Wer verwendet Trello?

Trello verwenden Unternehmen jeder Größe, deren Teams sich mit Aufgaben-, und Projekt-Management beschäftigen.

Was ist Trello?

Das Projektmanagement-Tool des australischen Softwareanbieters Atlassian ermöglicht Nutzern flexible Herangehensweisen an das Projektmanagement im Team. Sowohl simple To-do-Listen als auch die Organisationsformen Scrum und Kanban lassen sich mit Trello umsetzen. Das Herzstück dieser Software besteht aus den Boards, die jeweils ein Projekt oder eine Projektphase darstellen. Innerhalb dieser Boards lassen sich Aufgaben in Listenform definieren, deren Teilschritte wiederum in Karteikarten-Form darstellbar sind. Per Drag-and-drop können die Karten zwischen den Listen oder Boards verschoben werden. Die Grundfunktionen sind bereits in der kostenlosen Basisversion im vollen Umfang nutzbar. Dank App übrigens nicht nur auf dem Desktop. Die Upgrades bieten mehr Schnittstellen zu den Plug-ins sowie verbesserte Sicherheit und Kundenservice. Die Schlichtheit der Benutzeroberfläche macht dieses Tool auch für Einsteiger leicht verständlich. Das Angebot an Schnittstellen zur Integration anderer Dienste wie z.B. Dropbox oder Google Mail ist umfangreich. Komplexere Projekte in Trello zu managen funktioniert nur bedingt. Zu leicht verliert der Nutzer den roten Faden und die Gefahr sich zu verzetteln ist riesig. Auch die fehlende Funktion zur Realtime-Kommunikation bemängeln viele Anwender von Trello.

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Trello Bewertungen / Erfahrungen

Diese Trello-Bewertungen werden automatisch aus 14 eingereichten Nutzer-Erfahrungen ermittelt.

Gesamt
4.6/5
Benutzerfreundlichkeit
4.9/5
Support / Kundenbetreuung
4.1/5
Eigenschaften & Funktionalitäten
4.6/5
Preis-Leistungs-Verhältnis
4.6/5
Wahrscheinlichkeit der Weiterempfehlung
5.0/5
Trello jetzt bewerten

Trello Rezensionen

Florian Ibe

Gesamt
Benutzerfreundlichkeit
Kundenservice
Funktionen
Preis-Leistung
Weiterempfehlung

„Einfaches Projektmanagement intern und extern das jeder versteht und bedienen kann. “

Vorteile von Trello

Einfachheit die jeder versteht und super simple Oberfläche. Mittlerweile ähnlich nützliche Funktionen wie Asana und co + Schnittstellen.

Nachteile von Trello

Teilweise kleine minimale Bugs die aber meist innerhalb von 24h wieder behoben sind.

Beste Funktionen von Trello

Spalten und Tickets ganz simpel mit Mitarbeiterverlinkung und Fälligkeiten

Allgemeines Fazit zu Trello

Trello nutzen wir seit vielen Jahren und ist einfach spitze.

Armin Ginschel

Gesamt
Benutzerfreundlichkeit
Kundenservice
Funktionen
Preis-Leistung
Weiterempfehlung

„Einfach, praktisch und vielseitig. “

Vorteile von Trello

Das Tool ist einfach und intuitiv zu bedienen, bietet auch eine hohe Funktionalität.
Vor allem in der Zusammenarbeit im Team finde ich es praktisch.

Nachteile von Trello

In Verbindung mit den Erweiterungen finde ich das Preismodell etwas verwirrend.

Beste Funktionen von Trello

Ich nutze am liebsten Checklisten und Filter.

Allgemeines Fazit zu Trello

Trello ist ein klasse Tool, gerade wenn man sich mit Kanban auseinandersetzt. Mir hilft es, einen guten Überblick über meine Aufgaben zu behalten.

Simon Widmer

Gesamt
Benutzerfreundlichkeit
Kundenservice
Funktionen
Preis-Leistung
Weiterempfehlung

„Projektplanungstool für jede Teamgröße “

Vorteile von Trello

übersichtlich, intuitiv, von Handy und Desktop aus gut bedienbar

Nachteile von Trello

bis jetzt keine gefunden.

Beste Funktionen von Trello

Termine setzen und Tasks delegieren an Teammitglieder 😉

Allgemeines Fazit zu Trello

Das Tool hat meinen Alltag massiv erleichtert und viele Mails unnötig gemacht. In der Kombo mit Slack ein perfektes Tool zur Teamführung.

Sandra D'Agostino

Gesamt
Benutzerfreundlichkeit
Kundenservice
Funktionen
Preis-Leistung
Weiterempfehlung

„Intuitive Bedienung trifft modernes Design. Projektmanagement war noch nie so einfach. “

Vorteile von Trello

Übersichtliche Darstellung von verschiedenen Tasks mit Zuordnung der Verantwortlichkeit. Durch die Labels sehr flexibel. Gute Filtermöglichkeiten.
Kostenloses Tool, schnell eingerichtet und für kleine Teams ideal.

Nachteile von Trello

Nützliche Plugins kosten Geld und der Butler ist limitiert.

Beste Funktionen von Trello

Labeln von Karten und verschieben der Karten nach Scrum

Allgemeines Fazit zu Trello

Tolles Tool zur Planung verschiedener Projekte mit unterschiedlichen Teams.
Ich bin Fan, habe sogar meine Hochzeit damit geplant 😉

Michael Giglhuber

Gesamt
Benutzerfreundlichkeit
Kundenservice
Funktionen
Preis-Leistung
Weiterempfehlung

„Sehr gutes Kollaborations-Tool, das auch Mitarbeiter zur Mitarbeit überzeugen kann, die keine Early Adopter sind “

Vorteile von Trello
  • Alle (m.E. notwendigen) Funktionen vorhanden
  • Recht intuitiv und unkompliziert
  • Aufgabenverteilung klappt gut
  • Einfaches Hinzufügen von bestehenden Nutzern
Nachteile von Trello
  • Würde mir eine Synchro mit Outlook Aufgaben wünschen (Kalender besteht bereits)
  • Mehr Formatierungsmöglichkeiten wären toll
  • Manche Anhänge bleiben beim Aufrufen manchmal “hängen”
Beste Funktionen von Trello

To-Do und Checklisten helfen bei der Zusammenarbeit ungemein

Allgemeines Fazit zu Trello

Bereits die kostenlose Variante müsste für viele schon top sein.

