Stackfield

von Stackfield GmbH

Wer verwendet Stackfield?

Stackfield richtet sich an alle Teams und Unternehmen, die eine sichere und effiziente Lösung für Projektmanagement, Zusammenarbeit und Kommunikation benötigen. Die Software lässt sich frei skalieren und hinsichtlich seines Funktionsspektrums individuell an den eigenen Bedarf anpassen, weshalb sich die Plattform für alle Unternehmensgrößen und Branchen eignet.

Die Plattform ist so schlank oder umfangreich, wie es die Zusammenarbeit im Team erfordert. Aufgrund der hohen Sicherheitsstandards kommt das Tool auch häufig in Unternehmen mit besonders hohen Ansprüchen an den Datenschutz und sensiblen Interna zum Einsatz, etwa in Kanzleien, Produktteams, Betriebsräten oder im Finanzwesen.

Was ist Stackfield?

Bei Stackfield handelt es sich um eine cloudbasierte Projektmanagement- und Kollaborationslösung für Unternehmen aus Deutschland. Die Plattform eint alle Tools, die täglich zur Zusammenarbeit benötigt werden und verknüpft sie sinnvoll miteinander. Anders als andere Anbieter integriert Stackfield auch die Kommunikation als feste Komponente und stellt somit sicher, dass der Austausch im Team immer themenbezogen, d.h. mit direktem Bezug zu anderen Elementen (z.B. Aufgaben), stattfindet. Der Funktionsumfang umfasst unter anderem: Aufgaben- und Projektmanagement inkl. aller gängigen Projektansichten (Listen, Kanban, Gantt) und Tracking, Dateiverwaltung, Wiki-Seiten, Zeiterfassung, Audio- und Videokonferenzen mit Screen-Sharing-Option, Terminplanung wie auch themenspezifische Team Chats und Direktnachrichten (Privat- und Gruppenchats).

Anbietersitz und Serverstandort befinden sich in Deutschland, was DSGVO-Konformität zusichert. Die Sicherheitsstandards der Software gehen jedoch weit über die gesetzlichen Anforderungen hinaus, weshalb Stackfield auch häufig in sensiblen Branchen eingesetzt wird. Die clientseitige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sorgt dafür, dass selbst der Anbieter die Daten seiner Nutzer nicht einsehen kann. Ein detailliertes Rechtemanagement und erweiterte Sicherheitseinstellungen ermöglichen eine genaue Anpassung des Tools an die internen Compliance Richtlinien deines Unternehmens. Stackfield ist auch als On-Premise-Variante erhältlich.

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Stackfield Funktionen

Raum-Typen

Die Zusammenarbeit auf Stackfield findet in abgetrennten Räumen statt. Dabei kann es sich um Räume für gewisse Themen, für Projekte oder für Abteilungen und Teams handeln – je nach Bedarf. Mitarbeiter, die in die Arbeit des betreffenden Raumes involviert sind, werden einfach als Raum- Admin, Beitragender oder Leser zu diesem hinzugefügt.

Innerhalb eines jeden Raumes kann das Tool Set bedarfsgerecht zusammengestellt werden. Alle Module (Aufgaben, Kommunikation/Team Chat, Dateien, Seiten, Timelines etc.) können individuell aktiviert oder deaktiviert werden. So bleibt Stackfield für alle Nutzer so schlank wie möglich und so umfangreich wie nötig.

Beim Erstellen von Räumen stehen folgende Raum-Typen zur Auswahl:

  • Geschlossener Raum: Der Basis-Raum, zu dem Mitglieder durch den Administrator hinzugefügt werden müssen. Der Raum beinhaltet alle verfügbaren Module.
  • Globaler Raum: Der Globale Raum entspricht in seinem Aufbau dem Geschlossenen Raum. Mitglieder müssen jedoch nicht hinzugefügt werden, sondern können selbstständig beitreten.
  • Projekt-Raum: Der speziell auf das Projektmanagement zugeschnittene Raum, verfügt über zusätzliche Projektübersichten und Trackingfunktionen.
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Team Chat / Kommunikation

Der raumspezifische Team Chat ist das Herzstück der Software und Nachrichten-Stream und Newsfeed zugleich. Hier tauschen sich Projektteams oder Abteilungen mit direktem Bezug zu den im Raum behandelten Themen aus. Neuigkeiten zu einzelnen Elementen wie Aufgaben landen hier ebenso wie Nachrichten einzelner Nutzer, die sich an das Team richten. Die Kommentarfunktion stellt sicher, dass der Austausch zu einzelnen Elemente immer direkt über das Element abrufbar bleibt.

