganges wiederzufinden. Einige Dokumentenmanagementsysteme speichern wichtige E-Mails teils sogar automatisch ab.

Die Mitarbeiter löschen einfach nicht benötigte Mails, wie lästige Werbung oder unnötige Informationen aus ihrem Postfach und arbeiten so immer mit einer sauberen E-Mail-Struktur. Die Entlastung der E-Mail-Postfächer durch die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems bedeutet eine große Erleichterung im Arbeitsalltag.

4. Einsparung von Räumen

Mit dem Einsatz eines passenden Dokumentenmanagementsystems gelangt die Unternehmenswelt Schritt für Schritt zum papierlosen Büro. Langfristig erzielen die Firmen so eine hohe Ersparnis in Sachen Raumkosten. Größere Archivräume werden kaum noch benötigt. Büros mit großen Aktenschränken könnten schon bald der Vergangenheit angehören.

Neben der Kostenersparnis werden Büros ohne sperrige Aktenablagen auch optisch zu einem angenehmeren Arbeitsumfeld. Ein helles Büro mit ergonomisch geprägtem Schreibtisch, einem Laptop und wenigen Pflanzen sorgt für ein ganz neues Arbeitsgefühl der Leichtigkeit und macht den Kopf frei für neue Ideen.

5. Vereinfachter Wissenstransfer sowie Recherchen über komfortable Suchmaschinen

Wo gearbeitet wird, entsteht viel Wissen. Zahlreiche Geschäftsunterlagen beinhalten viele wichtige Informationen, die ein Team weiterbringen können. Mit einem modernen Dokumentenmanagementsystem ist dieses Wissen per Knopfdruck binnen Sekunden stets verfügbar, während es in Papierform schnell untergeht.

Der Wissenstransfer gelingt wesentlich leichter. Bei Tausenden Geschäftspapieren, die in Aktenordnern, im verstaubten Archiv oder sogar in der Schreibtischschublade ihr Dasein fristen, weiß dagegen nach geraumer Zeit niemand mehr, wo wichtige Informationen zu finden sind.

6. Geschäftsdokumente, Dateien und Unternehmenswissen immer und überall abrufbar

Menschen sind heute nicht mehr an Orte gebunden. Moderne Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen das Arbeiten von jedem Ort aus. Präsentationen in Besprechungen werden aus der Cloud heraus gezeigt.

Preise für eine Dienstleistung oder ein Produkt können noch im Kundenmeeting vor Ort oder außerhalb angepasst und Verträge schnell modifiziert werden. Die Liste, der Dinge, di machbar sind, ist lang.

Tablets, Laptops und Smartphones in Kombination mit einer digitalen Dokumentenablage entsprechen dem digitalen Zeitalter. Vieles ist einfacher. In vielen Branchen wird das digitale Dokumentenmanagement bereits erfolgreich umgesetzt.

Warum die digitale Dokumentenverwaltung im privaten Alltag so wichtig ist

Heutzutage erhalten wir Dokumente über viele verschiedene Wege und Kanäle – sei es der Vertrag oder weitere Schriftstücke per Post, die Rechnung des bestellten Buches zum Download im Amazon-Portal, die Auftragsbestätigung als PDF-Anhang in der E-Mail oder Dokumente, die bereits im Datei-Explorer auf dem PC liegen.

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7. Versionskontrolle, Versionsverfolgung und Revisionssicherheit

Während mit Papierdokumenten die Nachverfolgung von Versionen eine kaum zu bewältigende Herausforderung darstellt, erledigt dies ein Dokumentenmanagementsystem nahezu automatisiert. Alle heutigen Dokumentenmanagementsysteme müssen zudem revisionssicher und DSGVO-konform arbeiten.

8. Deutliche Verringerung der Papierkosten

Ein Dokumentenmanagementsystem verringert die Papierkosten deutlich. Papier ist teuer.

Jeder kennt es: Ein paar Verträge gedruckt, ein paar Fehldrucke oder das lästige Ausdrucken von E-Mails frisst die 500-Blatt-Papierpakete, die überall in den Büros lagern, regelrecht auf. Jede größere Institution gibt jährlich Tausende Euro für Papier aus. Dagegen erscheinen die Preise, die ein Unternehmer für ein gutes Dokumentenmanagementsystem aufwendet, verschwindend gering.

