KBMpro

In meiner fast 20-jährigen Agenturlaufbahn habe ich schon einige Agentursoftware-Lösungen hinter mir und dabei folgendes gelernt: Daten müssen schnell und unkompliziert eingegeben werden können und dann entsprechend vernünftig miteinander verknüpft sein. Klingt einfach, ist es aber  nicht.

Am Anfang muss man sich intensiv mit dem Thema Agentursoftware beschäftigen und sich die Frage stellen, was man benötigt und welche Aufgaben man als wesentlich ansieht. Eine Adressverwaltung und damit auch eine Kundenverwaltung verstehen sich von selbst, auch Kalenderfunktionen und Aufgabenmanagement gehören schon bei kleinen Softwarelösungen zum Standard. Interessant wird es bei der Zeiteingabe und deren Verknüpfung mit dem Rechnungswesen. Das war für uns ein wichtiger Punkt.

Als kleinere Agentur haben wir nicht für jeden Kunden einen fest definierten monatlichen Etat und nicht immer lohnt es sich, für 30-Minuten-Aufträge ein umfangreiches Projekt anzulegen. Hier scheitern viele Anbieter, weil sie von einer strengen Planung ausgehen, die dem Alltag vieler Agenturen nicht mehr entspricht. Die Erfassung von Zeiten in maximal 10 Sekunden ist bei KBMpro gewährleistet. Das erleichtert die Motivation der Mitarbeitenden, die Zeiten auch wirklich einzutragen. Wer hat schon Lust, sich durch unzählige Zuordnungen zu klicken?

Die Verknüpfung aller Zeiteinträge mit dem Rechnungswesen ist dann der logische Schritt, der eine Kostenaufstellung sowie Rechnungsstellung just in time möglich macht. Das ist nicht nur eine enorme Erleichterung für das Erstellen von Rechnungen, es hat auch Auswirkungen auf die Liquidität, denn wenn man zeitnah auch kleinere Aufwendungen in Rechnung stellen kann, ist man weniger abhängig vom Zahlungseingang von Großprojekten.

Natürlich gibt es eine Menge an kostengünstigeren Lösungen auf dem Markt, was Teilbereiche angeht. Für Projektmanagement oder Zeiterfassung gibt es teils kostenfreie Anbieter, die auf den ersten Blick praktikabel erscheinen. Am Ende müssen aber alle Daten zusammengeführt werden und das schafft nur eine All-in-One-Software.

Warum ist das Zusammenführen aller Daten so wichtig? Eine Projektplanung macht ja nur dann Sinn, wenn ich diese mit meinen Personal-Ressourcen verknüpfen kann, sonst weiß ich nicht, wer zum Beispiel im Urlaub ist. Eine Zeiterfassung macht nur dann Sinn, wenn dahinter ein klarer Wert in Euro definiert ist, reine Zeiten sagen der Buchhaltung gar nichts. Selbst wenn man Zeiten am Ende des Monats aus einer anderen Software über eine CSV-Datei in das eigene Rechnungswesen importiert, so hat man während des Projekts keine Kostenübersicht oder muss diese parallel dokumentieren, was doppelter Aufwand wäre.

KBMpro bietet eine umfassende Lösung für Werbeagenturen, speziell auch für Webagenturen. Als kleine Agentur (unter 10 Mitarbeitenden) mag man sich zu Beginn fragen, ob alle Features wirklich notwendig sind, aber nach Jahren der Anwendung wird man schnell eines Besseren belehrt. Die Ansprüche wachsen mit der Agentur und die Software wächst mit, oder besser gesagt der Umfang der Nutzung steigt. Wer sich aber erst an KBMpro herantasten möchte, der oder die kann mit der Intro-Version starten, die hat die wesentlichen Funktionen und es gibt sie schon für 9 Euro im Monat.