Wer verwendet Toggl?

Toggl ist für alle Leute geeignet, die sich mit Projekten auseinandersetzen. Sei es eine klassische Marketing-Agentur, die mit Kunden an Projekten arbeitet oder der Architekt, der für seine Kunden ein Haus plant, sich ein Team aufbauen möchte oder einfach nur seine Zeit projektbezogen aufzeichnen möchte.

Was ist Toggl?

Toggle ist eine Software zur problemlosen Zeiterfassung. Auch wenn der Start der Erfassung vergessen wird, erinnert Toggl daran. Projektzeiterfassung, Kundenverwaltung und Aufgabenverwaltung sind integriert. Ausführliche Berichte, die in einem beliebigen Format exportiert werden können, sind ebenfalls Bestandteil von Toggl.

Das Zeiterfassungstool arbeitet im Browser und auf dem Telefon. Alle Zeiteinträge werden zwischen den Telefon-Apps, Desktop-Apps, der Toggl Chrome-Erweiterung und der Website synchronisiert. Das Tool ist in englischer Sprache.

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Toggl

Toggl – mehr als nur ein Online-Zeiterfassungs-Tool

Kennst Du das auch? Dein Chef fragt Dich, was Du den ganzen Tag gemacht hast oder ein wichtiger Kunde möchte von Dir wissen, wie viel Zeit in das Projekt geflossen ist. Oder Du bist Agenturinhaber und rechnest die Zeit Deines Teams bei Deinem Kunden ab und fragst Dich, wie du realistische Angaben machen kannst? …Hier kommt die Lösung: Toggl Track!

Was ist Toggl?

Toggl war einst eines von vielen kostenfreien Zeiterfassungstools, die im Internet zu finden waren.

Heute umfasst Toggl mehrere Angebote:

  • Toggl Track, das klassische Zeiterfassungstool
  • Togglplan, ein Projektplanungs-Tool
  • Togglhire, ein Werkzeug zur Findung neuer Arbeitnehmer.

Toggl bietet dabei über 100 Anbindungsmöglichkeiten an andere Online-Tools an. Die Plattform stellt alle Inhalte komplett in englischer Sprache zur Verfügung, inklusiver der Arbeitsumgebung. Daran solltet ihr denken, wenn ihr überlegt, mit diesem Tool zu arbeiten. Dabei kommt Toggl, anders als man denken würde, nicht aus den USA. Die Firma sitzt in Tallinn, in Estland. Sie wurde bereits 2006 gegründet und beschäftigt heute mehr als 80 Mitarbeiter. (https://en.wikipedia.org/wiki/Toggl_Track)

Ein Fun Fact dazu: Der Name Toggl wurde von einem Zufallsgenerator kreiert. Dabei ist er für das Tool mehr als passend gewählt. Denn „to toggle“ heißt so viel wie „etwas umschalten“. Sinngemäß schaltet man bei der Nutzung des Tools Toggl Track von dem einen in das nächste Zeiterfassungs-Projekt.

Für wen ist Toggl geeignet?

Toggl ist für alle Leute geeignet, die sich mit Projekten auseinandersetzen. Sei es eine klassische Marketing-Agentur, die mit Kunden an Projekten arbeitet oder der Architekt, der für seine Kunden ein Haus plant, sich ein Team aufbauen möchte oder einfach nur seine Zeit projektbezogen aufzeichnen möchte. Toggl hilft allen, die mit projektbezogenen Arbeiten ihr tägliches Brot verdienen.

toggl-produkte-überblick

Ein Überblick über die angebotenen Lösungen von Toggl.

Ich habe für euch das Tool „Toggl Track“ ausführlich getestet und nutze es selbst bei meiner Arbeit als internationale Online Marketing Managerin. So kann ich jederzeit eine Aussage dazu treffen, wie viel Zeit ich für welche Aufgabe aufgewendet habe – und das 100% kostenlos.

