Für Unternehmen sind solche Online-Meetings eine Möglichkeit, mit entfernten Kunden, Mitarbeitern im Ausland oder Homeoffice-Mitarbeitern in den direkten Dialog zu gehen und Besprechungen zu führen, ohne hin und her fahren oder den Termin wegen Abwesenheit oder Krankheit eines Mitarbeiters verschieben zu müssen. Im Vordergrund der virtuellen Meetings stehen Präsentationen und das Bearbeiten von Dokumenten.
Insbesondere bei der Vorstellung von Präsentationen liegt der Vorteil von Webkonferenzen gegenüber den bereits erwähnten reinen Telefonkonferenzen auf der Hand: Jeder Teilnehmer der Online-Konferenz kann eine Präsentation über seinen Bildschirm laufen lassen und den anderen Teilnehmern visuell veranschaulichen.
„Konferenzen sind wie Bagger: zuerst leistet man tiefschürfende Arbeit und nachher wird gekippt.”
An diesen Online-Meetings können beliebig viele Personen teilnehmen, zudem gibt es weitere Funktionen, wie zum Beispiel das Whiteboard oder File Sharing. So können für alle Teilnehmer sichtbare Grafiken auf dem Whiteboard skizziert- oder Unterlagen an alle Teilnehmer der Webkonferenz verschickt werden.
Inhaltsverzeichnis:
Bedeutung und Wandlung von Webkonferenzen, in Bezug auf Corona
Webkonferenzen gehörten auch vor Corona im Businessbereich zu den weit verbreitetsten Lösungen. Allerdings zu der Zeit eher, um mit entfernten Kunden und Mitarbeitern in Kontakt zu treten. Hieraus ergibt sich der Vorteil, dass lange Anreisen nicht mehr nötig waren und die Kosten für Dienstreisen entfielen. Jetzt zu Zeiten von Corona werden Lösungen wie Online-Konferenzen immer wichtiger. Um persönlichen Kontakt zu vermeiden und möglichen Infektionen aus dem Weg zu gehen, aber auch um ganze Unternehmen am Laufen zu halten, werden Meetings online abgehalten. Kundentermine können, statt persönlich zu erscheinen, im sicheren Abstand in einer Online-Konferenz wahrgenommen werden. Das sichert vielen Unternehmen die Einnahmen trotz der Krise.
Wie funktionieren Online-Konferenzen?
Online-Konferenzen sollen einfach und leicht verständlich aufgebaut sein. Selbst Nutzer, die zum ersten Mal an einer Webkonferenz teilnehmen, sollen sich sofort in die Materie einarbeiten und erfolgreich teilnehmen können.
Zuerst muss eine Webkonferenz gestartet werden. Das heißt eine Person oder der Konferenzleiter lädt sich online eine Konferenz- Software herunter, installiert diese und kann dann einen Konferenzraum eröffnen.
Ist der Konferenzraum eröffnet, schickt der Konferenzleiter an alle Gesprächspartner eine E-Mail mit einem Link zum Konferenzraum. Es ist auch möglich, Online-Konferenzen noch mit individuellen Zugangsdaten zu belegen also beispielsweise einem Pin oder einem Passwort, damit nur eingeladene Mitglieder den Konferenzraum “betreten” können.
Den Konferenzraum kann jeder Teilnehmer über die ihm zugeschickten Zugangsdaten beitreten. Dazu braucht es nur ein internetfähiges Endgerät. Zu unseren Zeiten reicht dazu sogar ein Smartphone aus. Aber auch per Laptop, Notebook oder vom PC aus kann ganz einfach auf die Webkonferenz und deren Funktionen zugegriffen werden. Normalerweise ist es auch nicht nötig, dass die Teilnehmer irgendeine Software installieren müssen, um das Online-Meeting zu besuchen. Es gibt allerdings auch Anbieter, bei denen der Nutzer einen Client installieren muss. Aber bei den meisten Angeboten ist es ausreichend, wenn der Konferenzleiter die Software herunterlädt. Dieser kann dann die Konferenzräume erstellen und Features wie beispielsweise das Whiteboard nutzen, um das Online-Meeting erfolgreich zu führen.
Welche Webkonferenzen gibt es?
Der Begriff Webkonferenz erklärt sich im Prinzip von selbst. Jede Form von Online-Kontaktaufnahme mit mehreren Personen kann als Webkonferenz eingestuft werden. Es gibt allerdings verschiedene Möglichkeiten und Funktionen. Dazu zählen: Screen- Sharing, File- Sharing, das Whiteboard, Chats und Video- und Audiomethoden.