9. Senkung von Druckkosten und Zustellausgaben

Mit dem geringeren Papierverbrauch, den ein gut funktionierendes Dokumentenmanagementsystem mit sich bringt, reduzieren sich automatisch die Druckkosten. Wer weniger Papier bedruckt, verwendet auch weniger Druckertinte oder Toner.

Damit verlängert sich die Lebensdauer moderner Drucker. Insgesamt müssen weniger Druckgeräte angeschafft werden. Wer an einer Veranstaltung mit vielen Teilnehmer teilnimmt, der muss oftmals sogar Druckereien beauftragen, um seine Informationen für jeden in gedruckter Form verfügbar zu machen. Die dafür anfallenden hohen Druckereikosten können durch die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems vermieden werden.

Auch das Zustellen von gedruckten Schriftstücken verursacht Kosten, die im Rahmen der digitalen Dokumentenablage eingespart werden.

10. Beschleunigung der Geschäftsprozesse

Als positive Konsequenz aus der Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems werden sämtliche Geschäftsabläufe deutlich beschleunigt. Jede Information ist schnell auffindbar.

Beispiel:

Während bei Verträgen in Papierform die Suche nach dem benötigten Vertrag inkl. der Suche nach einer bestimmten Information im Vertrag schon mal sehr lange dauern kann, erhalten wir diese in der digitalen Ablage von Dokumenten durch gezielte Suchwörter quasi per Klick. Ausgedehnt auf alle Geschäftsabwicklungen bedeutet die Beschleunigung der geschäftlichen Prozesse für Firmen ein hohes Einsparpotenzial bei den Betriebskosten.

11. Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (Fristen und Datenschutz (DSGVO)

Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, wie Fristen zur Bereitstellung von Dokumenten als auch der Datenschutz-Konformität, sind fester Bestandteil von modernen elektronischen Dokumentenablagen.

12. Zeitersparnis durch optimierte und automatisierte Abläufe

In den meisten Dokumentenmanagementsystem erfolgen viele Aufgaben vollständig automatisiert. Viele Dokumentenarchivierungsprogramme arbeiten bereits mit KI. Das Erkennen der richtigen Ordner, Schränke oder auch Barcodes gehört zu den Tasks, die in Teilen automatisch vom Programm übernommen werden.

Die Optimierung der Abläufe ist das höchste Ziel der anwendenden Unternehmer und der Anbieter von Dokumentenmanagementsoftware. Selbst dann, wenn die Dokumentenzuordnungen durch Mitarbeiter per Drag and Drop erfolgen, sind Arbeits- und Zeitersparnis, die mit einer digitalen Dokumentenablage einhergehen, immer noch enorm.

Nachteile

Einige Firmen hegen Vorbehalte gegenüber Dokumentenmanagementsystemen und möchten lieber darauf verzichten. Die meisten Vorbehalte sind jedoch unbegründet oder können ausgeräumt werden.

Einige Punkte, die als Nachteile von Dokumentenmanagementsystemen angesehen werden:

  • DMS-Software kostet viel Geld
  • DMS ist zu kompliziert
  • DMS-Projekte können scheitern
  • Vorbehalte durch Mitarbeiter: Noch mehr Arbeit am Computer – schlecht für die Augen

Zu den einzelnen Punkten:

1. DMS-Software kostet viel Geld

Niemand sollte aus Sorge vor den Kosten auf die Komfortlösung eines Dokumentenmanagementsystems verzichten. Der Markt bietet sogar kostenfreie Software an. Dokumentenverwaltungssysteme mit einem großen Funktionspaket sind, wie jede andere Softwarelösung, mit Kosten verbunden – gleichzeitig bieten sie jedoch ein hohes Einsparpotenzial.

Sind alle Papierakten erst einmal archiviert und im System sinnvoll strukturiert, spart dies langfristig viel Zeit und Kosten. Der Arbeitsaufwand und die aufgewendete Arbeitszeit für die Dokumentensuche verringern sich erheblich. Durch weniger Papierakten werden weniger Räume benötigt, was ebenfalls zu einer Kostenersparnis führt.

2. Dokumentenmanagement ist zu kompliziert

Die Komplexität vieler Softwarelösungen, fehlende Expertise und der anfängliche (einmalig) hohe Zeitaufwand der Dokumentenarchivierung stellen auch heute noch viele Firmeninhaber vor die Frage, ob der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystem überhaupt Sinn ergibt.

Andererseits ist es die moderne Zeit des Arbeitens, die zu einer derartigen Lösung verpflichtet. In Teilen ist die Digitalisierung von Dokumenten sogar gesetzlich vorgeschrieben.

