Workshops sind eine hervorragende Möglichkeit, teamorientiert Wissen zu vermitteln und in Interaktion zu treten. Es geht bei diesem Veranstaltungsformat weniger darum, die eigene Expertise zu präsentieren, als vielmehr in der Rolle eines Moderators empathisch Menschen zu unterstützen und zu ermutigen, die eigenen Fähigkeiten zu sehen, zu aktivieren und weiterzuentwickeln. Dabei ist es die zentrale Aufgabe des Moderators, Raum für Interaktion zu schaffen und gleichzeitig definierte Ziele im Auge zu behalten.
Entsprechend führt nur eine umfassende sowie sorgfältige Planung und Vorbereitung eines Workshops zur erfolgreichen Durchführung und konzeptionellen Einbettung in eine sogenannte Learning Journey, die nicht automatisch mit dem Workshop-Ende ihren Abschluss findet.
In diesem Artikel geht es nun darum die wesentlichen Schritte der Workshopvorbereitung zu aufzuzeigen, sowie exemplarisch Methoden an die Hand zu geben. Ich habe mich bewusst entschieden hier bewährte Methoden vorzustellen, die anpassbar sind, Flexibilität ermöglichen und erweitert werden können. Die Bandbreite an Methoden und Konzepten ist umfangreich und sprengt den Umfang des Artikels. Bei der Auswahl sollte man auch sich selbst als Person behalten und reflektieren. Den nicht alle Methoden und Konzepte passen. Aus meiner Erfahrung bewährt es sich nicht, sich in einen Rahmen zu zwingen, der die eigenen Eigenschaften und Möglichkeiten als Moderator in einer Weise verändert, die anstrengend und unangenehm ist. Authentizität und Selbstreflexion sind die Basis als Moderator erfolgreich zu agieren und damit den Workshop zum Mehrwert für die Teilnehmer werden zu lassen.
1. Zielsetzung des Workshops
Die erste und vielleicht wichtigste Phase der Workshop-Planung ist die Festlegung der Workshop-Ziele. Allgemein steht hier die grundsätzliche Frage im Raum: Was soll mit dem anstehenden Workshop erreicht werden? Das klingt zunächst einfach, ist jedoch bei genauerem Hinsehen eine Frage, die konkret und spezifiziert, nicht ohne Weiteres beantwortet werden kann. Eine detaillierte und persönliche Abstimmung mit den jeweiligen Auftraggebern ist aus meiner Erfahrung unerlässlich. In moderierender Rolle sollte man die Erwartungen der Auftraggeber genau kennen, um im Workshop das Schiff im Sinne der Teilnehmenden in der definierten Fahrrinne zu halten. Gleichermaßen schaffen eine klare Abstimmung und Definition der Ziele die Grundlage für die Messbarkeit und damit erfolgreiche Evaluierung des Workshops in der Nachbereitung.
Eine bewährte Methode zur erfolgreichen und effizienten Erarbeitung von Workshop-Zielen ist zum Beispiel die SMART-Methode.
SMART-Ziele
Das SMART-Prinzip besagt, dass Ziele spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sein sollten. Wandelt man diese Attribute in unterstützende Fragen um, sehen diese aus wie folgt:
- Spezifisch: Was soll konkret erreicht werden?
- Messbar: Wie können Fortschritte gemessen werden?
- Erreichbar: Sind Ziele realistisch, d.h. erreichbar?
- Relevant: Passen die Ziele zu den übergeordneten oder strategischen Zielen im Sinne einer Learning Journey?
- Zeitgebunden: Bis wann sollen Ziel/Ziele erreicht werden?
Die Beantwortung der Fragen kann auch durch die Erstellung und Versendung von Checklisten oder Fragebögen unterstützt werden. Denn die Einbindung von Workshop-Teilnehmern oder Organisatoren während der Vorbereitungsphase sorgt bereits für initiales Interesse, erfolgreiches Erwartungsmanagement und wiederum Messbarkeit sowie Transparenz. Die Aufgabe im Workshop in moderierender Rolle zu agieren, wird so schon in der Vorbereitung sichtbar und sorgt für den Aufbau eines interaktiven Prozesses, der im tatsächlichen Workshop fortgesetzt werden kann.