Michael Budde

Gesamt
Benutzerfreundlichkeit
Kundenservice
Funktionen
Preis-Leistung
Weiterempfehlung

„Trello ist das universelle Aufgabenwerkzeug mit Potential für kleine Teams. “

Vorteile von Trello

Trello finde ich ideal für kleine Unternehmen und die Organisation von Aufgaben allein oder im Team. Wer sich einmal mit Kanban beschäftigt und dann mit Trello und anderen Tools im Vergleich arbeitet, versteht was ich meine. Es funktioniert super im Browser oder als App und ist synchron auf allen Geräten. Sehr häufig nutze ich die Weiterleitung von Mails als Aufgaben an ein Kundenboard.

Wenn es Trello nicht schon gäbe, ich würde es erfinden 🙂

Nachteile von Trello

Das Preismodell ist nicht ganz durchsichtig, ebenso die Regelung mit den Power-Ups. Diese erweitern Trello um weitere Funktionen, eines davon ist je Board immer kostenfrei.

Beste Funktionen von Trello

Checklisten für Unteraufgaben sind sehr praktisch und flexibel

Allgemeines Fazit zu Trello

Trello ist ein Mega-Tool für kleine Unternehmen oder Dienstleister wie mich im Kundenbezug. Ich nutze es sowohl für interne als auch Kundenaufgaben. Freigaben lassen sich schnell erstellen, auch ein Team ist schnell gebildet. Es läuft stabil und wirkt trotz der leicht verspielten Optik trotzdem noch als Businesstool.

Laura Dorenburg

  • Marketingmitarbeiterin
  • -
Gesamt
Benutzerfreundlichkeit
Kundenservice
Funktionen
Preis-Leistung
Weiterempfehlung

„Perfekte Aufgabenübersicht und intuitiv verstanden. Was will man mehr? “

Vorteile von Trello

Trello ist schnell eingerichtet, kostenlos und auch auch als App verfügbar. Mit gefällt besonders der Überblick und die schnelle Suche und Filterung.

Nachteile von Trello

Eingebundene Bilder werden schlecht dargestellt

Beste Funktionen von Trello

Filtern nach Zuordnung

Allgemeines Fazit zu Trello

Für kleine Teams eine Tolle Möglichkeit den Überblick zu behalten.

Cindy Ebner

Gesamt
Benutzerfreundlichkeit
Kundenservice
Funktionen
Preis-Leistung
Weiterempfehlung

„Projektmanagement auf visuelle, flexible und spielerische Art. “

Vorteile von Trello

Die strukturierte und benutzerfreundliche Oberfläche macht das Bedienen von Trello super einfach und intuitiv. So lassen sich mit Trello auch komplexe Aufgaben gut darstellen, planen, organisieren und durchführen – und das auch schon in der kostenfreien Basisversion.

Nachteile von Trello

Häufig erreichen mich Mails mit der Info über Kommentare und Markierungen in Trello-Karten erst mit deutlicher Verspätung. Eine Möglichkeit zur teaminternen und -übergreifenden Kommunikation in Echtzeit wäre klasse.

Beste Funktionen von Trello

Die Checklisten-Funktion für kleiner Tasks innerhalb einer Karte und die Möglichkeit, alle erledigten Karten in der Done-Spalte am Ende der Woche mit nur einem Klick zu archivieren 🙂

Allgemeines Fazit zu Trello

Trello macht Spaß und eignet sich ideal zur Organisation und Strukturierung der täglichen Aufgaben.

Chiara Toussaint

Gesamt
Benutzerfreundlichkeit
Kundenservice
Funktionen
Preis-Leistung
Weiterempfehlung

„Gut organisiert ist halb gewonnen! “

Vorteile von Trello

Trello dient einerseits der Selbstorganisation bei komplexen Social Media Betreuungssituationen und andererseits als perfektes, dynamisches Abstimmungstool für Redaktionspläne mit unseren Kunden.

Nachteile von Trello

Kunden (bzw. auch neue Mitarbeiter) müssen vor der Nutzung erst eingearbeitet werden, was für manche Kunden tatsächlich eine Hemmschwelle darstellt.

Beste Funktionen von Trello

Am liebsten nutze ich die Checklisten-Funktion.

Allgemeines Fazit zu Trello

Ich persönlich würde das Tool auf jeden Fall weiterempfehlen, da es mir die Organisation meines Arbeitsalltages als Social Media Managerin erleichtert und einen Mehrwert für die Kunden bietet, die an der Gestaltung ihrer Redaktionspläne mitwirken möchten.

