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Slack und kollaboratives Arbeiten

Slack und kollaboratives Arbeiten

Lesezeit: 15 Min |Autor: Kerstin Tome

Die Kommunikation in Unternehmen und Agenturen ist immer wieder ein viel diskutiertes Thema. Neben Telefon, E-Mail und persönlichen Meetings haben sich in den letzten Jahren unternehmensweite Chat-Apps durchgesetzt. Anders als privat genutzte Apps wie WhatsApp oder ICQ werden Teamchat-Apps gezielt für die Kommunikation in großen Gruppen und mit vielen erweiterten Funktionalitäten eingesetzt. Eine der bekanntesten Teamchat-Apps ist Slack.

Was ist Slack?

  • Slack ist eine Teamchat-App, die sich besonders für die Kommunikation in großen Gruppen eignet.
  • In Slack lassen sich beliebig viele „Workspaces“ und Chaträume (Channels) mit unterschiedlichen Teilnehmern einrichten.
  • Mit jedem Teilnehmer eines Workspaces können auch private Nachrichten ausgetauscht werden.
  • Dateien lassen sich in allen Channels hochladen und kommentieren.
  • Alle Nachrichten werden indexiert und sind durchsuchbar.
  • Andere Dienste wie Dropbox, Trello oder auch Twitter lassen sich anbinden.

In vielen Unternehmen ist Slack bereits fester Bestandteil des Kommunikationsrepertoires. In der Regel läuft es dauerhaft im Hintergrund, jeder ist zu nahezu jeder Gelegenheit erreichbar. Während einige Nutzer das Tool nur für kurzfristige Absprachen oder flüchtige Kommunikation nutzen, verstehen andere darunter ein mächtiges Tool zur zielführenden Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens und mit externen Partnern. Auch im Bereich Analysen und Projektmanagement sehen viele Nutzer großes Potenzial. Aber ist das Tool wirklich für kollaborativ arbeitende Teams von Vorteil? Wo liegen mögliche Schwächen in der Nutzung und wie sollte im beruflichen Alltag damit umgegangen werden?

Die einfache Anwendung macht Slack so erfolgreich

Slack wurde insbesondere durch die einfache Bedienung erfolgreich. Das kostenlose Tool kann ohne Installation mit wenigen Klicks genutzt und für ganze Teams eingesetzt werden – völlig unabhängig von möglichen Betriebssystemen oder Gerätetypen. Die Nutzer greifen entweder von beliebigen Geräten aus über den Webbrowser auf einen Slack Workspace zu oder sie verwenden die eigens entwickelte App für Desktop und Mobilgeräte. Die App bietet den Vorteil, dass der Nutzer gleichzeitig in mehreren Workspaces angemeldet sein kann und so alle Nachrichten im Blick hat. Da die Daten synchronisiert werden, ist auch ein fließender Übergang zwischen verschiedenen Geräten kein Thema – gerade für mobil arbeitende Kollegen ein wichtiges Thema. Die individuell anpassbare und einladende Oberfläche mit seinen amüsanten Ladescreen-Botschaften schafft eine freundliche Atmosphäre. Der integrierte Slack Bot schafft zusätzlich einen hohen Individualisierungsgrad und birgt auch das Potenzial für ein privates Notizbuch. Automatische Erinnerungen und Antworten auf wiederkehrende Fragen bieten zusätzliche Hilfestellungen. All das klingt im Alltag sehr verlockend – kein Wunder also, dass Slack zu den meist genutzten Chat-Apps im beruflichen Kontext gehört.

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Je nach Anforderungen kann Slack entweder in der kostenlosen oder in einer der kostenpflichtigen Versionen genutzt werden. Mit der Gratis-Version steht dem Nutzer bereits der volle Funktionsumfang zur Verfügung, der Account ist allerdings an drei Stellen im Handling eingeschränkt. Zum einen werden nur die letzten 10.000 Nachrichten gespeichert und auch nur diese stehen in der Suche zur Verfügung. Zum anderen ist der Speicherplatz für hochgeladene Dateien auf 5 GB limitiert und es können maximal 10 externe Dienste angebunden werden. Wer mehr Schnittstellen oder Speicherplatz benötigt oder auf das gesamte Nachrichtenarchiv zugreifen möchte, kann zwischen der Standard- und Plus-Variante wählen. Alle Preise für kostenpflichtige Versionen werden pro Monat und Nutzer berechnet und liegen zwischen 6,25 Euro (Standard) und 11,75 Euro (Plus). Die Plus-Variante bietet unter anderem die Möglichkeit Nachrichten zu exportieren. Zusätzlich kann seit Kurzem ein Enterprise-Account erworben werden. Dieser bietet unter anderem die unbegrenzte Einrichtung von Workspaces, um zum Beispiel unterschiedliche Umgebungen für einzelne Abteilungen im Unternehmen anzubieten. Die eingerichteten Workspaces sind in diesem Fall miteinander verbunden, sodass eine Workspace-übergreifende Suche und Kommunikation möglich ist.

