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Projektmanagement im Online Marketing

Projektmanagement im Online Marketing

Lesezeit: 10 Min | Autor: Christoph Hemmann

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Schon längst ist bekannt, dass strukturiertes und effektives Projektmanagement den Erfolg von Projekten sowie die Erreichung von Unternehmenszielen unmittelbar bedingt. Gerade deswegen steigt die Nachfrage an qualifizierten Projektmanagern jährlich an und in jedem Bereich sind sie mittlerweile gefragt. Dabei können sich die Aufgabenfelder je nach Branche, Tätigkeitsbereich oder Art des Projektes jedoch stark unterscheiden.

Grundsätzlich beschreibt Projektmanagement die Planung, Überwachung, Steuerung sowie den Abschluss eines Projektes. Dabei ist der Projektleiter verantwortlich für die Übergabe von Aufgaben und Festlegung von Arbeitspaketen, für die Kontrolle und Beobachtung von Kosten, für die Vergabe von Rollen innerhalb des bearbeitenden Teams, für den Einsatz von passenden Tools und Methoden, für die Sicherstellung von Dokumentation und Qualität der geleisteten Aufgaben sowie für die Organisation der notwendigen Kommunikation.

Kurz gesagt: Ohne einen Projektleiter sind die meisten Projekte bereits zu Beginn zum Scheitern verurteilt.

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Arten von Projektmanagement

Um Projektmanagement im Online Marketing zu verstehen, sollten Dir die verschiedenen Arten des Projektmanagements sowie deren Unterschiede ungefähr bekannt sein.

Traditionelles Projektmanagement ist sehr planungsorientiert und gilt als eher starr. Abweichungen im Projektverlauf hinsichtlich Kosten, Zeit und Umfang sind nicht vorgesehen und kommen daher auch selten vor. Projekte, die mit traditionellem Projektmanagement umgesetzt werden, sind beispielsweise Bauprojekte oder Vorhaben, für die eine Anlage benötigt wird. Dadurch können Stillstandzeiten der Anlagen minimiert und Kosten gespart werden.

Im Gegensatz dazu steht das agile Projektmanagement, welches sich durch hohe Toleranz bezüglich Umfang, Zeit, Kosten und Qualität auszeichnet. Erforderlich ist dies, wenn der Auftraggeber einen beachtlichen Teil an Zuarbeit oder Mitwirkung im Projekt leisten muss. Das Vorgehen ist in diesem Falle sehr dynamisch und flexibel und nicht selten mit Strategieänderungen im Projekt selbst gekennzeichnet.

Wie du Dir sicherlich bereits denken konntest, sind typische Projekte des agilen Projektmanagements in der Software-Entwicklung, aber auch im Online Marketing, zu finden. Üblicherweise verwenden Dienstleistungsunternehmen das agile Projektmanagement, um ihre Leistungen anzubieten und umzusetzen.

Eine eher neue Herangehensweise an die Organisation von Projekten ist das sogenannte hybriden Projektmanagement. Es versucht die genannten Projektmanagement-Arten zu verschmelzen. Dabei wird der Glaubenssatz zu Grunde gelegt, dass auch agil geführte Projekte einen festen Handlungsrahmen benötigen. In Online Marketing Projekten kann es eingesetzt werden, erfordert aber auch hier Spielräume für Anpassungen und Änderungen.

Was sind die Herausforderungen an das Projektmanagement im Online Marketing?

Marketing Agenturen und Unternehmen im Bereich der Software- bzw. Webentwicklung stehen vor der großen Herausforderung, dass sie die Versprechungen erfüllen müssen, die sie ihren Kunden zum Auftragsbeginn gegeben haben. Obwohl sie zumeist auf Zuarbeit dieser angewiesen sind und das entstehende Produkt meist nicht im Voraus im Detail abzubilden ist. Vielmehr steht eine Wunschvorstellung des Kunden im Mittelpunkt des Auftragsprozesses.