Alex Ganser

  • Full-Stack Developer
  • Edeka Minden Hannover
Gesamt
Benutzerfreundlichkeit
Kundenservice
Funktionen
Preis-Leistung
Weiterempfehlung

„Trello ist ein webbasiertes Tool, dass schlank und bedienerfreundlich ist. “

Vorteile von Trello
  • Das Tool kann bis zu einem gewissen Grad kostenlos genutzt werden. Es ist schnell und einfach zu verstehen und kann in neue Teams nach einer kleinen Schulung schnell eingesetzt werden.
  • Des Weiteren hat man die Möglichkeit nützliche Extension (Erweiterungen) anzubinden, sowie auch eine direkt Integration via API. Es kann mehrere Agile Methoden abbilden (Scrum, Kanban, usw..)
  • Vorlagen können erstellt werden und somit vermeidet man, dass jeder eine andere Sicht im Team hat. Es können individuell an die jeweiligen Teams / Methoden angepasst werden.
Nachteile von Trello
  • Erweiterungen (die Sinnvoll sind) kann man nur wiederum mit Lizenzen dazu kaufen.
  • Bei grösseren Projekten muss man viel Aufwand betreiben (Listen, Label, usw) damit man den Überblick nicht verliert. Das ganze muss öfters Priorisiert werden und Jour Fix muss öfters stattfinden.
  • Dokumente könne nur verlinkt werden, wenn sich der Pfad oder Name der Datei / Link ändert, kann man den nicht mehr erreichen.
  • Gäste kann man nur einladen wenn die sich registriert haben.
Beste Funktionen von Trello

Meistens nutze ich die Auflistung und Labeln in einer Karte. Es wird eine Vorlage erstellt und die wiederum immer benutzt wird. Ein hilfreiches Tool für die Zeiten ist hier Everhour, was in den Browser als Extension (Erweiterung) installiert werden kann um an Projekten direkt die Zeit zu messen.

Allgemeines Fazit zu Trello

Trello ist ein webbasiertes Tool, was auch für den Privaten zweck genutzt werden kann. Es ist vielfältig und kann in vielen Branchen zum Einsatz kommen. Durch sein schlankes Design und einfaches bedienen kann jeder es in kürzester Zeit bedienen.

Georg Mayer

Gesamt
Benutzerfreundlichkeit
Kundenservice
Funktionen
Preis-Leistung
Weiterempfehlung

„Kanban Bords sind die besseren To-Do-Listen. “

Vorteile von Trello

Sehr intuitiv. So machen Kanban-Boards echt Spaß.

Nachteile von Trello

Mehr Formatierungsmöglichkeiten auf den Karten wären hilfreich

Beste Funktionen von Trello

Checklisten auf den Karten um Überblick zu behalten.

Allgemeines Fazit zu Trello

Leistungsstark, auch in der kostenlosen Variante.

Michael Zeindl

Gesamt
Benutzerfreundlichkeit
Kundenservice
Funktionen
Preis-Leistung
Weiterempfehlung

„Trello bietet ein hervorragendes Stress-/Nutzen-Verhältnis! “

Vorteile von Trello

Das Tool lässt sich gut und schnell bedienen wie erlernen, ist unkompliziert und die Darstellung zeigt sich äußerst übersichtlich.

Nachteile von Trello

Trello deckt nicht alle Anforderungen “intern” ab, z.B. die “Live-Kommunikation”.

Beste Funktionen von Trello

Aufgabenverteilung unter mehreren Teammitgliedern durch die Listen und Karten.

Allgemeines Fazit zu Trello

Sehr empfehlenswert!

Gerald Rusche

  • Online- & Videomarketing-Manager
  • GERUWEB
Gesamt
Benutzerfreundlichkeit
Kundenservice
Funktionen
Preis-Leistung
Weiterempfehlung

„Trello hilft mir vom Skript für einen Film bis zur Teamarbeit der Produktion, alles an einem Platz zu verwalten und kommunizieren. “

Vorteile von Trello

Gerade bei der Videoproduktion sind Abstimmungen mit vielen Beteiligten keine Seltenheit. Trello ermöglicht das ohne große Emailsenderei.

Nachteile von Trello

Bisher muss man ja explizit mit einem @ alle Mitgleider die erfahren sollen, ob etwas verändert, gelöscht der hinzugefügt wurde, benachrichtgen lassen. Es müsste beim Einloggen eine Nachricht/Übersicht geben, an welcher Stelle ein Teammitglied etwas verändert, gelöscht oder hinzugefügt hat. Das wäre für alle die aktiv an entwas arbeiten viel effizienter.

Beste Funktionen von Trello

Eine Liste für ein Projekt wie z.B. einen YouTube Kanal, einen Film oder ein SEO Projekt . Dann todo Karten in denen Termine gesetzt und Checkboxen angelegt werden können. Bei jedem neuen Film oder Videoprojekt für Video-Oldenburg.de lege ich dies zuerst als Trello Liste an und lade Kunden ein. Auch wenn die Teilnahme unterschiedlich angenommen wird, hilft mir das, für viele einzelnen Projekte die Übersicht zu behalten.

Allgemeines Fazit zu Trello

Für mich läufts. Wenn das von Kunden noch stärker verstanden und akzeptiert wird, werde ich das vermutlich noch häufiger nutzen. Das es gerade verkauft wurde, macht mich allerdings skeptisch. Denn alle großartigen Software Entwicklungen die ich als Startups großartig fand. Wurden nach em Verkauf, entweder (für mich) völlig nutzlos zu Tode optimiert oder extrem teuer. Beispiel Wunderlist, das auch mal ganz toll angefangen hat, bis es von Microsoft gekauft wurde. Beides wünsche ich mit für Trello nicht.

Alexandra Tapprich

  • Diplom-Betriebswirtin/Marketing
  • #OpenToWork
Gesamt
Benutzerfreundlichkeit
Kundenservice
Funktionen
Preis-Leistung
Weiterempfehlung

„Trello – ein genial einfaches, benutzerfreundliches und übersichtliches Kollaborations-/Organisations-Tool, mit dem Aufgaben/Projekte für alle Beteiligten effizient verwaltet werden können. “

Vorteile von Trello

– Tolles webbasiertes Kollaborations-/Organisations-Tool
– Einfach zu verstehen, zu bedienen, erlernbar, kaum Tutorials notwendig
– Sehr übersichtliche, einfache, cleane Handhabung und Bedien-Oberfläche durch Tafeln, Listen, Karten (ähnlich Kanban)
– Einfach strukturierte Projekte, Aufgaben gut darstellbar
– Kostenlose APPs für Android und iOS, dadurch Bearbeitung des Trello-Boards von unterwegs möglich
– Preis-/Leistung Top, kostenlose Basisversion und einfaches Tarifmodell

Nachteile von Trello

– Begrenzte Funktionen, Aufrüsten des Tools nur durch sog. Power-Ups (externe APPs) möglich
– Bei komplexeren, größeren Projekten, Aufgaben kann man schon mal die Übersicht über die Tafeln, Listen und Karten verlieren, hierfür ist Trello nur bedingt geeignet
– Nicht unbedingt ein klassisches Projektmanagement-Tool
– Speicherung der Daten auf Severn (Achtung: prüfen, ob DSGVO-konform!)

