FastBill ➡ Erfahrungen, Testbericht und Bewertungen

von FastBill

Wer verwendet FastBill?

FastBill ist eine Cloudlösung für Freiberufler, Selbstständige und Unternehmer im Online-Bereich.

Was ist FastBill?

FastBill ist ein SaaS (Software as a Service) Buchhaltungs- und Finanzverwaltungs-Tools. Fastbill deckt dabei nicht nur die klassischen Felder wie Angebotserstellung, Rechnungslegung oder Kundenverwaltung ab, sondern kann getrost als ein kleines Projekt-Management Tool angesehen werden.

Funktionell wird eine breite Palette abgedeckt, angefangen bei praktischen Dingen wie einem automatischen Rechnungsabgleich mit deinem Konto oder, dass du auch aus Fastbill heraus deine Rechnungen bezahlen kannst.

Abgerundet wird alles durch den eigenen Zugang für deinen Steuerberater, womit die EÜR und Steuervoranmeldung dann auch ganz einfach gelingt.

Fastbill macht Buchhaltung schnell, einfach und sexy

Rechnungen schreiben das erfreut das Unternehmerherz, Rechnungen bezahlen, das schon eher weniger, aber ganz ehrlich wer schlägt sich schon gerne mit der Buchhaltung rum? Du?

Rechnungen eintragen? Nein, danke! Rechnungen verschicken! Sehr gerne.

Und jeden Monat das gleiche Spiel, Rechnungen erstellen, Belege bezahlen, abheften oder digitalisieren, einordnen und so weiter und so fort. Genau hier kommt Fastbill ins Spiel. Das Tool hilft dir dabei, dass du dich wieder mehr um den Aufbau deines Geschäfts kümmern kannst, während sich deine Buchführung “fast” von alleine macht.

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FastBill Bewertungen / Erfahrungen

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Fastbill – Buchhaltung für alle

Fastbill kann mehr als “nur” klassische Buchführung und Rechnungsverwaltung. Der Umfang hat mich im ersten Moment erstmal erschlagen – aber Fastbill nimmt einen da an die Hand – jetzt aber nach 3 Jahren kann ich sagen, dass alle Funktionen wirklich Hand in Hand greifen und super wertvoll sind.

Für die meisten Solo-Preneure, Freelancer oder Selbstständige bietet Fastbill eigentlich alles an, was man braucht um seine Unternehmung zu managen und seine Kunden glücklich zu machen – und nicht zu vergessen, den Steuerberater auch. Mit Fastbill hast Du jederzeit deine wichtigsten Kennzahlen im Blick, Du kannst dadurch deine unternehmerischen Tätigkeiten einfacher einteilen und deine Zeit gewinnbringend verbringen.

Kundenverwaltung (mini CRM)

Die Grundlage für Deinen Geschäftsbetrieb sind Deine Kunden und damit natürlich auch das Fundament für Deine Angebote, Rechnungen und leider auch Mahnungen. Im mini CRM von Fastbill legst Du Deine Kunden an und hast damit schnellen Zugriff auf Kontaktdaten, Ansprechpartner sowie Projekte, Rechnungen und die Zeiterfassung. Sogar das Logo kannst Du hinterlegen, um schneller Deine Kunden auseinander zu halten.

Falls Du von einem anderen System zu Fastbill wechselst kannst Du sogar deine bisherigen Kundendaten per CSV, XML oder Excel File importieren – natürlich lässt sich auch alles jederzeit wieder exportieren.

Sehr praktisch für mich ist die Noitzfunktion, mit der ich immer wichtige Zusatzinformationen wie z.B. interne Rechnungs- oder Projektnummern easy und schnell notiere.

Produktverwaltung

Die Produktverwaltung bei Fastbill gewinnt jetzt keinen Preis, aber sie ermöglicht es Dir alle Deine Leistungen und Produkte schnell und einfach zu verwalten, zu sortieren und zu aktualisieren. Und das ist eigentlich auch schon das Besondere! Bei den meisten Tools, in denen man Angebote oder Rechnungen anlegt, ist die Produktverwaltung immer überladen mit allen möglichen weiteren Funktionen, die ich ehrlich gesagt noch nie genutzt habe. Hier hat sich das Fastbill Team ganz einfach auf das wichtigste beschränkt, wodurch auch dann das Rechnungen Schreiben und das Angebote Kalkulieren wirklich schnell von der Hand geht.

Angebotskalkulation

Ohne Angebot kein Auftrag. Angebote in Fastbill erstellst Du entweder auf Basis deiner Produkte & Leistungen oder mit Freitext. Dabei wird alles in Dein Dashboard übernommen, sodass Du auch einen Überblick über Deine offene Sales-Pipline haben kannst und weißt wo du eventuell diesen Monat nochmal nachhaken solltest.

