QuoJob ➡ Erfahrungen, Preise und Bewertungen

Die browserbasierte Agentursoftware QuoJob vereint alle Prozesse sowie Verwaltungs- und Organisationsvorgänge und sorgt dafür, dass Du zu jederzeit von überall auf der Welt den Überblick behältst. Flexibilität wird mit QuoJob großgeschrieben.

Der browserbasierte Zugang sorgt dafür, dass Mitarbeiter aus dem Homeoffice, vom Kundentermin oder aus dem Workspace auf QuoJob zugreifen können. Durch die Zentralisierung Deiner Daten und dem modularen Aufbau der Funktionen unterstützt Dich die Software in sämtlichen Abläufen Deiner Agentur.

Neben den Standardfunktionen wie Zeiterfassung, Kalender, Angebote, Rechnungen und Kontaktverwaltung bietet QuoJob viele modulare Erweiterungen, die Dich in Deinem Agenturalltag unterstützen. Dabei berücksichtigen wir individuelle Bedürfnisse jeder Agentur und finden die perfekte Konfiguration aus Standard- und erweiterten Funktionen.

Mit QuoJob hast Du die Wahl: Egal ob Du QuoJob auf Deinem eigenen Server oder in unserem Rechenzentrum hosten möchtest, QuoJob passt sich Deinen Bedürfnissen an. Dies gilt auch für die Lizenzierung.

Du hast die Möglichkeit, die Software in der Cloud zu mieten, zu kaufen oder im Leasing zu erwerben. Die gesamten Funktionalitäten stehen Dir in allen Varianten zur Verfügung.

Bei der Implementierung der Software wirst Du von unseren erfahrenen Consultants begleitet und in der Anwendung von QuoJob professionell geschult. Das Onboarding bildet den Grundstein für das erfolgreiche Arbeiten mit QuoJob. Daher wirst Du bei uns im Prozess zu jederzeit unterstützt.

Das umfangreiche Rechtesystem ermöglicht es Dir, Mitarbeiter individuell in die Software einzubinden. Durch unterschiedliche Userlizenzen kannst Du festlegen, worauf Mitarbeiter zugreifen können.

Freelancer haben dadurch die Freiheit, sich in Dein System einzuloggen und Stunden auf den für Dich freigegebenen Jobs und Aufgaben Zeiten zu buchen. Der Zugang für Freelancer sorgt dafür, dass Leistungsnachweise, Excellisten oder langwierige E-Mail-Korrespondenzen überflüssig werden.

Nach der Implementierung steht Dir unser Premiumsupport zur Verfügung. Telefonisch oder per Mail kannst Du die Kollegen vom Support kontaktieren und Dir bei technischen Anliegen helfen lassen. Du kannst aber auch einfach direkt aus der Software den Support kontaktieren, in dem Du den extra dafür vorgesehenen Button nutzt.

Dazu brauchst Du kein Support Paket oder Credits zu kaufen. Bei der Cloud Variante ist der Support ebenso inklusive, wie er bei der Kauf Lösung in der Software-Wartung mit abgeglichen ist. Updates und Sprünge auf neuere Versionen sind ebenfalls in der jährlichen Softwarefee mit abgegolten und können automatisch in Deiner QuoJob Installation eingespielt werden.

Wir legen großen Wert darauf, dass Du QuoJob nicht nur erwirbst, sondern auch effizient und professionell bedienen kannst. Dass im Agenturalltag Fragen rund um die Software auftauchen, soll die Mitarbeiter nicht davon abhalten effektiv mit der Software zu arbeiten.

Das Modul Projektmanagement Professional ist eine neue, agile Art, Deine Projekte und Aufgaben innerhalb QuoJobs abzubilden. Konfiguriere Dein Dashboard, organisiere Deine Aufgaben und Kapazitäten in der flexiblen Kanban-Ansicht. Filtere  Ergebnisse nach User, Projekt, Datum Priorität oder anderen Kriterien und passe so Deine Ergebnisse individuell an.

Die Übersicht kannst Du durch die beschriebenen Filterfunktionen so anpassen, dass Du Deine gewünschte Ansicht erhältst. Stelle ein, ob Du nach Kunde, Unit oder einem ganzen Team selektieren möchtest. Du bestimmst, welche Jobs und dazugehörige Aufgaben auf Deiner Ansicht zu sehen sind.