Was kann Toggl Track?

Toggl Track hilft Dir dabei, Deinen Arbeitstag in Zeit-Abschnitten aufzuzeichnen. Ob Meeting, Projektarbeit, Recherchearbeit, all das kann das Tool – teilweise automatisiert – in Zeit-Scheiben aufzeichnen und für Dich in einem Report zur Verfügung stellen. Doch fangen wir mal von vorne an…

Ein Überblick über die Features von Toggl Track

Zeiterfassung
Was habe ich gemacht, wie lange habe ich dafür gebraucht, zu welchem Projekt gehört das, in welche Kategorie meiner Arbeit gehört das und zu welchem Preis wird das abgerechnet? Klingt kompliziert, ist es aber nicht. Denn genau das kannst Du bei Toggl Track einstellen.

Reporting
Ob für die gesamte Projektlänge, für den Monat XY, für die eine wichtige Woche oder den einen Tag: Du kannst Dir für alles Reports ausgeben lassen. Sei es basierend auf einem Projekt, zu einem bestimmten Thema oder für eine bestimmte Kategorie. Fragen nach „Wie viel Zeit steckst du eigentlich in SEO?“ gehören ab jetzt der Vergangenheit an. Das i-Tüpfelchen? Schick den Report einfach per E-Mail an Deine Empfänger, ohne mit Dateien hin- und herjonglieren zu müssen.

Zuordnung Deiner Abrechnung zu Projekten
Was verlangst Du für welches Projekt, welchen Stundensatz verlangst Du für welche Arbeit? Ist die Arbeit abrechenbar oder nicht? All das kannst Du in diesem Tool sehen.

Noch besser: Stelle ein, wie viele Stunden Du maximal an einem Projekt oder Thema arbeiten möchtest und Toggl Track informiert Dich, wenn Du das Kontingent fast ausgeschöpft hast. So kannst Du besser planen und zielgerichteter arbeiten.  Du behältst den Überblick, Du weißt genau, was schon abgerechnet wurde und kannst sogar auswerten, mit welcher Arbeit Du das meiste Geld verdienst.

Planung- und Verwaltung von Teams
Haben wir als Team noch Kapazitäten frei? Wie lange ist Kollegin Hanna noch in Projekt XY eingebunden? Ein Teamleiter kann die Zeit seines Teams überblicken und daraus Schlussfolgerungen zur Kapazität für neue Aufgaben ziehen. Die Zeiterfassungs-Einträge eines Teams können nach bestimmten Vorgaben erstellt und ausgefüllt werden.

So ist jeder informiert und es gibt keine lästigen (zeitfressenden) Abstimmungs-Runden oder Fragen wie „Hast du mal kurz Zeit?“ mehr (Quelle:toggl.com/track/features/).
Anmerkung: Teile dieser Beschreibung lassen sich nur als Bezahl-Funktion bedienen.

Wie funktioniert Toggl Track

toggl-data-tracking-screen

Leere Vorlage bei Start von Toggl Track als kostenfreie Variante

Man startet mit einer “leeren Vorlage“. Der Aufwand für die Einrichtung des Tools richtet sich danach, wie komplex die Zeiterfassung werden soll. Das Portal ist nahezu in jede Richtung individualisierbar.
Ich gebe Dir hier einen sehr wertvollen Tipp mit: Lege Kategorien Deiner Arbeit fest.

Bist Du beispielsweise ein Online-Marketer, wird Deine Arbeit typischerweise in diese oder ähnliche Kategorien aufgeteilt sein:

  1. Analyse
  2. SEO
  3. SEA
  4. Newsletter
  5. Social Media
  6. Abstimmungen
  7. Meetings
  8. Administration
  9. Bildbearbeitung
  10. Texterstellung

Diese Liste ist natürlich dynamisch, denn je nachdem wie Du arbeitest, kann sie so oder eben auch anders aussehen.
Wichtig ist: Lege Deine Kategorien so an, dass sie entweder für Dich oder für Deinen Kunden, im besten Fall für beide Parteien so eindeutig, wie möglich sind. Texterstellung kann zum Beispiel auch unter SEO oder Social Media fallen. Es kommt eben darauf an, wie Dein Aufgabengebiet im Allgemeinen aussieht.