Gießt man nun das SMART-Prinzip in eine beispielhafte Zielformulierung, könnte diese aussehen wie folgt:
Workshop zum Thema „Teamstruktur“. Anstatt schlicht zu formulieren „die Teamstruktur soll neu definiert werden“, könnte man auf Basis der SMART-Methode folgendes, zunächst prozessorientiertes, Ziel formulieren: Im Workshop soll eine Ist-Analyse, der im Team zu erledigenden Aufgaben erstellt werden. Die Aufgaben losgelöst vom jeweiligen Teammitglied zu betrachten und zu clustern, sorgt für eine objektive Betrachtung der Teamaufwände. Im nächsten Schritt sollen dann die Aufgaben den Teammitgliedern zugeordnet werden. Innerhalb von drei Monaten nach dem Workshop soll das Team evaluieren, inwieweit die Zuordnungen erfolgreich umgesetzt werden konnten, d.h. zum Beispiel zu einer Effizienzsteigerung der Arbeitsprozesse geführt haben. So kann eine Nachjustierung erfolgen, wenn notwendig.
2. Zielgruppenanalyse
Das Verständnis der Zielgruppe ist nach der gemeinsamen Zieldefinition der zweite Schlüssel zu einem erfolgreichen Workshop. Dabei geht es weniger um eine einfache Jobbezeichnung als vielmehr um die Frage nach Vorkenntnissen, Erfahrung und vor allem Erwartungen. Die Empfehlung, auch Alter und Geschlecht als zentrale Informationen zu hinterlegen bzw. bei jedem Teilnehmer abfragen, halte ich für nicht zeitgemäß und überholt. Der bei Beauftragung offensichtliche Rahmen reicht völlig aus. Er bietet genügend Informationen. Schule oder Unternehmen. Die Abfrage von Geschlecht und Alter kann eher für eine Abwehrhaltung sorgen als für den Effekt einer positiven ersten Interaktion. Abgesehen davon erzählen mir, als Moderator, diese Informationen nichts über die Persönlichkeit der Teilnehmer, nichts über ihre Kommunikationseigenschaften.
Gerade aber Eigenschaften, Erfahrungen und Fähigkeiten, die einen Menschen ausmachen und einen Workshop individuell beeinflussen können, dürfen und sollen, sind Informationen, die die Vorbereitung unterstützen. Auch das Wissen um präferierte Lernstile beispielsweise ist eine Information, die die Vorbereitung des Workshops beeinflussen darf. Entsprechend sind vorbereitende Gespräche – oder wenn nicht möglich, ausgefüllte Fragebögen, eine klare Empfehlung. Des Weiteren spiegelt sich schon hier die Teilnehmenden entgegenzubringende Wertschätzung wider, die in jedem Moment Grundlage der Kooperation sein sollte. Ich spreche aus diesem Grund von einer interaktiven Vorbereitung, die die Einstiegsphase zu Beginn des Workshops deutlich erleichtert.
3. Planungsdetails des Workshop-Inhalts
Learning Journey
Basierend auf den formulierten Workshopzielen sowie der Zielgruppenanalyse muss nun die Learning Journey, deren Teil ein Workshop sein kann, ausgearbeitet werden. Diese ist gleichsam als roter Faden zu verstehen, der sich auch durch den Workshop zieht. Einzelne Themen müssen nun ausgewählt und in Verbindung gesetzt werden. Zumeist empfiehlt sich ein modularer Aufbau des tatsächlichen Workshops. Auf diese Weise kann der Workshop in Abschnitte eingeteilt werden. Das erleichtert und verbessert die Gesamtstruktur, die die Basis für eine erfolgreiche Moderation bildet. Der Workshop sollte als interaktives Erlebnis zur Wissenserweiterung verstanden werden.