Gerade im Online Marketing ist ein weiterer Punkt ausschlaggebend: Die Onlinewelt ändert sich rasant, sodass immer mehr Spezialwissen notwendig ist und Verantwortliche immer auf dem neuesten Stand der Dinge sein müssen. Doch was bedeutet das für das Projektmanagement? Es legt nahe, dass Projektleiter nur noch selten in der Lage sein können, einen Expertenstatus auf allen Gebieten und Bereichen zu haben – sie müssen sich auf ihr Team und die Kompetenzen ihrer Mitarbeiter verlassen. Trotzdem sind sie natürlich dafür zuständig, dass alle beteiligten Personen – ob Kunden, eigene Mitarbeiter, Vorgesetzte oder Zulieferer – so zusammenarbeiten, dass eine fristgerechte Beendigung des Projekts möglich ist.

Welche Aufgaben fallen einem Projektleiter im Online Marketing zu?

Im Online Marketing ist es typisch, dass die verschiedenen Bereiche und Variablen verbunden werden müssen. Social-Media-Marketing, Content-Marketing, E-Mail-Marketing, Suchmaschinenoptimierung, Suchmaschinenmarketing, Website-Hosting und -Entwicklung, Analytics und Monitoring sind nur einige der Bereiche, in denen Marketingagenturen tätig sind. Mitarbeiter in solchen Unternehmen haben verschiedene Kompetenzen, die es zu managen gilt und sinnvoll auf die Projekte der Kunden zu verteilen sind. Hier kommt der Projektmanager ins Spiel. Zu seinen Aufgaben zählen:

  • Kick-Off Meetings zu organisieren, um Ziele und Anforderungen kennenzulernen
  • den Projektumfang festzulegen
  • Termine und Budgets zu planen
  • die Angebotserstellung
  • den Status des Projekts zu beobachten und Meilensteine festzusetzen
  • Aufgaben im Team zu verteilen
  • Kommunikation zu initiieren
  • Projektfortschritte zu überwachen und Stolperfallen zu verhindern
  • Berichte zuzuarbeiten und Auswertungen mit dem Kunden zu diskutieren

Der Projektmanager ist also eine der wichtigsten Schnittstellen im Unternehmen: Er muss dafür Sorge tragen, dass die Projekte innerhalb der terminlichen und budgetären Rahmenlinien (erfolgreich) umgesetzt werden.

Besonderen Herausforderungen im Online Marketing durch effektives Projektmanagement lösen: Das ICE Scoring

Zu einer der wichtigsten Aufgaben des Projektleiters gehört die Priorisierung von Maßnahmen innerhalb eines Projektes. Eine Methode, mit der sich recht einfach eine Reihenfolge umsetzen lässt, ist der ICE-Score von Sean Ellis. Er beurteilt die Ideen, die ein Projektleiter oder die Mitarbeiter für das Marketing haben, anhand von drei Kriterien:

  • Impact: Wie groß wird der Einfluss auf den Erfolg eingeschätzt, wenn die geplante Maßnahme umgesetzt wird?
  • Confidence: Wie sicher ist es, dass die Umsetzung ein Erfolg wird? (auf Basis von Erfahrung oder vergangenen, ähnlichen Tests)
  • Ease: Wie einfach ist es, die Idee umzusetzen? (je mehr Aufwand und Ressourcen benötigt werden, desto schwieriger ist es)

Für jedes dieser Kriterien wird anschließend eine Skala von 1 bis 10 verwendet, welche in eine Tabelle eingetragen wird. Anschließend werden die Mittelwerte der verteilten Werte berechnet und ein Ranking gebildet. So kann ein Hinweis darauf gewonnen werden, welche Maßnahmen besonders vielversprechend sind. Natürlich können auch mehrere Personen die eigene Meinungen in Form von Werten vergeben, sodass sich mehrere Ansichten integrieren lassen. Dafür muss schlussendlich nur die Summen der einzelnen Kriterien nochmals durch die teilnehmenden Personen geteilt werden.