Hier kommt Dein 5-Schritte-Plan für die sinnvolle Nutzung von Toggl Track

Schritt 1: Ein Projekt anlegen

Schritt 2: Zeit erfassen

Schritt 3: Tags anlegen

Schritt 4: Zeiterfassung manuell eintragen

Schritt 5: Lege Regeln fest

Schritt 1: Ein Projekt anlegen

Bevor Du loslegst, mach´ Dir erst einmal Gedanken über eine sinnvolle Struktur. Das kann sonst im Nachhinein sehr schnell unnötig kompliziert werden. Struktur überlegt? Okay, dann geht´s los! Gib dem Projekt einen Namen, wähle einen Kunden aus und ordne es, wenn notwendig, einem Team-Mitglied zu.

Du kannst sogar noch eine Farbe zuordnen und festlegen, ob es ein privates oder ein öffentlich einsehbares Projekt sein soll. Diese Funktion wird dann wichtig, wenn Du im Team zusammen an einem Projekt arbeitest, um unnötige Dopplungen zu vermeiden.

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So legt man ein Projekt bei Toggl Track an.

Schritt 2: Zeit erfassen

Sobald Du das Projekt und den dazugehörigen Kunden erstellt hast, trägst Du einfach den Inhalt Deiner Arbeit ein und fängst an, die Zeit zu tracken. Der Timer läuft so lange, bis Du auf „Stopp“ drückst.

Schritt 3: Tags anlegen

Reicht die Zuordnung von Projekten zu Kunden noch nicht, weil Dir noch die dritte Komponente eurer Arbeit fehlt? Kein Problem – tagge Deine Arbeit einfach mit Hilfe von Tags.

Ein Anwendungsbeispiel: Das Unternehmen, für das Du tätig bist, betreibt mehrere Webseiten und Dein Vorgesetzter möchte nun wissen, wie viel Zeit Du für die Content-Erstellung auf der Webseite A gebraucht hast? Dann legst Du die Webseite einfach als Tag fest.

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Eine zusätzliche Möglichkeit für die Vergabe von Kategorien in Toggl Track.

Schritt 4: Zeiterfassung manuell eintragen

Na, hast Du vergessen Deine Zeit für das Meeting zu erfassen? Kein Problem! Das kannst Du einfach manuell nachholen. Wähle dabei den Tag sowie die Start- und End-Uhrzeit aus und schon ist die Sache erledigt.

Ebenso einfach kannst Du Zeiten bereits bestehender Projekte manuell auch im Nachhinein noch anpassen. Warum?
Stell Dir folgende Situation vor: Du sitzt kurz vor Feierabend an einer letzten, vielleicht auch etwas nervenaufreibenden Aufgabe. Toggl trackt fleißig die Zeit im Hintergrund mit. Du bist endlich fertig, klappst das Laptop zu und genießt Deinen Feierabend. Am nächsten Morgen dann… ach du Schreck! Der Timer lief die ganze Zeit mit! Jetzt wird es höchste Zeit, den Eintrag zu stoppen und dementsprechend anzupassen.

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So flexibel gestaltet sich die Zeiterfassung mit Toggl Track.

Schritt 5: Lege Regeln fest

Ein Schritt, der eigentlich auch Schritt 1 heißen kann. Überlege Dir Regeln, wenn Du mit mehreren Leuten in Toggl Track arbeiten möchtest. Ein wildes Durcheinander an Zeiten, formlosen Einträgen oder fehlenden Zeiterfassungen möchte sicher keiner. Kein Tool ohne Regeln, das gilt schließlich für alle Zusammenarbeiten mehrerer Menschen. Du selbst solltest für Dich und gegebenenfalls Dein Team Regeln zum Umgang mit der Zeiterfassung aufstellen, damit Du die Gefahr der Zeitenmanipulation umgehen kannst.