Um Missverständnisse an dieser Stelle zu vermeiden, muss hier der Prozess „Learning Journey“ kurz erläutert werden. Aus meiner Sicht ergeben sich zwei Prozessperspektiven. Dabei geht es zum einen um die Reise innerhalb des Workshops selbst, zum anderen um die Einbettung des Workshops in einen mittelfristigen Lernprozess. Hier der Verweis auf die bereits vorgestellte SMART-Methode zur Definition der Workshop-Ziele, die es erlaubt, auch über den Workshop hinaus Ziele zu formulieren. Schlussfolgernd ist die Konzeptionalisierung eines Workshops mehr als die Planung einer einmaligen Veranstaltung, sondern vielmehr das Design eines Entwicklungsprozesses, bestenfalls intrinsischer Natur. Teilnehmern wird Raum gegeben zur Gestaltung und positiven Erfahrung. Die Erweiterung der Expertise wird so zum positiven Erlebnis, eine Reise zu neuen Ufern.
Quelle: TTS Insights.
Workshop-Format
Die Auswahl des Workshop-Formats hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dabei geht es primär zunächst um logistische Faktoren. Gerade in Unternehmen sitzen Teams nicht mehr automatisch an einem Standort. Weder Kostenvorgaben noch Reisezeiten ermöglichen daher automatisch einen Präsenzworkshop.
Selbstverständlich beeinflusst das gewählte Format die Gestaltung des Workshops. Ein Präsenzworkshop beschleunigt durch den persönlichen Kontakt beispielsweise die Interaktion. Hingegen sorgt ein virtueller Workshop für Flexibilität und Reichweite und somit gegebenenfalls für einen breiteren Teilnehmerkreis. Hybride Formate können es entsprechend schaffen Mehrwerte aus Präsenz- und virtuellem Workshop zu kombinieren.
An dieser Stelle möchte ich auch auf die Teilnehmerzahl verweisen. Oftmals erhöht sich die Teilnehmerzahl bei Online-Formaten, sodass auch bei diesen Formaten über Gruppen-Phasen nachgedacht werden muss. Ich erwähne das, weil die äußeren Rahmenbedingungen nicht immer zum vielleicht aus theoretischer Sicht perfekten Workshop führen, sondern vielmehr eine pragmatische Herangehensweise erfordern. Grundsätzlich kann ich jedoch empfehlen, wann immer möglich, die Teilnehmerzahl nicht unbegrenzt wachsen zu lassen, um Ineffizienz in der Zielerreichung zu vermeiden.
Kommunikation
Im Anschluss geht es nun darum, sich mit der Frage nach passenden Methoden auseinanderzusetzen, die sowohl zum Workshopziel, zur Zielgruppe als auch zum Workshopformat passen. Dabei geht es um Elemente zur Aktivierung der intrinsischen Motivation zum einen und gleichzeitig um Methoden zur Interaktion und effizienten Erarbeitung der Workshopziele zum anderen. Die Teilnehmenden immer als Team zu verstehen und entsprechend gemeinsam wachsen zu lassen, bildet hierfür Grundlage und ist Aufgabe des Moderators gleichermaßen.
Methoden
Zunächst möchte ich einen weiteren Aspekt erwähnen, der ebenfalls die Durchführung und damit Methodenauswahl des Workshops beeinflussen kann: Die Kommunikationssprache. Denn die Kommunikationssprache ist nicht per se äquivalent zur Muttersprache der Teilnehmenden und des Moderators. Unterschiedliche Sprachlevel in der Kommunikationssprache sowie differierende kulturelle Hintergründe können die Kommunikation und damit die Durchführung des Workshops beeinflussen. Balance kann die Auswahl der Methoden schaffen, sodass Grenzen in der Kommunikation weder Interaktion noch Kreativität zu sehr hemmen oder eingrenzen. Auch dieser Aspekt hat die Auswahl an Methoden, die ich hier im Artikel vorstelle, beeinflusst. Unkompliziert, pragmatisch und damit flexibel ist die Herangehensweise, da ich beruflich in einem internationalen und stark kundenorientierten Umfeld arbeite. Des Weiteren dürfen auch die eigenen Aufwände nicht ignoriert werden. Es wäre nicht realistisch, Aufwände für die Vorbereitung des Workshops als freie Variable zu definieren.