Das ICE Scoring bietet eine hervorragende Unterstützung im Projektmanagement, vor allem, weil es nicht allein vom Projektmanager erstellt werden muss, sondern auch die Expertise anderer Marketer abbilden kann. In unserer Agentur nutzen wir diese Variante sehr gern zur Priorisierung von Aufgaben und Herangehensweisen.

Projektmanagement im Online Marketing

Erfolgsfaktoren für das Projektmanagement im Online Marketing

1. Festlegung von Zielen und KPI (Key Performance Indicator)

In unserer Erfahrung ist es das Beste, wenn das Projektmanagement so ausgerichtet ist, dass es die Ziele des Unternehmens oder einzelne Projektziele verfolgt. In Online Marketing Projekten sind dies meist der Umsatz, die Gewinnung von Leads, der Verkauf von einem Produkt oder ähnliche Aktionen. Wichtig ist es hierfür bereits im Voraus wichtige Kennzahlen zur Leistung von Aktivitäten im Unternehmen (KPIs) zu ermitteln und daran den Erfolg und das Vorankommen im Projekt zu messen. Diese sollten auch abteilungsübergreifend kommuniziert und verfolgt werden.

2. Ideale Aufwandsschätzung und Verteilung von Aufgaben

Ein Projektleiter muss in der Lage sein, das Projekt in die benötigten Teilsequenzen aufzusplitten und Ressourcen je nach Fähigkeit, Bereichen und Verfügbarkeiten zu verteilen. Am besten gelingt dies, wenn bereits im Kick-Off Termin mit dem Kunden klare Erwartungshaltungen und Meilensteine festgelegt werden. Dadurch gewinnt der Projektleiter an Übersicht über das anstehende Projekt und kann Aufwände besser einschätzen. In der Umsetzung selbst muss er dies natürlich nicht alleine tun: Durch die Festlegung von Verantwortlichkeitsbereichen, können die Mitarbeiter ebenfalls Kommunikation mit dem Kunden übernehmen und der Projektleiter ist vielmehr für das Controlling zuständig.

3. Kommunikation

Gelungene Kommunikation ist das A und O in jedem Projekt. Gleichzeitig stellt sie sich auch als sehr komplex heraus, da gerade in Online Marketing Projekten verantwortliche Personen oftmals eigenständig und unabhängig voneinander arbeiten. Außerdem hat nicht jeder Mitwirkende Kontakt zum Kunden und es kann dadurch zu Missverständnissen kommen. Wöchentliche Meetings, umfassende Briefings, Strategie Sitzungen und Vorlagen für Reportings oder Protokolle können diesen Part daher enorm vereinfachen.

4. Ticket-Systeme

Um das Projektmanagement wirklich strukturieren zu können, bedarf es einiger Projektmanagement-Tools, die bei der Planung und Umsetzung helfen. Sie dienen insbesondere dazu, komplexe Projekte in kleine Einheiten (sogenannte Sprints) zu untergliedern. Bewährt haben sich Ticket-Systeme, die das Projekt in einzelne Aufgaben zerteilen und priorisieren sowie Personen zugeordnet werden. Als E-Commerce Agentur arbeiten wir hierbei beispielsweise mit Redmine, es stehen aber auch zahlreiche weitere Tools wie Jira, Mantis, Trello, uva. zur Verfügung. In den Tickets können Zeiten, Kommentare, Prozessbalken, Daten und viele weitere Informationen hinterlegt werden, die nicht nur das Monitoring des Projekts erleichtern sondern auch eine anschließende Auswertung ermöglichen: Eine Win-Win-Situation für Mitarbeiter und Projektleiter, da beide Parteien zu jeder Zeit wissen, was der Stand der Dinge ist. Auch für die Zusammenarbeit mit Kunden sind Ticket-Systeme sinnvoll, da diese anhand dessen jederzeit den Status ihres Projektes abrufen können.