Viele Dokumentenmanagementlösungen bieten eine rein intuitive Oberfläche an, die nicht einmal eine Schulung erfordert. Oftmals stellen DMS-Anbieter kostenfreie Tutorials zur Verfügung. Bei komplexen Dokumentensystemen ergibt eine Mitarbeiterschulung Sinn.

3. DMS-Projekte können scheitern

Mit der Anschaffung einer DMS-Lösung steht immer die Angst vor dem Scheitern im Raum. Dem lässt sich bereits vorher entgegenwirken. Die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems sollte als dauerhaftes Lösungsmodell mit sinnvollen unternehmenskonformen Strukturen gesehen werden, nicht nur als kurzzeitiges Projekt. Ansonsten kann schnell ein Wildwuchs im Bereich der Dokumentenablage entstehen.

Im Vorfeld hilft eine Analyse der aktuellen Situation zur Dokumentenablage in Papierform, um ein Scheitern zu vermeiden. Die IST-Situation sollte mit gewissen Zielsetzungen zu einem Ergebnis führen. Am Anfang bedarf es mehr Zeit und erhöhter personeller Ressourcen, um sämtliche in Papierform vorhandene Schriftstücke zu digitalisieren, strukturieren und zu archivieren.

Langfristig wandelt sich das Bild: Eine hohe Zeit- und Kostenersparnis auf Dauer übersteigt den anfänglichen Einsatz bei Weitem.

Scheitert ein Digitalisierungsprojekt, liegt dies nicht am eingesetzten Dokumentenmanagementsystem. Eher sind es Planungsmängel oder die Sorge vor Investitionen, die das begonnene Projekt “Dokumentenmanagementsystem“ ins Wanken bringen

4. Vorbehalte durch Mitarbeiter: Noch mehr Arbeit am Computer – schlecht für die Augen

Es stimmt: Wer eine hohe Anzahl an Papieren und Unterlagen digitalisiert und später ausschließlich am Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone damit arbeitet, setzt sich selbst großen Anstrengungen aus. Vor allem die Augen leiden unter den vielen Stunden der Computerarbeit.

Doch es gibt auch Gegenmittel:

Viele moderne Bildschirme sind mit augenschonenden Merkmalen ausgestattet. Darüber hinaus benötigen Menschen, die ihre Arbeit weitgehend im Sitzen vor dem Laptop erledigen, ohnehin etwas Bewegung. So können Telefonate im Gehen erledigt werden; die Augen schweifen durch den Raum und sind für einige Zeit vom Computer losgelöst.

Kleinere Pausen und eine große Pause werden ebenfalls gerne als Befreiung der Augen vom Display genutzt. Wer einmal die ganzen Vorzüge eines Dokumentenmanagements in der Praxis kennenlernt, wird diese nicht mehr missen mögen.

Die 5 beliebtesten Dokumentenmanagementsysteme

1. Amagno

2. ecoDMS

3. OnlyOffice

4. DocuWare

5. Doxis4

1. Amagno

Amagno zählt laut diverser Tests zu den besten Dokumentenmanagementsystemen. Gründe dafür sind unter anderem die verschiedenen Tarife und die anpassungsfähigen Speicherplatz-Optionen.

Amagno wird als Mischung aus DMS und ECM (Enterprise Content Management) genutzt. Mit Amagno lassen sich fast alle erdenklichen Dateien ablegen und verwalten.

Dazu zählen:

  • E-Mails
  • Schriftstücke
  • Bilder

Vorteile von Amagno

Ein zentraler Vorteil von Amagno ist, dass es aufgrund der verschiedenen Tarife und seiner Skalierbarkeit für Unternehmen jeder Größenordnung geeignet ist und somit eine große Bandbreite an Kunden anspricht.

Überdies ist Amagno sowohl als SaaS-Lösung in der Cloud verfügbar als auch als On-Premise-Lösung verfügbar und bietet diverse Importschnittstellen an.

amagno-importschnittstellen

Eine gute Usability ist ein weiterer Aspekt, welcher diese Software auszeichnet. Angefangen beim einfachen Import von Dateien und sogar ganzen Ordnerstrukturen via Drag and Drop. Aufgrund des logischen Aufbaus können Nutzer die Funktionsweise von Amagno innerhalb kürzester Zeit erfassen.