Wird vom Kunden ein Angebot angenommen, so kannst Du dieses dann auch direkt in eine Rechnung umwandeln und musst nicht alles nochmal neu eingeben.

Zeiterfassung

Bei vielen Aufträgen ist eine richtige und ordentliche Zeiterfassung wichtig. Um es uns Selbstständigen hier auch wieder etwas einfacher zu machen, haben die Designer einen Floating Button integriert, mit dem Du von überall eine Zeiterfassung starten kannst – einfach das Projekt und die Leistung auswählen und los gehts.

Früher habe ich dafür Tools wie zum Beispiel Toggl verwendet – deren Vorteil ist, dass es noch eine App gibt, in welcher Du die Zeiten zusätzlich erfassen kannst, aber mir ist dann doch ein Tool lieber als zwei.

Rechnungserstellung & Versand

Buchhaltung ohne Rechnungen geht nicht. Deine Rechnungen erstellst Du in Fastbill entweder automatisch auf Basis deiner Projekte, der getrackten Zeiten oder deiner Auslagen bzw. Kostenstellen. Damit alles auch deinem Corporate Design entspricht kannst Du dir multiple Vorlagen anlegen je nach Sprache, lokalen gesetzlichen Vorgaben oder Wünschen deiner Kunden – Stichwort: Corporates und ihre Buchhaltung.

Praktischerweise kannst Du deine Rechnungen dann auch direkt aus dem Tool heraus verschicken bzw. downloaden oder ausdrucken. Für Deine Kunden gibt es ebenfalls ein Tool, mit dem sie alle Rechnungen einsehen können und falls nötig diese auch einmal einzeln downloaden können.

Das wirkliche i-Tüpfelchen, das meine Kunden auch erfreut ist, dass sie ihre Rechnungen auch direkt digital bezahlen können via PayPal, Klarna oder Kreditkarte.

Belegmanagement – Dokumentenmanagement

Endlich keine endlose Wand voller Ordner gefüllt mit Belegen und Rechnungen mehr. Dank dem Belegmanagement sind all Deine Dokumente digitalisiert und archiviert. Sobald Du einen Beleg hochlädst – entweder per App, E-Mail oder von “Hand” – analysiert Fastbill das Dokument und überträgt für Dich direkt alle wichtigen Daten wie Rechnungsnummer, Lieferant, Rechnungsbetrag und Steuer. Somit ist eine manuelle Übertragung nicht mehr erforderlich! Die Fehlerquote bei meinen Unterlagen ist wirklich zu vernachlässigen – vielleicht muss ich auf 20 Rechnungen bei einer etwas korrigieren.

Das aber für mich wichtigste Argumente für eine digitale Buchhaltung war, dass ich einfach weniger Papierkram habe! Wie gesagt Upload via E-Mail, App oder Drag & Drop und danach ab in den Schredder mit dem Original.

Wichtig! Den Upload per eigener E-Mail-Adresse gibt es erst ab dem mittleren Tarif – also dem Pro Tarif. Das kann sich aber wirklich schnell lohnen, weil Du dann zum Beispiel einfach diese E-Mail Adresse als Rechnungsadresse bei deinen SaaS Tool hinterlegen kannst und der Import automatisch gestartet wird.

Mahnungen

Leider werden manche Rechnungen “übersehen” – ob und welche Rechnungen das sind, kannst du direkt auf deinem Dashboard bei Fastbill sehen. Je nach Situation kannst du dann ganz einfach eine vorgefertigte Zahlungserinnerung verschicken oder, wenn darauf keine Reaktion erfolgt, im Anschluss eine Mahnung. Besonders praktisch ist das, weil deine Rechnungen ja automatisch als bezahlt angegeben werden durch die Banking Integration.

Banking und Finanzüberblick

Die beste Buchhaltung nützt keinem etwas, wenn du keinen Überblick über deinen Cashflow hast. Welche Rechnung ist offen? Wie viel habe ich diesen Monat eingenommen? Wie viel habe ich ausgegeben?

Fastbill bietet hierfür auf der einen Seite einen einfachen, aber sehr detailreichen Überblick, über deine buchhalterische Situation, mit der du das Wichtigste auswerten kannst. Viel besser aber noch ist, dass du rund 3.000 Konten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz direkt anbinden kannst. Dazu noch viele Kreditkarten und dein Paypal Konto. Dadurch kann Fastbill deine offenen Rechnungen direkt mit deinen Zahlungseingängen abgleichen und die ganze Arbeit mit Mahnungen, Zahlungserinnerungen etc. erledigt sich nun fast von allein.