Projektmanagement im Online Marketing

5. Dokumentation (Reportings und Protokolle)

Ähnlich wie mit den Tickets verhält es sich bei der Dokumentation von Projekten: Sie erleichtern das Projektmanagement enorm, da der Verantwortliche so den Überblick über laufende Maßnahmen behält, ohne in jedem einzelnen Schritt involviert zu sein. Regelmäßige Reportings und Protokolle bei Meetings (mit oder ohne Kunde) erleichtern das Nachvollziehen von Änderungen im Projekt, zeigen abgeschlossene Maßnahmen auf und ermöglichen den Fortschritt des Projektes abzubilden. Gerade bei dauerhaften Projekten – beispielsweise der Betreuung eines Onlineshops – ist die Dokumentation elementar, um die Entwicklung im zeitlichen Verlauf mitverfolgen zu können.

6. Feedback Schleifen

Projektmanager stehen vor der Herausforderung zahlreiche Aufgaben und mehrere Projekte gleichzeitig zu organisieren. Dabei sollten aber regelmäßige Gespräche mit dem eigenen Team zu den erreichten Fortschritten nicht fehlen. Es ist wichtig die Ziele und KPIs des Beginns immer im Blick zu behalten und durch Feedback Schleifen zu überprüfen, ob diese auch eingehalten wurden. Selbstverständlich fördert gerade positives Feedback auch die Zusammenarbeit im Team und bringt neue Motivation mit sich.

Projektmanagement im Online Marketing

7. Ideale Fähigkeiten eines Projektleiters

Auch Projektleiter fallen nicht vom Himmel – die Fähigkeiten und Eigenschaften können durch Seminare, Schulungen, langjährige Arbeit und Erfahrung gelernt und verbessert werden. Trotzdem sind im Online Marketing einige fachspezifische Kompetenzen notwendig. Dazu gehören insbesondere:

  • ausreichend Kenntnisse und Erfahrung in den verschiedenen Marketing-Bereichen und möglichen Marketing-Strategien
  • Sachverständnis von Datenanalysen und Reportings
  • KnowHow über verfügbare Tools und Dashboards sowie die Verwendung dieser
  • Zahlenaffinität für die Erstellung von Budgets und Prognosen

Unabhängig von der Branche und dem Fachgebiet sind Projektmanager außerdem teamfähig sowie kommunikations- und führungsstark. Sie sollten gut organisieren können, das Zeitmanagement immer im Blick haben und Problem sowie Konflikte optimal lösen. Vereinen sie diese Fähigkeiten, dann steht erfolgreichen Projekten gewiss nichts mehr im Wege.

Fazit: Projektmanagement im Online Marketing

Abschließend lässt sich feststellen, dass komplexe Vorhaben im Online Marketing ohne Projektmanagement kaum Erfolgschancen haben. Der strukturierte Ablauf, den Projektmanagement bietet, erleichtern sämtliche Prozesse und ermöglicht den optimalen Einsatz von Ressourcen. Der Projektmanager ist hierbei der Schlüssel, von dem die Agentur oder das Unternehmen enorm profitiert. Gemeinsam mit Tools und Dokumentationen werden alle Informationen gebündelt, Aufgaben verteilt und wichtige Entscheidungen getroffen. In Summe gewährleistet Projektmanagement somit den erfolgreichen und reibungslosen Ablauf von Marketing Projekte.

Aus unserer Sicht ist die hybride Form des Projektmanagements im Online Marketing am zielführendsten. Durch den vorgegeben Handlungsrahmen mit Ticketsystemen und klaren Projektmeilensteinen wird das Ziel nie aus den Augen verloren. Der Weg dorthin kann jedoch von jedem am Projekt Arbeitenden recht frei gestaltet und durch das individuelle KnowHow bestmöglich umgesetzt werden.

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