Kosten für Fortbildung – wer zahlt was?

Differenzierung: Fortgebildet oder nicht fortgebildet?

Der Begriff Fortbildung wird nicht selten in die gleiche Kategorie eingruppiert wie Ausbildung oder Weiterbildung. Alle drei Bildungsvarianten begründen sich tatsächlich auf dem gleichen Nenner der Unterweisung durch Dritte, pädagogisch und fachlich geeignete Personen. Eine Differenzierung muss allerdings aus zwei wichtigen Gründen dennoch vorgenommen werden. Erstens werden alle drei Bildungsformen steuerlich unterschiedlich behandelt und zweitens ist eine Kostenverteilung von Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterschiedlich gelagert.

Die Berufsausbildung ist staatlich geregelt und insofern nicht Gegenstand dieses Textbeitrages. Während eine Weiterbildung eine beruflich höhere oder sogar ganz andere Position als Zielmotivation der weiterbildenden Person hat, besitzt eine Fortbildung meist den Charakter, vorhandene Kenntnisse auf einem Fachgebiet zu vertiefen. Weiterbildungen sind daher meist ohnehin im privaten Bereich anzusiedeln. Fortbildungen hingegen werden nicht selten von Firmen gegenüber ihren Arbeitnehmern verlangt. Sie begründen sich dann meistens auf einem rechtlich bestehenden Arbeitsverhältnis oder der Anstrebung eines solchen. Die Frage der Kostenübernahme tritt demnach spätestens dann auf, wenn ein Arbeitgeber eine Anpassung der Kenntnisse seines Arbeitnehmers verlangt, und bei Nichtbefolgung möglicherweise sogar die Leistungskraft am Arbeitsplatz gefährdet erscheint

Arbeitsrechtliche Grundlage für Fortbildungen: der Arbeitsvertrag

Grundsätzlich darf im Arbeitsvertrag alles geregelt werden. Grundsätzlich hat der Arbeitgeber ohne eine solche Regelung kein Recht, eine Fortbildung auf Kosten des Mitarbeiters anzuordnen, und grundsätzlich ist der Arbeitgeber andersherum nicht verpflichtet, private Fortbildungen seines Arbeitnehmers zu finanzieren, selbst wenn sich diese für das Arbeitsverhältnis als sogenannter Mehrwert darstellen oder darstellen können.

Meistens jedoch sind Arbeitgeber sowie auch Arbeitnehmer daran interessiert, dass die Arbeit möglichst effizient bewältigt wird. Deshalb übernehmen viele Arbeitgeber ohne große Diskussionen auch die Kosten für eine Fortbildung des Arbeitnehmers, oder zahlen Zuschüsse hierfür. Große Firmen bieten im Rahmen von sogenannten „Cafeteriasystemen“ ihren Arbeitnehmern ein zusätzliches Budget, aus dem die Arbeitnehmer neben anderen Motivationsleistungen auch eigene Fortbildungen finanzieren können. Die Rahmenbedingungen dieser Kostenübernahmen können in Bezug auf die oftmals anfallenden Reisekosten dabei unterschiedlich sein.

Kalkulatorische Einflüsse: Fortbildungskosten und Fortbildungsnebenkosten

Bei der Wahl einer Fortbildung empfiehlt sich also die Kalkulation der Kosten differenzierend nach Seminargebühren, Reisekosten und Prüfungsgebühren. Unter dem Begriff Reisekosten sind sowohl Fahrtkosten als auch Kosten für auswärtige Unterkunft und Verpflegung zusammengefasst. Diese aufgezeigten Kosten können im Rahmen von steuerlichen Freibeträgen vom Arbeitgeber vollständig oder zum Teil dem Arbeitnehmer erstattet werden. Ebenso kann der Arbeitgeber hierfür bestimmte Pauschbeträge an den Arbeitnehmer bezahlen. Eine Verpflichtung hierfür besteht jedoch grundsätzlich nicht, da der Arbeitnehmer das Recht hat, alle diese ihm für seine Fortbildung entstandenen Kosten steuerlich geltend zu machen. Finanzielle oder in geldwert geleistete Erstattungen des Arbeitgebers müssen dabei gegengerechnet und abgezogen werden.