Diese Vorgehensweise, die Kommunikation sinnvoll in die Zusammenarbeit zu integrieren, ist ein Alleinstellungsmerkmal von Stackfield. Damit löst die Software das Problem, das häufig entsteht, wenn Unternehmen separate Kommunikations- bzw. Chat-Lösungen verwenden: Relevante Informationen aus Gesprächen und wichtige Entscheidungen werden nicht auf verschiedene Tools verteilt und vom eigentlichen Bezugselement separiert, sondern zentral an einem einzigen Ort festgehalten. So bleibt der Austausch, die Zusammenarbeit und jede Aktion und Entscheidung nachvollziehbar.

Key Features:

  • Newsfeed und Message-Stream
  • Direkte Kommentare und Antworten
  • Direkte Erwähnungen und Fragen durch @-Mentions (Nutzer erhalten Benachrichtigungen in der Wochenansicht)
  • Direktes Erstellen und Hinzufügen von Elementen über den Chat (z. B. Aufgaben, Termine, Dateien etc.)
  • Emojis, Stickers, Gifs und Reactions
  • E-Mail-Integration
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Diskussionen

Längere und wichtige Diskussionen mit größerem Gesprächsbedarf lassen sich in den Diskussionsbereich ausgliedern, um den Austausch hierzu inklusive wichtige Entscheidungen übersichtlich, nachvollziehbar und leicht auffindbar zu halten.

Key Features:

  • Direkte Kommentare und Antworten
  • Einfaches Erstellen aus Nachrichten innerhalb des Team-Chats
  • Labels
  • Statusoptionen
  • Direktes Anhängen von Dateien
  • Diskussionsübersicht in Grid-Struktur mit einfachen Filter- und Sortieroptionen
  • E-Mail-Integration
  • Emojis, Stickers, Gifs und Reactions
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Direkte Nachrichten (Privatchat / Gruppenchat)

Nicht alle Nachrichten sind direkt einem Thema zuzuordnen oder für die Augen aller Mitglieder eines Raumes angedacht. In der Sektion „Direkte Nachrichten“, die sich abseits der Räume in der Seitenleiste befindet, haben Nutzer deshalb die Möglichkeit, sich themen- oder teamunabhängig auszutauschen. Dabei können private 1:1- oder Gruppenchats mit einer beliebigen Zusammenstellung mehrerer Mitglieder erstellt werden.

Der Aufbau dieser Chats ist angelehnt an den Team-Chat innerhalb der Räume. Nutzer können innerhalb des chronologischen Verlaufs Nachrichten wie auch Dateien austauschen und direkt kommentieren.

Wie alle Funktionen innerhalb von Stackfield lassen sich auch die Direkten Nachrichten global deaktivieren, z. B. für den Fall, dass unternehmensweit bereits ein anderes Chat-Tool für diesen Zweck im Einsatz ist.

Key Features:

  • Message-Stream
  • Telefoniefunktion
  • Direkte Kommentare und Antworten
  • Direkte Erwähnungen und Fragen durch @-Mentions (Nutzer erhalten Benachrichtigungen in der Wochenansicht)
  • Direkter Dateiaustausch
  • Emojis, Stickers, Gifs und Reactions
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Telefonie (Audio, Video, Screen Sharing)

Um digitale Meetings zu ermöglichen und die ortsunabhängige Zusammenarbeit optimal zu unterstützen, bietet Stackfield auch Funktionen, die das Abhalten von Audio- und Videotelefonaten sowie das Teilen des eigenen Bildschirms ermöglichen.

Nutzer können sich über die Anrufe zu zweit oder in Gruppen mit mehreren Teilnehmern austauschen. Stackfield unterstützt also auch Audio- und Videokonferenzen. Optionen zum Initiieren der Anrufe finden sich einerseits im Bereich der „Direkten Nachrichten“ (direkt innerhalb der Privat- bzw. Gruppenchats) oder über die Termine (mit allen Terminteilnehmern) innerhalb der Räume.

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Aufgaben

Als Projektmanagement-Software verfügt Stackfield auch über diverse weitreichende Möglichkeiten zur Aufgabenplanung. Die flexiblen Aufgabenkarten lassen sich durch benutzerdefinierte Felder frei individualisieren und mit allen relevanten Informationen versehen. Verschiedene Projektansichten visualisieren alle Aufgaben eines Teams je nach Bedarf (Listen, Kanban, Gantt).

