Wer verwendet Billbee?
Egal ob aufstrebendes Start-up oder etabliertes E-Commerce Unternehmen, Billbee bietet Dir die Flexibilität und Skalierbarkeit, die Du für Deinen Erfolg benötigst.
Was ist Billbee?
Mit über 120 Schnittstellen bietet Dir Billbee eine umfassende Lösung zur Optimierung Deiner gesamten E-Commerce Prozesse. Binde die wichtigsten Marktplätzen wie Amazon, eBay, Etsy, Otto Market, Kaufland & Co., führende Shopsysteme wie Shopify, WooCommerce, Jimdo, Shopware, Kasuwa & Co., Versanddienstleister wie DHL, Deutsche Post, Amazon FBA, Hermes, DPD & Co., Zahlungsdienstleister wie Amazon Pay, Klarna, PayPal & Co., sowie Buchhaltungstools wie sevDesk, lexoffice, DATEV, FastBill & Co. ganz einfach an Billbee an.
Durch automatisierte Workflows unterstützt Dich Billbee bei wiederkehrenden und fehleranfälligen Aufgaben, sodass Du Dich darauf konzentrieren kannst, Dein Geschäft auszubauen. Von der automatisierten Bestellabwicklung über die Erstellung und den Versand Deiner Bestelldokumente wie Rechnungen per E-Mail bis hin zur Echtzeit-Synchronisation Deiner Artikelbestände auf verschiedenen Plattformen – mit Billbee behältst Du stets den Überblick über dein Business.
Billbee Funktionen
Die einfache cloudbasierte Multichannel-Software für E-Commerce Händler
Mit Billbee kannst Du Deine Bestellungen ganz einfach in nur einem Tool zusammenlaufen lassen und so Dein Online Business einfach managen. Durch die schnelle und intuitive Einrichtung, für die keine IT-Kenntnisse notwendig sind, ist der Start mit Billbee kinderleicht.
Dank der über 100 verschiedenen Schnittstellen und Partner aus allen E-Commerce relevanten Bereichen, kannst du dein Online-Business einfach und zeitsparend abwickeln.
Zu den Anbindungen zählen u.a.:
Marktplätze: Amazon, eBay, Etsy, Idealo, real.de, Avocadostore, Otto Market uvw.
Shopsysteme
Shopify, Shopware, WooCommerce, Magento, PrestaShop, Gambio, Jimdo uvw.
Payment
PayPal, Amazon, Klarna, Bank uvm.
Versand
DHL, Deutsche Post, GLS, DPD, uvm.
Fulfillment
alaiko, byrd, fulfillment by amazon, Lufapark, YouSellWeSend uvm.
Buchhaltung
Datev, Debitoor, lexoffice, sevDesk, Taxdoo
Auftragsabwicklung
Nach dem vollautomatischen Import Deiner Bestellungen in Billbee kannst Du loslegen! Billbee unterstützt Dich bei allen After-Sales-Services. Dazu zählen das Schreiben und Versenden Deiner Auftragsdokumente, das Erstellen von Versandlabels, die Kundenverwaltung und -kommunikation sowie der Abgleich von Zahlungen mit Deinem Bankkonto.
Auftragsdokumente kannst Du mit nur einem Klick erzeugen und automatisch versenden. Zu den Auftragsdokumenten zählen klassischerweise Rechnungen, aber auch Lieferscheine, Auftragsbestätigungen sowie Angebote und Stornorechnungen. Mithilfe der Funktion zur Mehrsprachigkeit können Kunen auf Grundlage ihres Lieferlandes eine spezifische Kundensprache zugewiesen bekommen, um die Auftragsdokumente so dann auch in anderen Sprachen zu erzeugen.
Mit dem automatisierten Zahlungsabgleich kann Billbee Zahlungen von Deinem angebundenen Konto abrufen und – z. B. anhand der Rechnungs- oder Bestellnummer – direkt Deinen in Billbee importierten Bestellungen zuordnen und diese als bezahlt markieren. So kannst Du auf einen Blick sehen, welche Bestellungen bereit für den Versand sind!
