Automation ermöglicht Unternehmen, wenn sie strukturiert angegangen wird, enorme Effizienzsteigerung durch schnellere und genauere Abläufe regelmäßiger Prozesse. Immerhin 40 % der Routinearbeiten in den Bereichen Marketing und Produktentwicklung lassen sich heute automatisieren. Und dazu geeignete Tools gibt es viele. Zu viele, werden sich einige Unternehmer:innen denken, denn Überblick und Auswahl fallen schwer, wenn fast täglich ein neues Automatisierungstool aus dem Boden sprießt, welches verspricht, noch besser und noch einfacher in der Anwendung zu sein. Wie also entscheidet man, welches Tool wirklich zur eigenen Infrastruktur passt und langfristig Erfolge bringt?
Aus eigener, täglicher Erfahrung in der Arbeit mit Automation Tools konnte ich einige ausschlaggebende Fragen festmachen, mit der sich die Entscheidung vereinfachen und begründet treffen lässt. Welche das sind und was die bekanntesten Automation Tools im Unternehmensalltag überhaupt leisten können, erfährst Du in diesem Artikel.
Zwei Automation Tools im Fokus: Wie unterscheiden sich make und n8n?
make und n8n sind zwei Tools, deren Namen die meisten bereits gehört haben, die sich mit dem Thema Automation auseinandersetzen. Diese Platzhirsche unter den Automation Tools bieten Plattformen, mit denen sich verschiedene Anwendungen über APIs miteinander verknüpfen und deren Datenflüsse App-übergreifend automatisieren lassen. Ihre weitreichenden Funktionen zur Automatisierung unterscheiden sich untereinander zum Beispiel in ihrer Skalierbarkeit sowie variierenden Anforderungen an ihre User:innen. Beide Lösungen sind No-Code/Low-Code-Plattformen und setzen stark auf visuelle Oberflächen: Workflows werden nicht über lange Codezeilen, sondern in übersichtlichen Diagrammen dargestellt. Dabei laufen die Abläufe bei make und n8n von links nach rechts – was für viele Anwender:innen intuitiver wirkt, da es der gewohnten Leserichtung entspricht. So lassen sich auch komplexe Prozessketten schneller erfassen (am Ende aber auch eine Frage des persönlichen Geschmacks).
Warum Du dennoch nicht einfach so mit der Prozessautomatisierung starten kannst – auch nicht mit diesen Tools – erfährst Du im weiteren Verlauf des Artikels.
Die wichtigsten Features von make und n8n im Überblick
Was also können die Tools und für wen sind sie geeignet? Letzteres entscheidet sich maßgeblich in der Flexibilität und Komplexität der Lösung, denn diese haben Auswirkungen darauf, ob IT-Kenntnisse zur effizienten Nutzung vorhanden sein müssen.
make – komplexe Workflows per Szenario-Builder in wenigen Tagen erstellen
Mit der Automation Plattform make können komplexe Workflows erstellt werden – sie eignet sich daher sehr gut für mittelständische bis große Unternehmen. Dazu benötigt es nicht unbedingt ITler. Durch visuelle Automationen im Szenario-Builder, Filter und parallele Verzweigungen mit wenigen Codes ist das Tool auch für Personen geeignet, die keine Erfahrung im Coding haben. Etwas Einarbeitung in das Thema und Tool braucht es allerdings schon – erste komplexe Workflows lassen sich nach einigen Tagen im Umgang mit der Lösung bauen. Es lohnt sich daher, mindestens eine:n verantwortliche:n Mitarbeiter:in zu benennen, der oder die sich damit auseinandersetzt und langfristig auch als Ansprechpartner:in für andere Mitarbeitende agiert.