Beste Funktionen von Trello

Kommt immer auf das Projekt, die Aufgabe an und vor allem, welchen Tarif man hat. Aber in der Basisversion (kostenlos) hat man erstaunlich viele Features und Möglichkeiten. Was ich ganz praktisch finde ist, dass die Aufgaben/Karten innerhalb der Listen durch drag und drop verschoben werden können, somit kann man innerhalb der To Do’s jederzeit Änderungen vornehmen. Die Funktion “Beobachten” finde ich überaus nützlich, denn dadurch können wichtige Aufgaben/Karten im Auge behalten werden.

Allgemeines Fazit zu Trello

Trello ist ein einfaches, cleanes, bedienerfreundliches, webbasiertes Tool, das einem Team ermöglicht, den Fortschritt der Aufgaben/Projekte in einer sehr übersichtlichen Form darzustellen. Trello bietet mit seiner reduzierten, überschaubaren Benutzeroberfläche die Möglichkeit sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Bereits in der kostenlosen Basisversion gibt es erstaunlich viele Features und Möglichkeiten.

Trello Alternativen

Wrike OMT Magazin

Wrike

4,4/5 (1)
Trello

Trello – Funktionen und Tipps für mehr Produktivität in Deinem Projektmanagement

Trello ist ein vielfältig einsetzbares, webbasiertes Projektmanagement-Tool. Du kannst es beispielsweise als To-Do-Liste, Kanban-Board oder zur Unterstützung von Scrum-Prozessen nutzen. Auf sogenannten Boards lassen sich Karten nach dem Drag & Drop-Prinzip flexibel organisieren.

Trello wurde 2011 von Programmierern der Frog Creek Software erstellt. Seit 2017 gehört das Tool zum Online-Unternehmen Atlassian. Das britisch-australische Unternehmen ist vor allem bekannt für die Aufgabenmanagement-Software Jira. Laut eigenen Angaben hatte Trello im Jahr 2017 rund 25 Millionen Nutzer weltweit. (Quelle: Wikipedia)

Trello – kostenlose Grundfunktionen und Kanban-basiertes Aufgabenmanagement

Das Tool basiert auf dem Freemium-Prinzip, d.h. die Grundfunktionen sind in der Basisversion kostenlos oder teilweise nur eingeschränkt nutzbar. Für erweiterte Funktionen ruft der Anbieter Atlassian verschiedene Abo-Preise auf. Trello kannst Du sowohl im Browser als auch per App (Windows, MacOS, iOS + Android) nutzen.

Kanban-basierte Aufgabenmanagement ist Trellos Kernprodukt. Dieses Prinzip findet sich auch in vielen anderen Diensten mit gleichen oder ähnlichen Funktionen. Konkurrierende Produkte sind unter anderem Asana, Microsoft Planner oder Wrike. Auch Jira nutzt dieses Prinzip, bietet darüber hinaus aber noch viele weitere Features zur Projektplanung und richtet sich daher eher an eine andere Zielgruppe.

So funktioniert Trello: Boards, Listen & Karten

Das Grundprinzip bei Trello: Du arbeitest auf einem sogenannten Board, einem Sammelpunkt für Deine Listen. Erstellst Du ein neues Board, kannst Du entscheiden, ob es komplett leer sein soll oder ob Du eine bereits bestehende Vorlage nutzen möchtest.

Trello Board leer

Vor allem beim ersten Einstieg kann es sinnvoll sein, nicht bei null mit einem Board anfangen zu müssen. Trello bietet Dir zur Unterstützung eine Vielzahl an Vorlagen. Diese sind thematisch sortiert und lassen sich auf Deine Bedürfnisse anpassen. Du findest Vorlagen zu vielen geschäftlichen Vorgängen im Marketing, der Personalverwaltung, im Projektmanagement, im Vertrieb, im Teammanagement usw.

Auch für die private Nutzung hält Trello einige Vorlagen bereit. Angefangen von der Übersicht täglicher Aufgaben im Haushalt über eine Geschenkliste bis hin zur Planung für Deinen Weihnachtabend, bietet das Tool entsprechende Boards.

Trello-Listen organisieren Deine Projekte

Der Start mit einem leeren Board ist aber auch denkbar einfach, die Funktionen alle selbsterklärend, wodurch die Einarbeitungszeit gering ausfällt. Der Vorteil hierbei: Du kannst Dir selbst überlegen, welche und wie viele Listen Du abbilden möchtest. Die Anzahl derselben ist programmtechnisch nicht limitiert.

Da die Listen nebeneinander angeordnet sind, solltest Du aber nicht zu viele erstellen. Ansonsten kann es sehr schnell passieren, dass Dein Board zu unübersichtlich wird. Die Listen bilden die Ordnungsinstanz innerhalb Deines Boards. Hier hast Du die Möglichkeit Karten zu erstellen. Beides – sowohl Listen als auch Karten – kannst Du beliebig benennen.