Seit neustem (PSD2 sei Dank) kannst du aus Fastbill heraus auch deine eigenen Rechnungen direkt bezahlen, ohne dass du dich bei deinem E-Banking anmelden musst. In Kombination mit dem automatischen Rechnungsimport wirklich eine klasse Funktion, die mir sehr viel Zeit spart.

Steuer, EÜR & Steuerberater

Die Steuer steht an – was war das früher für mich eine Überforderung. Alle Belege zusammensuchen, alle Rechnungen nochmal in Excel prüfen und dann die EÜR anlegen. Dadurch das alles Relevante bereits in Fastbill anlegt ist, ist die EÜR wirklich nur einen Knopfdruck entfernt und Du schon hast alles beisammen, das du brauchst, exportiert.

Das gleiche gilt für Zusammenarbeit mit Deinem Steuerberater. Da du ja sowieso schon mit Fastbill Deine detaillierte Buchführung machst, ergibt es natürlich Sinn, dass auch Dein Steuerberater direkt auf diese Unterlagen Zugriff erhalten kann. Genau das hat Fastbill eingebaut. Du erstellst deine vorbereitende Buchhaltung und kannst sie dann entweder per DATEV-Schnittstelle oder per Download an Deinen Steuerberater weiterleiten.

Dank Elster und Datev Schnittstellen kannst Du auf Basis der vorhandenen Daten dann auch Deine Umsatzsteuer-Voranmeldung elektronisch durchführen. Theoretisch kannst Du dir also dann die Kosten für den Steuerberater in diesem Fall sparen.

Add-Ons

Auch wenn Fastbill schon wirklich viel selbst anbietet – eine eierlegende Wollmilchsau ist das Tool dann (zum Glück) aber nicht! Falls dir wichtige Funktionen fehlen z.B. automatischer Rechnungsimport aus deinen SaaS Tools oder ein automatischer Datenabgleich zwischen deinem E-Mail CRM und Fastbill, so hat Fastbill dafür Add-Ons entwickelt. Für das letzte Szenario arbeiten sie zum Beispiel mit PieSync zusammen, um die Daten aktuell zu halten.

Für mich war Fastbill besonders interessant, weil ich mein Businesskonto bei Kontist habe und beide Unternehmen eine wirklich enge Verzahnung ihrer Dienste anbieten.

Sicherheit und Verschlüsselung

Als UnternehmerIn vertraust du Fastbill wirklich das Blut deines Unternehmens an, da ergibt sich die Frage wie sicher und gesetzeskonform das Ganze eigentlich ist?! Laut Aussage von Fastbill liegen alle Daten in Deutschland auf einem extra bereitgestellten Cloud-Rechenzentrum. Die Daten werden ständig auf ein eigenes Backup-System übertragen und dabei mit einer 256-Bit Verbindung verschlüsselt.

Fastbill erfüllt laut Aussage eines Steuerberaters alle nötigen Vorgaben der GOBD und DSGVO bezüglich der digitalen Archivierung von Belegen und Rechnungen, sodass eine Betriebsprüfung kein Problem darstellt.

User Experience

Das Design von Fastbill ist sehr übersichtlich und einfach strukturiert. Die relevanten Informationen sind immer ersichtlich, was dafür sorgt, dass man wirklich immer weiß, wie man als UnternehmerIn gerade da steht.

Das einzige Manko in meinen Augen sind die Einstellungen rund um den eigenen Account. Diese sind versteckt und viele Dinge doppeln sich sogar. Da könnte Fastbill sicherlich nochmal etwas nachbessern. Das initiale Aufsetzen eines Fastbill Accounts geht jedoch schnell von der Hand. Man merkt wirklich, dass die Produktmanager und Designer eine Menge Zeit investiert haben (und immer noch investieren), das angestaubte Thema “Buchhaltung” für jeden so einfach wie möglich zu machen.

Alles in allem beschleunigt Fastbill meinen täglichen Kampf mit der Buchhaltung sehr – besonders der einfache Upload von Dokumenten und die damit verbundene OCR Funktionalität (Texterkennung) haben mich dem Ziel “Papierloses Büro” wirklich einen riesigen Schritt näher gebracht.

Tarife

Fastbill bietet 3 Tarife an: Starter für 9,99€, Pro für 29,99€ und Fastbill Premium für 59,00€ monatlich. Im Jahres-Abo sparst du nochmal 10% auf die Tarife.  Im Unterschied zu allen anderen vergleichbaren Tools auf dem Markt, ist die Anzahl der monatlichen Rechnungen nicht beschränkt – ein wirklicher Pluspunkt in meinen Augen!