1. Screen-Sharing
Screen-Sharing bedeutet seinen Bildschirm zu teilen. So können – wie in der Einleitung dieses Artikels zuvor angesprochen – andere Teilnehmer der Webkonferenz den Bildschirm des Teilnehmers, der das Screen- Sharing aktiviert hat sehen und seine Handlungen, z.B. das Vorstellen von Präsentationen und das Bearbeiten von Dokumenten, verfolgen.
2. File-Sharing
File-Sharing bedeutet übersetzt “Dateienteilung”. Wie der Name schon sagt, können bei dieser Lösung Dateien für alle Teilnehmer der Online-Konferenz freigegeben werden. Jeder Nutzer hat dann die Möglichkeit, die geteilten Dokumente und Programme aufzurufen und zu speichern. Diese geteilten Dateien können dann auch in der Online-Konferenz gemeinsam bearbeitet werden.
3. Das Whiteboard
Auf der Liste der beliebten Funktionen von Online-Konferenzen ist auch das Whiteboard zu finden. Wie das normale Whiteboard in jedem Büro können auch bei der Online-Version während einer Online-Konferenz für alle anderen Teilnehmer sichtbare Notizen vermerkt werden, Entwürfe gezeichnet- oder die wichtigsten Gesprächspunkte festgehalten werden. Auf das Whiteboard kann jeder Konferenzteilnehmer zugreifen und selbst Notizen zufügen. Ist das Meeting beendet, kann das Whiteboard gespeichert und auch nochmal per E-Mail an alle Teilnehmer weitergeleitet werden. Diese erleichtert viele Webkonferenzen, da die Teilnehmer nicht alle Informationen detailliert mitschreiben müssen.
4. Chat
Chats sind die meist genutzten Funktionen bei Webkonferenzen. Die meisten Webkonferenz-Anbieter sind mit einem eigenen Chatsystem ausgestattet, in dem die Konferenzteilnehmer die Möglichkeit bekommen, sich in schriftlicher Form miteinander auszutauschen ohne das die Konferenz unterbrochen werden muss. Der Konferenzleiter kann während der Online-Konferenz beispielsweise mit einer Aufzählung im Videomodus fortfahren, während die Teilnehmer sich untereinander austauschen. Diese Instant-Nachrichten können innerhalb eines Konferenzraumes entweder an alle Teilnehmer der Online-Konferenz oder an ausgewählte Personen verschickt werden.
5. Audio und Video
Die Möglichkeit, Videokonferenzen abzuhalten, gehört ebenfalls zu den Funktionen, die aus der Online-Konferenz gar nicht mehr wegzudenken sind. Eine Videokonferenz funktioniert allerdings nur mit einer Breitband- Internetverbindung, da für das Senden und Empfangen der Signale einer ganzen Online-Konferenz eine hohe Übertragungsrate benötigt wird. Allerdings kann diese Rate reduziert werden, wenn nur die Audiofunktion in Kombination mit der Bildschirmübertragung verwendet wird, statt das Videobild zu nutzen. Bei vielen Konferenz-Tools wird mit einer HD-Videoübertragung geworben. Allerdings sollte hier daran gedacht werden, dass bei Online-Konferenzen meist eine schlechtere Übertragungsqualität geliefert wird. Firmen und Konzerne die regelmäßig mit Kunden und Mitarbeitern in Kontakt treten und hochwertige Webkonferenzen anbieten wollen, sollten sich hier dann lieber für eine professionelle Lösung im Bereich Webkonferenzen entscheiden.
Weitere Funktionen, die die meisten Online-Konferenz Programme anbieten sind Zeichenwerkzeuge und Werkzeuge, um Dinge zu markieren. Außerdem ist es möglich, anderen Teilnehmern die Kontrolle über Maus und Tastatur zu übertragen. Zusätzlich gibt es bei vielen Online-Konferenz-Anbietern die Möglichkeit Aufzeichnungen und Mitschnitte zu machen und auch eine Protokollfunktion ist verfügbar.
So suchst du den richtigen Webkonferenz Anbieter für dich raus
Die Suche nach dem richtigen Anbieter für Webkonferenzen ist relativ einfach. Um die passende Lösung zu finden, drängen sich einige grundlegende Fragen auf.
Zum Beispiel:
- Möchte ich die Möglichkeit einer Videokonferenz haben oder reicht mir die Bildschirm- und Audiofunktion?
- Welche Qualität brauche ich für die anstehende Webkonferenz?
- Wie viele Teilnehmer werden es sein?
- Welche Features und Extras werden benötigt?