Ein Beispiel, damit es für Dich verständlicher wird: Du möchtest Trello nutzen, um die To-dos eines Projektes wie einem Website-Relaunch, zu ordnen. Die Karten entsprechen den Aufgaben, die Du und Dein Team bewältigen müssen. Die Listen könnten dabei den Status der Aufgaben darstellen – aktuelle To-dos, erledigte Aufgaben, bei denen Du auf Rückmeldung wartest, etc. Aber auch die Fragen für ein nächstes Meeting oder die Kern-Ressourcen für das Projekt, können eigene Listen sein.

Trello Website Relaunch

 

Die Karten von Trello – hier stecken die Informationen

Das Prinzip der verschiebbaren Karten ist der – von Toyota entwickelten – Kanban-Methode nachempfunden. Es geht dabei stets darum, möglichst agil zusammenarbeiten zu können.
Die Karten sind Deine Informationsspeicher in Trello. Sie lassen sich per Drag & Drop von einer Liste zur anderen verschieben. Du kannst sie nutzen, um Deine aktuellen Aufgaben zu beschreiben oder Du speicherst Ideen oder oder oder… Nutze sie einfach ganz so, wie Du es für Deine Projektplanung benötigst.

Trello bietet Dir die Möglichkeit den Karten eine umfangreiche Beschreibung zu gestalten. Das ist sowohl für Dich als auch für Dein Team sinnvoll. Je genauer Du beschreibst, was gemacht werden soll, desto informierter sind alle Beteiligten.

Informationen rund um die Aufgabe auf der Karte speichern

Daneben können Du und Dein Team in Kommentaren Ergänzungen, Empfehlungen oder Zwischenstände hinterlegen. Bei jeder Karte hast Du außerdem die Möglichkeit, Mitglieder, Checklisten, Anhänge, Labels, eine Frist oder ein Titelbild einzubinden.

Trello Karte

Mitglieder:

Füge Dich oder andere Teammitglieder:innen zur Karte hinzu. So zeigst Du Deinem Team, wer für diese Aufgabe verantwortlich ist. Mitglieder werden automatisch von Trello über Änderungen in der betreffenden Karte informiert.

Checklisten:

Sie unterstützen Dich dabei, die Aufgaben deiner Projekte kleinteiliger zu betrachten. Bei Trello kannst Du auf jeder Karte mehrere Checklisten ergänzen. Das Tool schlägt Dir dabei auch bereits erstellte aus anderen Karten als Vorlage erneut vor.

Anhänge:

Zusätzliche Dateianhänge aller Art lassen sich einfügen. So eignet sich Trello nicht nur zum Aufgabenmanagement sondern auch als Redaktionsplan, bei dem Du Fotos oder Grafiken zu Deinen Social Media-Beiträgen hochlädst.

Labels:

Eine weitere Ordnungsinstanz für Dein Board. Du kannst Karten mit verschiedenfarbigen Labels markieren, um sie beispielsweise verschiedenen Arbeitsschritten zuzuordnen.

Fristen:

Wann muss Deine Aufgabe erledigt sein? Auf dem Deinem Board siehst Du das Fälligkeitsdatum Deiner Karten. Endet die Frist am aktuellen Tag, siehst Du eine gelbe Markierung. Erledigst Du die Aufgabe nicht rechtzeitig, wird sie rot markiert. Dies hilft Dir dabei, den Überblick darüber zu behalten, ob Dein Team im Zeitplan ist.

Titelbild:

Fügt ein Bild zu der entsprechenden Karte. Ein Gimmick, damit Deine Karten ansprechender werden. Ein Bild im Anhang wird übrigens automatisch als Titelbild übernommen.

Trello-Funktionen, die Deine Produktivität erhöhen

Trello bietet mit dem Butler ein nützliches Automatisierungstool, welches noch recht jung ist, aber permanent weiterentwickelt wird. Daneben hast Du die Möglichkeit mit sogenannten Power-Ups die Funktionen des Tools auszuweiten.

Power-Ups – die Funktionserweiterungen für Trello

Trello unterstützt mit den Grundfunktionen Deine tägliche Projektarbeit. Um diese zu ergänzen, nutzt Trello Apps, die Power-Ups heißen. Diese kannst Du zu Deinem Board hinzufügen. Hier bietet das Kollaborationstool eine große Anzahl an Erweiterungsmöglichkeiten, die teilweise kostenfrei sind und teilweise bezahlt werden müssen.

Power-Ups haben verschiedene Funktionen. Mit einigen integrierst Du andere Dienste in Deine Karten. Auf die Weise bindest Du beispielsweise Cloud-Dienste wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive in Dein Board ein, um die entsprechenden Dateien in Trello nutzen zu können.

Außerdem kannst du so auch Tools wie Slack oder Todoist mit Deinem Trello-Board verbinden.

Power-Ups

Trello bietet Dir rund 100 Power-Ups, sortiert nach Themen, an.

Daneben gibt es auch Power-Ups, die die Zusammenarbeit und die Workflows im Team verbessern. Insgesamt sind es rund 100 Anwendungen die Deine Arbeit unterstützen. Ein paar Beispiele zum besseren Verständnis:

  • Kalender
    Der Kalender visualisiert die Fristen Deiner Karten. Im Board wird eine Schaltfläche „Kalender“ integriert, über die Du zu einer Wochen- oder Monatsansicht gelangst. Dort siehst Du auf einem Blick Deine terminierten Karten und was Du wann erledigen musst. Alternativ kannst du Dir so auch Termine für bestimmte Ereignisse visualisieren.
    Ein Beispiel aus der Praxis: Ein größeres Unternehmen möchte, dass sich der Vorstand zu bestimmten Themen äußert. Dazu tragen sie in Trello, verschiedene Veranstaltungen, Gedenktage (wie den Tag der Gleichberechtigung), (religiöse) Feste etc. ein. Dabei versehen sie alle Karten mit einer Frist (= Veranstaltungsdatum) und speichern Infos zu den jeweiligen Terminen. Die Redakteur:innen wählen dann in der Kalenderansicht aus, was an diesem Tag wichtig für die Kommunikation ist.
  • Zeittracker wie Activity Timer oder TimeSpent
    Diese Helfer sind direkt mit Deinen Karten verbunden. Das bedeutet, wenn Du an einer Aufgabe arbeitest, kannst die Zeit tracken, die Du für die Erledigung benötigst. Dies ist sinnvoll, wenn Du Deine Zeit Deinem Kunden nachweisen musst oder wenn Du den Überblick behalten willst, wie viel Zeit Du wofür verwendest.
  • Karte wiederholen
    Wenn sich Aufgaben bei Dir wiederholen, kannst Du mit Hilfe dieses Power-Ups den Zeitpunkt bestimmen, wann diese Karte erneut in Deinen Listen erscheinen soll.