Das war der sogenannte einfache Fall, in dem sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer einig sind, dass die Arbeitskraft des Mitarbeiters durch Fortbildung erhöht werden kann, selbst wenn diese nur unmittelbar oder auch gar nichts mit dem beruflichen Geschehen des Unternehmens zu tun hat, kann der Arbeitgeber immerhin den Motivationsmehrwert einer freiwillig gewählten Fortbildung seines Arbeitnehmers honorieren.

Unzulässige Nebenabsprachen: die Konkurrenzklausel

Doch da beginnt schon die Grenze dessen, was vertraglich geregelt werden darf. Wenn nämlich ein Arbeitgeber die Fortbildung seines Mitarbeiters finanziell unterstützt, möchte er auch sicherstellen, dass diese Investition auch seinem Unternehmen zugutekommt. Bei der Wahl und der Absprache über Fortbildungskostenübernehmen werden deshalb oft arbeitsvertragliche Zusatzvereinbarungen geschlossen, die den Arbeitnehmer an das Unternehmen für eine bestimmte Zeit binden. Diese Bindungsfrist darf jedoch nicht unverhältnismäßig lang sein, und wird im Falle eines Rechtsstreites immer individuell nach Art der Fortbildung, dem Maß an Integrationsfähigkeit ins Unternehmen und dem Status des Mitarbeiters im Unternehmen bewertet. In den meisten Fällen ist jedoch eine derartige Bindung an das Unternehmen rechtswidrig. Und selbst, wenn diese vertraglich vereinbart und von beiden Seiten unterschrieben ist, muss sie nicht unbedingt Gültigkeit besitzen. Diese als Konkurrenzklausel bezeichnete Vereinbarung schränkt die freie Berufswahl von Arbeitnehmern ein und ist nur bei Arbeitnehmern mit hohem Gehalt (für Arbeitsverträge, die ab dem 29.12.2015 geschlossen wurden brutto 3.240 Euro) in Ausnahmefällen rechtlich bis zu einem Jahr zulässig. Im sogenannten Indizverfahren prüfen die Gerichte auch, ob vom Arbeitgeber gezahlte Fortbildungskosten ein solch verhängtes grundsätzlich unzulässiges Berufsverbot rechtfertigen.

Das kann auf dem Gebiet „Multimedia“ beispielsweise dann der Fall sein, wenn die Funktionen eines neuen Programmes im Rahmen einer vom Arbeitgeber finanzierten Fortbildung vermittelt werden und der Arbeitnehmer dieses ihm beigebrachte Know-how in anderen Unternehmen einfließen lassen möchte. Das würde jedoch höchstens bei stark innovativen Fortbildungsinhalten gelten, nicht bei Programmfunktionen, die ohnehin fast jedem Branchenunternehmen zur Verfügung stehen können.