Erste Schritte

Slack kann auf verschiedene Weise genutzt werden:

  • im Browser über https://slack.com/
  • in der Desktop-App
  • in der mobilen App aus dem jeweiligen App-Store

Einen neuen Workspace einrichten:
Es ist ganz leicht einen neuen Workspace einzurichten. Gehe hierzu auf slack.com/create. Gib dort deine E-Mail-Adresse ein. Nutzt du Slack für die Arbeit, benutze hierfür eine E-Mail-Adresse deines Unternehmens. Dir wird dann ein Bestätigungs-Code zugesandt. Gib diesen Code ein und benenne deinen neuen Workspace möglichst aussagekräftig. Da du den Workspace erstellt hast, bist du Primäre/r Workspace-InhaberIn. Du kannst deine Inhaberschaft später auch auf eine andere Person übertragen.

Einem bestehenden Workspace beitreten:
Hast du eine Einladung zu einem bestehenden Workspace per Mail erhalten, kannst du einfach mit einem Klick auf Beitreten dem Workspace beitreten. Im nächsten Schritt vergibst du einen Benutzernamen und ein Passwort, unter dem du künftig in diesem Workspace geführt wirst. Du kannst für jeden Workspace individuelle Benutzerangaben speichern.

Channels abonnieren:
Standardmäßig hat jeder Nutzer zu Beginn die beiden öffentlichen Channel #random und #general abonniert. Möchtest du weitere Slack-Channels abonnieren, so kannst du in Slack auf den Begriff “Channels” klicken. Slack gibt dir daraufhin alle Channels aus, die dir zur Verfügung stehen. Hier kannst du auch selbst neue Channels anlegen.

Neue Channels anlegen:
Jedes Workspace-Mitglied kann bei Bedarf neue Channels erstellen. Damit der Workspace übersichtlich bleibt, sollte bei der Benennung einer vom Unternehmen festgelegten Nomenklatur gefolgt werden. Gib deinem Channel außerdem einen aussagekräftigen Beschreibungstext, der Inhalt und Zielsetzung konkretisiert. So können andere Kollegen die für sie relevanten Channel schneller identifizieren.

Slack im kollaborativen Team

Insbesondere in der heutigen Zeit, in der die Themen Datenschutz und Informationssicherheit einen besonders hohen Stellenwert einnehmen, müssen alle Beteiligten sehr sensibel mit personenbezogenen und anderen schützenswerten Daten umgehen. Hat man die Datenschutzthematik aber im Hinterkopf und gehen alle Beteiligten sensibel mit Kunden-, Mitarbeiter- und Vertragsdaten um, kann Slack einen großen Mehrwert für kollaborativ arbeitende Teams bieten. Dank der unbegrenzten Workspaces und der offenen oder geschlossenen Channels können nahezu alle Teamkonstellationen im Tool abgebildet werden.

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Grundsätzlich lassen sich im firmeninternen Slack-Workspace unbegrenzt viele Channels anlegen. Die Gruppenkanäle können dann beispielsweise dazu dienen, Kommunikation zu bestimmten Themen oder von bestimmten Gruppen oder Abteilungen strukturiert an einer Stelle zu bündeln. Auch für intern arbeitende Projektteams können eigene Projekt-Channel angelegt werden, in denen das Wissen kondensiert ausgetauscht und bei Fragen direkt die richtigen Ansprechpartner adressiert werden können. Der Zugang zu diesen Kanälen ist dabei offen. Jeder Mitarbeiter kann jeder Zeit jeden Channel betreten und sich am Gespräch beteiligen. Dies unterstützt die teamübergreifende Zusammenarbeit und schafft Transparenz im Unternehmen. Sind in Ausnahmefällen geschlossene Gruppen erforderlich, so lassen sich einzelne Channels auf bestimmte Personen begrenzen.

Was ist kollaboratives Arbeiten?

Kollaboratives Arbeiten wird häufig als Synonym für Teamwork verwendet. Trotz einer engen Verwandtschaft der beiden Begriffe, beschreibt die Kollaboration eine besondere Art der Zusammenarbeit.

