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10 Tipps, wie OKR zum Erfolgsprojekt wird

10 Tipps, wie OKR zum Erfolgsprojekt wird

Lesezeit: 8 Min | Autor: Holger Hartmann

Ein paar Monate ist es her, dass OKR bei uns zum ersten Mal Thema wurde. “Das ist was ganz Tolles, das wollen wir auch!” hieß es. Und wir sind ehrlich: Wir sind auch immer noch in den Anfängen aber haben schon einiges an Wissen angesammelt, dass wir an dieser Stelle gerne weitergeben.

Du fragst dich jetzt vielleicht: Was soll das überhaupt sein, dieses OKR?

Im Grunde ist es ganz einfach und schnell erklärt. OKR steht für “Objectives and Key Results” und ist eine Methode, die helfen soll, realistische Ziele nachhaltig und erfolgreich zu verfolgen, Mitarbeiter zu motivieren sowie Ergebnisse zu bewerten. Wie das geht, bzw., was man beachten muss, damit OKR erfolgreich eingeführt und umgesetzt werden kann, zeigen unsere 10 Tipps!

1. Haltung! Das richtige Mindset für OKR

Es ist mit OKR dasselbe wie bei vielen anderen Methoden auch: Das Mindset des Unternehmens und der Mitarbeiter muss einfach stimmen. Die großartigste Methode bringt nichts, wenn Geschäftsführung und Mitarbeiter nicht aufgeschlossen dafür sind. Und da die Einführung von OKRs einen drastischen Wandel mit sich bringt, sollten dein Unternehmen bzw. die dazugehörigen Menschen folgendes mitbringen, damit es “läuft”:

  • Transparenz und klare Rollen
  • Offenheit, sowohl in der Kommunikation als auch in der Fehlerkultur
  • Empathie und gemeinsames Arbeiten an Lösungen
  • Optimismus und Veränderungsbereitschaft
  • Eigenverantwortlich handelnde Teams

Genau das hast du schon im Gepäck? Dann hättest du diesen Punkt zwar auch einfach überspringen können aber nun ist es sowieso zu spät. Auf zu Punkt zwei!

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2. Eine starke Vision macht den Anfang

Guten Tag, ich bin’s, deine Unternehmensvision! Wie, du kennst mich noch gar nicht? Aber ich bin doch schon die ganze Zeit da! Ach so, du dachtest, ich sehe ganz anders aus? Hm …

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Neben dem Unternehmenszweck sollte eine starke Vision dein Unternehmen antreiben und bei allen Mitarbeitern fest verankert sein.

Dabei muss eine gut formulierte Vision aussagen, was langfristig erreicht werden soll. Die Vision von Disney lautet zum Beispiel “wir wollen Menschen glücklich machen” und trifft nicht nur voll ins Schwarze, sondern motiviert Mitarbeiter zusätzlich bei der Arbeit. Die Vision mag jetzt vielleicht etwas abstrakt oder allgemein klingen – ist aber genau richtig! Zahlen haben in Unternehmensvisionen nichts zu suchen. Das Produkt kann auch mal vorkommen, ist aber nicht zwingend notwendig.

3. Und jetzt mal mit Struktur

Aus einer gut formulierten Vision lässt sich im nächsten Schritt dann eine Mission (wie erreichen wir die Vision?) ableiten. Steht dieses “Fundament”, können Ziele auf Objectives und Key Results heruntergebrochen werden. Am Ende sieht eine OKR-Struktur dann so aus:

okr

Es empfiehlt sich grundsätzlich eine Anzahl von maximal fünf Objectives mit jeweils bis zu vier untergeordneten Key Results. Mehr führt zu einem Overload an Zielen und könnte bei der Priorisierung von Ressourcen und Aufgaben behindern.

4. Alles eine Frage der Formulierung

Nun sind wir angekommen bei den Objectives und Key Results und hier schreiben wir eines groß: FORMULIERUNG.

Denn hier ist es besonders wichtig, dass sich an spezielle Regeln gehalten wird, um am Ende einen in sich stimmigen Plan zu haben.