Lasse Dir zum Beispiel Deine offenen Aufgaben, Konflikte, Abwesende Mitarbeiter oder deren Kapazität anzeigen, passend zu Deinem vorab ausgewählten Filter. Behalte so auch als Projektmanager den Überblick über die Aufgaben Deiner Kollegen und deren Deadline. Alles kompakt auf Deiner Startseite des Projektmanagement Professionals.

Im Dashboard hast Du die Möglichkeit, Dir viele Informationen auf einen Blick anzeigen lassen zu können. Entscheide dabei selbst, welche einzelnen Widgets Du Dir anzeigen lässt und welche nicht. Innerhalb der Widgets siehst Du das Wichtigste zu den gefilterten Aufgaben auf einen Blick: Titel der Aufgabe, Leistungsart, Jobnummer, Status, Startdatum und Deadline, gebuchte Stunden und das Bild der Verantwortlichen dieser Aufgabe. Außerdem siehst Du, ob sich Unteraufgaben an dieser Aufgabe befinden und ob diese bereits erledigt sind.

Die Aufgabenanlage kann nicht nur aus dem Job oder dem Angebot heraus erfolgen, sondern auch direkt aus allen Ansichten des Projektmanagements. Überall wo Du das Plus Icon mit „neue Aufgabe“ siehst, kannst Du Aufgaben für Dich, ein Team oder einzelne Mitarbeiter erstellen. Dies geht in der Quick Anlage oder auch mit Dateien, Terminbezug, Abhängigkeiten, Unteraufgaben und vielen weiteren Detailfunktionen. Du entscheidest dabei individuell, wie ausführlich die Aufgabe angelegt werden sollen.

Die Stundenbuchung kannst Du ebenfalls direkt im Projektmanagement vornehmen. Dazu brauchst Du nur auf Deine Aufgabe zu klicken und das Stundenbuchungsfenster öffnet sich. Es werden automatisch das Datum und die Leistungsart der Aufgabe gezogen, sodass Du nur noch die Anzahl der Stunden oder den Zeitraum der geleisteten Arbeit angeben musst. Wenn Du magst kannst Du noch einen Buchungstext hinzufügen und schon ist Deine geleistete Zeit verbucht.

Im Projektplan siehst Du die Aufgaben Deines Projekts oder Jobs je nach Selektion als Gant-Diagramm. Auch hier ist eine Filterung der Aufgaben nach verschiedenen Kriterien möglich. Filtern kannst Du beispielsweise User oder ganze Teams, Kunden, Units, Jobs und Datum. Wenn Du Deine Ansicht entsprechend Deiner Wünsche gefiltert hast, hast Du innerhalb des Projekts die Möglichkeit, Aufgaben schnell und einfach per Drag & Drop zu verschieben.

Nicht nur Aufgaben: auch Aufgaben inklusive Unteraufgaben oder das ganze Projekt können über eines der im Projektplan befindlichen Icons verschoben werden. Der Projektplan dient dabei nicht nur zur internen Übersicht, sondern kann als PDF ausgegeben und an den Kunden versandt werden, sodass dieser vorab ein Überblick über die einzelnen Schritte im Projekt erhält. Die Ansicht des Projektplans kann in 6 Stufen von 1 Tag bis hin zu einem Jahr angepasst werden.

Gestalte Dein eigenes Kanban Board über verschiedene Status. Die Bezeichnung der Status steht Dir dabei offen – hinterlege die Wordings, die Deinen Workflow am besten widerspiegeln. Wechsel den Status durch schnelles Verschieben der Aufgabe per Drag & Drop direkt im Board. Eine neue Aufgabe im entsprechenden Status kannst Du in wenigen Augenblicken per Klick auf das Plus hinzufügen. Auch in dieser Ansicht ist die Anzeige der Aufgaben per Filter anpassbar.

Anders als bei gängigen Kanban-Tools kannst Du in QuoJob Stunden direkt auf die Aufgabe buchen. Ein weiterer Vorteil dabei ist, dass Dir bei der Abrechnung im Projekt diese Stunden vorgeschlagen werden. Dadurch vergisst Du keine erbrachten Leistungen bei der Abrechnung und siehst im anschließenden Controlling, welcher Profit im jeweiligen Job erreicht wurde.