Nachteile von Amagno

Große Nachteile sucht man bei dieser Software vergebens. Dennoch gibt es zwei kleinere Nachteile, die an dieser Stelle nicht unerwähnt bleiben sollen. Zum einen wäre an dieser der Umstand zu benennen, dass eine persönliche Beratung kostenpflichtig ist.

Desweiteren ist die App in ihrem Funktionsumfang doch stark eingeschränkt, denn außer dem Empfangen und Blättern in Dateien sowie dem Darstellen von Vorschaugrafiken, ist die App in ihrem Funktionsumfang doch arg eingeschränkt.

Highlights von Amagno:

  • Höchste Datensicherheitsstandards
  • Interface an Nutzer individuell anpassbar
  • umfangreiche Hotkey-Suche
  • Mehrere Importarten bei Dokumenten möglich

Fazit Amagno

Wer auf der Suche nach einer Komplettlösung ist, bei der die Vorteile deutlich gegenüber den Nachteilen überwiegen, der ist hier an der richtigen Adresse. Die einfache Gestaltungsoberfläche macht diese Software auch für Einsteiger zu einer attraktiven Option, bei der nichts dagegen spricht, sie in der kostenlosen Testvariante auf Herz und Nieren auf ihre Tauglichkeit zu prüfen.

2. ecoDMS

ecoDMS ist eine günstige Lizenzvariante, die den Nutzern als revisionskonformes Dokumentenmanagementsystem zur Verfügung steht.

Dabei zählt ecoDMS zu den modernsten Software-Varianten zur Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten und einem umfangreichen Werkzeugpaket.

Vorteile von ecoDMS

ecoDMS richtet sich im Unterschied zu Amagno nicht nur an Unternehmen, sondern auch an Privatpersonen, die ihre Rechnungen, Versicherungs- und Bankunterlagen digital und ablegen möchten.

Hinzu kommen ein günstiger Grundtarif, betriebssystemunabhängige Nutzung, diverse Konfigurationsoptionen und intelligente Such- sowie Filtermöglichkeiten, die durch die Eingabe von Suchbegriffen eine schnelle Recherche über die Inhalte, Metadaten, Klassifizierungsattribute und Notizen der archivierten Dokumente ermöglichen.

ecodms-such-und-filterfunktion

Nachteile von ecoDMS

Neben dem kostenpflichtigen Support ist bei diesem Dokumentenmanagementsystem ist als weiterer Nachteil anzuführen, dass nicht für alle Dokumente eine Vorschau zur Verfügung sein.

Highlights von ecoDMS:

  • Digitalisierung, Archivierung, Teilen, Verwalten und Wiederfinden von Dokumenten auf leichte Art
  • Versionierung und Notizfunktion
  • Export und E-Mailversand möglich
  • lebenslange Lizenzpreis-Garantie

Fazit ecoDMS

Alles in allem ist ecoDMS eine solide Wahl, die mit der Archivierung digitaler Dokumente, einer einfachen Bedienung und der OCR-Texterkennung einige Vorzüge aufweist. Auf der anderen Seite sind der kostenpflichtige Support und der Umstand, dass nicht für alle Dokumente eine Vorschau zur Verfügung steht, doch deutliche Hemmschuhe.

Wenngleich die Plattform für Privatanwender ein Segen ist, kann sie für Unternehmen aufgrund fehlender Optionen zur kollaborativen Arbeit an Projekten sowie automatisierter Workflows zum Fluch werden.

Da haben Konkurrenten, wie die zuvor vorgestellte Software Amagno bedeutend mehr zu bieten.

Dennoch, auch ecoDMS hat es definitiv verdient, einem Praxistest unterzogen zu werden – gerade Privatanwender sollten dies in Betracht ziehen.

3. OnlyOffice

Bei OnlyOffice handelt es sich um eine kostenloses, funktionsreiches Dokumentenmanagementsystem, welches zu den leistungsfähigsten seiner Art gehört.

Mit OnlyOffice lässt sich jedes Geschäftsdokument online bearbeiten und über vorhandene multifunktionale Dienste verwalten. Damit sparen Unternehmer Zeit und langfristig bares Geld.

Vorteile von OnlyOffice

OnlyOffice vereint eine ganze Reihe verschiedener Vorteile in sich. Dazu zählen die Möglichkeiten, Präsentationen online zu erstellen und mit Kollegen in Echtzeit zusammenarbeiten.

onlyoffice-teamarbeit

Überdies zeichnet sich OnlyOffice durch einen formidablen Online-Dokumenteditor für HTML-Seiten aus.