Wenn du Solo-Selbstständiger bist und du nur ein Konto verknüpfen willst, sollte die Starter Variante voll und ganz ausreichen. Ich setze die Pro Variante ein, weil ich mehrere Konten verbinden muss und auch die Rechnungs-E-Mail-Adresse einfach zu verlockend ist, worüber die Sortierung meiner Belege noch um einiges schneller geht.

Für wen lohnt sich Fastbill?

Ehrlich gesagt für jeden Selbstständigen, egal ob Freiberufler, kleines Unternehmen oder Solopreneur. Durch die schlaue Verknüpfung von “CRM”, Rechnungen und Buchhaltung nimmt Fastbill dir wirklich viele Aufgaben ab, die sonst in multiplen Tools durchgeführt werden müssten.

Philipp von Loringhoven

Philipp von Loringhoven ist Designer, Entwickler, Marketeer und Daten-Nerd. Als Freelancer ist er gefangen zwischen Marketing, Produktentwicklung, Business Intelligence und Analytics. Aus trockenen und langweiligen Daten baut er Dashboard und Reports, die zum Handeln anregen – mit dem Ziel die Kundenakquise und Bindung zu optimieren und den Umsatz zu steigern.

7 Tipps, um mit FastBill Deine Buchhaltung zu vereinfachen

Schon mal von FastBill gehört? Nein? Hierbei handelt es sich um eine Cloudlösung für Freiberufler, Selbstständige und Unternehmer im Online-Bereich.

Gehörst Du zu den genannten Zielgruppen, dann kennst Du sicherlich folgende Alltagssituationen: Du plagst Dich mit Deinen Tankbelegen herum oder Du weißt nicht mehr so recht, wo Du Deine letzten Rechnungen oder gar Mahnungen abgeheftet hast? Eine ziemlich lästige Aufgabe und schließlich bist Du ja durch Deine Geschäftsentwicklung und Deine Aufträge potenziell schon genug eingespannt.

Wäre es da nicht wünschenswert, ein Tool an der Hand zu haben, mit dem Du Deine Buchhaltung unfassbar vereinfachen könntest? Und hier kommt FastBill ins Spiel: Es handelt sich hierbei um ein cloudbasiertes Software-Programm, welches Dir zeitraubende Aufgaben abnimmt und Du Deine Dokumente immer schnell und unkompliziert zur Hand hast.

Der Online-Buchhaltungsdienst wird bisweilen von mehr als 70.000 Kunden genutzt. Weit mehr als 3.000 Banken in Deutschland unterstützen FastBill. Hinter dem Produkt FastBill steht dabei die FastBill GmbH, die in Frankfurt am Main ihren Sitz hat – es handelt sich hierbei also um ein in Deutschland ansässiges Unternehmen.

Nutze die vorteilhaften Leistungen von FastBill beispielsweise zum Schreiben von Rechnungen, als Buchhaltungshilfe, zum Archivieren von Dokumenten, zum Ablegen von Amazon-Rechnungen, Jimdo-Rechnungen sowie WooCommerce-Rechnungen. FastBill bietet Dir darüber hinaus eine hilfreiche Unterstützung bei der Erstellung von Steuererklärungen für Freelancer, Selbstständige und Unternehmen.

Der Riesenvorteil vonFastBill:
Da es sich um eine cloudbasierte Lösung handelt, kannst Du quasi von überall aus auf Deine Buchhaltungsdaten zugreifen – egal, ob im Büro, im Zug, im Flugzeug oder anderswo. Da das Tool unser – und vermutlich nun auch Dein – Interesse geweckt hat, möchten wir Dir FastBill innerhalb der folgenden Abschnitte gern einmal näher vorstellen. Wir möchten Dir darüber hinaus ein paar hilfreiche Tipps mit auf den Weg geben, wie genau Du mit FastBill jetzt Deine individuelle Buchhaltung vereinfachen kannst.

