Wer verwendet helloHQ?
helloHQ ist geeignet für Agenturen, Dienstleister und alle Unternehmen, die ihren Geschäftsprozess digital, ganzheitlich und einfach verwalten wollen.
Was ist helloHQ?
helloHQ ist die modernste Agentursoftware für das Projektgeschäft. Die cloud-basierte Komplettlösung bringt Ordnung und Struktur in den Agenturalltag. helloHQ bildet den gesamten Geschäftsprozess übersichtlich an einem zentralen Ort ab – vom ersten Kundenkontakt bis zur Abrechnung.
Die intuitive Funktionalität und weitreichende Individualisierbarkeit sind zentraler Bestandteil von helloHQ. Zu den wichtigsten Funktionen gehören Zeiterfassung, CRM, Projekt- und Ressourcenplanung, Belegwesen, Kostenerfassung und Finanzkalkulation. Systematische Erweiterungen schaffen eine hohe Benutzerfreundlichkeit über alle Anwendungen hinweg.
helloHQ ist DSGVO-konform und wird auf zertifizierten Servern in Europa gehostet.
https://www.hellohq.io/rechtliches/impressum/
helloHQ Funktionen
Einfache Konfiguration & Anpassbarkeit
Neben Standards für die häufigsten Anwendungsfälle bietet das HQ besonders viele Anpassungs- und Konfigurationsmöglichkeiten. Von Projektabläufen bis zu Standardauswertungen kann jeder Prozessschritt konfiguriert werden. Zur vollständigen Systemkonfiguration gehört zum Beispiel die Anpassung von Prozessen, Datenfeldern, Dokumenten uvm. Damit lassen sich gewohnte Abläufe ganz ohne Programmieraufwand abbilden. So kann man das HQ an die Agentur anpassen und nicht anders herum.
Integrierte Zeiterfassung
Zeiten können im HQ unkompliziert per Stoppuhr erfasst oder als Reportings gebucht werden. Mit der iOS und Android App ist die Zeiterfassung von unterwegs möglich. Durch die exklusive Partnerschaft mit timeBro ist es zudem möglich, Arbeitszeiten automatisch erfassen zu lassen. Das HQ bietet eine übersichtliche Auswertung der erfassten Zeiten sowie eine einfache Abrechnung durch das Hinterlegen von Verrechnungssätzen. Die genaue Zeit- und Kostenerfassung sorgt dafür, dass man den genauen Stand der Projektbudgets stets im Blick hat.
Bequeme Ressourcenplanung
In der Ressourcenplanung im HQ laufen Projektpläne, Urlaube, Arbeitszeiten, Feiertage und Arbeitsstände an einem Ort zusammen. Mit der grafischen Darstellung der aktuellen Auslastung sind freie Kapazität und Engpässe auf einen Blick erkennbar. In der Benutzerverwaltung können dabei individuelle Verfügbarkeiten und Arbeitszeitmodelle für User hinterlegt werden. Das HQ bietet zudem eine Urlaubsplanung inklusive Anträge und einen integrierten Feiertagskalender.
Integration gängiger Agentur-Tools
Das HQ ist selten das einzige Werkzeug im Agenturprozess. Über die vielen Standard-Integrationen kann es schnell und einfach mit gängigen Tools zu einem nahtlosen Prozess verbunden werden. Beispielsweise ist über die Integration von Microsoft Exchange die Synchronisation von Terminen, Aufgaben und Kontakten möglich. Über die DATEV-Schnittstelle können Daten aus dem HQ direkt an die Buchhaltungssoftware übertragen werden. Das Ticketing lässt sich über die JIRA-Integration in das HQ einbinden. Das HQ bietet neben der Vielzahl vorhandener Schnittstellen zudem beliebige Erweiterungsmöglichkeiten. Über die offene REST-API kann man weitere Systeme individuell anbinden und eigene Entwicklungsideen umsetzen.
Umfassendes Projekt-Controlling
Das HQ verfügt über zahlreiche Controlling-Module. Dabei fließen alle Informationen aus Projekten in übersichtlichen Auswertungen zusammen, z.B. gebuchte Zeiten & Kosten, Stand der Abrechnung, aktueller Deckungsbeitrag uvm. Dies ermöglicht einen vollständigen Überblick über die Projektfinanzen – vom Angebot bis zur Rechnung. Auch die erfassten Projektzeiten, Verrechnungssätze und Fremdkosten können so bequem ausgewertet werden. Zu den Controlling-Möglichkeiten im HQ gehören auch integrierte Pivot-Auswertungen mit übersichtlichen Grafiken und die direkte Anbindung an Dashboarding-Tools, wie z.B. PowerBI.