Ein Objective soll beispielsweise immer einen in sich geschlossenen und klaren Zustand beschreiben, der auch von Dritten als wahr oder falsch eingestuft werden kann. Dieser Zustand soll realistisch nach drei Monaten erreichbar sein. Worte wie “steigern” oder “senken” sollten wenn möglich vermieden werden. Wir möchten zwar einen konkreten, qualitativen Zustand beschreiben, ohne zu spezifisch zu werden. Metriken haben in Objectives daher nichts verloren.

Ein gutes Objective wäre: “Urlaubserinnerungen schaffen, die begeistern”

Key Results hingegen sind klar messbare Ergebnisse, die sich von dem jeweiligen Objective ableiten lassen und dieses konkretisieren. Sie beschreiben, was geschehen muss, um das Objective zu erfüllen. Zeitliche Abfolgen und Abhängigkeiten innerhalb der KRs sollten vermieden werden. Ebenso sollte sich ein KR auf eine Metrik beschränken und nicht mit Verkettungen mehrere Ergebnisse beschreiben.

Ein Key Result passend zum obigen Objective könnte sein:

“Jeden Tag mindestens 20 Fotos schießen.”

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5. Die richtigen Tools nutzen

Manche Systeme und Methoden kommen ja mit ihren ganz eigenen Tools, um sie effizient umzusetzen. Bei OKR ist es etwas anders. Hier gibt es beinahe endlose Möglichkeiten, sich zu organisieren. Von simplen To-Do-Listen-Apps, zu Tabellen oder Projektmanagement-Tools. Hier muss man selbstständig ausprobieren und bewerten, welche Art den meisten Effekt bringt – es soll schließlich eine Unterstützung und kein Klotz am Bein sein. Ich habe dir hier mal einige Tools recherchiert, auf die sich ein Blick definitiv lohnen wird:

  • Wunderlist
  • Gtmhub
  • Workpath
  • Wrike
  • Weekdone
  • JIRA

Wir selbst nutzen übrigens Wrike – nicht erst seit OKR, sondern schon seit einigen Jahren zur kompletten Organisation unserer Projekte und unseres Unternehmens.

6. Lass mal wieder treffen – OKR Meetings

Wer OKR in sein Unternehmen integrieren will, hat entweder schon eine gepflegte Meetingkultur oder lernt sie jetzt erst richtig kennen! Denn regelmäßige Meetings gehören hier zur absoluten Pflicht, um die Transparenz zu wahren und alles im Fluss zu behalten. Daher gibt es folgende wöchentliche Meetings:

  • All Hands Meeting
    • 10-15 Minuten zum Wochenbeginn mit allen Mitarbeitern
  • Leadership Meeting
    • Hier werden von den obersten Ebenen des Unternehmens die OKRs besprochen, die das Unternehmen selbst betreffen
  • Team Meeting
    • Der/Die Teamleitende bespricht seine/ihre OKRs mit seinem/ihrem Team
  • One on One Meeting
    • Der/Die Teamleitende bespricht seine/ihe OKRs mit dem C-Level
  • TGIF Meeting
    • “Thank God it’s Friday” – hier dürfen Erfolge der Woche zelebriert werden
  • Projekt Meeting
    • Zu jedem Projekt trifft sich das betreffende Projektteam und sorgt für Transparenz

Das klingt nach viel und kann – unserer Meinung nach – je nach Unternehmensgröße auch stark reduziert werden. In unserem Fall (gut 20 Mitarbeiter) wäre es durchaus möglich, das eine Person in jedes dieser Meetings integriert werden muss, was für uns eine zu starke Einschränkung der Produktivität bedeuten würde. Daher sind diese Meetings für uns nur ein grober Katalog, aus dem wir uns das sinnvollste herausziehen können.