Billing me Softly jetzt ganz einfach mit FastBill – das alles kann das Tool

FastBill ist gut strukturiert, hervorragend designed und verzichtet insgesamt auf für die etwaige Zielgruppe überflüssige Funktionen. Für Freiberufler, Selbstständige und Unternehmer sind die zahlreichen Funktionen von FastBill ein Segen. Wir möchten Dir diese im Folgenden gern einmal vorstellen:

Angebotstool
Nutze FastBill, um Deine Angebote zu verfassen und an den Kunden zu versenden oder um diese im Nachgang in eine Rechnung umzuwandeln

Rechnungstool
FastBill bietet Dir auch ein Modul, über welches Du Deine Rechnungen schreiben, ausdrucken oder elektronisch versenden kannst. Nutze hierfür auch mehrsprachige Vorlagen oder Vorlagen in Deinem Corporate Design

Mahnwesen
Bei FastBill siehst Du bereits auf der Startseite, ob all Deine Rechnungen pünktlich bezahlt werden. Per Mahnfunktion kannst Du ganz unkompliziert Zahlungserinnerungen an Deine Kunden versenden

Belegmanagement
Hinterlege und archiviere all Deine Belege in FastBill, um so einen Überblick über Deine Ausgaben zu erhalten und so Deine individuellen Umsatzsteuerbelege buchen zu können. Hierfür stehen Dir zum einen die Drag & Drop-Funktion, zum anderen die Scan-App zur Verfügung

Umsatzsteuer-Voranmeldung
Deine Daten für die USt-Voranmeldung kannst Du dank FastBill ganz einfach exportieren, um diese im Rahmen Deiner Steuererklärung einreichen zu können

Einnahme-Überschuss-Rechnung
Mit einem Knopfdruck kannst Du via FastBill sämtliche Daten für Deine individuelle EÜR exportieren und an Dein Finanzamt bzw. Deinen Steuerberater schicken

Schnittstelle für Deinen Steuerberater
übernimm mithilfe von FastBill auch die vorbereitende Buchhaltung und übersende Deinem Steuerberater regelmäßig Monatsreportings mithilfe der praktischen DATEV-Schnittstelle der Software

Kundenverwaltung
dank FastBill hast Du immer sämtliche Deiner Kundendaten im Überblick – das Gleiche gilt auch für Projekte und den Status der einzelnen Projektphasen

Praktische Zusatzfunktionen
Banking-Integration, Echtzeit-Zeiterfassung für Deine Kundenleistungen, Schnittstellen für verschiedene Online-Plattformen wie beispielsweise Amazon, Ebay oder WooCommerce

FastBill entpuppt sich aus unserer Sicht also als All-in-One-Software für Freiberufler, Selbstständige und Unternehmen. Egal, ob es sich dabei um die Erstellung von Angeboten oder Rechnungen sowie Mahnungen handelt oder ob Du FastBill als Kundendatenbank sowie als Steuererklärungshilfe nutzen möchtest – die Software bietet sämtliche Leistungen zum kleinen Preis und ist dank nützlicher Schnittstellen darüber hinaus einfach mit anderen Diensten verknüpfbar. Doch genug der Theorie – hin zur Praxis! Wie sieht es daher mit ein paar praktischen Anwendungsbeispielen für FastBill aus?

7 Tipps für den Einsatz – gängige Probleme und deren Lösung mit FastBill

Die nun folgenden 7 Tipps für den Einsatz von FastBill fußen auf ganz normalen Problemen und Schwierigkeiten, denen sich Freiberufler, Selbstständige und Unternehmen in puncto Buchhaltung, Steuer und Kundenmanagement ausgesetzt sehen. Das Tool FastBill tritt hier an, um seinem Anwender eine Menge Zeit und Kosten zu ersparen. Das führt insgesamt dazu, dass Du als potenzieller Anwender Dich mehr auf Dein wesentliches Kerngeschäft konzentrieren kannst und Du so auch weniger Stress im geschäftlichen Alltag hast. Im Folgenden daher einmal unsere 7 größten Tipps für den Umgang mit FastBill – viel Spaß damit!

1. Trenne Privates von Geschäftlichem

2. Schreibe korrekte Rechnungen

3. Nutze Automatisierungen in FastBill

4. Offene Posten in Echtzeit

5. Halte mit FastBill Termine ein

6. Digitale Prozesse etablieren

7. Professionelle Unterstützung suchen

TIPP 1: Trenne Privates von Geschäftlichem

Trenne zunächst privates von Geschäftlichem, lautet unser erster Tipp für Dich. Viele Probleme im Alltag von Freiberuflern, Selbstständigen und Unternehmern entstehen immer dann, wenn für beide Bereiche beispielsweise ein und dasselbe Bankkonto genutzt wird. Das führt zwangsläufig zu Unübersichtlichkeit, da es im Laufe des Geschäftsalltags zu sehr vielen Transaktionen kommen kann. Auch herrscht dann häufig Ungewissheit darüber, welche Transaktionen tatsächlich geschäftlich sind und welche eher privater Natur. Zudem wird das alles sehr zeitaufwendig, da Du gegebenenfalls manuell sortieren müsstest. Und, was noch viel wichtiger ist: Es verursacht fast zwangsläufig eine Fehleranfälligkeit bei der Steuererklärung!