     

    Weitere nützliche kostenfreie Power-Ups findest Du in diesem Video von Simpletivity:

    Vorschläge zur Trello-Automatisierung durch den Butler

    Der Butler analysiert Deine Workflows und bietet Dir Vorschläge zur Automatisierung an, wenn du regelmäßig Trello nutzt. Du kannst aber auch eigene Regeln erstellen. Ziel ist dabei immer, dass Du Deine Produktivität erhöhst.

    Ein von Dir gewählter Trigger löst dabei eine oder mehrere Aktionen aus. Diese können einmalig oder mehrfach mit Hilfe eines Zeitraums oder Datums ausgelöst werden. Mit Hilfe der Regel wird eine Schaltfläche erzeugt, die auf Deinen Karten sichtbar ist. Du kannst die Aktion dann manuell mit dem Button oder automatisiert über den Trigger auslösen lassen.

    Wenn Du beispielsweise die Tasks einer Checkliste abgehakt hast (Trigger), wird die entsprechende Karte automatisch auf eine bestimmte Liste verschoben (Aktion). Oder wenn Du zu einer Karte hinzugefügt wirst (Trigger), erstellt der Butler für Dich eine bestimmte Checkliste. (Aktion).

    Der Butler ist vor allem für bezahlte Pläne verfügbar

    Regeln Butler

    Mit dem Butler kannst Du Dir verschiedene Regeln für Deinen Workflow erstellen.

    In der kostenfreien Basisversion von Trello sind die Funktionen vom Butler sehr stark eingeschränkt. Hier ist es nur möglich, eine einzelne Regel pro Board zu erstellen. Business Class- oder Gold-Benutzer dürfen so viele Regeln festlegen, wie der Speicherplatz es zulässt.

    Daneben hat Trello für den Butler noch Quoten eingefügt. Das bedeutet, dass Aktionen monatlich nur in einer gewissen Häufigkeit ausgeführt werden können.

    Damit möchte Trello verhindern, dass Butler für missbräuchliche Spam-Aktionen oder ähnliches verwendet wird. Die Quoten sind aber relativ hoch, so dass Du sie in Deiner täglichen Arbeit sehr wahrscheinlich gar nicht wahrnehmen wirst.

    Kostenlose Version oder bezahlter Plan für Trello

    Trello gibt es sowohl in einer kostenfreien als auch in einer kostenpflichtigen Version. Die Business-Class kostet pro Nutzer 9,99 Euro bzw. 12,50 Euro im Monat, je nachdem ob Du jährlich oder monatlich bezahlst. Diese Variante richtet sich vor allem an Teams. Für größere Unternehmen bietet Trello zusätzlich einen Enterprise-Plan. Hier basiert der Preis auf der Gesamtnutzerzahl Deines Unternehmens.
    Daneben gibt es für „Einzelkämpfer“ Trello Gold. Für 5 Euro im Monat oder 45 Euro im Jahr erhältst Du hier mehr Funktionen als in der kostenfreien Basisversion.

    Generell ist die Free-Version aber schon recht umfangreich: Du kannst unendlich viele persönliche und je Team maximal zehn Broads erstellen. Dies reicht für den Gebrauch in kleinen Teams häufig schon aus.

    Trello-Pläne

    Neben der kostenfreien Basisversion bietet Trello Pläne für Teams und große Organisationen an.

    Freemium und Begrenzung

    Der größte Nachteil der Basisversion liegt in der Anzahl der installierbaren Power-Ups: Pro Board darfst Du lediglich ein einzelnes nutzen. Trello Gold erlaubt Dir drei Power-Ups und in der Business Class-Version hast Du die Möglichkeit mit beliebig vielen zu arbeiten. Die Limitierung der Anzahl von Team-Boards ist in der Business-Class-Version auch aufgebhoben.

    Wenn Du alleine oder im Team mit Trello startest, dann solltest Du immer zuerst das Tool mit einem kleinen Projekt testen. Dafür eignet sich der kostenfreie Plan auf jeden Fall – vielleicht ist er auch ausreichend für Deine spätere Arbeitsweise.

    Neben dem Test solltest Du auch darüber nachdenken, welche Regeln eure Kommunikation in Zukunft steuern könnten. Denn ein solches Kollaborations-Tool ist erfahrungsgemäß dann am Wirkungsvollsten, wenn alle im Team an einem Strang ziehen. Erst danach solltest Du das gesamte Team oder Unternehmen in die Arbeitsweise einführen.