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7. Stressreduktion anstatt noch mehr Workload

Apropos Produktivität – auch wenn die Methodik am Anfang natürlich Arbeit bedeutet und sich das gesamte Team erst mal hereinfinden muss, ist sie letztendlich dazu da, den Workload und damit den Stress zu reduzieren. Dank OKRs soll man sich auf die relevanten, zielführenden Projekte konzentrieren können und damit das Wesentliche im Auge behalten. Genau aus diesem Grund werden für jedes O höchstens 4 KRs formuliert – so hat man eine limitierte Anzahl an Zielen, die man innerhalb eines Quartals verfolgen muss. Und wenn dann doch mal ein Querschläger auf den Tisch kommt, kann man diesen mit Verweis auf die OKRs niedriger priorisieren. So der Gedanke. Dadurch sollen Überforderung vermieden und Ergebnisse verbessert werden. In einem hektischen “mach mal schnell” Agentur-Alltag wie unserem dringend nötig!

8. Das Ziel ist Nebensache

Hier bringen wir mal einen abgedroschenen Spruch, der aber umso relevanter wird, je mehr man sich mit OKRs beschäftigt: “Der Weg ist das Ziel!”

Wichtig bei der OKR-Zielsetzung ist, wie schon erwähnt, selektiv vorzugehen und sich auf Prioritäten zu konzentrieren. Zudem ist es ratsam, sich ganz sportlich die Ziele relativ hoch zu stecken, um Ehrgeiz zu wecken. Wenn von diesem sportlichen Ziel am Ende 70 % erreicht werden, wird das bereits als Erfolg bewertet. Sinn dahinter ist, dass man sich konstant etwas außerhalb seiner Komfortzone befindet, was zu einem Trainingseffekt und besserer Leistung führt.

Solange das Ziel klar definiert und auch messbar ist, kann man hiermit sehr gute Erfahrungen machen.

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9. Tagesgeschäft gehört dazu

Natürlich ist es möglich und auch empfehlenswert die OKR Methode auch auf die Aufgaben des Tagesgeschäfts anzuwenden. Schließlich gehen gerade hier gerne einmal wichtige To-Dos unter oder es fällt schwer, sie effektiv zu priorisieren. Denn Ressourcen lassen sich am ehesten planen, wenn klar ist, welche Ergebnisse bis wann zu erwarten sind. Zudem macht es durchaus Sinn, auch hier regelmäßig zu prüfen und zu hinterfragen, ob alles in den richtigen Bahnen zielgerichtet läuft. Natürlich wird darauffolgend eine Optimierung vorgenommen. Man kann sein Tagesgeschäft also durchaus in den Prozess mit einbeziehen und dadurch langfristig optimieren.

10. Am Ball bleiben!

Aus eigener Erfahrung möchten wir noch mit auf dem Weg geben: Lass dich nicht entmutigen! Gerade am Anfang passieren Fehler und man landet in Sackgassen, die verwirren und frustrieren. Aber wie sagt man so schön: “Aufstehen, Krönchen richten, weitermachen”. Irgendwann macht alles “klick” und es läuft. Unsere ersten Os waren am Anfang völlig falsch formuliert und wir mussten noch mal von vorne anfangen. Aber so zieht man eben seine Learnings. Wie auch weiter oben schon erwähnt, macht es natürlich Sinn, die Methodik auch mal zu hinterfragen und aufgrund von individuellen Faktoren abzuwandeln – Hauptsache der Grundgedanke und die Struktur der OKRs werden befolgt. Ein sogenannter OKR-Champion sorgt dafür, dass Meetings eingehalten und Ziele verfolgt werden und ist somit auch Pflicht.

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Wir denken, dass OKRs jedes Unternehmen bereichern und nach vorne bringen können und hoffen, hiermit einen groben Überblick geliefert zu haben, wie das funktionieren kann. Selbstverständlich kann man sich noch viel tiefer in die Materie einarbeiten – dafür gibt es Webinare und Coachings, die wahrgenommen werden können. Falls du OKR nun spannend findest und den modernen Führungsstil auch in dein Unternehmen integrieren willst, wünschen wir dir und deinem Team viel Erfolg (und zwar mindestens 70 %) auf deiner Reise!

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