Auch weitere – und plattformspezifische – Funktionen werden von Billbee unterstützt, wie bspw. der Rechnungsupload zu Amazon.
Rechnungsprogramm
Das Schreiben und Versenden von Rechnungen ist der Ursprung von Billbee – und dem ist Billbee auch treu geblieben. Für eine ganzheitliche Abwicklung von Rechnungen an Deine Kunden sind alle Funktionalitäten in Billbee enthalten.
Lege Layouts für Deine Rechnungen (und andere Auftragsdokumente) an und bearbeite diese im eingebauten Editor mit Vorschaufunktion nach Deinen Wünschen und Deinem Corporate Design. Du hast die Möglichkeit für verschiedene Eventualitäten unterschiedliche Layouts anzulegen und die Texte individuell zu definieren.
Mit den Nummernkreisen kannst Du die fortlaufende Nummerierung Deiner Auftragsdokumente und insbesondere Deiner Rechnungen sicherstellen. Diese Nummernkreise können von Dir definiert und mit Platzhaltern (z. B. für das aktuelle Jahr) individuell angepasst werden.
Um jederzeit auf Rechnungen von bereits zurückliegenden Bestellungen zuzugreifen, kannst Du einen Cloudspeicher als automatisches Rechnungsarchiv an Deinen Billbee-Account anbinden. Beim Erzeugen der Rechnung wird das Dokument automatisch in Deinen Cloudspeicher hochgeladen, um dort jederzeit ein fortlaufendes Rechnungsarchiv vorweisen zu können.
Rechnungen können automatisch erzeugt und an Deine Kunden versendet werden. Eine erhebliche Zeitersparnis, denn Du musst keine Schritte mehr manuell vornehmen und die Rechnungsstellung sowie der Versand der Rechnung per E-Mail läuft vollautomatisch im Hintergrund ab, sodass Du Dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst!
Versand
Der Versand ist eine zentrale und tagtägliche Aufgabe von Online-Händler:innen. Dank der Anbindung an zahlreiche Versand- und Fulfillmentdienstleister ist der Versand deiner Bestellung ganz einfach mit Billbee abzuwickeln.
Weise Deinen Bestellungen manuell oder automatisch das gewünschte Versandprodukt und ggf. Zusatzleistungen der Versender (z. B. Alterssichtprüfung, Expresslieferung, Sperrgut usw.) zu und schon kannst Du mit dem Versenden loslegen. Entweder versendest Du Bestellungen nacheinander mit der Versandstation oder im Batchmodus mit dem Mehrfachversand. Beim Mehrfachversand kannst Du die generierten Versandlabels dann gesammelt herunterladen und drucken.
Hast Du einen Cloudprint-Service an Deinen Billbee-Account angebunden, kannst Du die Versandlabels auch direkt und vollautomatisch ausdrucken lassen. Die Trackinginformationen werden direkt in der Bestellungen gespeichert und können Deinen Kunden mit der Versandbestätigung automatisiert übermittelt werden.
Wenn Du Dir noch ein paar Handgriffe sparen möchtest, kannst Du Automatisierungen nutzen, um die Versandlabels automatisch zu generieren und mit Cloudprint drucken zu lassen.
Wie das aussehen kann, erfährst Du im Video:
Lagerst Du Deine Ware bei Amazon, bist also Amazon FBA-Händler, kannst Du dank der direkten FBA Schnittstelle Deine Bestellungen in Billbee abwickeln.
Warenwirtschaft
Billbee ist ein einfaches Warenwirtschaftssystem mit einer Artikel- und Lagerbestandsverwaltung.
In der Artikelverwaltung kannst Du Deine Artikelstammdaten und Lagerbestände einfach und übersichtlich pflegen und immer auf dem neuesten Stand halten. Zur besseren Übersicht teilst Du Deine Artikeln ganz einfach in selbst definierbare Artikelkategorien ein. Auch Preisgruppen stehen Dir zur Verfügung, z. B. zur Verwaltung von Preisen für Stammkunden.