Brainstorming
Brainstorming ist eine kreative Methode, die häufig in Gruppen verwendet wird, um Ideen zu generieren und Probleme zu lösen. Die Technik wurde in den 1940er Jahren von Alex F. Osborn entwickelt und hat sich seitdem als effektives Werkzeug in verschiedenen Bereichen etabliert, darunter Geschäft, Bildung und Produktentwicklung. Die wichtigsten Aspekte fasse ich zusammen wie folgt:
Offenheit: Alle Ideen sind willkommen, egal wie ungewöhnlich oder unrealistisch sie erscheinen mögen. Dies fördert eine kreative Atmosphäre und ermutigt die Teilnehmer, ihre Gedanken ohne Angst vor Kritik zu äußern. Hinzu lommt, dass in der Brainstorming-Phase zumeist eine Mindmap erstellt wird, um die Ideen sichtbar festzuhalten. Hier geht es nicht um die Aufzeichnung langer Erklärungen, sondern vielmehr um Keywords, die in Verbindung gesetzt werden. Auf diese Weise kann auch in begrenztem sprachlichen Rahmen Kreativität ermöglicht werden. Sowohl Brainstorming als auch Mind Mapping sind zusätzlich den meisten Teilnehmern vertraut. Auch das erleichtert den Abbau einer möglichen Sprachbarriere.
Quantität vor Qualität: Beim Brainstorming liegt der Fokus zunächst auf der Generierung einer großen Anzahl von Ideen, ohne sie sofort zu bewerten oder zu filtern. Je mehr Ideen gesammelt werden, desto größer ist die Chance, dass darunter wertvolle Konzepte verborgen sind. Diese Schaffung eines freien Raums sorgt für eine Vertrauensbasis und Wertschätzung. Das Gefühl, vereinfacht formuliert, nichts „falsch zu machen“ sorgt für Motivation und Mut. Gleichzeitig besteht auch die Möglichkeit, Begriffe gemeinsam sprachlich zu erarbeiten. Kann ein Teilnehmer den Begriff erklären, ohne ihn in der Kommunikationssprache zu kennen, kann eine andere Person möglicherweise ergänzen und den tatsächlichen Begriff einbringen. Eine Möglichkeit zur Interaktion, die über den ganzen Workshop hinweg als positiv genutzt werden kann.
Keine Kritik: Während der Ideenfindungsphase sollte es keine Kritik oder Bewertungen der Ideen geben. Dadurch wird ein freies Denken gefördert und die Teilnehmer fühlen sich sicherer, ihre Gedanken zu äußern. Es erfolgt zusätzlich die Dynamik von Inspiration und somit einer gemeinsamen Erarbeitung. Die Einbindung aller Teilnehmenden ist so möglich. Die Aufgabe des Moderators, die Gruppe zu beobachten und an den richtigen Stellen Impulse zu setzen, zu steuern und das Augenmerk auf eine erfolgreiche Teilnahme aller zu legen, ist auch hier ein zentraler Faktor. Die eigene Begeisterung sorgt ebenfalls für Dynamik. Denn die eigene emotionale Beschaffenheit sorgt immer für eine positive Wirkung. Ich zumindest habe bisher keinen anderen Effekt erlebt.
Kombination von Ideen: Mit ergebnisorientiertem Blick ermöglicht das Aufgreifen, Weiterentwickeln und Kombinieren von Ideen durch die Teilnehmer im Ergebnis tatsächliche neue und innovative Lösungen, die dann für die weiteren Workshop-Phasen verwendet werden können. Somit ist auch die Zieldefinition berücksichtigt und ebenso die notwendige Messbarkeit der Ergebnisse.
Sechs Denkhüte
Die Methode der “6 Denkhüte” wurde von Edward de Bono entwickelt und dient dazu, das Denken in Gruppen und die Entscheidungsfindung zu strukturieren. Sie hilft, verschiedene Perspektiven zu betrachten und fördert kreatives sowie konstruktives Denken gleichermaßen. Jede “Hut”-Farbe repräsentiert einen bestimmten Denkschwerpunkt:
Weißer Hut (Fakten und Informationen): Dieser Hut steht für objektive Daten und Fakten. Bei dieser Perspektive geht es nun darum, relevante Informationen zu sammeln sowie Analysen durchzuführen. Es wird auch geklärt, welche Daten vorhanden sind und welche möglicherweise noch fehlen. Fragen wie “Was wissen wir?” und “Welche Fakten fehlen?” sind hier also zentral.