Zudem besteht eine hohe Kompatibilität zu Microsoft-Produkten und die Benutzeroberfläche ist intuitiv bedienbar und kann mit E-Mails verknüpft werden.

Nachteile von OnlyOffice

Die verwendeten Icons muten teilweise recht seltsam an und Ordner können nicht nach Namen editiert werden.

Außerdem kommt es von Zeit zu Zeit zu Serverausfällen und die Software ist allgemein eher langsam.

Highlights von OnlyOffice:

  • Präsentationen online erstellen
  • Einfach bedienbar
  • Bearbeiten von Dokumenten im Team
  • Hohe Kompatibilität zu Microsoft

Fazit OnlyOffice

OnlyOffice schneidet im Hinblick auf die Konkurrenz im Bereich der Dokumentenmanagementsysteme durchschnittlich ab. Vor- und Nachteile halten sich in etwa die Waage. In einigen Bereichen fällt die Bewertung der Software zwiespältig aus – sinnbildlich hierfür, die hohe Kompatibilität zu Microsoft, die ein cooles Feature ist, das aber leider nicht immer einwandfrei funktioniert.

Konkret bedeutet das: Die wechselseitige Bearbeitung überstehen die Dateien nicht immer schadlos.

4. DocuWare

DocuWare schneidet allenthalben hervorragend ab. DocuWare ist eine Cloud-Lösung, die eine weitreichende und gut nachvollziehbare Verwaltung und Dokumentenbearbeitung in mehreren Schritten bietet.

DocuWare steht in verschiedenen Versionen als WebApp, als mobile App oder als On-Premise-Version zur Verfügung.

Vorteile von DocuWare

Dieses Dokumentenmanagementsystem ist als Cloud-Variante, On-Premise und als hybride Lösung verfügbar und kann zudem eine gut funktionierende App sein Eigen nennen, die auf den Betriebssystemen Android und IOS läuft.

Um den Onboarding-Prozess zu unterstützen, steht ein Onboarding-Tutorial zur Verfügung.

Bei dieser Software können zudem nicht nur die Dokumente an sich, sondern auch die Index-Daten exportiert werden.

Nicht vergessen werden dürfen bei den Vorzügen von DocuWare das intelligente Indexing und die Briefkörbe zur Vorsortierung.

docuware-intelligentes-indexing

Nachteile von DocuWare

Preise sucht man auf der Website von DocuWare vergeblich, denn diese gibt es nur auf Anfrage. Ein Hindernis, dass den Anbieter gegenüber anderen ins Hintertreffen bringen könnte, da man hier erst auf eine Antwort seitens des Anbieters warten muss, während man sich bei anderen Dokumentenmanagementsystemen umgehend einen Überblick über die Kosten verschaffen kann, die auf einen zukommen.

Zudem nimmt der Onboarding-Prozess trotz Onboarding-Tutorial hier verhältnismäßig viel Zeit in Anspruch.

Highlights von DocuWare:

  • Kostenloses Onboarding-Tool
  • Als Cloud-Variante, On-Premise und hybride Lösung verfügbar
  • Eigene App für Andoid und IOS
  • Intelligentes Indexing

Fazit DocuWare

DocuWare gehört nicht umsonst zu den beliebtesten- und performancestärksten Dokumentmanagementsystemen am Markt. Es ist auf vielerlei Arten nutzbar und überzeugt mit einer App, einem Onboarding-Tutorial, Briefkörben zur Vorsortierung und einem intelligenten Indexing.

Selbstredend gibt es auch bei DocuWare Nachteile, die allerdings im Hinblick auf die vielen positiven Eigenschaften nicht zu arg ins Gewicht fallen, so dass wir diese Software nur wärmstens empfehlen können.

5. Doxis4

Doxis4 ist ein Dokumentenmanagementsystem, welches den Arbeitsalltag merklich erleichtert. erleichtert den Arbeitsalltag in jedem Büro erheblich und die Produktivität von Unternehmen steigert.

Doxis4 spricht diverse Zielgruppen an, darunter auch Behörden und Versicherungen.

Vorteile von Doxis4

Einer der Vorteile von Doxis4 besteht im großen Funktionsumfang. So können alle Informationen in elektronischen Akten gebündelt werden.

Zudem besteht die Möglichkeit, auf automatisierte Workflows zu setzen. Sobald alle Dokumente hochgeladen sind, werden die von dir hinterlegten Abläufe gestartet.