    5 Tipps zur besseren Nutzung von Trello

    1. Karten aus Vorlagen erstellen: Trello ermöglicht es Dir aus bestehenden Karten Vorlagen zu entwickeln. Bei einer neuen Karte kannst Du diese auswählen und dabei auch entscheiden, ob die verschiedenen Checklisten, Label etc. übernommen werden sollen.
    2. Neue Karte schnell erstellen: Wenn Du am Desktop-Rechner den Mauszeiger über eine Karte bewegst und die Taste „N“ drückst, erstellt Trello automatisch eine neue leere Karte unterhalb derselben.
    3. Karte Dir zuweisenEbenfalls am Desktop-Rechner kannst Du Dir mit Hilfe der Leertaste eine Karte zuordnen, wenn Du den Mauszeiger über eine Karte bewegst.
    4. URL per Drag Drop einfügen: Markiere eine URL im Browser und ziehe sie in Dein Trello-Fenster. Automatisch wird dann eine Karte dazu erstellt. Ziehst Du die URL über eine bestehende Karte, wird sie dieser zugeordnet.
    5. Daten aus Excel importierenMarkiere mehrere Zellen einer Spalte und kopiere sie. In Trello fügst Du sie zu einer neuen Karte als Titel hinzu. Das Tool erkennt, dass es sich um eine Liste handelt und fragt Dich, ob Du zu jeder Zeile eine einzelne Karte wünschst. Du musst also nicht Zeile für Zeile einzeln in Karten verwandeln. Das kann eine Menge Zeit sparen.

            Weitere Tipps zur Nutzung von Trello findest Du in diesen Videos:

            Wie Du Trello nutzen kannst – 3 Ideen

            Du kannst mit Hilfe der Power-Ups und vieler Vorlagen so einsetzen, dass es gut zu Deinem Workflows passt. Im Folgenden möchte ich Dir drei Beispiele geben, wie Du  in Deinem Unternehmen nutzen könntest.

            Idee 1: Ein Redaktionsplan für Social Media-Beiträge und Blog-Artikel

            Wenn Du Dich viel mit verschiedenen Arten von Content und deren Verbreitung auseinandersetzt, dann macht ein Redaktionsplan für Deine Arbeit Sinn. Trello bietet Dir dazu optimale Möglichkeiten. Du kannst dabei die Listen auf verschiedene Art nutzen. Eine Variante wäre, sie aufzuteilen in „Ideen“, „Produktion“, „vorbereitet“, „online“ und „verworfen“ usw.

            In der ersten Liste „Ideen“ speicherst Du alle Deine Gedanken. In der Produktions-Liste sind die Posts, die gerade entwickelt werden. Sind sie fertig und können veröffentlicht werden, schiebst Du sie in „vorbereitet“ usw.

            Alternativ benennst Du die Listen beispielsweise nach Wochen oder Monaten und bildest dabei die unterschiedlichen Bearbeitungsschritte durch eine Checkliste ab.

            Redaktionsplan

            Ein Beispiel, wie ein Redaktionsplan aufgebaut sein könnte.

            Vorlagen und der Kalender organisieren Dein Projekt

            Bei einem Redaktionsplan bietet es sich an, Vorlagen für die einzelnen Karten zu entwerfen. So könnte für einen Facebook-Post auch eine Checkliste enthalten sein, die Du abhakst, wenn Text und Visual erstellt sind. Du kannst die entsprechenden verknüpften Dateien natürlich auch dort hochladen, damit Dein Team sie direkt an einem Ort findet.

            Über das Power-Up Kalender steuerst Du, wann welcher Post ausgespielt werden soll. In der Kalender-Ansicht verschiebst Du bei Bedarf einzelne Beiträge beliebig. Die Label helfen Dir dabei zu erkennen, für welche Plattform der jeweilige Post ist. So behältst Du die Übersicht.

            Der Trello-Buttler als zusätzliche Unterstützung

            Auch der Butler unterstützt Dich bei Deinem Redaktionsplan. Beispielsweise könnte er getriggert werden, wenn alle Aufgaben einer Checkliste erfüllt sind und die entsprechende Karte in eine bestimmte Liste verschieben. Auch kann der Butler Karten zu bereits online gestellten Beiträgen nach einer gewissen Zeit archivieren.

            Idee 2: die Arbeit im Team verteilen

            Mit Trello kannst Du auch zwischen verschiedenen Abteilungen Aufträge vermitteln. Beispielsweise möchte ein Unternehmen eine neue Website erstellen. Die Prozesse der Programmierung sind im vollen Gange. Jetzt geht es um die Content-Erstellung.

            In der ersten Spalte sammelst Du alle Unterseiten der Website, die mit Content gefüllt werden müssen. Der/die Projektleiter:in verschiebt die entsprechenden Seiten in die Liste der Redaktion, sobald alle inhaltlichen Anforderungen feststehen.

            Der Redaktionsleiter entscheidet, wer aus dem Team die dazugehörigen Texte schreiben soll und fügt die Person als „Mitglied“ hinzu.  Nach Fertigstellung der Texte wird die Karte dann zur Grafik verschoben. Die wiederrum gibt sie weiter an Lektorat, Übersetzung, CMS-Team usw.

            Automatisierung und Cloud-Speicher für das wirkungsvolle Zusammenarbeiten im Team

            Alle Dateien werden dabei immer auf der Karte verlinkt oder als Dateianhänge eingefügt. So findet Dein CMS-Team alles, um die Website Schritt für Schritt mit Content zu befüllen.

            Auch hier eignet sich der Butler, um automatisch Mitarbeiter:innen der entsprechenden Sparte (Grafik, Übersetzung) als „Mitglieder“ der Karte hinzuzufügen. Ein automatisiert erstelltes Fälligkeitsdatum zeigt den nachfolgenden Bearbeiter:innen, wie viel Zeit sie für ihren Zwischenschritt haben.

            Als Power Up eignen sich beispielsweise Verbindungen zu Deinem Cloudspeicher wie Google Drive, OneDrive oder Dropbox. Auch Slack wäre eine gute Verknüpfung. Hier diskutieren Deine Teammitglieder/innen über Fragen zum Content und können direkt auf einzelne Karten Bezug nehmen.

            Teamaufgaben

            Beispiel-Board für die Aufteilung eines Website-Relaunches.