Einfacher Flow in make
Ein Beispiel zur Automatisierung mit make im E-Commerce:
Ein mögliches Anwendungsszenario ist die automatische Adressprüfung bei Bestellungen. Erkennt das ERP-System eine fehlerhafte oder unvollständige Lieferadresse, wird ein Webhook ausgelöst, der in make die entsprechende Automatisierung startet. Dort kann die Adresse über externe Services wie die Google Maps API oder spezialisierte Validierungsdienste geprüft werden. Ist die Adresse nicht korrekt, erhält die Kundin oder der Kunde automatisch eine E-Mail mit der Bitte um Aktualisierung ihrer bzw. seiner Angaben. So lassen sich mit make alltägliche, fehleranfällige Abläufe wie die Adressprüfung effizient automatisieren.
n8n – endlose Gestaltungsmöglichkeiten für Anwender:innen mit technischer Expertise
Für Unternehmen mit hohem Daten- und Automationsbedarf könnte n8n das richtige Tool sein. Doch hier wird es bereits deutlich komplexer, sodass die Plattform in der Anwendung eher für Entwicklerinnen und Entwickler geeignet ist. n8n bietet mehr Flexibilität als make – nicht nur durch die Möglichkeit, Standard-Apps anzubinden, sondern auch durch die tiefe technische Erweiterbarkeit. Die Custom Apps von Make sind schnell und leicht erstellt und bieten schnellen Zugang zu fremden APIs. So ist die Anwenderebene und die Entwicklerebene strikter getrennt voneinander. Der Nutzer kann am Ende leicht verständliche Module verbinden, während Tekkis in den Custom Apps komplexe API-Abfragen organisieren.
n8n verbindet diese beide Rollen und macht sie nur schwer trennbar, sodass beide Rollen in dem n8n-Anwender zusammenfließen – Mit allen Vor- & Nachteilen. n8n spielt seine Rolle geradezu als Orchestrator aus und kann auch ETL-Prozesse, die zuvor zwingend in Databricks (o. ä.) abgebildet wurden, übernehmen. Rund 1.000 Apps sind bereits integriert; durch den Open-Source-Ansatz ist die API-Anbindung jedoch faktisch unbegrenzt. Diese Eigenleistung schlägt sich auch im Preis nieder, denn durch Selfhosting hast Du nicht nur die volle Datensouveränität, sondern kannst n8n in der Community Free Variante auch, neben den Hardwarekosten, völlig kostenlos nutzen. Mit der Komplexität des Tools steigt außerdem das Maß der KI-Unterstützung, die bei n8n im Vergleich zu make am fortschrittlichsten ist und OpenAI, Claude, Hugging Face sowie eigene Modelle bei voller Anpassbarkeit enthält.
Komplexer Flow in n8n
Ein Beispiel zur Automatisierung mit eigenen Berechnungen über n8n:
Die besonderen Stärken von n8n liegen in der Möglichkeit, eigene KI-Agenten zu erstellen, die selbständig Entscheidungen treffen und komplexe Subflows ausführen können. Ein typisches Szenario ist der Kundenservice: Geht eine Anfrage im Ticketsystem ein, wird zunächst ein Support-Agent gestartet. Dieser greift wiederum auf einen Playbook-Agenten zurück, der Zugriff auf alle relevanten Support-Playbooks und die interne Knowledgebase hat. Der Playbook-Agent liefert dem Support-Agenten konkrete Handlungsempfehlungen für den Fall. Gleichzeitig kann der Support-Agent bei Bedarf die Auftragshistorie der Kundin oder des Kunden einsehen, um die Antwort zu individualisieren. Am Ende erstellt er die passende Rückmeldung für die Kundin oder den Kunden. Ein Output-Parser überprüft dabei automatisch, ob die Antwort dem Zielschema des Ticketsystems entspricht und korrekt weiterverarbeitet werden kann.
Im Ergebnis bildet n8n nicht nur lineare Abläufe ab, sondern auch mehrdimensionale Entscheidungsprozesse – und ist damit gerade für komplexe Automatisierungen im Unternehmensumfeld besonders leistungsfähig.