Allgemein erleichtert Doxis4 Prozesse und spart Zeit sowie Ressourcen. So besteht direkt am Bildschirm die Möglichkeit zu notieren, zu textmarkern und zu stempeln.

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Nachteile von Doxis4

Analog zu DocuWare werden auch bei Doxis4 Preise nur auf Anfrage zur Verfügung.

Im Gegensatz zu Dokumentenmanagementsystemen wie OnlyOffice ist ein Arbeiten im Team, also eine gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, nicht möglich.

Highlights von Doxis4:

  • Hoher Sicherheitsstandard
  • Großer Funktionsumfang
  • Bündelung von Informationen in elektronischen Akten
  • Automatisierte Workflows

Fazit Doxis4

Summa summarum kann festgehalten werden, dass Doxis4 viele Vorteile bietet, welche die Software zu einer ernstzunehmenden Option für all jene machen, die auf der Suche nach einem Dokumentenmanagementsystem sind.

Vom großen Funktionsumfang über die hohen Sicherheitsstandards bis hin zu automatisierten Workflows gibt es einige Eigenschaften, die für diese Software sprechen.

Worauf solltest Du bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems besonders achten?

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in Unternehmen ist Neuland. Vom Manager über den Teamleiter bis hin zu allen Mitarbeitern ist jeder betroffen. Darüber hinaus ist dieses neue Tool zunächst mit einem höheren Kostenaufwand verbunden. Daher gilt es bereits im Vorfeld, die richtigen Weichen für eine erfolgreiche digitale Dokumentenverwaltungsarbeit zu stellen

So gelingt das digitale Dokumentenmanagement:

Kein Beginn ohne Vorstudie

Jedes Arbeitsumfeld ist anders. Jede Branche ist anders. Jede Abteilung arbeitet anders. Daher ist eine umfangreiche Vorstudie vor der Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems der Schlüssel zum Erfolg. Die Absprache mit den einzelnen Fachabteilungen des Betriebs ist unverzichtbar.

Nur mit Hilfe der Fachmitarbeiter lässt sich der genaue Automatisierungsbedarf ermitteln

Ungeachtet dessen triffst Du auf diese Weise zwei sinnvolle Entscheidungen gleichzeitig:

  1. Du holst alle Mitarbeiter zum Thema Digitalisierung mit ins Boot.
  2. Daneben erfährst Du ohne Verzögerung, wo dringend Verbesserungspotenzial besteht, was sich motivierend auf das Personal auswirkt.

Motivation ist bei der Einführung einer digitalen Dokumentablage ein wichtiger „Keyfactor“. Alle Beteiligten müssen überzeugt werden. Schließlich sind es die Mitarbeiter, die diese wichtige Aufgabe umsetzen sollen. Auf die Vorstudie folgt die Planung.

Ermittlung des konkreten Handlungsbedarfs

Die Digitalisierung von Dokumenten in Papierform stellt jeden Interessenten vor eine große Herausforderung. Je höher die Anzahl der Papierdokumente – die im Rahmen der alltäglichen Arbeit anfällt –, umso höher ist der Aufwand bei der Umsetzung.

Vorausgehende Analysen zur Ermittlung des IST-Zustandes verschaffen Unternehmern ein Bild über den konkreten Handlungsbedarf und darüber, an welchen Stellen eine Umstrukturierung Sinn ergibt. Nicht immer sind es alle Abteilungen, die sich daran beteiligen müssen. Im Vordergrund stehen erfahrungsgemäß die Sparten Finanzen, Personal, Recht und IT.

Auch die Frage nach dem Nutzen einer modernen Dokumentenmanagementlösung sollte sich jeder Verantwortliche stellen.

Drei Bereiche stehen hierbei im Fokus:

  • Verbesserung / Vereinfachung von betrieblichen Abläufen
  • Einsparung von Büroraum und Archivräumen
  • Langfristige Einsparungen von Kosten

Den richtigen Berater finden

Haben Manager zusammen mit ihren Mitarbeitern die Ziele festgelegt, gilt es, ein DMS-Programm auszuwählen und zu implementieren. Dies kann zwar jeder auf eigene Faust erledigen, jedoch kostet dies viel Zeit und Mühe.

Aufgrund der mannigfaltigen Auswahlmöglichkeiten fällt es vielen Firmen schwer, für sich das passende herauszufiltern. Es lauern Fallstricke. Nicht jedes digitale Ordnungssystem eignet sich für jede Unternehmensart.