Neben physischen Artikeln verwaltest Du mit Billbee auch digitale Artikel (wie bspw. eBooks) und stellst sie Deinen Kunden mit dem Kundenportal “powered by Billbee” direkt zur Verfügung. In die Artikelverwaltung ist auch eine dynamische Lagerbestandsberechnung integriert, sodass Du jederzeit den Bestand Deiner Produkte im Blick hast – auch bei stark schwankendem Absatz.
Auf Grundlage Deiner in Billbee importierten Bestellungen rechnet Billbee die passenden Artikelmenge aus, die Du nachbestellen musst.
Damit es nicht zu Überverkäufen deiner Artikel auf den verschiedenen Plattformen (Online-Shops und Marktplätzen) kommt, kannst du mit dem automatischen Bestandsabgleichs die Lagerbestände plattformübergreifend aktuell halten. Somit musst du nicht mehr mühsam die Lagerbestände auf jeder einzelnen Plattform anpassen.
Automatisierung
Wiederkehrende und zeitraubende Aufgaben kannst Du mit Billbee einfach automatisieren, sodass die Prozesse und Workflows vollautomatisch ablaufen. Automatisierungsregeln konfigurierst und kombinierst Du bei Billbee ganz nach Deinen Wünschen.
Aufgebaut sind die Regeln nach einem einfachen Prinzip:
Der Auslöser bestimmt, wann eine Automatisierungsregel gestartet werden soll (z. B. beim Bestellimport oder bei der Statusänderung). Mit Bedingungen kannst Du eine Regel so einschränken, dass sie nur in bestimmten Fällen ausgelöst wird (z. B. wenn die Rechnung beglichen ist). Über die Aktionen bestimmst Du anschließend was passiert, wenn die Automatisierung ausgelöst wird (z. B. der Versand einer E-Mail an Deine Kunden oder das Erzeugen von Auftragsdokumenten).
Außerdem können Automatisierungen zeitverzögert und/oder zu bestimmten vordefinierten Zeitpunkten ausgeführt werden.
Deiner Fantasie bei der Gestaltung von Automatisierungsregeln sind (fast) keine Grenzen gesetzt.
Gängige Automatisierungen von Billbee Usern sind beispielsweise:
- die Erstellung und den Versand von Rechnungen (und anderen Auftragsdokumenten)
- Versandbenachrichtigungen inkl. Trackinginformationen
- automatisierte Exporte (an z. B. das Steuerbüro)
- Versand von Seriennummern
- Sprache der Kunden automatisch im Datensatz festlegen
- Benachrichtigungen über eingegangene Zahlungen der Kunden
- Zahlungserinnerungen und Mahnungen
- und noch viele mehr!
Weitere Funktionen
Billbee kann neben den bereits beschriebene Funktionen und Funktionsbereichen auch noch mehr:
- Barcodegenerierung
- Berichte erstellen
- interner Bildspeicher für Artikelbilder
- eigene Billbee API
- DATEV-Export
- Lieferschwellen (OSS-Verfahren)
- Accounts für Mitarbeiter:innen mit individuellen Berechtigungen
- PAN EU
- Rechtstexte für Auftragsdokumente
- unterschiedliche Währungen
Billbee Bewertungen / Erfahrungen
Diese Billbee-Bewertungen werden automatisch aus 2 eingereichten Nutzer-Erfahrungen ermittelt.
Billbee Rezensionen
Thomas Becker
- Inhaber
- kolloidales-silber-kaufen.de
„Gute Grundidee, aber mit sehr vielen Mängeln.“
Vorteile von BillbeeBietet für Starter einige Funktionen, die aber schnell nicht mehr genügen.
Nachteile von BillbeeKeine Anbindung zu Mollie, oft technische Probleme
Beste Funktionen von BillbeeAusdruck der Versandlabels.
Allgemeines Fazit zu BillbeeGute Grundidee, aber mit sehr vielen Mängeln.
Daniel Czerny
- Geschäftsführer
- Daczy-Store
„Super Erleichterung für den Arbeitsalltag zu einem fairen Preis.“
Vorteile von Billbee- einfache Handhabung mit eigner Hilfeseite und super Support
- Automatisierung aller Prozesse möglich
- super Erleichterung der täglichen Arbeit
Manchmal dauert die Suche in der Hilfeseite etwas länger, aber man hat ja immer noch den Support, der einem helfen kann wenn man nicht weiterkommt.