Nicht nur seit dem BAG-Urteil vom 13.09.2022 spielt die Zeiterfassung in QuoJob eine große Rolle. Die systematische Zeiterfassung war immer ein fester Bestandteil von QuoJob und gehört bis heute zu den Standardfunktionen in der Software. Neben dem Buchen auf Jobs, Aufgaben, Terminen und ToDos sind die reine Arbeitszeiterfassung und die Stoppuhr die meistgenutzten Funktionen in QuoJob.

Daher haben wir Dir den Zugang zu diesen Funktionen so einfach wie möglich gemacht: über die Flags am unteren rechten Bildschirmrand kannst Du jederzeit Deine Zeit erfassen oder die Stoppuhr starten, um sekundengenau Zeiten zu tracken.

Um Dir einen Überblick über Deine erfassten Zeiten zu verschaffen, steht Dir das Modul MyTime zur Verfügung. In dieser Übersicht kannst Du Deine gebuchten Stunden auf Projekte, Jobs, Aufgaben und intern einsehen. Neue Stundenbuchungen sind hier ebenfalls möglich.

Dafür gibt es in MyTime mehrere Möglichkeiten. Nutze dazu für aktuelle Aufgaben oder zugeordneten Jobs die manuelle Stundenbuchung oder starte die Stoppuhr über den orangenen Play-Button in der unteren Übersicht, die Du über das Drop-Down-Menü wechseln kannst, und beginne mit Deiner Arbeit.

Möchtest Du eine neue Stundenbuchung über die verschiedenen Wege in QuoJob hinzufügen, öffnet sich ein kleines PopUp-Fenster, über das Du alle Informationen wie etwa Anzahl der Stunden, ein Projekt oder eine Beschreibung, eintragen und speichern kannst.

Eine weitere Möglichkeit, die unser Lizenzsystem bietet, ist der Zugang zur Zeiterfassung für User, die lediglich Stunden erfassen müssen oder Freelancer, die ohne Umwege Stunden im System erfassen sollen und dadurch die Projektverantwortlichen entlasten. Die User haben durch diese Lizenz Zugriff auf die Module MyTime und Extras. Diese gibt es bereits für 4,00 € pro Monat in der Cloudvariante.

Die buchhalterischen Abläufe in Deiner Agentur gehören zu den wichtigsten Vorgängen. Deswegen bietet QuoJob eine Vielzahl von Modulen, um Dir diese Arbeit zu erleichtern. Vorbei sind die Zeiten des Pendelordners. Nutze dazu das Modul FiBu-Export und übergib Deine buchhalterischen Dokumente per CSV-Export direkt an Deinen Steuerberater oder einem eigenen Tool zur Steuererfassung wie DATEV, Diamant, Lexware und weitere.

Genau so einfach kannst Du Deine Eingangsrechnungen begleichen. Per E-Banking-Modul werden diese in einer XML-Datei verpackt. Diese Datei kannst Du dann in Deinem Onlinebanking einlesen und die Überweisung freigeben. Die damit bezahlten Eingangsrechnungen werden in QuoJob als „Bezahlt“ markiert, es sind keine weiteren Schritte notwendig. Das leidige Thema der offenen Posten kannst Du ebenfalls mit ein paar Klicks durchführen. Erstelle eine „Offene Posten“-Listen und generiere einen Mahnlauf für mehrere Kunden und Rechnungen aus dem System.

Solltest Du trotz der Vielzahl unserer Module in die Situation kommen, dass Du weitere Funktionen benötigst oder Du Informationen zwischen einem vorhandenen System und QuoJob austauschen möchtest, bieten wir Dir eine REST API an. Über diese Schnittstelle kannst Du jedes Tool anbinden. QuoJob bietet Dir dazu eine Dokumentation innerhalb der Software an, in der Du Endpunkte finden und Dich mit wenigen Klicks den dazu passenden Code ausgeben lassen kannst.

Außerdem bietet die API ein Fehlerprotokoll an, das Dir nicht nur Daten auswirft, sondern auch grafisch darstellt. Dabei unterscheidet die Schnittstelle zwischen allen und langsamen Requests sowie Errors. Dies ermöglicht Dir eine genaue Analyse der Schnittstelle zwischen Deinem Tool und QuoJob.