In beiden Fällen arbeiten mehrere Personen an einem gemeinsamen Projekt. Beim Teamwork erarbeitet jedoch in der Regel jedes Teammitglied einen abgegrenzten Teilbereich. Alle Teilbereiche werden am Ende zu einem gemeinsamen Endergebnis zusammengeführt. Teamwork zeichnet sich also durch einen hohen Grad an Arbeitsteilung aus.

Bei der kollaborativen Arbeit erfolgt grundsätzlich auch eine Arbeitsteilung, diese richtet sich jedoch nicht an Teilbereichen, sondern an den jeweiligen Fähigkeiten der beteiligten Personen aus. Die gemeinsame Zusammenarbeit steht also stark im Fokus. Die Aufgaben des Gesamtprojektes werden von den Teammitgliedern gemeinsam gelöst, die mit Ihrer Kompetenz zu einem guten Ergebnis beitragen können.

Besonders einfach gestaltet sich kollaboratives Arbeiten im digitalen Umfeld. Hierfür gibt es zahlreiche Software, die das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten durch mehrere Beteiligte ermöglicht. Damit alle Zuarbeiten zu einem großen Ganzen zusammengefügt werden können, ist auch eine konstante Kommunikation und Abstimmung zwischen allen Beteiligten notwendig. Nur mit viel Transparenz in allen Bereichen kann kollaboratives Arbeiten wirklich funktionieren.

Werden externe Mitarbeiter oder Partner – beispielsweise Freelancer oder Partneragenturen – in einzelnen Projekten hinzugezogen, so kann statt des Unternehmens-Workspace auch ein gesonderter Workspace eingerichtet werden. Dies schafft eine strikte Trennung zwischen dem firmeninternen Chat und dem projektspezifischen Austausch mit Externen. Der Wechsel zwischen den einzelnen Workspaces ist für die Mitarbeiter dabei fließend und kaum spürbar.

Auch für den Kontakt mit Kunden kann ein solcher Workspace sinnvoll sein, um mit den verantwortlichen Mitarbeitern in schnellem Austausch stehen zu können. Dies birgt jedoch auch immer die Gefahr, dass Vereinbarungen nicht ausreichend dokumentiert oder übersehen werden. Bei ion2s verzichten wir daher auf den Einsatz von Slack im Kundenkontext und setzten in diesem Bereich bewusst den Austausch über unser Ticketing-System und ergänzend dazu die klassische E-Mail ein. Lediglich auf expliziten Kundenwunsch hin wird Slack im kundeneigenen Workspace eingesetzt.

Mit nur wenigen Schritten können auch andere Programme, mit denen ein Team arbeitet, in Slack integriert werden. So lassen sich beispielsweise Projektmanagement-Tools wie Asana, Jira oder Trello recht einfach anbinden. Die integrierten Tools werden dann direkt aus Slack heraus gesteuert. Notifikationen über Änderungen an Tickets zum Beispiel senden sie in dem Fall direkt in das Chat Tool. So kann Slack als zentrale Schnittstelle in einer vielfältigen Kommunikation dienen und Transparenz hinsichtlich des Fortschritts im Team schaffen. Auch die Anbindung von Mailprogrammen und Social Media-Postfächern stellt keine nennenswerte Hürde dar. Auf diese Weise lässt sich beispielsweise der Endkunden-Support in einem einzigen Kanal abbilden. Dies kann insbesondere für Unternehmen mit zahlreichen Kontaktschnittstellen nach außen einen enormen Vorteil darstellen. Für Marketers könnten insbesondere auch die vielen Möglichkeiten im Bereich Analytics interessant sein. Statt an vielen unterschiedlichen Stellen über wichtige Kennzahlen und Entwicklungen Informationen einholen zu müssen, können die Daten komfortabel an Slack übertragen und dort bequem eingesehen und direkt besprochen werden.

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Die Schattenseiten

Slack hat jedoch auch seine Schwächen. Eine gravierende liegt eindeutig in der fehlenden End-to-End-Verschlüsselung. Gibt es eine solche Verschlüsselung, so liegen die gesendeten Nachrichten nur beim Absender und beim Empfänger in lesbarer Form vor. Auf ihrem Weg über alle Übertragungsstationen hinweg sind die Nachrichten verschlüsselt und können nicht ausgelesen werden. Gerade bei Gruppenchats, die einen großen Vorteil von Slack darstellen, ist diese Form der Verschlüsselung nicht möglich. In der flüchtigen Kommunikation zwischen Teammitgliedern kann dieser Aspekt vermutlich vernachlässigt werden. Wenn aber personenbezogene Daten oder Geschäftsgeheimnisse von Kunden übertragen werden, sollten andere Übermittlungswege gewählt werden.