Key-Features:

  • Einfache Zuweisung an einen oder mehrere Nutzer
  • Datierung mit Option für wiederkehrende Aufgaben
  • Gliederung in Unteraufgaben
  • Beschreibungstexte
  • Verknüpfte Checklisten für angehängte Bilder
  • Zeiterfassung
  • Labels
  • Benutzerdefinierte Felder: zusätzliche Textfelder und Datierungen, Checkboxen, voreingestellte Dropdown-Listen u.v.m.
  • Direkte Kommentare
  • Gezielter Dateianhang an Aufgaben bzw. Unteraufgaben
  • E-Mail-Integration
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Kanban Board und Listen

Stackfield verfügt über alle gängigen Projektansichten: klassische Listenansichten, übersichtliche Kanban Boards und Gantt Diagramme zur Projektzeitplanung. Über die Listensicht in Grid-Struktur lässt sich einfach der Überblick über den Workload behalten. Die Ansicht lässt sich hinsichtlich der angezeigten Eckdaten (z.B. Zuweisung, Datierung, Label etc.) frei einschränken oder erweitern.

Das Kanban Board bildet dagegen den individuellen Workflow deines Teams ab, um die Bearbeitung der Aufgaben so effizient wie möglich zu gestalten. Dabei lässt sich die Ansicht durch eine freie Zusammensetzung der Statusspalten an die internen Arbeitsabläufe anpassen. Mithilfe einfacher Bearbeitungs-Regeln erstellst du mit wenigen Klicks einen Abnahme-Workflow.

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Gantt Diagramme / Timelines

Ein kompletter Projektplan lässt sich am besten in Stackfields Gantt Chart erstellen und tracken. Hinterlege Abhängigkeiten, um explizit festzulegen, in welcher Reihenfolge Aufgaben bearbeitet werden müssen und setze Meilensteine, um die Projektziele im Auge zu behalten.

Innerhalb des Gantt Diagramms können Aufgaben ganz einfach per Drag & Drop verschoben oder verknüpft bzw. in Abhängigkeit zueinander gebracht werden.

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Kalender

Jeder Raum verfügt außerdem über einen eigenen Kalender, der alle Aufgaben und Termine des Teams tagesgenau abbildet. Wie alle Ansichten, kann der Kalender einfach sortiert und gefiltert werden.

Wird ein Termin erstellt, lässt sich ganz einfach die Verfügbarkeit der Raummitglieder überprüfen, bevor sie hinzugefügt werden. Auch „externe Mitglieder“ lassen sich per E-Mail zu einem Termin einladen.

Mithilfe der @-Erwähnungen wird die Terminabsprache noch einfacher. So lassen sich vordefinierte Teilnehmergruppen direkt ansprechen: @all (Alle eingeladenen Teilnehmer), @pending (Teilnehmer, deren Zusage noch ausstehet), @going (Teilnehmer, die bereits zugesagt haben), @declined (Teilnehmer, welche die Einladung abgelehnt haben).

Über die Termine lassen sich außerdem Audio- und Videokonferenzen mit allen Teilnehmern starten.

Key Features:

  • Einfache Einladung mehrerer Nutzer
  • Einfache Datierung inkl. Option für wiederkehrende Termine
  • E-Mail-Teilnehmer
  • Verfügbarkeitsprüfung
  • Standort
  • Direkte Kommentare und Antworten
  • Direkte Ansprache von Mitgliedern nach Teilnahmestatus durch @-Mention
  • Gezielter Dateianhang an Termine
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Dateien

Für die Kommunikation und Zusammenarbeit in Teams und während des Projektmanagements ist ein übersichtliches Dateimanagement essentiell. In Stackfield lassen sich deshalb an jede Art von Element auch Dateien anhängen und einzeln kommentieren. So bleiben wichtige Dateien immer dort, wo auch der Austausch dazu stattfindet: an der Aufgabe, der Diskussion, dem Termin usw.

Alle Dateien, ob an andere Elemente angehängt oder nicht, erscheinen gesammelt im Datei-Modul, wo sie sich mithilfe von Ordnern, Sortierungen und Filtern übersichtlich verwalten und spielend leicht wiederfinden lassen.

Die Versionierung von Dateien sorgt zudem dafür, dass alle Bearbeitungsschritte nachvollziehbar bleiben und die aktuellste Version zu jeder Zeit schnell griffbereit bleibt.

Key Features:

  • Direkte Kommentare und Antworten
  • Gezielte Anmerkungen für Bilddateien inkl. Auflistung in Aufgaben, an die die Datei angehängt wurde
  • Datei-Vorschau für Office-Dokumente
  • Versionierung
  • Übersichtliche Verwaltung in Ordnern
  • Labels
  • Öffentliche Dateifreigabe via Link (und Passwort)
  • Lokales Bearbeiten
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Seiten (Wiki Pages)

Stackfields funktionale Seiten bieten eine übersichtliche Alternative zu Text-Dokumenten und den idealen Ort für alle wichtigen Informationen, die für Mitglieder bereitgestellt werden sollen.