Roter Hut (Gefühle und Intuition): Der rote Hut repräsentiert Emotionen, Intuition und Meinungen. Hier dürfen Gedanken und Gefühle ohne Begründung und aus dem Bauch heraus geäußert werden. Es geht darum, diese Aspekte zuzulassen und dann zu reflektieren, z. B.: “Wie fühle ich mich bei dieser Entscheidung?”
Schwarzer Hut (Risiken und negative Aspekte): Der schwarze Hut steht für das kritische Denken gleichsam Vorsicht. Bei dieser Perspektive werden mögliche Probleme, Risiken und negative Auswirkungen in Augenschein genommen. Dies hilft, die Gefahren und Schwächen einer Idee zu erkennen, vorzubeugen oder anzunehmen, z.B.: “Was könnte schiefgehen?”
Gelber Hut (Chancen und positive Aspekte): Demgegenüber steht der gelbe Hut, der für Optimismus und die positiven Perspektiven steht. Es soll über Chancen, Vorteile und positive Ergebnisse diskutiert werden. Dabei geht es auch um die Suche nach Wegen, wie diese realisiert werden können. Fragen könnten sein: “Was sind die Vorteile dieser Idee?”
Grüner Hut (Kreativität und neue Ideen): Der grüne Hut fördert das kreative Denken und damit die Entwicklung neuer Ideen. Hier liegt der Fokus auf Innovation, Alternativen und Lösungen gleichermaßen. Es darf außerdem überlegt werden wie bestehende Ansätze verbessert könnten. Fragen wie “Welche neuen Ideen haben wir?” sind hier zu stellen.
Blauer Hut (Steuerung und Organisation): Der blaue Hut hat die Aufgabe, den Denkprozess zu steuern und zu organisieren. Es geht hier darum Rahmenbedingungen des Denkens zu definieren und damit die Strategie festzulegen, mit der die anderen Hüte eingesetzt werden. Fragen sind beispielsweise: “Was ist das Ziel unserer aktuellen Diskussion?” und “Wie gehen wir vor?”
Im Unterschied zum Brainstorming ermöglicht diese Methodik Gruppen, systematisch unterschiedliche Perspektiven zu betrachten und somit zu fundierten Entscheidungen zu gelangen. Außerdem fördert sie die Kommunikation und das Verständnis im Team, indem sie eine klare Struktur bietet. Dies kann je nach Gruppenzusammensetzung auch die Moderation erleichtern. Dennoch ist eine Kombination beider Methoden möglich. Brainstorming kann man gerade beim „grünen Hut“ einsetzen und gut integrieren.
Disney-Methode
Die Disney-Methode, auch als Disney-Kreativitätsmethode bekannt, ist ebenfalls eine Technik zur Ideenfindung oder Problemlösung. Sie wird ebenfalls oft in kreativen Denkprozessen eingesetzt. Sie wurde nach Walt Disney benannt, der für seine innovative Denkweise und sehr kreative Herangehensweise bekannt war. Die Methode gliedert sich in drei verschiedene Perspektiven, die helfen, Ideen entweder zu entwickeln oder sie kritisch zu prüfen. Ähnlich wie bei der Methode „6 Hüte“ geht es darum, Raum für freie Denkprozesse zu geben, abseits von möglicherweise differierenden Umsetzungsmöglichkeiten. Die Methode teilt sich in drei Phasen, die von der Ideensammlung hin zu den Möglichkeiten einer tatsächlichen Umsetzung führen sollen.
Der Träumer: In dieser ersten Phase geht es zunächst darum, keine Grenzen zu setzen, um kreative Ideen zu entwickeln. Entsprechend sind der Fantasie und damit der Bandbreite der Möglichkeiten keine Grenzen gesetzt. Machbarkeit und Umsetzung spielen im Denkprozess keine Rolle. Visionen zu entwerfen, ergo das Feuerwerk der großen Ideen, findet hier Raum.