Agile Kanban-Boards
Im HQ lassen sich Projekte neben dem klassischen Gantt-Chart auch in modernen Kanban-Boards anzeigen. In der Kanban-Ansicht werden Projektaufgaben als Karten angezeigt und nach jeweiligem Aufgabenstatus sortiert. Die Aufgaben lassen sich einfach per Drag-and-Drop verschieben und so einem neuen Status zuweisen. Es gibt die Möglichkeit eigene Board-Spalten zu definieren und so neue Aufgaben-Status anzulegen. Das Kanban-Board gibt es sowohl für einzelne Projekte, als auch für eine projektübergreifende Gesamtansicht aller Aufgaben.
Flexibles Rechtemanagement
Das HQ ermöglicht es die Organisationsstruktur genau abzubilden – sowohl unternehmensweit, als auch auf Projektebene. Eigens definierte Benutzergruppen stellen sicher, dass jeder Mitarbeiter Zugriff auf die richtigen Informationen hat – vom Marketing-Team über das Projektmanagement bis zum Controller. Über projektspezifische Rollen können die Zugriffsrechte für bestimmte Projekte flexibel angepasst werden. Auch das HQ Dashboard ist individuell anpassbar. So sieht jedes Teammitglied die relevanten Informationen an einem zentralen Ort. Das HQ Rechtemanagement ermöglicht auch das sichere Einbinden von Externen. So können Kunden, Freelancer und Partner direkt in HQ Projekte einbezogen werden.
helloHQ Bewertungen / Erfahrungen
Diese helloHQ-Bewertungen werden automatisch aus 5 eingereichten Nutzer-Erfahrungen ermittelt.
helloHQ Rezensionen
Robert Busbach
- Geschäftsführender Gesellschafter
- smply.gd GmbH
„Macht das Agenturleben leichter.“
Vorteile von helloHQSehr klar strukturiertes Tool für unsere Agentur, wir haben uns mit dem Wechsel auf HQ stark verbessert und da ist noch Luft nach oben.
Nachteile von helloHQWir hätten uns noch eine integrierte Lösung zur Automatisierung der Eingangsrechnungen gewünscht.
Beste Funktionen von helloHQ- Auswertungsfunktionen
- Rechnungserstellung
Mit HQ hat sich unsere Agentursoftware deutlich professionalisiert und noch Raum für individuelle Lösungen gelassen.
Jacqueline Roscher
- Agenturleitung
- OM Netzwerk
„Es macht unseren Alltag um einiges leichter!“
Vorteile von helloHQMan kann über HelloHQ wirklich den ganzen Agenturprozess abbilden. Für uns waren drei Dinge wirklich entscheidend – das Controlling mit sämtlichen Auswertungsmöglichkeiten, der Kundenkontakt – der somit für alle Mitarbeiter nachvollzogen werden kann und zu guter Letzt der gute Kundenservice – es ist wirklich gefühlt immer jemand da!
Nachteile von helloHQBisher fallen uns noch keine Nachteile auf.
Beste Funktionen von helloHQ- Reporting und Controlling
- Aufgabenzuweisung
- Kundenkontakt
Hier ist “all in one” an der Tagesordnung.
Max Müller
- Geschäftsführer
- MEDIENWERK Agentur
„Mit HQ haben wir unseren digitalen Sekretär gefunden 😉“
Vorteile von helloHQHQ hat uns von Beginn an in der Nutzerführung überzeugt und unsere Prozesse deutlich vereinfacht. Aus drei Insellösungen wurde eine Lösung, die für alle Informationen transparent darstellt.
Die Ressourcenplanung ist bei der Vielzahl unserer Projekte absolut notwendig und vereinfach die Aufgabenverteilung. Die Zeiterfassung macht den Personalabschluss jeden Monat zum Kinderspiel.
In der bisherigen Version waren die Ladezeiten etwas lang, was im neuen HQ 2.0 verbessert wurde. Dem HQ 2.0 merkt man allerdings noch an manchen Stellen an, dass es noch recht frisch ist.
Beste Funktionen von helloHQDie Projektpinnwand ist für uns absolut notwendig und bündelt die internen Infos zu einem Projekt. Mail-Flut für kurze Themen gehört damit der Vergangenheit an.
Die Zeiterfassung und der Personalabschluss haben sich mit HQ auch deutlich vereinfacht.
Für uns absolutes Muss-Kriterium war zudem die Gantt-Projekt-Planung, die wir dem Kunden auch als übersichtliche PDF exportieren können.