             

            Idee 3: Onboarding von Mitarbeitern

            Wenn Du neue Mitarbeiter:innen im Unternehmen einführen willst, dann nutzt Du Trello für das Onboarding. Bei dem Board teilst Du die Listen in die Wochen nach Arbeitsbeginn auf.  Entsprechende Aufgaben und Informationen zum Onboarding lassen sich dann als Karten dort verteilen.

            Ein bereits geplantes Board solltest als Vorlage für nachfolgende Onboarding-Prozesse neuer Mitarbeiter:innen verwenden. Dies erspart Dir die Arbeit, es jedes Mal neu zu organisieren. Zusätzlich kannst Du Dir ein Board mit allen Onboarding-Szenarien gestalten und von dort einzelne Karten für neue Mitarbeiter:innen kopieren.

            Damit gehst Du auch auf die individuellen Fähigkeiten neuer Kolleg:innen ein.

            Auch hier lassen sich Butler und Power Ups einsetzen, um weitere Funktionen für das Onboarding Deiner Mitarbeiter:innen freizuschalten.

            Vorlage

            Um die Funktion „Vorlage erstellen“ nutzen zu können, benötigst du ein Business Class- oder Gold-Konto.

             

            Warum Du Trello nutzen solltest

            Trello ist relativ gut zu bedienen. Viele Nutzer mögen das Tool, weil es so einfach aufzusetzen und die Einarbeitungszeit sehr kurz ist. Auch viele Standard-Funktionen sind selbsterklärend bzw. schnell erlernbar. Vorlagen erleichtern den Einstieg und geben dir Inspiration, wie du Trello noch nutzen kannst.

            Du hast viele Gestaltungsmöglichkeiten, um Deine Workflows und Aufgaben in dem Tool zu verwalten. Die Power-Ups und der Butler unterstützen Dich und Dein Team bei der Arbeit und helfen bestimmte Vorgänge zu verbessern.

            Kolleg:innen, aber auch Menschen, die nicht Deinem Unternehmen angehören, lassen sich leicht hinzufügen. Hier brauchst Du lediglich eine E-Mail-Adresse. Bei dem Konkurrenten Planner von Microsoft ist dies beispielsweise aktuell noch nicht so einfach möglich.

            Ein paar Nachteile von Trello

            Trello ist ein Freemium-Produkt. Dementsprechend sind die Basis-Funktionen limitiert. Für viele Arbeitsbereiche mag dies nicht störend sein. Vor allem aber bei größeren Projekten, bei dem mehr Integrationen benötigt werden, kann das Tool schnell an seine Grenzen stoßen.

            Generell eignet sich Trello für ein größeres Projektmanagement mit vielen Teammitglieder:innen oftmals nur bedingt. Das Problem: je mehr Listen und Teilnehmer:innen es gibt, desto unübersichtlicher wird das Tool. Hier fehlt leider die Möglichkeit, nur Teilbereiche einzublenden oder die Aufgaben zu filtern.

            Fehlende Funktionen = versteckte Kosten?

            Es gibt die Möglichkeit mit einem Business Class- oder Enterprise-Plan beliebig viele Power-Ups zu installieren. Hier musst Du aber auch einkalkulieren, dass diese teilweise kostenpflichtig sind. Oft sind dies monatliche Beträge, die pro Nutzer:in berechnet werden.

            Auch eine Auswertung in Form von detaillierten Reports ist in den Trello Basis-Funktionen nicht integriert. Natürlich gibt es hierzu auch passende Power-Ups (wie Blue Cat Reports), allerdings sind auch diese nicht kostenfrei und treiben – vor allem bei größeren Mitarbeiterzahlen – die Kosten in die Höhe.

            Ein weiteres Manko des Tools: Du kannst zwar Deine Texte etc. als Datei hochladen, aber leider nicht bearbeiten. Daher musst Du immer den Umweg des Down- und Reuploads gehen. Hier lohnt es sich verstärkt mit Links zum Cloud-Speicher zu arbeiten, damit alle Deine Dateien immer auf dem neusten Stand sind.

            Apps

            Trello ist als App für Apple-, Windows- oder Android-Geräte verfügbar und kann in jedem modernen Browser aufgerufen werden.

            Trello ist nur per App oder im Browser verfügbar, es gibt keine Version, die Du auf Deinem Server installieren kannst. Daher ist das Programm auch abhängig von einem Internetzugang. Mittlerweile trifft dies aber auf viele Anwendungen zu, so dass du häufig online arbeiten musst.

            Fazit

            Die Liste der Nachteile mag hier länger erscheinen, als die der Vorteile. Dennoch überwiegen die letzteren, da Trello – wie im Artikel gezeigt – viele Möglichkeiten hat, um Deine Projekte zu organisieren.

            Trello ist ein sehr mächtiges Kollaborations-Tool, wenn Du vorab planst, wie Du es für Dein Projektmanagement nutzen möchtest. Es lässt sich einfach bedienen und auch Laien lernen schnell damit umzugehen. Durch die Basis-Funktionen ist es etwas limitiert, lässt sich aber mit vielen (kostenfreien) Power-Ups deutlich verbessern.

            Vor allem für flexible Teams kann dieses Tool einen Blick wert sein. Bevor es aber im gesamten Unternehmen eingeführt wird, sollte es in Ruhe getestet werden, um zu sehen, ob es wirklich allen Anforderungen genügt. Hier solltest Du auch die Konkurrenz untersuchen und für Dich entscheiden, was am besten passt.

            Timo Pauli

            Ich helfe Unternehmen dabei, besser digital zusammenzuarbeiten. Dazu erarbeiten wir, welche Tools sie für Kommunikation und Kollaboration verwenden können. Bei der Einführung der Tools berate ich meine Kunden, wie sie alle Mitarbeiter:innen an Bord holen. Daneben bin ich Sparringspartner für mögliche Kommunikationsregeln, die die neue digitale Kultur bestimmen.

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