Beste Funktionen von Billbee- automatische Rechnungserstellung & Rechnungsversand
- Überblick über alle aktuellen Bestellungen
- Vorbereitung und Export zu Lexoffice
- Versand direkt aus Billbee heraus
Wir sind super zufrieden mit der Anwendung und dessen Nutzungsbereich, Neuerungsvorschläge werden ernst genommen und der Support steht einem immer zur Seite wenn man ihn braucht.
Billbee - wie Du Deinen Online-Handel unter einen Hut bekommst
Wenn Du im Onlinehandel tätig bist, weißt Du, dass Du Dich nicht auf einen Marktplatz alleine verlassen solltest, sondern Deine Präsenz möglichst breitgefächert sein sollte. Wir sind nun seit fast 15 Jahren mit zwei Produktpaletten im Onlinehandel tätig und vertreiben unsere Artikel unter anderem über Etsy, Amazon, WooCommerce und einige kleinere Marktplätze. In Summe haben sich so sieben Präsenzen angesammelt, die verwaltet werden müssen.
Wir mussten uns mehrmals täglich in sieben verschiedene Shops einloggen, um zu prüfen was zu tun ist. Da es so fast unmöglich ist, den Überblick über alle Bestellungen und deren Status zu behalten, haben wir uns auf die Suche nach einem Tool begeben. So haben wir Billbee entdeckt, denn hier können wir alle unsere Kanäle anbinden und an einer zentralen Stelle verwalten.
Die größten Pluspunkte von Billbee
1. Alles an einem Platz
Wie zuvor schon erwähnt – bei Billbee landen sämtliche Bestellungen in einer Übersicht, die Du nach Deinen eigenen Bedürfnissen sortieren und konfigurieren kannst. Du siehst auf den ersten Blick, was bestellt wurde und ob die Zahlung bereits eingegangen ist.
2. Zeitersparnis und Verschlankung der Prozesse
Und das ist wohl einer der größten Pluspunkte, denn die Zeitersparnis zeigt sich an so vielen Stellen:
1. Billbee kann Zahlungen von Bankkonten, Paypal und diversen weiteren Zahlungsanbietern automatisch einlesen und Bestellungen zuordnen, hier entfällt also eine Menge Arbeit im Vergleich zum manuellen Abgleich.
2. Rechnungen und andere Auftragsdokumente können mit einem Klick erzeugt werden, sämtliche Daten werden mit der Bestellung vom Shop oder Marktplatz importiert. Kein umständliches Copy and Paste in eine Word-Vorlage.
3. Versandlabels erstellst Du mit wenigen Klicks automatisch. Seien es einfache Adressetiketten oder Label über einen eigenen Vertag mit Versanddienstleistern.
4. Buchhaltungssysteme können angebunden und Bestellungen automatisiert dorthin übertragen werden.
5. Letztendlich sind kaum Grenzen gesetzt, da es unzählige Anbindungen für Deine individuellen Bedürfnisse gibt. So kannst Du mit Automatisierungsregeln Aufträge an Partner weiterleiten, Clouddruck für Dokumente anbinden, Auftragsdokumente automatisch an Kunden senden und vieles mehr
3. Shopübergreifendes Bestandsmanagement und Artikelstatistik
Mithilfe des automatischen Bestandsabgleiches minimiert sich die Gefahr von Überverkäufen. Sobald Billbee eine Bestellung importiert, kann der neue Bestand an sämtliche Shops übertragen werden, ein mühsames manuelles Deaktivieren von ausverkauften Produkten ist nicht notwendig.
Außerdem kann an zentraler Stelle festgestellt werden, wie oft sich Artikel über einen Zeitraum verkaufen, wie die Einnahmen und die Margen pro Artikel sind. Durch eine dynamische Bestandsberechnung kannst Du tagesaktuell feststellen, welcher Bestand vorgehalten werden sollte, um über einen definierten Zeitraum auszureichen. Bei niedrigem Bestand können Benachrichtigungen erstellt werden, sodass Du ständig im Auge behältst, ob nachbestellt werden muss.