Wie sieht ein Report aus?

Kurz ausgedrückt: Reports in Toggl Track sind einfach, aber effektiv. Die Reports können nach Belieben individualisiert werden.

Folgende Filtermöglichkeiten stehen zur Auswahl:

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Diese Filtermöglichkeiten hat man in der kostenfreien Variante von Toggl Track beim Erstellen von Reports.

Du kannst also neben Team, Kunden, Projekten, Tags auch nach Beschreibungen filtern. Damit Dir am Ende kein Zeiteintrag „durch die Lappen“ geht, kannst Du im Report auch nach Einträgen suchen, bei denen die Zuordnungen zu Kunden oder Projekten gänzlich fehlen.

Falls Dir das noch nicht reicht, kannst Du auch die Detail-Aufgabenbeschreibung einblenden oder sogar auf Wochenbasis die aufgewandte Zeit pro Projekt einblenden lassen.

Wie kann ich diese Reports effektiv auswerten?

Hier sind die Möglichkeiten nahezu unendlich und richten sich nach Deinem Ziel.

Ich habe mir zwei denkbare Fälle überlegt:

Fall 1: Du möchtest Deine eigene Zeit so effektiv wie möglich nutzen? Dann probiere Toggl Track für einen Monat konsequent aus und schau Dir danach zuerst an, für welche Aufgabenkategorie Du die meiste Zeit aufgewendet hast.

Stelle Dir danach zum Beispiel solche Fragen:

  1. Wie kann ich an dieser Stelle effektiver arbeiten?
  2. Was frisst hier die Meiste Zeit?

Schaue Dir im Anschluss an, wo Du Zeit einsparen kannst. Kannst Du beispielsweise Meetings kürzer gestalten, indem Du sie anders strukturierst? Vielleicht gibt es bei gewissen Aufgaben auch mit Hilfe von anderen Tools Möglichkeiten, noch effektiver rangehen? Der Teufel liegt oft im Detail, mit großen Auswirkungen auf Deine Zeit.

Fall 2: Du hast ein Team von fünf Leuten, die an einer Marketing-Kampagne arbeiten. Leider braucht ihr regelmäßig mehr Zeit für die Vorbereitung und Durchführung, als es der Geschäftsleitung gefällt. Nun stehst Du als Teamleiter vor der Aufgabe, die Zeit besser einzuteilen bzw. zu kommunizieren

Wie kannst Du das schaffen?

Auch hier kann Toggl Track helfen, wenn Dein Team es über einen gewissen Zeitraum genutzt hat. Überlegt hier gemeinsam, wo die „Zeitfresser“ liegen. So könnt ihr nicht nur für euch etwas Gutes tun, sondern macht eventuell gleich die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen effizienter. Wichtig ist hier vor allem, offen und ehrlich über das manchmal doch etwas kritische Thema „Zeit“ zu sprechen – bestenfalls ohne jegliche Wertung.

Wie manage ich ein Team über Toggl Track?

Im Menü-Tab „Team“ kannst Du, in der kostenfreien Variante, bis zu fünf Team-Mitglieder einladen. Diese kannst Du sogar in Gruppen zusammenfassen und deren Aktivitäten überwachen. Dieses Feature eignet sich perfekt für Projekte, an denen mehrere Unternehmen oder Abteilungen arbeiten.

Aber auch für Dein eigenes Marketing- oder Redaktions-Team eignet sich dieses Feature perfekt.

toggl-team

Oberfläche der Registerkarte „Team“ bei Toogl Track – alle Möglichkeiten auf einen Blick.

Welche Funktionen kann ich kostenfrei nutzen, und welche müssen bezahlt werden?