Daher ergibt es Sinn, einen kompetenten Berater ins Boot zu holen, der die Belegschaft während der gesamten Orientierungsphase bis in die Anfänge der Umsetzung oder sogar dauerhaft bei der digitalen Dokumentenarchivierung begleitet. Er weiß genau, welche Leistungsmerkmale im Rahmen des Dokumentenmanagements tatsächlich benötigt werden und welche Funktionen eher in der Kategorie „Nice-To-Have“ zu verorten sind. Je mehr Funktionen beansprucht werden, umso höher können die Kosten für eine Software ausfallen.

Offenheit für Neues: Der Berater als Mittler

Offenheit für Neues ist ein wichtiger Faktor bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Die Sekretärin, die sich seit Jahrzehnten akribisch an ihre Aktenablage in Papierform klammert, wird sich schwerer tun mit der Umsetzung als der kreative Jungunternehmer.

Auch hier ist es der fachkundige Berater, der den Mitarbeitern ihre Bedenken vor dem neuen System durch gut durchdachte Vorschläge und Lösungsansätze nimmt. Ein professioneller Berater, der sämtliche DMS-Funktionen inklusive Betreuung, Schulung und Kundenservice aus einer Hand anbietet, stellt die optimale Lösung dar.

Workshops als Testzweck

Bleiben Zweifel hinsichtlich des passenden Dokumentensystems, kann ein Workshop zu dem präferierten Dokumentenarchivierungsprogramm die Unsicherheiten entkräften. In einem Workshop werden alle wichtigen Funktionen des Dokumentenmanagementsystems vermittelt. Hierdurch erfahren alle Beteiligten, ob das ausgewählte DMS eine gute Wahl ist oder eine andere Variante besser passt.

Nur kaufen bei absoluter Überzeugung

Die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems ist auf eine langfristige Nutzungsdauer über viele Jahre, sogar für immer, angelegt. Daher sollten sich die Verantwortlichen für die Anschaffung einer Dokumentenverwaltungssoftware Zeit nehmen.

Von vielen guten Dokumentenmanagementprogrammen gibt es Testversionen, die über wenige Tage oder Wochen bereitgestellt werden. Das praktische Arbeiten mit der digitalen Dokumentenablage ist es, was Firmen überzeugen kann.

Der Kauf eines Dokumentenmanagementsystems sollte ausschließlich bei absoluter Überzeugung erfolgen. Aufgrund flexibler Kostenmodelle bezahlen Geschäftsinhaber nur für die Funktionen, die sie tatsächlich benötigen. Diese gilt es, herauszustellen.

Extratipp: Kennt ein Unternehmer Geschäftspartner, die ein derartiges System seit längerer Zeit nutzen, sind diese möglicherweise dazu bereit, ihre Erfahrungswerte zu teilen. Sind befreundete Unternehmer dem eigenen Betrieb wohlgesonnen, ermöglichen diese eventuell auch einen kurzen Einblick.

Was sind die wichtigsten Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems?

Die wichtigsten Funktionen der Dokumentenmanagementsysteme sind weitgehend aus den Vorteilen ersichtlich.

Ein gutes DMS, das zur Optimierung der Geschäftsprozesse beiträgt, sollte im Mindesten folgenden Funktionsumfang aufweisen:

  • Erfassen und Scannen
  • Komfortable Recherchemöglichkeit
  • Automatisierte Ablage von Geschäftsdokumenten und Belegen aller Art
  • „Verschlagwortung“ von Geschäftspapieren und deren Inhalten
  • Vorgangsbezogene Aktenverwaltung und Bearbeitung
  • Workflow
  • Automatisierte Weiterverarbeitung von Eingangsdokumenten im ERP-System
  • E-Mails unter Berücksichtigung der Revisionssicherheit archivieren
  • OCR Erkennung

Das Scannen und Dokumentenerfassung sowie komfortable Recherchemöglichkeiten stehen dabei ebenso im Vordergrund wie die automatisierte Ablage von Dokumenten und Belegen. Vor allem die Automatisierung in vielen Dokumentenmanagementsystemen ist es, die eine große Zeitersparnis und damit eine deutliche Kostenersparnis mit sich bringt. Die „Verschlagwortung“ von Dokumenten und deren Inhalten hilft enorm bei der Suche nach bestimmten Informationen. Die Suche wird so zum Kinderspiel.

