Billomat ➡ Erfahrungen und Bewertungen

Nach dem Login gelangt man in das Billomat Dashboard, in dem man sich wie in einem Cockpit per Drag-and-Drop verschiedene Statistik-Widgets nach Belieben anordnen kann. Hier kann man sich zum Beispiel Einnahmen oder Ausgaben, Kundenperformance, die Umsatzentwicklung über einen bestimmten Zeitraum oder auch eine Übersicht über noch offene Rechnungen anzeigen lassen. Auch für das Menü kann man seine persönlichen Vorlieben wählen, indem man Favoriten einstellt und so schnell je nach Bedarf zu den gewünschten Dokumenten, Stammdaten oder Funktionen navigieren kann.

Das individualisierbare Billomat Dashboard. Zu sehen: Angebotsstatistik, Kundenperformance, Einnahmen, Ausgaben und Umsatzentwicklung.

Über den Menüpunkt Stammdaten können Artikel, Kunden oder Lieferanten angelegt und verwaltet werden, die dann in Dokumenten, wie Rechnungen und Angeboten, ganz einfach ausgewählt werden können.

Artikel anlegen.

Um in Billomat eine Rechnung zu erstellen, wählt man einen Kunden und die passenden Artikel, die man vorher in den Stammdaten gespeichert hat, aus.

Danach gibt man die gewünschten Daten ein und wählt zum Beispiel die Zahlarten, die man akzeptieren möchte oder die Fälligkeit der Rechnung. Billomat ordnet jeder neuen Rechnung automatisch eine eindeutige Rechnungsnummer zu – allerdings kann man diese bei der Erstellung der Rechnung auch jederzeit selbst anpassen. Für das Design der Rechnung kann man aus den gegebenen Vorlagen wählen oder das eigene Design verwenden, das man bereits erstellt hat. Für Rechnungen ins Ausland lassen sich dabei Vorlagen aus 7 verschiedenen Sprachen wählen. Gegebenenfalls kann man noch Umsatzsteuersatz, Rabatt oder Skonto festlegen und die Software ermittelt automatisch den finalen Rechnungsbetrag.

Die fertige Rechnung kann über Billomat ganz bequem als PDF verschickt werden oder aber auch postalisch über eine Schnittstelle.

Rechnung erstellen. Um zu dieser Ansicht zu gelangen, wählt man vorher einen hinterlegten Kunden.

Über den Menüpunkt Abo-Rechnungen kann man mit Billomat wiederkehrende Rechnungen einstellen und verschicken. Hierzu wählt man selbst den gewünschten Turnus und die Anzahl an Wiederholungen und spart sich so eine Menge Zeit. Man kann außerdem bestimmen, wie weit die Automatisierung reichen soll: von der Erstellung der Rechnung bis hin zum automatischen Versand per Mail.

Auch Angebote, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Gutschriften oder Korrekturrechnungen für die gesamte Auftragsabwicklung kann man mit Billomat sehr unkompliziert und schnell erstellen und verschicken. Dafür wählt man einfach den entsprechenden Eintrag im Menü und kann das fertige Dokument nach ein paar Klicks entweder per E-Mail oder postalisch über eine Schnittstelle versenden.

Über den Menüeintrag Mahnungen kann man sich eine Mahnung erstellen und auch hier ganz bequem auf Vorlagen zurückgreifen. Dabei legt man die gewünschten Mahnstufen und Gebühren fest. Billomat kümmert sich dann um die noch offenen Rechnungen und versendet automatisch Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen.

Mahnung erstellen. Um zu dieser Ansicht zu gelangen, wählt man vorher eine offene Rechnung aus.

Über den Menüpunkt Banking können Nutzer das Geschäftskonto mit Billomat verbinden. So kann man Zahlungen verbuchen und diese mit Rechnungen und Belegen abgleichen. Damit hat man die Finanzen immer im Blick.

Über den Menüpunkt Berichte/Exporte lässt sich ganz einfach mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung eine Übersicht über die Einnahmen und Ausgaben erzeugen.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen.

Genauso kann man auch die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder vierteljährlich mit Billomat erstellen und direkt an das Finanzamt übertragen. Die Buchhaltungssoftware sorgt dabei automatisch dafür, dass die Bemessungsgrundlage für die Steuer und die Steuerbeträge aller Rechnungen direkt ins Formular eingetragen werden. Falls sich bis zur Abgabefrist nach dem Senden der Umsatzsteuervoranmeldung noch Änderungen ergeben, kann man diese einfach erneut verschicken.

Umsatzsteuervoranmeldung erstellen

Wenn man Belege oder Rechnungen erfassen möchte, kann man diese einfach per Drag and Drop in die Software ziehen, wo sie dann mithilfe der automatischen Texterkennung verarbeitet werden. Mit der Billomat App können Kassenzettel und Belege sogar von unterwegs abfotografiert und gespeichert werden.

Startseite der App.

Rechnungsentwurf

Rechnungen oder Stammdaten kann man im DATEV- oder Agenda-Format exportieren und somit dem Steuerberater für die Steuererklärung oder den Jahresabschluss zugänglich machen.

Noch einfacher wird es, wenn man dem Steuerberater in Billomat einen Zugang einrichtet, sodass er zum Beispiel selbst auf die Rechnungen bzw. Dokumente für den Jahresabschluss zugreifen kann.

Wenn man noch keinen Steuerberater hat, kann man über PAP.LO, ein mit Billomat kooperierendes Steuerberaternetzwerk, ganz einfach einen Steuerberater finden, der sich gut mit Billomat auskennt.

Eine weitere Erleichterung für die Buchhaltung: Mit der Schnittstelle DATEVconnect online kann man Buchungsdaten ganz einfach an das DATEV Rechenzentrum übermitteln – und die Belegbilder werden dabei automatisch den richtigen Buchungssätzen zugeordnet.

Viele Schnittstellen zur flexiblen Erweiterung

Einige der zahlreichen Schnittstellen von Billomat.

Der Funktionsumfang von Billomat lässt sich flexibel über viele verschiedene Schnittstellen erweitern, zum Beispiel für die folgenden Bereiche:

• Inkasso, Forderungsmanagement
• Onlineshops
• Fax-/Postversand
• Zeiterfassung
• Projektmanagement
• Cloud Storage
• Banking
• CRM
• & mehr

Über die API kann Billomat natürlich auch mit anderen Programmen und Funktionen erweitert werden.

Die Software ist generell sehr einfach gehalten, sodass man Billomat auch ohne Fachkenntnisse im Bereich Buchhaltung oder Rechnungswesen ohne Probleme bedienen kann. Damit man sich noch schneller einfindet, bietet Billomat Webinare zu vielen Buchhaltungsthemen und zur Arbeit mit Billomat an. In der Software selbst gibt es außerdem eine Guided Tour, die Neulinge durch die verschiedenen Funktionen führt und dabei die wichtigsten Schritte verständlich erklärt. Wenn trotzdem Fragen aufkommen, ist der Kundensupport ein zuverlässiger und erreichbarer Ansprechpartner.