Anforderungen und technisches Know-how entscheiden über passendes Tool
Jedes der beiden Tools hat seine eigenen Stärken und Schwächen und ist daher für unterschiedliche Anwendungsfälle geeignet. Geht es um eher überschaubare, aber trotzdem wichtige Automatisierungen, reicht es oft schon, wenn ein:e Verantwortliche:r sich in das Thema einarbeitet und das Wissen intern weiterträgt. Hier punktet make mit einem guten Mix aus Benutzerfreundlichkeit und Funktionsvielfalt. Neben der einfachen Bedienung steht auch ein transparentes Preismodell im Vordergrund. Ideal für Unternehmen, die schnell erste Workflows umsetzen wollen. Wer hingegen sehr viele und komplexe Automatisierungen benötigt, stößt mit make schnell an Grenzen. In diesen Fällen ist n8n die bessere Wahl, da sich hier individuelle Logik, API-Aufrufe und auch KI-Agenten einbinden lassen. n8n ist besonders interessant im Selfhosting, wenn volle Datensouveränität und maximale Flexibilität gefragt sind. Das erfordert aber in der Regel Entwickler-Know-how oder externe Unterstützung, um das volle Potenzial auszuschöpfen.
Wer sich dennoch nicht ganz sicher ist, welches der Automation Tools das richtige ist, kann jedes der Programme in einer kostenlosen Testphase ausprobieren und so herausfinden, welches besser zur eigenen Infrastruktur und den internen Ressourcen passt.
Auch abseits von make und n8n gibt es spannende Automation Tools
Natürlich gibt es auch zahlreiche weitere Tools, die die Automatisierung von Prozessen deutlich vereinfachen. Welches davon für Dein Unternehmen passt, hängt auch davon ab, in welcher Branche Du agierst und mit welchen Lösungen Du bereits arbeitest. Denn es gibt auch speziell auf bestimmte Unternehmensfelder ausgelegte Automation Tools.
Als Online-Händler:in zum Beispiel, welche:r Waren über shopify vertreibt, lohnt es sich, gezielt nach Tools zu suchen, die damit kompatibel sind. Shopify Flow etwa ist eine Lösung, die speziell auf den E-Commerce zugeschnitten ist und direkt im E-Commerce-Ökosystem von Shopify verankert ist. So stellt es Userinnen und Usern zahlreiche Workflow-Vorlagen für typische Aufgaben im Online-Handel bereit. Ohne lange Verknüpfungen bauen zu müssen, können diese also gängige Abläufe wie Retouren, Rabattaktionen oder E-Benachrichtigungen automatisieren. Nachteil bei der Spezialisierung auf eine bestimmte Arbeitsumgebung ist hingegen ihre beschränkte Flexibilität.
Eine ganz andere Richtung schlägt Node-RED ein. Das Open-Source-Tool richtet sich an technikaffine Nutzer:innen, die gerne tief in die Logik eintauchen. Zwar läuft Node-RED ebenfalls visuell, doch der Einstieg ist für Nicht-Tekkis oft mit einem hohen Frustpotential verbunden. Eine sichere und stabile Bereitstellung ist nur mit tiefgreifendem technischem Know-how möglich und daher für Laien völlig ungeeignet.
Besonders interessant ist Node-RED im IoT-Kontext, etwa als lokale Lösung auf einem Raspberry Pi für Smart-Home- oder Sensor-Projekte. Für Unternehmen ist es hingegen nur eingeschränkt geeignet, kann aber als Inspirationsquelle oder Spielwiese für sehr technische Anwender:innen dienen.
Wie bleibe ich über neue Tools up to date?
Immer wieder neue Tools und immer wieder neue Aktualisierungen bringen neue Möglichkeiten der Automatisierung mit sich. Wie bleibt man da up to date? Denn vielleicht passt eine von diesen Lösungen ja besser oder bringt genau die Funktionen mit, die bei dem bisher genutzten Tool gefehlt haben. Das sinnvollste Vorgehen ist es, hier eindeutig verantwortliche Personen zu benennen, die sich regelmäßig zu Neuheiten informieren. Das kann durch Filter, über Newsletter oder Blogs erfolgen, aber auch Foren sind eine gute Quelle, um frühzeitig von Neuheiten zu erfahren. Alternativ kannst Du auch auf die Hilfe von Software-Expertinnen und -Experten setzen, die diesen Job für Dich übernehmen.