Darüber hinaus bietet die kostenlose Version nur einen begrenzten Nachrichtenspeicher. Wer also das Upgrade auf eine kostenpflichtige Version nicht in Betracht zieht, kann nur die letzten 10.000 Nachrichten einsehen. Wichtige Absprachen müssen in solchen Fällen in anderen Wissensmanagement-Tools festgehalten werden. Bei ion2s setzen wir ganz bewusst nur die kostenlose Slack-Version ein. In dieser Version werden die ausgetauschten Informationen nicht gespeichert und verschwinden nach einer gewissen Zeit. Slack dient somit lediglich der flüchtigen Kommunikation. Nachhaltige Dokumentation erfolgt in unserem Wiki in Confluence. Diese Regelung erfordert jedoch ein großes Maß an Disziplin von den Mitarbeitern, damit wichtige Absprachen tatsächlich ihren Weg in die Dokumentation finden. Hier ist es wichtig, bereits im Vorfeld klare Regeln und Handlungsabläufe zu definieren, um den Verlust von Informationen zu vermeiden.

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Ein weiterer Aspekt, der häufig erst nach der Einführung in den Fokus rückt, ist die Ablenkung, die von einem solchen Chat Tool ausgeht. Slack suggeriert eine dauerhafte Erreichbarkeit, die im Arbeitsalltag selten gegeben ist. In Phasen, in denen ein hohes Maß an Konzentration erforderlich ist, kann Slack daher als störend empfunden werden. Einen möglichen Ausweg stellt der Status “Nicht stören” dar. Dieser kann entweder zu bestimmten Zeiten automatisch oder nach Bedarf manuell für einen bestimmten Zeitraum aktiviert werden. In dieser Zeit sind alle Benachrichtigungen deaktiviert und der Nutzer wird auch entsprechend markiert. In dringenden Fällen können Kollegen diesen Status über eine Direktnachricht umgehen.

Hier gilt es die Mitarbeiter entsprechend zu schulen, eine solche Überbrückung nur in dringenden Ausnahmefällen zu wählen. Über diese Funktion hinaus können auch die Benachrichtigungen einzelner Channels individuell angepasst werden. So lassen sich arbeitsrelevante Benachrichtigungen ausblenden und der Fokus auf wichtige Nachrichten legen. In jedem Fall ist es wichtig, im Unternehmen ein gemeinsames Verständnis für die Nutzung von Slack zu entwickeln, damit eine einheitliche Erwartungshaltung an diesen Kommunikationsweg besteht.

Hilfreiche Regeln für eine effiziente Agenturkommunikation

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Tipps für die Zusammenarbeit

  • @Channel ist ein großartiges Feature, um einen ganzen Channel zu informieren. Allerdings sollte es nur sehr gezielt eingesetzt werden, um Kollegen nicht aus der Konzentration zu reißen. Es kann aber beispielsweise für wichtige Ankündigungen, die alle betreffen, sinnvoll sein.
  • Slack ist ein Echtzeitkommunikationstool: Reagiere möglichst zeitnah auf Nachrichten, auch wenn du das Thema vielleicht erst später bearbeitest. Das zeigt dem Absender, dass du seine Nachricht erhalten hast.
  • Nutze die Status-Funktion, um zu zeigen, wenn du nicht erreichbar bist oder nicht gestört werden möchtest.
  • Nutze die Favoriten-Funktion, um wichtige Informationen für später zu speichern.
  • Lobe deine Kollegen gerne in öffentlichen Channels, Kritik gehört hingegen in ein privates Gespräch.

Vor der Einführung von Slack sollte ein grobes Konzept der geplanten initialen Channel im Unternehmens-Workspace entstehen. Dafür gilt es die bisherige Kommunikation zu analysieren und die notwendigen Channel zur Abbildung dieser Kommunikation abzuleiten. Für eine Steuerung der Transparenz stehen verschiedenen Channel-Typen zur Verfügung. Zum einen gibt es die öffentlich verfügbaren und allgemein relevanten Channel. Dazu gehören die beiden standardmäßig von Slack eingerichteten Channel “general” und “random”. Der erste ist in der Regel für die allgemeine, arbeitsbezogene Kommunikation mit dem gesamten Team vorgesehen, während der zweite eher für persönliches Geplänkel und nicht-arbeitsrelevante Gespräche, also dem digitalen Kaffeeklatsch, verwendet wird. Weitere individuelle öffentliche Channel können beispielsweise für Weiterbildungsangebote, IT-Hilfe oder themenbezogene Gespräche eingerichtet und genutzt werden.