Auf Basis dieser Fragen startet die Recherche bei den Anbietern, bis die optimale Lösung gefunden ist. Die Wahl sollte idealerweise auf ein Tool fallen, welches mit verschiedenen Endgeräten und verschiedenen Systemen wie Windows, iOS usw. kompatibel ist. So ist es wahrscheinlicher, dass alle Mitarbeiter und auch alle Kunden ohne Probleme auf die jeweilige Konferenz zugreifen können. Egal ob mit dem Smartphone, dem Laptop, dem Tablet oder einem IP-Telefon.
Vor- und Nachteile von Onlinekonferenzen im Vergleich zu Offline-Konferenzen
Die Vorteile von Online-Meetings:
Zu einem der eindeutigsten Vorteile gehört der direkte und vorallem persönliche Kontakt zu Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern. Durch die Möglichkeit der Onlinekonferenzen sind Unternehmen nicht mehr darauf angewiesen, Dienstreisen zu Kunden und Geschäftspartnern vorzunehmen und auch Konferenzen müssen nicht mehr an speziellen Orten abgehalten werden, was auch die Terminauswahl für das Meeting wesentlich einfacher macht. Außerdem sparst Du als Unternehmer durch Online-Meetings, wie zuvor bereits erwähnt, auch einiges an Ausgaben. Teure Dienstreisen zum Beispiel per Zug, Flugzeug oder mit Dienst- oder Mietwagen entfallen bei dieser Lösung, was wiederum auch die unproduktive Zeit der reisenden Mitarbeiter reduziert. Ebenfalls erspart man sich Anreisen zu Terminen, welche dann beispielsweise durch Krankheitsfälle oder Verspätungen ausfallen. Alles Wichtige kann die Unternehmensführung nun mit Kunden und Mitarbeitern oder auch Lieferanten ganz einfach über Online-Konferenzen besprechen. Egal ob von Zuhause, aus dem Büro oder von Unterwegs. Ein großer Vorteil ist weiterhin die Möglichkeit der Zusammenarbeit unabhängig vom Standort der einzelnen Personen. Das Unternehmen kann theoretisch von Überall mit Kunden und Mitarbeitern in Kontakt kommen und wichtige Projekte direkt online erläutern und bearbeiten. Mit den richtigen Tools können auch ganze Entwurfsreihen über Online-Konferenzen durch eine Gruppe von Mitarbeitern erstellt- und dem Kunden vorgelegt werden. Auch die Abläufe sind wesentlich einfacher zu bewältigen. Es muss weder ein Konferenzsaal oder ein Tagungshotel gebucht werden, noch müssen Mitarbeiter anreisen. Wie einfach eine Webkonferenz gestartet werden kann wurde bereits erläutert – und auch die Teilnahme ist mit keinerlei Aufwand verbunden. So ist es auch machbar, sehr kurzfristig wichtige Besprechungen zu starten, egal ob Mitarbeiter krank sind oder die Kunden im Ausland sitzen. Kurzum: Webkonferenzen steigern die Produktivität eines Unternehmens und verringern die Ausgaben. Ein letzter Vorteil von Onlinekonferenzen ist die Möglichkeit, plattformunabhängig an Konferenzen teilzunehmen. Die Teilnehmer müssen sich weder an irgendeiner Stelle registrieren noch andere “Vorarbeit” leisten. Die Teilnahme funktioniert ganz einfach über einen per E-Mail erhaltenen Einladungslink. Und auch verschiedene Endgeräte sind in den Webkonferenzen nutzbar. Ob die Teilnehmer nun mit einem Smartphone aus dem Zug, mit einem IP-Telefon mit Kamera- Modul aus einer anderen Filiale oder mit dem Tablet von Zuhause teilnehmen, ist völlig uninteressant. Auf allem Endgeräten ist die Nutzung der Onlinekonferenz möglich Teilnehmer sind somit nicht auf einen PC oder ein Laptop angewiesen. Bei Videokonferenzen ist allerdings ein Endgerät mit großer Bandbreite von Vorteil, da die Video- und Audioübertragung doch etwas mehr Übertragungsleistung benötigt. Da viele technische Geräte die Konferenzfunktion unterstützen, sollte bei der Anbieterwahl wie schon erwähnt darauf geachtet werden, dass verschiedene Betriebssysteme unterstützt werden, wie z.B. Windows, Android und iOS.