Der Realist: Nachdem in der ersten Phase Ideen gesammelt wurden, müssen nun in der zweiten Phase die Ideen bewertet und konkretisiert werden. Dabei geht es um die Frage wie die Ideen umgesetzt werden können. Themen wie Ressourcenplanung oder die Erstellung einer konkreten Roadmap spielen hier eine Rolle. Zusammenfassend werden in dieser Phase pragmatische nächste Schritte festgelegt und damit eine Verbindung von Traum und Wirklichkeit hergestellt.
Der Kritiker: In dieser letzten Phase ist nun Kritik im positiven Sinne erlaubt. Ideen werden hinterfragt und nochmals nun aus kritischer Perspektive hinterfragt. Es geht darum mögliche Probleme, Herausforderungen und Risiken aufzuzeigen. Dies sorgt für Anpassungen, die sicherstellen, dass erarbeitete Konzepte tatsächlich durchführbar sind, da nun eingebettet in realen Kontext.
Die Disney-Methode ist besonders nützlich, wenn Teams gemeinsam am Workshop teilnehmen, denn eine strukturierte Herangehensweise an kreative Prozesse stellt sicher, dass alle Perspektiven berücksichtigt werden. Sie fördert schließlich auch eine offene Diskussion und kann helfen, innovative Lösungen zu finden, ohne zu schwammig zu bleiben. Die Rollendefinition der einzelnen Denkfelder, gibt den Teilnehmern von vorneherein einen Rahmen der gewünschten Denkweise. Es ist ein Unterschied davon zu sprechen nun kreativ zu sein oder zu formulieren, dass geträumt werden darf. Die Aufforderung kreativ zu denken, löst bei vielen ein Zögern aus oder möglicherweise das Gefühl diese Fähigkeit nicht zu haben. Träume im Sinne von Wünschen hat jedoch, das ist anzunehmen, fast jede Person.
Quelle: BMI.
5. Zeitplanung
Ich empfehle immer auch die Erstellung eines Zeitplans. Dieser kann in Kombination mit der Festlegung der einzelnen Module und damit den Themen auch als Programm oder Agenda schon im Vorfeld zur Verfügung gestellt werden. Eingeplant werden sollten nicht nur Pausen, sondern auch zeitliche Puffer, die eventuell benötigt werden, wenn eine Unterbrechung der Denkprozesse kontraproduktiv wäre. Der Moderator ist jedoch gut beraten, im Sinne des Zeitplans zu steuern und sich nicht zu verlieren. Es gibt eine Zielvorgabe und Ergebnisse, die erzielt werden müssen, sonst entsteht schnell der Eindruck, sich eher zur „Kaffeerunde“ zu treffen, als vielmehr Themen erfolgreich anzugehen. Ich verzichte daher manchmal lieber auf eine scheinbar perfekte Methode, die dem Zeitplan nur vielleicht entsprechen kann, als das Risiko einzugehen, die Zielerreichung zu gefährden.
Logistik und Organisation
Zu einer sorgfältigen Organisation gehören auch logistische Aspekte, die einen reibungslosen Ablauf gewährleisten. Die Organisation sollte bereits zum Vortag weitestgehend abgeschlossen sein. Am Tag des Workshops dürfen nach Möglichkeit keine kurzfristigen Aufwände generiert werden. Das schafft auf Moderatorenseite ein Stresslevel, das sich negativ auf die eigene tatsächliche Aufgabe auswirkt. Die beratende Arbeit braucht mentale Ausgeglichenheit und Balance, um eine vertrauensvolle Atmosphäre herstellen zu können.
Räumlichkeiten und Technik
Zunächst gilt es in Verfahrung zu bringen, wie die Gegebenheiten sind. Wie sehen die Räumlichkeiten aus? Wieviel Raum steht im Verhältnis zur Teilnehmerzahl zur Verfügung? Gibt es genug Mobiliar, also z.B. Tische und Stühle? Welche Medien kann ich einsetzen? Schließlich äußere ich auch Wünsche und gleiche dann ab. Man kann es mit nahezu allen Gegebenheiten eines Raums zur erfolgreichen Workshop-Gestaltung schaffen, wenn man im Vorfeld informiert ist und sich darauf einstellen kann. Auch hier hilft Pragmatismus. Dazu gehört eine Checkliste, die man beispielsweise dem Auftraggeber zur Verfügung stellen kann, sodass keine Missverständnisse entstehen und die Methoden in der Vorbereitung den Gegebenheiten entsprechend ausgewählt werden können.