Ein gutes Workflow-Management bringt mehrere Arbeitsabläufe im Rahmen des Dokumentenmanagements sinnvoll zusammen und begünstigt so die Steuerung von Prozessen. Die OCR-Erkennung ist für jedes Unternehmen von Vorteil und wird daher von vielen Anbietern für Dokumentenmanagementsysteme offeriert. Es handelt sich hierbei um eine fortschrittliche Form der Texterkennung.

Eine OCR-gestützte Softwarelösung erkennt die OCR-Texte im eingescannten Bild und wandelt diese in ein schlichtes Textformat um.

Für den Handel ist die automatisierte Weiterverarbeitung von Eingangsdokumenten von höchster Bedeutung. Kundenwünsche werden so schneller bearbeitet und Kundenverbindungen gefestigt. Bestellungen gehen so schneller in Lieferungen über. Revisionssicheres Archivieren ist kein Bonuspunkt von Dokumentenmanagementsystemen, sondern Pflicht.

Die zehn wichtigsten Eigenschaften eines Dokumentenmanagementsystems

Die zehn wichtigsten Eigenschaften von Dokumentenmanagementsystemen lassen sich nicht pauschalisieren. In der Industrie bevorzugen Unternehmer andere Eigenschaften an den Systemen als der Handel oder Institutionen. Dennoch kristallisieren sich immer mehr Charakteristika heraus, von denen jeder profitiert. Viele gehen konform mit den zahlreichen beschriebenen Vorteilen.

Die zehn wichtigsten Eigenschaften im Überblick:

1. Anpassbare Archivierungs- und Suchmöglichkeit
2. Unkompliziertes Dateisharing, komfortable Such-/Filterfunktion, leichte Abwicklung bei der Archivierung
3. Automatisiertes Arbeiten (möglicherweise mit Unterstützung von KI)
4. Visualisierungen ermöglichen: häufig relevant im Falle von Produktionsdaten, Berichten, Anleitungen, Zeichnungen, aber auch im alltäglichen Schriftwechsel
5. Anbindung und Integration zu wesentlichen Bereichen der unternehmenseigenen Infrastruktur (Schaffung ganzheitlicher digitaler Datenbanken – Kompatibilität mit CRM, ERP, CAD-Programmen und vielen weiteren IT-Systemen)
6. Leichte Bedienbarkeit
7. Hohe Datensicherheit DSGVO-konform
8. Kompatibilität mit vielen Betriebssystemen (Windows, MAC, Linux, Android, iOS etc.)
9. Zeitsparendes Arbeiten
10. Hohe Zuverlässigkeit (keine Abstürze, Dateien immer griffbereit)

Fazit

Es wäre fatal, im fortgeschrittenen Zeitalter der Digitalisierung und KI (Künstlicher Intelligenz) Papierberge, Informationen und wichtiges Wissen in physischen Aktenordnern, Aktenschränken oder gar als herumfliegende einzelne Dokumente ihrem Untergang zu widmen. Die vielen Dokumentenmanagementsysteme bieten komfortable Lösungen für jede Branche, jedes Unternehmen, jeden Unternehmensbereich und sogar für Einzelpersonen an, um ihre Unterlagen sinnvoll über ein modernes System zu verwalten. Darüber hinaus ist das digitale Verwalten von Dokumenten in Teilen gesetzlich vorgeschrieben.

Haben früher viele Firmen noch gezögert, ein modernes DMS einzusetzen, ist das Interesse heute groß. Bedenken, möglicherweise Fehler bei der digitalen Bearbeitung zu machen, sind eher unbegründet. Was einmal gespeichert ist, geht nicht mehr verloren.

Auch das Argument des Kostenfaktors lässt sich ganz einfach entkräften. Eine Vielzahl von Dokumentenverwaltungsprogrammen ist sogar kostenlos erhältlich, was speziell im Open-Source-Bereich der Fall ist. Bei weiteren Dokumentenmanagementsystemen bestimmen Speicherplatz, Anzahl der Nutzer und benötigte Funktionen den Preis.

Wer sich für ein Dokumentenmanagementtool entscheidet, trifft eine gute Wahl. Die Vorteile, wie intuitive Handhabung, gute Sortiermöglichkeiten und Effizienzsteigerung stellen die relativ moderaten Kosten für derartige Systeme in den Hintergrund. Betriebsausgaben verringern sich insgesamt deutlich.

Ist ein Dokumentenmanagementsystem erst einmal eingerichtet, eröffnen sich grenzenlose Verbesserungsmöglichkeiten. Viele davon werden erst mit der Nutzung sichtbar.

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