Absolut empfehlenswert! HQ macht Prozesse und Abläufe einfach und sieht zudem noch gut aus 😉
Fabio Grieskamp
- Leitung Projektmanagment
- WLH Werbeagentur GmbH & Co. KG
„HQ ist das Backup meines Kopfes.“
Vorteile von helloHQDie Möglichkeit Automatitionen zu erstellen. z.B. Aufgaben wenn der Projektstatus geändert wurde, wenn X% der Stunden verbraucht wurden oder eine Info wenn ein neues Projekt angelegt wurde. u.v.m.
Nachteile von helloHQManchmal etwas zu viele Eingabefenster. Hier würde ich mir vereinfachungen wünschen.
Beste Funktionen von helloHQRechnungen, Angebote, Automatisierte Briefe
Allgemeines Fazit zu helloHQGut. ich glaube nicht, dass wir ein besseres Tool hätten finden können. Auch wenn es immer wieder einzelne Punkte gibt, die man bei anderen Software-Lösungen besser findet.
Heinke Ostermann
- E-Commerce Beraterin
- Ostermann E-Commerce Beratung UG (haftungsbeschränkt)
„“
Vorteile von helloHQZentral alle Sachen in einem Tool.
Nachteile von helloHQMit fehlt noch ein intergriertes Ticketing.
Beste Funktionen von helloHQ- Personal Zeiterfassung & Urlaubsverwaltung
- Projektzeiterfassung
Sehr übersichtlich
Use Case: Controlling ohne Bauchgefühl – so macht Möller Horcher Erfolge mit dem HQ messbar
„Das HQ überzeugte im Pitch durch einfache Antworten auf scheinbar unüberwindbare Probleme, wie etwa eine transparente Rechnungsstellung und ein effizientes Kundenmanagement, und dem starken Willen, gemeinsam an einer Lösung für die Anforderungen der Agentur zu arbeiten.”
Was waren die Ziele für eine Agentursoftware?
Eine Analyse des eigenen Erfolgs anzustellen, war bis zur Einführung der Agentursoftware nur sehr umständlich möglich. Die Agentur hat mit unzähligen Excel-Listen gearbeitet, die neben Umsätzen und Kosten auch das komplette Projektmanagement abgebildet haben.
Um sich nicht mehr auf das Bauchgefühl zu verlassen, sondern neben dem Controlling auch Prozesse, wie etwa die Neukundenakquise sowie das Lead-, Projekt- und Aufgabenmanagement, abzubilden und den Aufwand für Kundenprojekte exakt reporten zu können, suchte die Agentur nach einer Software. Neben klassischen, agenturspezifischen Funktionalitäten sollte sie ein Enterprise-Ressource-Planning (ERP) sowie unterschiedliche Buchhaltungsprozesse und Honorarmodelle abbilden, über eine Historie der Kommunikation mit dem Kunden verfügen, sowie browserbasiert und für Mobilgeräte optimiert sein.
Was macht das HQ besonders gut?
Das HQ überzeugte im Pitch durch einfache Antworten auf scheinbar unüberwindbare Probleme, wie etwa eine transparente Rechnungsstellung und ein effizientes Kundenmanagement, und dem starken Willen, gemeinsam an einer Lösung für die Anforderungen der Agentur zu arbeiten.
Use Case: Agentursoftware in der Praxis – Ballhaus West wächst mit dem HQ
„Als wir uns 2014 auf die Suche nach einer Agentursoftware machten, waren wir noch ein kleines Team.
In dieser Anschaffungssituation musste die Agenturlösung natürlich passen, aber uns war auch wichtig, dass sie sich mit der Agentur weiterentwickeln würde.”
Was waren die Ziele für eine Agentursoftware?
Um das Lead-, Projekt- und Aufgabenmanagement, abzubilden und den Aufwand für Kundenprojekte exakt reporten zu können, suchte die Agentur nach einer Software. Neben klassischen, agenturspezifischen Funktionalitäten sollte sie ein Enterprise-Ressource-Planning (ERP) sowie unterschiedliche Buchhaltungsprozesse und Honorarmodelle abbilden, über eine Historie der Kommunikation mit dem Kunden verfügen, sowie browserbasiert und für Mobilgeräte optimiert sein.
Was macht das HQ besonders gut?
Was wir bestechend fanden, war die Modulariät des Systems. Wir können neue Benutzer genauso einfach zukaufen und wieder abmelden wie wir auch funktionale Module ergänzen können. Als wir mit dem Tool starteten, gab es fünf oder sechs User. Gerade die Kreativen der Agentur nutzen das HQ kontinuierlich, um ihre Aufwände auf Projekte und Projektteilschritte zu reporten. Was wir in Zukunft auch intensivieren wollen, ist die Nutzung von HQ als eine Art schwarzes Brett zum internen Informationsaustausch, etwa in Gestalt einer Liste der Freelancer, mit denen wir bei unseren Projekten schon gute Erfahrungen gemacht haben.