Grundsätzlich ist es sinnvoll, möglichst viele Channel offen zu halten. Das schafft Transparenz im Unternehmen und hilft Mitarbeitern dabei, einen Blick über den eigenen Tellerrand hinaus zu werfen. Für Themen, die explizit nur für einen bestimmten Personenkreis gedacht sind, lassen sich geschlossene Channels einsetzen. Diese tauchen nicht in der Slack-Suche auf und können nur über eine Einladung betreten werden. Dies ermöglicht einen sensiblen Umgang mit Personen- und Projektdaten. Um bei einer Vielzahl von Channels den Überblick zu behalten, kann es sinnvoll sein, sich vor der Einführung von Slack bereits auf eine einheitliche Nomenklatur zu einigen. Teamzugehörigkeit, Schwerpunkte und Zielsetzungen bieten Möglichkeiten für eine strukturierte Benennung der Channels, die es den Kollegen erleichtert, die für sie relevanten Channel zu identifizieren.

Um Slack sinnvoll einzusetzen, sollte nach der Einführung die interne schriftliche Kommunikation möglichst komplett über das Tool erfolgen. Das gesetzt Ziel sollte sein, interne Mails möglichst komplett zu vermeiden. Lediglich in Fällen, in denen eine Dokumentation zum Beispiel aus Gründen der späteren Nachvollziehbarkeit unbedingt notwendig ist, sollte auf E-Mail zurückgegriffen werden. Darüber hinaus ist es sinnvoll, Dokumente nicht direkt über Slack zu versenden, sondern eine gemeinsame Ablagemöglichkeit zu nutzen und nur den Zugang oder Pfad über Slack zu teilen. Bei ion2s werden Dokumente standardmäßig im hauseigenen Wiki oder auf gemeinsamen Netzlaufwerken abgelegt. Das verhindert, dass unterschiedliche Versionen eines Dokuments im Unternehmen verwendet werden.

Kein Tool ohne Alternativen

Auch wenn Slack zu Recht zu den am meisten genutzten Team Chat Apps gehört, gibt es auch hier mögliche Alternativen. Wer beispielsweise den Chat selbst hosten möchte oder muss, sollte einen Blick auf Mattermost werfen. Das Open Source-Tool ist für Mobilgeräte und PCs verfügbar und Slack sehr ähnlich. Dank einer Account- und Channel-Import-Funktion, ist ein Wechsel von Slack zu Mattermost relativ unkompliziert. Für Nutzer von Office365 kann auch die hauseigene App Teams eine sinnvolle Alternative darstellen. In Teams sind alle gängigen Office365 gebündelt – beispielsweise SharePoint Online, OneNote, Exchange Online oder Microsoft Planner. Darüber hinaus bietet auch Teams die Option, viele externe Tools an die Plattform anzubinden. Wer Wert auf einen deutschen Anbieter legt, der sollte sich eventuell Circuit etwas näher anschauen. Die cloudbasierte Chat-Lösung wird vom Münchner Unternehmen Unify entwickelt und bietet zahlreiche Funktionen wie Screen Sharing und Videonachrichten. Das Tool ist über Webbrowser erreichbar und in der kleinsten Version ebenfalls kostenfrei.

Fazit

Generell lässt sich sagen, dass sich die Anzahl der Emails bei ion2s seit Einführung von Slack deutlich reduziert hat. Insbesondere im Zusammenhang mit der mobilen Arbeit stellt das Tool inzwischen einen wichtigen Bestandteil der kollaborativen Zusammenarbeit in der Agentur dar. Der Umgang mit Slack in einem stetig wachsenden Unternehmen erfordert jedoch auch ein hohes Maß an Disziplin von jedem einzelnen Mitarbeiter.

Slack ist sicherlich nicht die Antwort auf alle Probleme, aber es ist ein Tool, das vieles richtig macht und mit zahlreichen nützlichen Funktionen die Arbeit im Team erleichtert. Das Thema Kommunikation in kollaborativen Teams wird meiner Einschätzung nach in den nächsten Jahren immer mehr an Relevanz gewinnen, Emails werden voraussichtlich immer mehr von Tools dieser Art abgelöst werden. Die weitere Entwicklung bleibt also spannend.

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