Erstelle Seiten für Richtlinien, Textvorlagen, Projektpläne oder Marketingkonzepte. In den Seiten bleiben sie zentral aufrufbar, können gemeinsam im Team bearbeitet und durch Labels und Ordner übersichtlich strukturiert werden.

Die Zusammenarbeit an Seiten wird durch Kommentare und gezielten Anmerkungen zu einzelnen Seiteninhalten sowie durch Versionierung der Seiten unterstützt. So sind der Austausch, wie auch alle Bearbeitungsstände später leicht nachzuvollziehen.

Key-Features

  • Direkte Kommentare und Antworten
  • Gezielte Anmerkungen zu Seiteninhalten
  • Labels
  • Übersichtliche Verwaltung in Ordnern
  • Entwurfsmodus
  • Versionierung
  • Statusoptionen für Seiten
  • Einfaches Einfügen von Bildern, Checkboxen, Tabellen etc.
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Projekttracking und Multiprojektmanagement

Individuelle Trackingfunktionen sorgen dafür, dass bei der Durchführung von Projekten alles nach Plan läuft. Dies beinhaltet individuelle Projektübersichten mit Diagrammen, welche die Projektentwicklung veranschaulichen und über Engpässe im Arbeitsfortschritt informieren. Der Projektmanager hat so die Möglichkeit, den Fortschritt fortlaufend zu überwachen und die Planung anzupassen, sofern es nötig ist.

Werden mehrere Projekte simultan durchgeführt, lassen sich diese mit alle wichtigen Eckdaten (z.B. Start- und Enddaten, Fortschritt, aktueller Projektstatus, Priorität …) gesammelt in den Projektportfolios darstellen.

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Berichte

Über die Berichte-Funktion können sich Nutzer schnell einen raumübergreifenden Überblick über alle Inhalte aus Räumen, in denen sie Mitglied sind, verschaffen. So lässt sich beispielsweise mit einem Klick eine Ansicht zu den eigenen offenen Aufgaben oder Terminen aufrufen, unabhängig davon, über welchen Raum sie erstellt wurden. Zusätzlich zu den Inhalten aus den Funktionsmodulen lassen sich auch Berichte über die letzten Aktivitäten der Nutzer favorisierte Einträge oder archivierte Einträge erstellen.

Auch die Projektportfolios, die einfaches Multiprojektmanagement ermöglichen, sind über die Berichte-Funktion aufrufbar. Hier erhält der Nutzer eine Übersicht über alle Projekte inkl. aller wichtigen Eckdaten, an denen er beteiligt ist.

Sicherheit + Clientseitige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Bestmöglichen Schutz für alle sensiblen Inhalte bietet Stackfields clientseitige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Hierbei werden die Inhalte bereits beim Upload im Browser des Nutzers verschlüsselt. Sie werden anschließend in verschlüsseltem Zustand übertragen und ebenfalls verschlüsselt auf den Servern von Stackfield abgelegt. Die einzigartige Verschlüsselungsmethode sorgt schließlich dafür, dass selbst der Plattformbetreiber keine Möglichkeit hat, auf die Daten seiner Nutzer zuzugreifen.

Stackfield setzt einen besonders starken Fokus auf das Thema Datenschutz und –sicherheit und bietet neben der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung noch weitere Sicherheitsmaßnahmen- und einstellungen. Hierzu zählen beispielsweise die Zwei-Faktor-Authentifizierung, erweiterte Passwortvorschriften, ein detailliertes Rechtesystem, Systemredundanz und weitere individuelle Einstellungen zur Umsetzung der eigenen Compliance-Richtlinien.

Meine Woche (benutzerdefinierte Wochenübersicht)

Der Bereich „Meine Woche“ dient als zentrale Übersicht, die Nutzer über alle anstehenden Ereignisse und Aktivitäten, die für sie relevant sind, informiert. Dies beinhaltet eine genaue Aufschlüsselung aller Aufgaben, die dem Nutzer zugewiesen wurden, nach Bearbeitungsstatus sowie eine tagesgenaue Abbildung aller fälligen Aufgaben und Termine.

Die Wochenübersicht hält Nutzer außerdem über alle relevanten Benachrichtigungen auf dem Laufenden. Ein Nutzer erfährt beispielsweise, ob abgelaufene Aufgaben bzw. Unteraufgaben vorliegen, ob sich andere Nutzer mittels @-Erwähnung an ihn/sie gewandt haben oder ob ihm/ihr Abnahmen zugewiesen wurden, die geprüft und freigegeben werden müssen.

Je nachdem, ob diese Option innerhalb der Organisation freigegeben wurde, können Nutzer die Wochenübersicht für sich selbst und für andere Kollegen einsehen.

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