Unser Tipp daher:

  • Führe 2 Bankkonten für privaten und geschäftlichen Gebrauch und haltet damit alles schön übersichtlich (eröffne ein eigenes Geschäftskonto)
  • Dies ist auch wesentlich effizienter für den Belegabgleich
  • Es sind zudem nur relevante Transaktionen vorhanden

Nutze diese Vorgehensweise auch unabhängig von finanziellen Belangen – trenne dabei stets private Angelegenheiten von geschäftlichen Erfordernissen. So kannst Du beispielsweise auch beim Thema Kommunikation via Smartphone vorgehen – nutze für den Kundenkontakt daher idealerweise ein eigenes Geschäftstelefon.

TIPP 2: Schreibe korrekte Rechnungen

Es mag trivial klingen, aber beim Thema Rechnungen schreiben kannst Du unfassbar viel Zeit sparen, wenn Du es gleich richtig und akkurat angehst. Nutze hierfür am besten das Tool FastBill.

Denn: selbsterstellte Rechnungen über gängige Office-Anwendungen wie beispielsweise Excel oder Word sind nicht GoBD-konform! Spare Dir in Zukunft auch das aufwendige Erstellen von Rechnungen über Office-Anwendungen – dank FastBill erstellst Du ganz bequem Rechnungen mit fortlaufender Nummerierung, und zwar genau so, wie es der Gesetzgeber will.

Beachtet zudem auch die Gefahren einer fehlerhaften Rechnungsstellung:

  • Du wirkst Deinen Kunden gegenüber unseriös und unprofessionell
  • Du verlierst unnötig Zeit (Rücksendung zur Überarbeitung durch Kunden, Rechnungsneustellung, Zahlungsverzögerung usw.)
  • Es drohen Bußgelder bei fehlerhaften Rechnungen (in Höhe von teilweise über 1.000 Euro!)
  • Rechnungsbelege unterliegen der Aufbewahrungspflicht und müssen auch noch nach Jahren vorzeigbar sein
  • Rechnungen via Office-Anwendungen können gefälscht oder überschrieben werden

Mit FastBill realisierst Du eine akkurate und gesetzeskonforme Rechnungserstellung in nur wenigen Minuten. Das Tool fügt automatisch eine fortlaufende Nummerierung ein und erlaubt eine Archivierung gemäß gesetzlichem Fristen in der Cloud (Rechenzentren befinden sich in Deutschland). Zumal: Du kannst Deine Rechnungen mit FastBill an Dein individuelles Corporate Design anpassen.

TIPP 3: Nutze Automatisierungen in FastBill

Geschieht die Beleg-Archivierung offline, ist das Chaos quasi vorprogrammiert: Du sitzt kurz vor Deiner Steuererklärung vorm Schuhkarton, vorm Aktenordner oder anderswo, sortierst alle Belege mühsam nach Datum und Bereich – eine Arbeit, die speziell in Zeiten hohen Auftragsvolumens absolut nervig ist und Dir auch Kapazitäten raubt.

Die Entwickler von FastBill haben das Problem der für Freiberufler, Selbstständige und Unternehmer sehr zeitaufwendigen Belegsammlung bzw. Archivierung erkannt. Ferner kann es in Deinem Alltag vorkommen, dass Du gegengezeichnete Rechnungen per E-Mail erhältst oder Dir auf verschiedenen Portalen herunterladen musst – auch diese müssen schlussendlich archiviert werden.

Ganz schön kompliziert, oder? Nicht mit FastBill! Denn via FastBill realisierst Du ein automatisiertes Einsammeln von Rechnungen und Belegen jeglicher Art, die über verschiedene Kanäle wie beispielsweise E-Mail, Post, Fax usw. bei Dir eintrudeln.

Das funktioniert mit FastBill per Schnittstellen zu weit mehr als 10.000 Portalen sowie via Scan-App. Zudem kannst Du E-Mail-Weiterleitungen einrichten, durch die Du Rechnungen an eine ganz bestimmte E-Mail-Adresse gesendet bekommst, die dann mit Deiner Inbox bei FastBill verbunden ist und Deine Rechnungen automatisch archiviert.

Als Zusatztool bietet sich für Online-Shop-Betreiber zudem das Tool Billbee an, welches automatisiert alle realisierten Verkäufe in Form von Rechnungen in Deine FastBill-Oberfläche überträgt.

