HelloHQ

Neben Standards für die häufigsten Anwendungsfälle bietet das HQ besonders viele Anpassungs- und Konfigurationsmöglichkeiten. Von Projektabläufen bis zu Standardauswertungen kann jeder Prozessschritt konfiguriert werden. Zur vollständigen Systemkonfiguration gehört zum Beispiel die Anpassung von Prozessen, Datenfeldern, Dokumenten uvm. Damit lassen sich gewohnte Abläufe ganz ohne Programmieraufwand abbilden. So kann man das HQ an die Agentur anpassen und nicht anders herum.

Das HQ ist selten das einzige Werkzeug im Agenturprozess. Über die vielen Standard-Integrationen kann es schnell und einfach mit gängigen Tools zu einem nahtlosen Prozess verbunden werden. Beispielsweise ist über die Integration von Microsoft Exchange die Synchronisation von Terminen, Aufgaben und Kontakten möglich. Über die DATEV-Schnittstelle können Daten aus dem HQ direkt an die Buchhaltungssoftware übertragen werden. Das Ticketing lässt sich über die JIRA-Integration in das HQ einbinden. Das HQ bietet neben der Vielzahl vorhandener Schnittstellen zudem beliebige Erweiterungsmöglichkeiten. Über die offene REST-API kann man weitere Systeme individuell anbinden und eigene Entwicklungsideen umsetzen.

Zeiten können im HQ unkompliziert per Stoppuhr erfasst oder als Reportings gebucht werden. Mit der iOS und Android App ist die Zeiterfassung von unterwegs möglich. Durch die exklusive Partnerschaft mit timeBro ist es zudem möglich, Arbeitszeiten automatisch erfassen zu lassen. Das HQ bietet eine übersichtliche Auswertung der erfassten Zeiten sowie eine einfache Abrechnung durch das Hinterlegen von Verrechnungssätzen. Die genaue Zeit- und Kostenerfassung sorgt dafür, dass man den genauen Stand der Projektbudgets stets im Blick hat.

Das HQ ermöglicht es die Organisationsstruktur genau abzubilden – sowohl unternehmensweit, als auch auf Projektebene. Eigens definierte Benutzergruppen stellen sicher, dass jeder Mitarbeiter Zugriff auf die richtigen Informationen hat – vom Marketing-Team über das Projektmanagement bis zum Controller. Über projektspezifische Rollen können die Zugriffsrechte für bestimmte Projekte flexibel angepasst werden. Auch das HQ Dashboard ist individuell anpassbar. So sieht jedes Teammitglied die relevanten Informationen an einem zentralen Ort. Das HQ Rechtemanagement ermöglicht auch das sichere Einbinden von Externen. So können Kunden, Freelancer und Partner direkt in HQ Projekte einbezogen werden.

In der Ressourcenplanung im HQ laufen Projektpläne, Urlaube, Arbeitszeiten, Feiertage und Arbeitsstände an einem Ort zusammen. Mit der grafischen Darstellung der aktuellen Auslastung sind freie Kapazität und Engpässe auf einen Blick erkennbar. In der Benutzerverwaltung können dabei individuelle Verfügbarkeiten und Arbeitszeitmodelle für User hinterlegt werden. Das HQ bietet zudem eine Urlaubsplanung inklusive Anträge und einen integrierten Feiertagskalender.

Im HQ lassen sich Projekte neben dem klassischen Gantt-Chart auch in modernen Kanban-Boards anzeigen. In der Kanban-Ansicht werden Projektaufgaben als Karten angezeigt und nach jeweiligem Aufgabenstatus sortiert. Die Aufgaben lassen sich einfach per Drag-and-Drop verschieben und so einem neuen Status zuweisen. Es gibt die Möglichkeit eigene Board-Spalten zu definieren und so neue Aufgaben-Status anzulegen. Das Kanban-Board gibt es sowohl für einzelne Projekte, als auch für eine projektübergreifende Gesamtansicht aller Aufgaben.

Das HQ verfügt über zahlreiche Controlling-Module. Dabei fließen alle Informationen aus Projekten in übersichtlichen Auswertungen zusammen, z.B. gebuchte Zeiten & Kosten, Stand der Abrechnung, aktueller Deckungsbeitrag uvm. Dies ermöglicht einen vollständigen Überblick über die Projektfinanzen – vom Angebot bis zur Rechnung. Auch die erfassten Projektzeiten, Verrechnungssätze und Fremdkosten können so bequem ausgewertet werden. Zu den Controlling-Möglichkeiten im HQ gehören auch integrierte Pivot-Auswertungen mit übersichtlichen Grafiken und die direkte Anbindung an Dashboarding-Tools, wie z.B. PowerBI.