Einladung und Teilnehmermanagement
Unabhängig vom Auftraggeber ist die Gestaltung der Einladung zur Teilnahme. Rechtzeitig vor dem vereinbarten Termin sollte eine offizielle Einladung inklusive Thema, Zeitfenster, Ort (Link oder Raum), Anmeldemöglichkeiten sowie die geplante Agenda zugesendet werden. Ich möchte betonen, dass die Gestaltung der Einladung bereits Atmosphäre schafft. Sie gehört zu einem exzellenten Kundenservice, der sich durch Transparenz, Expertise und Verlässlichkeit auszeichnet. Aus meiner Sicht gerade in der Beratungstätigkeit essenziell.
Des Weiteren möchte ich empfehlen, sich mit digitalen Tools auseinanderzusetzen, deren Einsatz Aufwände reduziert und die Organisation erleichtert. Die Auswahl der Tools ist groß und jedes hat seine Vor- und Nachteile. Eine individuelle Evaluierung lohnt sich. Ich spare in diesem Teil der Vorbereitung gerne Zeit ohne Serviceeinbußen, um diese dann zusätzlich in die thematische Planung stecken zu können.
Moderation und Flexibilität
Beide Aspekte habe ich in den bereits diskutierten Kapiteln bewusst immer wieder einfließen lassen.
Der Begriff der Moderation kommt ursprünglich aus dem Lateinischen. Das entsprechende Verb „moderare“ bedeutet so viel wie die Mitte finden, lenken und mäßigen. Genau das ist die Aufgabe in der Rolle als Moderator. Die Gruppe der am Workshop Teilnehmenden in Balance zum Ziel zu lenken. Es braucht dazu nicht nur Fachwissen, sondern auch ein hohes Maß an Empathie, starke Skills in der Kommunikation und Souveränität, ohne diese in Form einer Überpräsenz zu zeigen.
Der Moderator sollte in der Lage sein, die Teilnehmer nicht nur zu motivieren, sondern mit den richtigen Impulsen und einem ausgewogenen Maß an Präsenz zu begeistern, ohne Ziel, Struktur und Zeitplan aus den Augen zu verlieren.
Dazu gehört auch die Möglichkeit zur Flexibilität. Es hilft nicht, an einer Methode festzuhalten, die in der Konstellation der Gruppe einfach nicht funktionieren will. Manchmal ist weniger mehr. Die Leichtigkeit eines Workshops entsteht durch die Planung von Flexibilität, von der auch im Workshop selbst Gebrauch gemacht werden kann. Die ausgefeilteste Methode, der Anspruch, die beste und modernste Technik einzusetzen, werden schnell zu Stolpersteinen, wenn man sich selbst nicht wohl fühlt und gegebenenfalls die Gruppe damit abhängt. Ein Workshop ist nur erfolgreich, wenn das Team das Ziel erreicht.
Fazit
Zusammenfassend ist festzuhalten, dass gerade die Vorbereitungsphase eines Workshops ausschlaggebend für den Erfolg der Veranstaltung ist. Klarheit und Struktur sowie eine transparente und kundenorientierte Kommunikation sorgen für eine positive Atmosphäre im Workshop und einen Vertrauensvorsprung, der sich letztlich nicht nur im Workshop, sondern über die erweiterte Learning Journey auswirkt. Eine Reise kann schließlich auch nicht mit einem Kaugummi und einem ungewaschenen Socken erfolgreich gestartet und durchgeführt werden. Kein Mensch ist auf diese Weise motiviert, ein Ziel zu erreichen. Ausreichend Proviant und Kleidung, die zum Wetter und Reiseziel passt, sorgen dagegen für eine positive Erfahrung. Auf diese Art und Weise ist nicht nur das Ziel der Erfolg, sondern auch die Learning Journey selbst.
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