TIPP 4: Offene Posten in Echtzeit

Die Liste der offenen Posten werden von Dir gut und gern an Deinen Steuerberater weitergeleitet? Mit entsprechend langer Bearbeitungszeit? Auch das gehört dank FastBill ab sofort der Vergangenheit an. Denn mithilfe von FastBill gehst Du potenziellen Problemen wie beispielsweise vergessene Zahlungsziele oder keine Abgleichsübersicht über bezahlte-oder unbezahlte Rechnungen oder fehlenden Buchhaltungsunterlagen ganz automatisch aus dem Weg.

Mit FastBill wirst Du als Freiberufler, Selbstständiger oder Unternehmer wieder Herr der Lage und behältst einen ständigen Überblick über die aktuelle Rechnungs- und Mahnsituation, über eingesammelte Belege und Rückstände in jedem Bereich. Du wirst dank FastBill immer und an jedem Ort auskunftsfähig über Deine finanzielle Situation!

FastBill bietet Dir in diesem Bereich folgende Vorteile:

  • Dank intelligentem Algorithmus werden Dokumente und Zahlungen automatisch miteinander in Verbindung gesetzt und archiviert
  • Das Tool meldet fehlende Belege zu jedem Zeitpunkt
  • Du behältst damit automatisch einen beständigen Überblick über offene Posten und Fälligkeiten
  • Löse damit auch selbst Zahlungen fristgerecht aus

TIPP 5: Halte mit FastBill Termine ein

FastBill sorgt nicht nur dafür, dass Du alle Erfordernisse in puncto Kunde, Lieferant, Finanzamt oder Gesetzgeber einhältst, es erinnert Dich auch an alle Fristen. Eine der bekanntesten und dringlichsten Fristen dürfte für Dich im geschäftlichen Bereich sicherlich die der Steuererklärung sein.

Hier kann eine zu spät abgegebene Steuererklärung an den Steuerberater im Umkehrschluss zu einer verspäteten Umsatzsteuervoranmeldung führen. Das führt nicht nur zur Unzufriedenheit Deines Steuerberaters, sondern auch zu Problemen mit dem Finanzamt, was Bußgelder nach sich ziehen kann. Ferner sind keine zeitnahen Auswertungen Deines Geschäftsbetriebs möglich – potenzielle Anpassungen Deinerseits passieren dann stets zu spät.

Mit FastBill sorgst Du also auch dafür, dass Du Deine Termine in puncto fristgerechte Abgabe Deiner Umsatzsteuervoranmeldung einhalten kannst. Du sorgst zudem für eine bessere Zusammenarbeit mit Deinen Kunden, Lieferanten, mit Deinem Steuerberater sowie dem Finanzamt.

Dank FastBill sind daher zeitnahe Auswertungen – zum Beispiel für Summen-Salden-Listen oder anderweitige, betriebswirtschaftliche Auswertungen – möglich.

TIPP 6: Digitale Prozesse etablieren

Wo wir doch gerade beim Thema Steuerberater sind: Etabliert hier unbedingt digitale Prozesse! Anstatt oldschool-mäßig mit Pendelordnern zu arbeiten, die Du Deinem Steuerberater übergibst, kannst Du jetzt ganz bequem und unkompliziert die Automatisierung der Auslagerung Deiner FastBill-Daten veranlassen.

Das ist nicht nur für Dich selbst unkomplizierter, sondern vor allem auch für Deinen Steuerberater. Dein Steuerberater findet sich so wesentlicher schneller zurecht und wird für Deine individuelle Steuererklärung auch wesentlich weniger Zeit benötigen. Und – Du ahnst es bereits – das wird Dir natürlich ebenso zu einer gewaltigen Kostenersparnis verhelfen!

Auch im Nachgang an Deine eingesandte Steuererklärung behältst Du so auch immer einen guten Überblick darüber, welche Belege und Daten überhaupt im Zuge Deiner Steuererklärung eingereicht wurden. Für jeden Beleg kannst Du auch nachträglich den etwaigen Kontoauszug ausdrucken.

Behalte zudem jederzeit den Überblick sowie die Kontrolle über Deine Belegordner – auch wenn der Steuerberater aktuell daran arbeitet. Es kann nämlich immer sein, dass ein Kunde zu einem beliebigen Zeitpunkt eine Nachfrage zu einer Bestellung oder einem bestimmten Beleg hat.

FastBill bietet Dir diesbezüglich verschiedene Schnittstellen, um Deine Daten unkompliziert von A nach B zu transferieren oder zu updaten:

  • Über eine DATEV-Schnittstelle
  • Über eine Simba Software-Schnittstelle
  • Über eine ADDISON OneClick-Schnittstelle
  • Über eine Agenda-Schnittstelle

Der gesamte Buchhaltungsprozess wird so auch wesentlich effizienter, da Du Anforderungen für Deine Steuererklärung schnell und ohne großen Aufwand nachkommen kannst. Ferner behältst Du zu jedem Zeitpunkt die Kontrolle über Deine Daten.