Selbstverständlich gibt es noch viele weitere praktische Funktionen:
- Eigene Dokumentenlayouts
- Mailversand über eigenen SMTP
- Kundenportal für Rechnungs- und Dateidownload
- Mitarbeiter-Accounts mit verschiedenen Berechtigungsebenen, Artikelstücklisten, Staffelpreisen, Kundengruppen uvm.
Individuelle Steuereinstellungen bzgl. Besteuerungsart (Normaler Ausweis der Steuer, Kleinunternehmer, Differenzbesteuerung), Drittländern und IGL sowie Steuerausweis nach OSS sind mit Billbee ebenfalls möglich.
Für wen eignet sich Billbee?
Unserer Ansicht nach für kleine und mittelgroße Onlinehändler ab einem monatlichen Bestellaufkommen im unteren dreistelligen Bereich. Für „die ganz Großen” gibt es bestimmt andere Lösungen, da hier die Ansprüche sicher komplexer sind. Billbee setzt den Fokus auf Umfangreiche Anwendungsmöglichkeiten aber simple Bedienbarkeit. Hier findet sich auch der Technik-Laie zurecht.
Kann ich Billbee alleine einrichten?
Ja und das prinzipiell in wenigen Minuten. Je nach Anspruch und Automatisierungsgrad kannst Du selbstverständlich auch mehrere Stunden in die Einrichtung investieren, aber um produktiv zu starten, benötigt es tatsächlich nicht mehr als eine Stunde.
Dank einer umfangreichen Dokumentation findest Du zu fast allen Anwendungsgebieten Anleitungen und How-To-Videos. Wenn trotzdem Fragen offen bleiben, steht das Supportteam zur Verfügung und reagiert in weniger als 24 Stunden.
Wer er sich selbst trotzdem nicht zutraut oder keine Zeit dafür hat, findet auf billbee.io Partner, die bei der Einrichtung unterstützen oder diese sogar komplett übernehmen können.
Laufzeit und Kosten
Ein großes Plus: Es gibt keine Vertragsbindung und keine festen Monatsbeiträge. Die Kosten berechnen sich nur anhand eines Faktors: Der Anzahl der Aufträge, die monatlich importiert und manuell angelegt werden. Wenn Du also z. B. ein reines Saisongeschäft betreibst, zahlst Du nur, wenn Du Billbee auch aktiv nutzt. Werden keine Bestellungen importiert, kostet Billbee im Monat tatsächlich nur einen Euro.
Die ersten 30 Tage sind komplett kostenlos, sodass Du Billbee erstmal kennenlernen und herausfinden kannst, ob die Lösung das Richtige für Dich ist. In dieser Zeit nutzt Du Billbee ganz ohne Einschränkungen in vollem Umfang.
Im Gegensatz zu anderen Anbietern gibt es auch keine Mindestlaufzeit, Du könntest jederzeit die Nutzung beenden und den Account zum Monatsende löschen.
Was kann Billbee nicht?
Auch wenn Billbee quasi als Allrounder für Onlinehändler gesehen werden kann, gibt es dennoch Funktionen, die Billbee nicht beinhaltet. So ist beispielsweise für die Buchhaltung eine weitere Software notwendig, da Billbee keine Ausgaben verwalten kann. Auf Artikelseite gibt es beispielsweise kein Bestellmanagement und keine Chargenverwaltung, auch eine Übertragung von Artikeln zu Marktplätzen ist nicht möglich.
Positiv ist aber, dass Billbee immer offen für Erweiterungsvorschläge ist. In einem Tool werden sämtliche Wünsche gesammelt und Möglichkeiten zur Abstimmung für den Favoriten gegeben. Kunden haben also die Möglichkeit, Billbee aktiv mitzugestalten.
Fazit
Mithilfe von Billbee haben wir es geschafft, unseren Fokus auf den Ausbau unseres Geschäfts als Nebentätigkeit hin zur Hauptbeschäftigung zu legen. Wir investieren nun keine Unmengen an Zeit in Papierkram und Verwaltung.