Nach welchen Kriterien Du Deine Entscheidung für ein Automation Tool treffen solltest
Wie finde ich bei der Vielfalt an Automatisierungslösungen heraus, welches das passende Tool für meine Prozesse ist? Vor dieser Frage stehen heute viele Unternehmen. Oft kommt es bei der Auswahl eines passenden Automation Tools nur auf Nuancen an, oder es entscheidet der Preis oder das individuelle Handling. Grundsätzlich solltest Du aber immer erst genau identifizieren, was Du überhaupt automatisieren möchtest, denn nicht alle Automation Tools können auch alles automatisieren. Vor dem Start der Automatisierung und noch vor dem Beginn der Suche nach einer geeigneten Plattform sollte daher das Mapping der vorhandenen Strukturen und die Aufschlüsselung der zu automatisierenden Prozesse stehen. Und damit erst einmal andere Fragen:
- Welche Systeme habe ich im Einsatz?
- Wie komplex sind meine Prozesse?
- Muss das gesuchte Tool skalierbar sein?
- Habe ich interne Ressourcen für die Wartung und Anpassung?
- Welche Sicherheits- und Compliance-Anforderungen bestehen an das Tool?
Prozessmapping steht vor der Automatisierung
Die Komplexität der Prozesse sowie Automatisierungsmöglichkeiten stellst Du am besten fest, indem Du eine Liste oder eine Map Deiner aktuellen Prozesse erstellst. Betrachte dabei, welche Aufgaben einen besonderen Zeitaufwand beanspruchen und sich aufgrund ihrer Regelmäßigkeit gut automatisieren lassen. Um die Prozesse übersichtlich zu visualisieren und bereits so aufzuschlüsseln, dass sie später in einer Automatisierung angelegt werden können, eignet sich ein Mermaid-Diagramm besonders gut.
Neben den Prozessen selbst sind die Anforderungen an die Skalierbarkeit – also wie viele Prozesse in Zukunft automatisiert werden sollen – sowie an die Sicherheit des Tools ebenfalls ausschlaggebend. Und natürlich, welches technische Know-how im Unternehmen bereits vorhanden ist. Gibt es interne oder externe IT-Expertinnen und -Experten, welche eine Open Source Lösung nutzen können oder einzelne Mitarbeitende, welche sich mit Automatisierung bereits auskennen oder in das Thema einarbeiten möchten? Ist das der Fall, können durchaus komplexere und wartungsintensivere Tools ausgewählt werden, als ohne dieses Know-how.
Für alle Anforderungen und Voraussetzungen gibt es ein passendes Automation Tool – wenn mit der richtigen Strategie vorgegangen wird
Automatisierung sorgt langfristig für massive Zeiteinsparungen in täglichen Prozessen – ein Selbstläufer ist sie aber nicht. Die Wahl des passenden Tools entscheidet maßgeblich über den Erfolg der Automatisierung. In der Vielzahl verfügbarer Plattformen findet sich für jede Unternehmensgröße, jeden Stand des vorhandenen Know-how und für jedes Automatisierungsvorhaben eine passende Lösung. Auch unter den beliebtesten Tools wie make und n8n lassen sich klare Abstufungen erkennen: make ist zwar herausfordernd in der Nutzung, bietet dabei aber die richtige Balance aus Benutzerfreundlichkeit und Komplexität für mittelständische Unternehmen. n8n wiederum eröffnet maximale Flexibilität, erfordert dafür aber in jedem Fall technisches Know-how und mehr Zeit, bis erste Automatisierungen umgesetzt werden können.
Wichtig ist: Bevor ein Tool ausgewählt werden kann, sollten Unternehmen ihre Prozesse genau analysieren, Prioritäten, Anforderungen und Verantwortlichkeiten festlegen und klar definieren, welche Ziele sie mit der Automatisierung erreichen wollen. So wird die Entscheidung fundiert getroffen und Prozesse können langfristig effizienter und schneller umgesetzt werden – mit weniger Routinearbeit und mehr Raum für strategische Aufgaben, die das Unternehmen nach vorne bringen.
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