Die Nachteile von Online-Konferenzen:
Wo Vorteile sind, existieren für gewöhnlich auch Nachteile, so auch hier. Ob diese schlussendlich als Nachteile empfunden werden, entscheidet jeder Nutzer für sich selbst. Beispielsweise sehen einige die Nutzung als sehr umständlich an, da vorher eine Einladung verschickt werden muss. Das ist für andere Nutzer wiederum kein Nachteil. Auch wird als Nachteil aufgeführt, dass das Benutzer- Interface nicht wirklich optimiert ist. Auch die mäßige Qualität bei Videokonferenzen wird bemängelt. Immerhin ist es vielen Nutzern extrem wichtig, die sprechende Person auch sehen zu können, um einen besseren Kontakt zu dieser Person aufbauen zu können. Außerdem muss der Nutzer die Audioeinwahl extern erledigen, was viele als störend empfinden, da diese dann nicht zum Videobild passt und auch die externe Einwahl wird als “mittelalterlich“, also nicht mehr zeitgemäß empfunden.
Wie sieht es mit der Zahlungsbereitschaft aus? Sind Teilnehmer von Kursen, Weiterbildungen und Webseminaren bereit online genauso viel zu bezahlen, wie offline?
Gerade wer selbst Seminare gibt und diese auch als Webkonferenz anbieten möchte, wird sich die Frage stellen, ob digitale Tickets für eine Online-Konferenz genauso teuer sein dürfen wie Tickets für “normale”, persönliche Meetings. Oder sollten Seminare online doch eher günstiger angeboten werden, da die Kosten für Location, Anfahrt und eventuell Verpflegung entfallen?
Zu diesem Thema gibt es im Artikel von Online-Experte Felix Beilharz bereits einige Umfragen. Hieraus wird klar ersichtlich, dass 52% aller Befragten bereit wären ca. 300€ für eine Offline-Tageskonferenz zu bezahlen. 17% wären sogar bereit mehr als 500€ zu investieren. Allerdings stellt sich hier auch die Frage, ob freiwillig ins Seminar investiert wird oder ob es notwendig ist und welche Zielgruppe das jeweilige Meeting anspricht. Eine Erzieherin wird für ein Seminar sicher nicht die gleiche Summe bezahlen können und wollen wie ein Chirurg.
Die Grafik zeigt, was die Befragten als angemessenen Preis für eine eintägige Offline-Konferenz erachten. Quelle: https://felixbeilharz.de/umfrage-online-konferenzen/
Ganz anders sieht die Zahlungsbereitschaft bei Online-Konferenzen aus. Hier würden nur noch 5% aller Befragten mehr als 300€ ausgeben wollen. Bei 500€ Kosten würden maximal noch 3% an dem Meeting teilnehmen. Mehr als die Hälfte aller Befragten würden Ticketpreise von bis zu 100€ als realistisch ansehen. Jeder 4. der Befragten würde sogar weniger als 50€ investieren wollen, da der Aufwand einer Webkonferenz sich für den Veranstalter in Grenzen hält und die Notwendigkeit hoher Preise nicht zu erkennen ist. Aber wie kommt es zu diesen Unterschieden? Wieso würden Menschen für ein Offline-Seminar bis zu 500€ bezahlen und bei einer Online-Konferenz sind 300€ schon hochgesteckt. Wo doch Inhalt und Dauer des Seminares in beiden Fällen gleich ist? Vielleicht kann das der nächste Absatz begründen.
Die Grafik zeigt, was die Befragten als angemessenen Preis für eine eintägige Online-Konferenz erachten. Quelle: https://felixbeilharz.de/umfrage-online-konferenzen/
Fehlt den Teilnehmern bei der Webkonferenz etwas, das sie nur offline geboten bekommen?
Hinterfragt man die Zahlungsbereitschaft der Kunden was Offline- und Online-Konferenz angeht, ergibt sich das Bild, dass die Kunden Offline-Konferenzen bevorzugen. Aber woran liegt das? Was vermissen die Teilnehmer bei der Online-Konferenz?
Den meisten Befragten fehlen bei einer Online-Konferenz einfach die menschlichen Aspekte. Der persönliche Austausch fehlt und somit der direkte “Draht” zum Seminarredner. Auch der Spaß bleibt bei vielen Teilnehmern bei dieser Lösung auf der Strecke. Zuhause vor dem Laptop oder Smartphone wird der Teilnehmer viel leichter abgelenkt. Die Kinder spielen einen Meter entfernt, der Partner repariert einen Schrank und der Hund tobt über das Sofa. Damit ist die Konzentration auf das Konferenzthema und die aktive Teilnahme nicht mehr möglich. Und auch die Anfahrt zu den Seminaren schätzen immerhin 10% der Befragten. Sie wollen aus dem Alltag “rauskommen” und sich voll und ganz in das Seminar eindenken können und vielleicht nebenbei noch eine neue Umgebung entdecken. Seminar-Veranstalter sollten also Möglichkeiten finden, den Austausch zu optimieren und den Kontakt zu anderen Teilnehmern und dem Redner zu verbessern. Dann sollten sich auch mehr Menschen für Webkonferenzen begeistern lassen.