TIPP 7: Professionelle Unterstützung suchen

Was sind die grundsätzlichen Probleme, wenn Du Deine Buchhaltung selbst realisierst?

Zeitaufwand, Richtigkeit, Gesamtheit aller Informationen, Befähigungen!

Buchhaltung ist ein lästiges Übel, welches sicherlich für die meisten unter uns eine Notwendigkeit darstellt, die der Alltag eines Freiberuflers, eines Selbstständigen oder eines Unternehmens nun mal mit sich bringt. Anstatt hier viel unnötige Zeit und Energie in eine Sache zu stecken, die Dir keinen direkten Ertrag bringt, solltest Du Dir dafür lieber professionelle Unterstützung suchen.

Jemanden, der sich beispielsweise Deiner Steuerthematik annimmt – auch in Verbindung mit dem praktischen Tool FastBill. So kannst Du Deinen Steuerberater beispielsweise mit FastBill vertraut machen, sodass sich dieser alle notwendigen Informationen auch selbst im Tool beschaffen kann.

Du sparst damit unterm Strich sehr viel Zeit, Energie und Aufwand und setzt Deine begrenzte Zeit für sehr viel lukrativere Projekte ein. Gleichzeitig bist Du immer steuer- und gesetzeskonform unterwegs, brauchst keinerlei Versäumnisse oder gar Bußgelder fürchten.

Gehe dabei am besten wie folgt vor:

  • Lass Dich professionell in einer Steuerkanzlei beraten
  • Nutze ein praktisches Tool (wie beispielsweise FastBill), um Deine Buchhaltung zu beschleunigen
  • Realisiere Deine Rechnungserstellung, Dein Dokumentenmanagement und Deine Archivierung über dieses Tool
  • Gönne Dir selbst ein gutes Bauchgefühl

Ein paar abschließende Worte zu FastBill und warum Du darauf nicht mehr länger verzichten solltest

FastBill erlaubt Dir die Automatisierung, Standardisierung und unproblematische Abwicklung von ansonsten sehr zeitaufwendigen, lästigen Tätigkeiten im Bereich der Buchhaltung.

FastBill eignet sich für Freiberufler, Selbstständige und Unternehmer gleichermaßen und bietet dank praktischer Zugangsfunktion für mehrere Benutzer auch die Möglichkeit zur Auslagerung zeitaufwendiger Prozesse.

Im Fokus steht dabei vor allem die Steuererklärung. Hier kannst Du die vorteilhaften Funktionen von FastBill vor allem zur Archivierung, Übersendung und Nachverfolgung Deiner Belege, Deiner Einnahmen und Ausgaben sowie Deines Rechnungswesens nutzen.

FastBill ist zudem intuitiv und übersichtlich – zudem stehts Dir ein freundlicher und zuverlässiger Kundensupport zur Seite, der Dir im Rahmen Deiner anfänglichen Einfindungsphase durchaus behilflich ist.

Für die Thematik Buchhaltung gehen Dir jeden Monat – insofern Du noch nicht über eine Buchhaltungssoftware verfügst – mehrere Stunden oder gar Tage verloren. Anstatt diese Zeit selbst aufzubringen, kannst Du diese Arbeit mithilfe von FastBill jetzt ganz einfach outsourcen und obendrein noch beschleunigen. Die wenigen Euros, die Dich das Tool jeden Monat unter Umständen kostet, können von Dir dank effizienterer Abläufe und beschleunigten Buchhaltungs- und Steuerprozessen in Windeseile wieder reingeholt werden.

FastBill stellt für Dich als potenziellen Freiberufler, Selbstständigen oder Unternehmer also ein unverzichtbares Tool da, um Dir mehr Freiraum für die wirklich wichtigen Dinge in Deinem geschäftlichen Alltag zu verschaffen. Es eignet sich für Anfänger, für Fortgeschrittene und für Experten im Bereich der Buchhaltung gleichermaßen und ist modular mit unterschiedlichen Funktionen kombinierbar. Zögere daher nicht länger und entscheide daher auch Du Dich perspektivisch für die praktische Hilfe des FastBill-Buchhaltungstools.

Und ganz unter uns gesagt: FastBill kannst Du – wie jede geschäftlich genutzte Buchhaltungssoftware – auch ohne Weiteres von der Steuer absetzen!