Wettbewerbsfähigkeitsinvestition: die Übernahme von Fortbildungskosten

Ein weiterer arbeitsrechtlicher Extremfall wäre es, wenn der Arbeitgeber technisch aufrüstet und von seinen Mitarbeitern auf deren Kosten eine Fortbildung verlangt, damit diese effizient weiterarbeiten können. Das ist grundsätzlich unzulässig und dürfte auch auf keinen Ausnahmefall stoßen. Der Arbeitnehmer schuldet lediglich die Arbeitsleistung, für die er eingestellt wurde, und zwar zu den Bedingungen, die bei Abschluss des Arbeitsvertrages galten. Möchte der Arbeitgeber sein Unternehmen sozusagen veredeln, indem er ein beispielsweise ein neues EDV-Programm einführt, so hat er auch auf seine Kosten dafür zu sorgen, dass seine Arbeitnehmer in der Lage sind, dieses auch zu bedienen. Arbeitsvertragliche Klauseln, in denen der Arbeitnehmer solche Kosten einer notwendigen Fortbildung auf seine Kappe nehmen soll, sind gesetzeswidrig, denn die Entscheidung des Arbeitgebers, das neue EDV-Programm zu nutzen, gleicht einem einseitigen Rechtsgeschäft im arbeitsrechtlichen Verhältnis, selbst wenn es die Tätigkeit der Arbeitnehmer erheblich erleichtern und vereinfachen würde. Bei seiner Kostenkalkulation hat der Arbeitgeber im Rahmen seiner Fürsorgepflicht gegenüber dem Arbeitnehmer also neben Programmkosten auch die Schulungskosten für die Mitarbeiter und die damit verbundenen Reisekosten mit einzukalkulieren. Erst dann kann er entscheiden, ob sich ein derart teurer Schritt in seinem Unternehmen amortisieren würde.

In einer angeordneten Fortbildung zur Anpassung der Fähigkeiten, einer sogenannten Anpassungsfortbildung, müssen also alle Kosten, die dem Arbeitnehmer hierdurch entstehen, zeitnah und komplett vom Arbeitgeber ersetzt werden. Sollte es zu einer Kündigung kommen, weil sich der Arbeitnehmer weigert, derartige Kosten selbst zu tragen, wäre diese Kündigung im Rahmen des Kündigungsschutzverfahrens nicht wirksam, da kein sachlicher oder persönlicher Grund dafür herangezogen werden könnte, dass der Arbeitnehmer den ursprünglich mit ihm geschlossenen Arbeitsvertrag nicht erfüllen kann, selbst wenn er dieses tatsächlich aufgrund der veränderten Bedingungen wirklich nicht mehr kann. Der Arbeitgeber hat dafür Sorge zu tragen, dass dieses nicht eintritt.

Fortbildungswut 21. Jahrhundert: freiwillige Kostenerstattung privater Fortbildungen

In den meisten Fällen jedoch wird es vom Arbeitgeber gerne gesehen, wenn der Arbeitnehmer sich fortbilden lässt und seine Kenntnisse und Fähigkeiten erweitert. Guten Mitarbeitern wird demnach oft dieses kleine steuerfreie Bonbon der Kostenbeteiligung oder sogar Kostenübernahme geschenkt, wenn sich der Arbeitgeber ausrechnen kann, dass der Mitarbeiter dem Unternehmen gegenüber daraufhin seine Loyalität, Zufriedenheit und Leistungskraft erhält. Das Unternehmen kann immerhin auch diese Kosten im Rahmen von hohen Freibeträgen steuerlich mindernd geltend machen. Lohnsteuerrechtlich kommt die Erstattung von Fortbildungskosten zwar in erster Linie einer verdeckten Gehaltsausschüttung gleich, doch auch der Gesetzgeber honoriert durch hohe Lohnsteuer- und Sozialversicherungsfreibeträge die Initiative fortbildungswilliger Arbeitnehmer. Rechtlich ist der Arbeitgeber jedoch nicht verpflichtet, die Fortbildung seiner Arbeitnehmer zu finanzieren, wenn er diese nicht anordnet. Jeder Arbeitnehmer kann seine Fortbildungskosten schließlich selber in seiner eigenen Einkommensteuererklärung steuerlich berücksichtigen lassen.

Zusammenfassend ist also zu sagen, dass angeordnete Fortbildungen sowie daraus entstehende Reise-, Unterkunfts- und Verpflegungsmehraufwendungen sowie Abschlussgebühren und sonstige im Zusammenhang mit diesen Fortbildungen stehenden Aufwendungen komplett vom Arbeitgeber, bei freiwilligen Fortbildungen diese komplett vom Arbeitnehmer selber zu tragen, und im Rahmen vom Jahresabschluss steuerlich individuell abzugsfähig sind.