Bevor ich Dir mit einer langen Liste auf die Nerven gehe, versuche ich diese Frage kurz und knapp zu beantworten:

Die Zeiterfassung und deren Management, das Erstellen und Managen von Projekten, Kunden und Teams und die Zuordnung zu Tags sowie die Erstellung von Reports, all das ist kostenfrei möglich. Geht es um Themen wie Abrechnung, größere Teams, komfortablere Report-Erstellung und zusätzliche Insights, muss Geld in die Hand genommen werden.

Dabei arbeitet Toggl Track mit Abonnements verschiedener Pläne:

pläne-toggl

Die verschiedenen Abonnements von Toggl Track im Überblick.

Reicht Dir das noch nicht? Dann wirf mal einen Blick in die große Feature-Liste.

Was sind die Vorteile von Toggl Track?

Die Plattform ist in vielerlei Hinsicht vorteilhaft:

✔ Skalierbar

✔ Intuitive Nutzeroberfläche

✔ Viele Funktionen kostenfrei

✔ Team-Nutzung möglich

✔Aussagekräftige Reports

✔Hohe Anpassbarkeit

✔ Verwendung als Browser, Desktop und App möglich

✔ Erinnerungs-E-Mails bei „abnormem“ Verhalten

✔ Zeitgesteuerte E-Mails mit Reports möglich

✔Hohe Transparenz

✔ Flexibel an Bedürfnisse anpassbar

✔Offline nutzbar

✔ Verschiedene Nutzer-Regeln einstellbar

Was sind die Nachteile von Toggl Track?

Wo Licht ist, ist auch Schatten:

☒ Kostenfreie Version mit Grenzen

☒ Manuelle Anpassung der Zeiten kann zu Manipulation führen

☒ Regeln zur sinnvollen Nutzung notwendig

☒ Hoher Initialaufwand

☒ Bezahlung in monatlichen Abonnements

☒ Benutzeroberfläche nur in englischer Sprache

Fazit

Toggl Track eignet sich für eine breite Masse an Einsatzmöglichkeiten. Diese beschränken sich nicht bloß auf die klassische Marketing-Arbeit, sondern gehen darüber hinaus. Denkt man sich in andere Branchen und Berufe hinein, ergeben sich immer wieder Möglichkeiten, wie man Toggl Track nutzen kann. Ob als Marketingagentur, Marketingabteilung in einem Unternehmen oder eben als Steuerberater, Architekt, vielleicht sogar als Handwerker, dieses Tool lässt sich selbst in der kostenfreien Variante schon ziemlich gut nutzen.

Denn eines haben sie doch alle gemeinsam: Sie arbeiten alle an verschiedenen Kunden-Projekten.

Vielleicht geht es Dir aber gar nicht darum? Vielleicht möchtest Du nur wissen, wo Deine Zeit am Tag hinfließt? Auch dann ist Toggl Track schon in der kostenfreien Variante für Dich nutzbar.

Vielleicht arbeitest Du aber auch mit Studenten einer Fachrichtung zusammen an einem Gruppenprojekt oder ihr seid dabei, ein Startup auf die Beine zu stellen? Auch dann kann euch Toggl bei der Zeiteinteilung und -erfassung helfen. Denn Zeit ist, wie ihr ja wisst, Geld.

Wenn es dann größer werden soll, bietet Toggl Track diverse Bezahl-Versionen an.

Eine Sache möchte ich Dir noch an´s Herz legen: Übertreibe es nicht in Sachen Optimierung. Es kommt nicht immer darauf an, dass alles zu 100% perfekt ist. Denn, egal, ob Du für Dich effizienter arbeiten möchtest, oder Du Dein Team in Punkto Zeit und Effizienz optimieren möchtest, alles ist ein Prozess und Prozesse unterliegen einer natürlichen Dynamik. Heute läuft es vielleicht nicht ganz so rund, doch morgen hast Du aus dieser Erfahrung gelernt.